Файл: Проектирование организации (Виды структур организации).pdf

Введение

Актуальность темы. Трудно переоценить значение научного обоснования всех сторон функционирования организаций в условиях современной России, когда происходит радикальная смена социально-экономических от­ношений. Новые требования к построению и поведению организа­ций предъявляют рыночные отношения, предпринимательская ак­тивность, развитие различных форм собственности, изменение функ­ций и методов государственного регулирования и управления. Ор­ганизационная деятельность испытывает влияние революционных изменений в технологической базе производства. Переход к эффек­тивным формам организации и управления, построенным на науч­ных принципах, стал главным условием успеха экономических ре­форм. Конкуренция продуктов и услуг стала, в сущности, конкурен­цией организаций, используемых форм, методов и мастерства уп­равления. Традиции централизованной типизации всех структурных построений, жесткой формализации внутренних и внешних отно­шений соподчиненности, несвободы всех нижестоящих звеньев, мас­совое распространение и многолетнее использование организаци­онных схем, пригодных лишь для определенных условий или чрез­вычайных обстоятельств, породили стереотип консервативного мы­шления и организационной скованности.

Научно обоснованное формирование организационных структур управления — актуальная задача современного этапа адаптации хозяй­ствующих субъектов к рыночной экономике.

Цели. Целью данной курсовой работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о процессе проектирования организации.

Задачи. Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить факторы, этапы и элементы проектирования деятельности организации, определить понятие и сущность организации, понятие и типы организационных структур управления;

- произвести проектирование деятельности на примере организации ООО «Сфера», определить миссию структуру и цели, внутреннюю среду и внешнее окружение организации;

- приобрести анализ эффективности проектирования деятельности организации и дать оценку организационной структуры управления.

Структура. Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит их введения, трех глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы. Такое построение курсовой работы отражает организационную кон­цепцию и логику излагаемого материала.

Первая глава - «Проектирование деятельности организации» посвящена изучению понятия и сущно­сти организаций, выявле­нию особенностей каждого типа организационных структур управления, сущности и содержании организационного проектирования, анализу процесса формирования организационной структуры управления.

Вторая глава — «Проектирование деятельности на примере организации ООО «Сфера». Полученные теоретические знания о формировании организационной структуры управления применяются на практике, рассматривается организационная структура управления для предприятия ООО «Сфера».

Третья глава – «Анализ эффективности проектирования деятельности организации ООО «Сфера» позволит произвести оценку организационной структуры управления.

В заключении подведены основные итоги курсовой работы.

Данная работа характеризуется достаточно глубоким изучением теоретических аспектов формирования организационной структуры управления, научно обоснованным проектированием новой организационной структуры с учетом изученного материала. Разработка организационной структуры управления проводится с учетом миссии и целей, основных направлений деятельности предприятия, основных функций управления предприятием, определения типа структуры, состава организационных звеньев предприятия, закрепляемых за ними функциями, выделения самостоятельных подразделений, определения обязанностей и полномочий сотрудников предприятия.

Практическая значимость работы. Практический материал, использованный в курсовой работе, может быть использован при формировании организационной структуры управления в реальных условиях.

Глава 1. Проектирование деятельности организации

1. Факторы, этапы и элементы проектирования деятельности организации

1.1 Этапы и элементы проектирования организации

Проектирование деятельности организации, как правило, начинается с проектирования бизнес процессов. Одной из основных функций проектирования организации, является выстраивание коммуникаций между сотрудниками и отделами, это очень важный этап, обеспечивающий эффективное взаимодействие между сотрудниками, исполняющими те или иные задачи. Как правило, оно имеет статическое проявление, находящее выражение в структуре организации, и динамическое, выражающееся в процессах, происходящих в организации и делающих ее «живым организмом», способным реагировать на изменения внешней среды.

На практике менеджмента, когда речь идет о проектировании деятельности компании, а именно позиционировании компании на рынке, услугах и продуктах компании, показателях и результатов деятельности, определении границ компании и т.п., принято говорить о бизнес-инжиниринге, разработке стратегии и постановке целей.

В современной экономике наблюдаемые тенденции создают необходимость непрерывной адаптации, перестройки деятельности организации компании к фактически изменившимся условиям, активного развития компетенций специалистов^[1].

Проектирование, в таком случае, как первичный этап разработки деятельности организации, выходит наиболее сложным и трудоемким процессом, который может потребовать большого количества времени и существенного ресурса.

Проектирование организации осуществляется в следующие этапы:

1. Определение результатов и целей деятельности – представление продукта труда, его объемов, ключевых этапов технологий и производства.
2. Определение связи с внешней средой – выделить перечень контактов, которые впоследствии будет осуществлять организация (в зависимости от ее технологии, исполнения законодательства, поддержания собственной способности работать и т.д.).
3. Распределение процессов – по стадии и уровню иерархии.
4. Группировка функций. Среди раздельных процессов устанавливается единое основание к объединению отдельных этапов в наиболее обобщенные цепочки. К тому же возможно придерживаться разным стратегиям: группировать работы вокруг ресурсов, либо вокруг результатов деятельности.
5. Выбор принципа стратегического функционирования, а именно, что будет важно для рассматриваемой организации: дифференциация – выделение частей (элементов) в ответ на спрос внешней среды, либо интеграция – повышение внутреннего единства и уровня сотрудничества внутри организации^[2].

