Файл: Автоматизация контроля выполнения задач и поручений.pdf

Предоставленные данные выше показывают, что на данном этапе развития компании ПАО «Росинтер Ресторантс» существует функциональная ИТ-инфраструктура, которая охватывает всех пользователей сети, а именно сотрудников компании.

В качестве сервера используются системы на основе процессора Intel Xeon, обладающие характеристиками, представленными в таблице 2.

Таблица 2

Конфигурация одного из серверов

Внешний вид
Процессор	Intel Xeon Gold 6130, 2,1 ГГц
Оперативная память	32GB Dual Rank RDIMM 2666MHz
Дисковая память	1TB SATA 6Gbps 7.2k 3.5in Hot Plug
RAID-контроллер	PERC H730P+
Удаленное управление	Контроллер iDRAC9 Enterprise
Операционная система	Windows Server 2016
Блок питания горячей замены	750W Hot Plug

Большая часть компьютеров компании имеют характеристики, представленные в таблице 3.

Таблица 3

Конфигурация рабочих станций

Процессор	Intel® Core i5-7600 3.5 2400 4C
Оперативная память	4GB DDR4-2133 nECC
Дисковая память	HDD SATA 1TB 6Gb/s 7200 HDD
Видео подсистема	Integrated Intel® I219LM PCIe GbE
Материнская плата	Intel HD GFX 630
Операционная система	Windows 10

Все рабочие места состоят из стандартного набора: ЖК-монитор, системный блок, клавиатура и мышь.

На сегодняшний момент в компании ПАО «Росинтер Ресторантс» бизнес процессы требующие автоматизации задействуют секретаря и IT-отдел, а именно процессы связанные с приемом и обработкой задач и поручений для сотрудников компании и филиальной сети ресторанов и дальнейший контроль по их исполнению.

Все обращения (задачи и поручения) ведутся секретарем в программе Excel. Для каждого подразделения в Excel выделен отдельный лист, в котором находится вся информация о той или иной задаче, сроке ее исполнения, ответственном лице, и дате когда поручение было выполнено. Когда подходит срок выполнения задачи или поручения секретарь прозванивает ответственному лицу и узнает выполнена или нет поставленная задача.

Проблемами данной реализации являются:

– возможное дублирование либо некорректный ввод информации в таблицу Excel, а также громоздкость представления информации и сложность ее поиска;

– временные затраты во время загрузки формы Excel, а также отсутствие мониторинга и стандартов заполнения данных о обращениях (задачах и поручениях) к сотрудникам компании.

Как следствие информация об обращениях (задачах и поручениях) к сотрудникам компании может отсутствовать, быть указана некорректно либо не полностью. Документы заполняются либо вручную, либо из шаблонов Word. При этом данные для заполнения шаблона дублируются в Excel, что увеличивает время создания документа и соответственно задерживают сотрудника компании.

Еще одной проблемой является то, что каждый из специалистов по техподдрежке ведет свой файл Excel со своими пометками по обратившимся сотрудникам компании, соответственно в случае болезни, отпуска или увольнения другому нужно еще больше времени, чтобы разобраться с имеющимися данными. Причем зачастую ими даже и не пользуются, вводя все данные по заявке заново.

Так же существует вероятность потери данных путем повреждения файла, а так же путем случайного или преднамеренного удаления. К тому же нет возможности отследить историю изменений, т.е. есть вероятность того что данные которые вводил специалист по техподдержке могли подменить.

Все это привело к тому, что необходимо совершенствовать существующую систему приема и обработки обращений (задач и поручений) ПАО «Росинтер Ресторантс».

На рисунке 3 показана контекстная диаграмма ведения журнала обращений (задач и поручений) ПАО «Росинтер Ресторантс».

Рисунок 3. Контекстная диаграмма процесса приема и обработки обращений (задач и поручений) (AS-IS)

В соответствие с проведенным анализом было выяснено, процесс приема и обработки обращений (задач и поручений) осуществляется на основании устава ПАО «Росинтер Ресторантс», внутренних положений, должностных инструкций сотрудников отделов ответственных за ведение заявок.

В процессе приема и обработки обращений (задач и поручений) на решение проблем участвуют внешние источники, сотрудники компании (секретарь, программисты), администрация ПАО «Росинтер Ресторантс» (директор, бухгалтер, начальник IT-отдела).

В результате осуществления операций с данными задачами и поручениями может быть сформирован журнал задач и поручений, документ о выполненных работах.

На рисунке 4 показана диаграмма декомпозиции процесса приема и обработки обращений (задач и поручений) ПАО «Росинтер Ресторантс».

Рисунок 4. Диаграмма декомпозиции процесса приема и обработки обращений (задач и поручений)

В процессе обработки входящей документации обрабатываются и регистрируются задачи и поручения, поступающие от руководства сотрудникам подразделений ПАО «Росинтер Ресторантс». При выполнении процессов данные документы регистрируют и передают в качестве документа-основания для выполнения рабочих операций.

В процессе формирования задач и поручений основная роль в выполнении данного бизнес-процесса возлагается на секретаря.

В процессе решения задач и поручений рассматриваются и принимаются планы работ и отчеты о проделанной работе. Основная роль в выполнении данных бизнес-процессов возлагается на руководство.

Для того чтобы обосновать необходимость автоматизации задач и поручений, рассмотрим количество обращений и сопутствующих им документов поступивших в компанию ПАО «Росинтер Ресторантс» за прошлый год.

В результате, можно прийти к выводу, что объем документации в ПАО «Росинтер Ресторантс» по данным 2019 года составляет 2608 документов, из них 34,6% приходится на оригиналы и 65,4% на тиражирование документов.

Основным документом в рассматриваемой задаче является обращение руководства. Схема документопотока задач и поручений приведена на рис. 5.

Рисунок 5. Схема документопотока приема и обработки задач и поручений

Проблемой является хранение документов в ПАО «Росинтер Ресторантс», так как оно осуществляется децентрализовано. Сотрудники причастных подразделений зачастую не сдают документы на хранение, а просто хранят их у себя на рабочем месте. В связи с этим документы о выполненных работах не формируются в дела или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов».

Среди основных нарушений хранения дел можно выделить тот факт, что документы в дела формируются произвольно, в одном деле могут находиться документы, имеющие разные сроки хранения, могут отсутствовать необходимые реквизиты оформления дел. В компании ПАО «Росинтер Ресторантс» не используют типовой перечень документов со сроками хранения.

Можно сделать вывод, что в компании полностью отсутствует организация архивного хранения документов о выполненных работах, поэтому нужно организовать внедрение системы автоматизации контроля выполнения задач и поручений и начать формировать документы в дела, т.е. организовать полноценный электронный архив.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1.Информационная модель и ее описание

Информационная модель автоматизации процессов обработки задач и поручений представлена на рисунке 6 и представляет собой схему, которая отражает преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе.

Рисунок 6. Информационная модель системы

В построенной модели можно выделить несколько логических уровней:

1) источники информации, которые состоят из:

- информационной системы, в которой хранятся заполненные справочники;

- секретаря ПАО «Росинтер Ресторантс», который вводит исходные данные в ИС.

Информационная модель автоматизации процессов контроля выполнения задач и поручений представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе.

В построенной модели можно выделить логические уровни:

1) источники информации:

- информационная система, в которой хранятся заполненные справочники;

- сотрудники, вводящие исходные данные (заявки с задачами и поручениями) в систему;

2) первичная информация:

- документы «Задачи и поручения»;

- формы ввода «Входящие задачи и поручения»;

3) таблицы с первичными данными:

- таблицы «Подразделения»;

- таблица «Сотрудники»;

4) таблицы с промежуточной и результатной информацией:

- таблица «Заявки»;

- таблица «Выполненные работы»

5) результатные документы и файлы:

- документы «Журнал задач и поручений»;

- документы «Документ о выполненных работах»;

6) получатели информации:

- подразделения ПАО «Росинтер Ресторантс», секретарь и руководство компании.

Область информационной модели отображает процесс подачи заявки с задачами и поручениями:

- таблицы «Подразделения», «Сотрудники», «Заявки», «Выполненные работы» заполняется данными, вводимыми секретарем ПАО «Росинтер Ресторантс»;

- сотрудник подразделения, которому предназначается задача или поручение, в реальном времени получает документ и может по нему выполнять работы.

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

Для эффективного поиска экономической информации, а так же для ее обработки и передачи по каналам связи, данную информацию нужно представить в цифровом виде. Для этого данную информацию сначала классифицируют (упорядочивают), а потом кодируют (формализуют) используя классификатор.

Под классификатором понимается документ, при помощи которого можно формализовано описать экономическую информацию в разрабатываемой информационной системе, которая содержит наименования объектов, классификационные группировки, а так же их кодовые обозначения.

Учитывая, что на сегодняшний момент реляционные модели данных имеют большие преимущества для представления информации, которая обрабатывается при решении задачи, то целесообразно использовать в данном случае реляционную модель базы данных.

В связи с этим моделью логической структуры базы данных выберем именно реляционную, так как с ее помощью можно в короткие сроки сформировать связи между таблицами для правильного построения запросов к базе данных и также легко разорвать данные связи для создания новых и построения других запросов. Так же простота архитектуры построения связи и меньшее время выполнения запросов в реляционной модели выше сетевых или иерархических структур.

Для решения поставленных задач исходными сведениями будет являться задача или поручение с описанием и сроками исполнения.

Результат решения данных задач отображается в различных отчетах, которые связанны с поступающими задачами и поручениями и выполненными по ним работами или невыполнеными с причиной.

Для решения поставленных задач задействованы следующие классификаторы объектов – сотрудники, заявки, выполненные работы. В таблице 5 представлены данные классификаторы и их описание.

Таблица 5

Описание используемых классификаторов