Файл: Автоматизация контроля выполнения задач и поручений.pdf

В справочнике сотрудников для идентификации работников компании будет использоваться код, который совпадает с табельным номером, который присваивают каждому новому сотруднику при его поступлении на работу. Табельный номер является уникальным для каждого сотрудника предприятия, даже для уволенных работников закрепляется бывший в употреблении код для исторической справки. Использование табельного номера в системе автоматизации контроля выполнения задач и поручений будет удобно для того чтобы анализировать работу каждого из сотрудников. Структурная формула кода персонала показана на рисунке 7 и таблице 6.

Код персонала:

Табельный номер сотрудника

Рисунок 7. Код персонала в системе

Таблица 6

Примеры кода персонала

Документы с задачами и поручениями и выполненными по ним работами кодируются по порядку в течение года. Структурная формула кода показана на рисунке 8.

Код документа:

Рисунок 8. Структурная формула кода документов с задачами и поручениями

Порядковый номер документа с начала года

Пример заполнения классификатора приведен в таблице 7.

Таблица 7

Примеры нумерации документов с задачами и поручениями

В случае разработки входных и выходных документов можно использовать принципы оригинального проектирования, так как большая часть документов, которые участвуют в документообороте компании, являются внутрифирменными и не выходят за пределы компании.

2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В системе задействованы следующие справочники:

1. Справочник «Подразделения» – содержит информацию о существующих подразделениях компании ПАО «Росинтер Ресторантс», специалисты которых будут обращаться в техподдрежку.
2. Справочник «Сотрудники» - содержит информацию о сотрудниках подразделений. Сюда входят как сотрудники отдела техподдержки, которые занимаются решением проблем, так и сотрудники других подразделений у которых эти проблемы возникли.

Таблица 8

Актуализация справочников системы

В качестве входной и оперативной информации выступают заявки по задачам и поручениям, а так же информация по их выполнению.

Таблица 9

Актуализация входной и оперативной информации системы

2.4. Характеристика результатной информации

В данной курсовой работе результирующей информацией являются – 2 отчета, которые берут данные из таблицы заявок или справочников:

1. «Отчет по заявкам с задачей и поручением»

Формируется на основе след таблиц и полей:

– Номер заявки

– Дата создания заявки

– Краткая проблема

– Подразделение (заявитель)

– Назначенный на заявку сотрудник

– Срок исполнения заявки

– Статус заявки

– Решение проблемы

Рисунок 9. Отчет по заявкам с задачей и поручением

Данный отчет служит для получения статистики работы подразделений, а так же для оперативного управления и принятия решений. В итогах данного отчета за месяц можно понять, насколько загружены подразделения, с какими проблемами сталкиваются сотрудники подразделений при выполнении работ.

2. Отчет «Документ о выполненных работах»

Содержит таблицу со следующими полями:

– Номер заявки

– Дата создания заявки

– Проделанные работы

– Стоимость выполненных работ

Рисунок 10. Отчет о выполненых работах

Данного рода отчет служит для определения выполненных работ, а так же их стоимости в случае покупки комплектующих или привлечении сторонних организаций для решения проблемы. В случае, если специалисты выполнили заявку без затрат, то стоимость проставляется нулевая.

3. Программное обеспечение задачи

3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Не оплачено

Проверяем пользовательское поле

Оплачено

Стадия не изменилась

Выбор сотрудника для осмотра объекта

Сделка – «В обработке»

Первичное формирование ведомости документов

Стадия изменилась

Изменение значения пользовательского поля

Начало

Проверка стадии сделки

Задача подчиненному

Цикл

Утверждение документов

Да Нет

Изменение переменной утверждения документов

Забрать документы на заполнение

Подготовка отчета руководителем

Задача менеджеру

Почтовое сообщение клиенту

Смена стадии сделки

Изменение значения пользовательского поля

Конец

Рисунок 11. Дерево функций и сценарий диалога.

3.2 Характеристика базы данных

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, относящихся к определенной предметной области. Для создания, хранения, обработки и коллективного использования информации применяются специальные программные системы, называемые системами управления базами данных (СУБД).

К основным функциям СУБД относятся следующие:

-физическое размещение в памяти данных и их описаний;

-поддержка баз данных в актуальном состоянии;

-механизмы поиска запрашиваемых данных;

-доступ к данным при одновременном запросе одних и тех же данных многими пользователями (прикладными программами);

-способы обеспечения защиты данных от некорректных обновлений и/или несанкционированного доступа.

Основная особенность СУБД – это наличие процедур для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры.

Тщательное проектирование базы данных – первый и очень важный шаг создания базы. Он позволяет избежать затрат, связанных с внесением исправлений в структуру хранящихся данных. Проектирование базы данных начинается с анализа предметной области и выявления требований к ней отдельных пользователей (сотрудников организации, для которых создается база данных). На этапе проектирования выявляются объекты информации и их характеристики, определяются виды данных, требующие регулярного обновления, и способы представления информации на экране и в отчетах, формулируются вопросы, на которые необходимо регулярно отвечать при поиске данных. Это помогает конкретизировать требования к хранимой информации. В любой момент можно изменить структуру хранящейся в базе информации, подкорректировав структуру таблиц и, соответственно, форм и отчетов. За проектирование и поддержку базы данных отвечает администратор базы данных (АБД).

СУБД использует следующие модели и описания:

-инфологическую;

-даталогическую;

-физическую.

Трехуровневая архитектура (инфологический, даталогический и физический уровни) позволяет обеспечить независимость хранимых данных от использующих их программ.

Первоначально создается обобщенное неформальное описание создаваемой базы данных. Это описание называют инфологической моделью данных, и оно выполняется с использованием естественного языка, блок-схем, математических формул, таблиц, графиков и других средств. Инфологическая модель отражает предметную область, для которой проектируется база данных, и полностью независима от физических параметров среды хранения данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты). Инфологическая модель не должна изменяться до тех пор, пока изменения в реальном мире не повлекут за собой изменения предметной области и, следовательно, изменения в модели.

Описание, создаваемое разработчиками базы данных по инфологической модели данных, называют даталогической моделью данных. Конечным результатом даталогического проектирования является описание логической структуры базы данных на ЯОД – языке описания данных конкретной СУБД. При создании даталогической модели данных обеспечивается однозначное соответствие между конструкциями языка описания данных и графическими обозначениями информационных единиц и связей между ними.

В основе каждой СУБД лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных. Изначально были успешными две конкурирующие модели – иерархическая и сетевая. Иерархическая БД состоит из упорядоченного набора деревьев. Корпорация IBM разработала и внедрила язык описания данных DL/I (Data Language One), который моделировал данные в иерархической форме (представление данных в форме деревьев). Эта модель была разработана совместно с промышленными предприятиями и предназначалась для хранения и поддержки данных, которые иерархически связаны между собой, например, сметы материалов и списки деталей. Типичным представителем иерархической СУБД является СУБД IMS (Information Management System) компании IBM, первая версия которой появилась в 1968 г.

3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)