Нужно помнить, что процесс развития организации не может быть остановлен, и любая структура организации, созданная однажды, начинает «стареть» сразу же, а именно терять свой потенциал соответствия трем основным условиям:

• содержанию деятельности – при развитии деятельности, меняются технологии,
• особенностям персонала – приходят новые сотрудники, они обучаются, набирают опыт и т.д.,
• внешней среды – она тоже меняется, и особенно в кризисной ситуации изменения значительны – появляются новые нормы, законы, меняется рынок и т.д.^[3]

Исходя из этого, процесс проектирования организации остановлен не может быть, в эффективной организации он должен быть постоянным.

Проектирование деятельности организации всегда связано с принятием решений ее руководством, которые имеют отношение ко многим областям жизнедеятельности компании. Это касается следующих элементов:

1. Специализация и разделение труда. Разделение труда существует в каждой организации, и это наиболее эффективный способ ее функционирования. Вся деятельность компании может быть разделена на отдельные участки, и в рамках участков сотрудники начинают и завершают определенные циклы действий, что образует ту или иную работу. Работы могут специализироваться по функциям, и по конкретному применению этих функций к решению единичных задач.
2. Департаментализация. В организации рост специализации отдельных работ ограничивается возможностями по координации. Решить такую проблему возможно, и следует начинать группировать специалистов, выполняющих схожую деятельность, таким образом начать процесс организационного отделения – департаментализацию. С его помощью организация может расширяться фактически безгранично.

В организациях существует большое количество подходов в группировке специализированных работ. Основными двумя направлениями, по которым может осуществляться департаментализация, является группирование работ вокруг результата деятельности и группирование работ вокруг ресурсов. Соответствующий тип департаментализации осуществляется в зависимости от степени ориентации на то или иное направление.

1. Координация и связи в организации. В крупной организации, которая состоит из множества частей, определенным образом должна осуществляться координация их деятельности. Такая координация является основой структуры компании, которую часто определяют как совокупность устойчивых связей в организации. Связи отличаются тем, как реализуются отношения координации, что, в свою очередь, определяется тем, какие отношения лежат в основе связи, а не тем, что делается в их рамках.

В компании выделяются разные типы связей. Зависит это от того, какой положен критерий в основе их классификации. Наиболее распространенные из них: горизонтальные и вертикальные; функциональные и линейные; неформальные и формальные.

Вертикальные связи соединяют уровни иерархии в организации, а так же ее части. Данные связи являются каналами передачи для распорядительной и отчетной информации, тем самым образуя в организации стабильность. Они играют ответственную роль в осуществлении продуктовой и функциональной департаментализации, и дополняются при этом горизонтальными связями.

Горизонтальные связи – это связи между двумя или более, в иерархии равными по положению, членами организации или частями. Главное их предназначение – способствовать более эффективному взаимодействию частей организации в решении возникающих проблем между ними. Они способствуют укреплению вертикальных связей и делают всю организацию наиболее устойчивей в различных внутренних и внешних изменениях. Горизонтальные связи, в отличие от вертикальных, в ходе проектирования организации не формализуемы, и это создает ряд важных преимуществ, конечно, за исключением матричной департаментализации.

Функциональные и линейные связи являются еще одной парой связей, установленной в организации. Снизу вверх имеют в организационной иерархии направленность линейные связи, при такой связи начальник осуществляет прямое руководство подчиненными и реализует свои властные права, таким образом связи проявляются в форме распоряжения, приказа, альтернативного решения, рекомендации и др. Сущность функциональных связей – совещательная. С помощью данных связей реализуется информационное обеспечение координации.

Особое значение, при проектировании организации, приобретают связи формальные и неформальные. Формальные связи - это связи координации, регулируемые принятыми или установленными в организации целями, процедурами и политикой.

Когда формальные связи не выполняют своей роли или не служат интересам рабочего или интересам организации, появляются неформальные связи (отношения). В их основе лежат отношения не между установленными должностями, а между конкретными людьми. Неформальные связи часто служат основой появления неформальных лидеров и создания неформальных групп.

4. Иерархия в организации – это звено или структура власти. В организации уровнем управления считается та часть, в рамках которой и в отношении которой могут приниматься решения  самостоятельно  без обязательного согласования с ниже- или вышерасположенными частями.

Количество уровней управления определяет «этажность» организации. При всех иных равных условиях «этажность» организации обратно пропорциональна общей эффективности последней. Важно, при большом количестве уровней высокий риск значительного искажения информации, передаваемой в организации по вертикали в любом направлении, а так же ее потеря.

5. Распределение прав и ответственности. В организациях, как правило, применяются две системы распределения ответственности или полномочий и прав по уровням иерархии. Из них первая строится на основе принципа единства подчинения, который заключается в том, что работник должен получать распоряжение, только от одного начальника, относящееся к выполняемой работе. Исходя из этого, система, которая часто называется «елочка», так построена, что права и ответственность вышестоящего руководителя поглощают только часть прав и ответственности нижестоящего руководителя.