Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия. (Понятие контроля в менеджменте.).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. В настоящее время, предприятия в нашей стране функцио­нируют в условиях рыночной экономики. Для стабильного функционирования на рынке, необходимо иметь различные подходы и методы, а также правильно выработанную стратегию. Переход к рыноч­ным условиям наблюдается не только на рынке товаров и услуг, но и в деятельности руководителя лю­бого предприятия. Если предприятием управляет не квалифицированный сотрудник, соответственно о возможности стабильности и роста предприятия речь идти не может. В связи с этим, большое внима­ние приковано к менеджменту и его роли в системе управления предприятием.

На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутрен­ней среды, действия которых предвидеть с достаточной степенью вероятности не всегда удается. К сожалению, не всегда люди руководствуются поставленному плану, или получается не так, как задума­но. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижения поставлен­ных целей. Меняются условия окружающей среды и любая организация должна уметь адаптироваться к ним. Руководителю необходимо обнаружить ошибки в производстве, персонале, необходимо выпол­нять одну из важных функции менеджмента - контроль.

Целью данной работы является исследование принципов эффективного контроля деятельности предприятия, для достижения поставленной цели, были выделены следующие задачи:

- рассмотреть теоретические аспекты эффективного контроля деятельности предприятия;

- выявить особенности системы контроля на примере ООО «Слава».

Объект исследования - ООО «Слава».

Предмет исследования - принципы эффективного контроля деятельности предприятия.

Структура работы состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

Теоретической и методологической базой данной работы послужили труды российских и зарубежных авторов в области менеджмента, материалы периодических изданий и сети Интернет.

Глава 1. Теоретические аспекты эффективного контроля деятельности предприятия

1.1. Понятие контроля в менеджменте

Для людей слово «контроль» - может определяться как власть, принуждение к чему-то, отсут­ствие самостоятельной деятельности. На самом деле, с помощью контроля, многие предприятия доби­ваются успеха и являются конкурентоспособными.

Контроль - составная часть управления экономическими объектами и процессами, заключающа­яся в наблюдении за объектом с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта же­лаемому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, положениями, инструкциями, дру­гими нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями^[1].

Функция контроля играет существенную роль в деятельности менеджмента. Используя функцию контроля можно руководитель может следить за качеством выполнения работы всеми сотрудниками, заставляя их, таким образом, выполнять свои трудовые обязанности более ответственно. Данная функция осуществляется после исполнения всех других функций (определения целей и задач, плани­рования, организации). Она реализуется, когда данное событие уже произойдет.

Существует несколько видов контроля: текущий, предварительный и заключительный контроль. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель, а именно, способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль - осуществляется до фактического начала работ. Он используется согласно взаимоотношению к трудовым, материальным и экономическим ресурсам. Подготовительный контроль в сфере трудовых ресурсов достигается в организациях за счет тщательного рассмотрения этих деловых и профессиональных сведений и способностей, какие необходимы с целью исполнения этих либо других должностных обязательств и отбора более подготовленных и обученных людей.

Контроль материальных ресурсов осуществляется вслед за качеством материала, для того что­бы осуществить высококачественный продукт. По этой причине индустриальные компании определяют необходимый подготовительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Такого рода надзор исполняется посредством формирования стереотипов в наименьшей степени допустимых уровней качества и выполнения физических проверок соответствия поступающих материалов данным требованиям.

В области финансовых ресурсов важнейшим средством предварительного контроля является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществлять функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что даёт уверенность, что если организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут.

Текущий контроль - осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий кон­троль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальни­ком. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов. Текущий кон­троль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, после проведения работы. Текущий контроль основывается на обратных связях [2].

Заключительный контроль - осуществляется после того, как работа закончена или истекло от­веденное для нее время и имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации, если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности^[2].

Контроль не только лишь дает возможность выявлять трудности и отвечать на них, а также помо­гает достичь запланированных целей, но и помогает руководству найти решение, если необходимо вносить радикальные перемены в деятельность компании. Чтобы контроль был эффективным и отве­чал заданным целям, он должен обладать несколькими свойствами: отображать стратегическую направленность, отображать общие приоритеты организации; ориентироваться на результат, дости­гать целей и формировать новые; приспосабливаться к новым условиям или переменам; быть эконо­мичным, т.е. расходы не должны превышать доходы; своевременность контроля, который заключается не в частом проведении, а во временном промежутке, между проведением мероприятий и соответствии его оценки качеству.

Таким образом, можно утверждать, что функция контроля в менеджменте является неотъемле­мым элементом самой сущности любой организации. В любой организации поставленные планы, зада­чи и цели не всегда выполняются как задумано, сотрудники не всегда выполняют свои обязанности. С помощью контроля руководству организации удается определить, достигло ли предприятие поставленных целей.

Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководство­ваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведения кор­ректирования, если достигнутые результаты существенно отличаются от изначальных установок. Для того чтобы функция контроля действительно работала и выполняла свою основную задачу - обеспече­ние достижения целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами: иметь стратегический характер, быть нацеленным на достижение конкретных результатов, быть своевремен­ным, экономичным и понятным.

1.2. Система контроля деятельности предприятия

В настоящее время на многих предприятиях широко применяется понятие «due diligence», что с финансовой точки зрения имеет значение «должная проверка, надле­жащее обследование». Такой вид контроля деятельности предприятия может осу­ществляться не только сторонними организациями, но и специально созданным для этой цели подразделением, которые именуются «ревизионный отдел» или «отдел внут­реннего аудита».

Создавая такую службу, руководству целесообразно с самого начала определить степень её независимости, поскольку от этого во многом зависит эффективность ра­боты внутренних аудиторов(ревизоров). Внутренние аудиторы(ревизоры) являются штатными работниками предприятия, их действия контролирует и направляет его ру­ководство, и поэтому полной независимости эта служба иметь не может. Организаци­онный уровень её самостоятельности влияет на объективность результатов деятельно­сти работников отдела. Отношение руководителей подразделений к рекомендациям этого отдела зависит от его подчинённости тому или иному руководителю, а именно: финансовому директору, директору предприятия или правлению. Рекомендации этой службы не являются обязательными для исполнения, а носят характер советов или кон­сультаций. Решения и ответственность по результатам выявленных нарушений оста­ются в компетенции службы менеджмента.

Желательно, чтобы кандидаты службы контроля имели перспективы карьерного роста. В противном случае аудиторы будут испытывать неуверенность, что может от­разиться на их объективности. С целью поддержания и развития необходимых навыков и качеств внутренним аудиторам необходимо посещать соответствующие семинары и тренинги, изучать профессиональную литературу, обмениваться опытом и знаниями с коллегами с аналогичных служб. При этом необходимо иметь в виду, что срок пребы­вания аудитора в должности составляет обычно 2-3 года. По окончании указанного срока работник, как правило, переходит на другую должность. Это обусловлено тем, что при проведении аудита может возникнуть конфликт личных и служебных интере­сов.

Объективность внутреннего аудитора во многом зависит от корпоративной куль­туры и обстановки на предприятии. Если в организации создана обстановка нетерпи­мости к ошибкам и недостаткам работников, то деятельность внутреннего аудитора может свестись к выявлению допустивших ошибки лиц, а не к определению и решению конкретных проблем.

В подобном случае не имеет смысла создавать внутреннюю структуру. Внешний аудитор в этой ситуации будет более беспристрастным, однако он не сможет в полном объёме определить глубину взаимодействий и процессов на данном предприятии. Только наличие службы внутреннего контроля позволит предотвратить случаи мошенничества и устранить халатное отношение к должностным обязанностям. Для выпол­нения отдельных задач целесообразно создавать комиссии из внешних и внутренних аудиторов.

В настоящее время в действующем законодательстве и в современной методиче­ской литературе по вопросам организации внутреннего контроля и аудита отсутствует определение методики проведения внутренних аудиторских проверок. Проведение та­ких проверок выявляет объективную оценку состояния предприятия или отдельного его подразделения и дает предложения по оптимизации действующей системы внут­реннего контроля. Следовательно, проверка - это сбор, оценка и анализ аудиторских доказательств по отдельным звеньям бизнес-процесса, подлежащим аудиту. Результа­том проведённого внутреннего аудита будет выражение мнения аудитора о степени надёжности системы внутреннего контроля этого бизнес-процесса. Проведение внут­ренней аудиторской проверки состоит из нескольких этапов:

• инициирование аудита,
• планирование аудита,
• проведение аудиторских процедур,
• формирование результатов аудита,
• работа с материалами после утверждения отчёта.

На рисунке 1 приведена схема взаимодействия служб предприятия по вопросам внутреннего контроля.

Рисунок 1. Схема взаимодействия совета директоров, службы внутреннего кон­троля и менеджмента компании в рамках организации

Проведение аудита по тем или иным вопросам инициирует руководитель орга­низации. В Положении о службе внутреннего аудита предприятия в зависимости от ее подчиненности должен быть приведен перечень лиц, уполномоченных на проведение проверок. Планирование работы этой службы дает возможность уделить внимание важным производственным проблемам. При этом рационально распределяются обя­занности между членами, участвующими в проверке и проводится предварительное обследование объекта или бизнес-процесса. Задачей обследования является изучение целей бизнес-процесса, его структуры, изменений в нём со времени предыдущей про­верки. На этом этапе аудиторы анализируют следующие данные: