Файл: Разработка эффективной системы организационных к.оммуникаций предпринимателя: оценка внешних и внутренних форм взаимодействия.pdf

Глава 2. Разработка эффективной системы организационных коммуникаций

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

Компания «Trade Master» ведет свою работу на территории краснодарского края. Организация занимается продажей бытовой техники, аудио и видео аппаратуры, копировальной техники, канцелярских товаров и компьютеров.

В течении процесса работы происходили изменения в хозяйственной деятельности компании. Например, организация отказалась от продажи аудио, видео аппаратуры и бытовой техники. Это произошло для того, что сосредоточиться на рынке компьютерных технологий. Компания стала ориентироваться на корпоративного заказчика.

А спустя еще некоторое время компания добавила к основным видам деятельности телефонию, разработку проектов по телефонным и кабельным сетях. Организация получила статус авторизованного дилера и сервис провайдера – COMPAQ (мировой лидер компьютерной индустрии). На базе «Trade Master» создали сервис-центр. Иными словами, компания полностью обслуживает проданное оборудование в пост гарантийный и гарантийный периоды, также ведет историю на каждую проданную технику.

На сегодняшний день основные виды деятельности компании:

1.Информационная, консалтинговая, техническая и сервисная поддержка.

2.Создание современных информационных систем.

3.Поставки множительной техники, рабочих станций, копировальной техники, компьютерной периферии, факсов, серверов, телефонов, сетевого оборудования, учрежденческих АТС, программного обеспечения, структурированных кабельных систем.

4.Обслуживание, проектирование и установка корпоративных и локальных компьютерных и телефонных сетей.

Стратегией компании является комплексное решение проблем заказчика по улучшению бизнес – процессов, которые основаны на последних достижениях информационных технологий. Высоко квалифицированные специалисты вместе с заказчиками анализируют задачи, которые стоят перед ними, а после предлагают лучшие технологические решения.

Ориентация на корпоративного клиента дает необходимость обеспечения выполнения полного комплекса работ. Обычно работа начинается с анализа состояния помещения и существующей системы, если она есть. После выполняют проектирование информационной системы, основываясь на возможностях компании и желаниях клиента. Если заказчик удовлетворен данными проектирования, то компания приступает к реализации проекта. В зависимости от желания заказчика компания может быть полным подрядчиком. После того как система была введена в эксплуатацию, компания дает гарантию 3 года на безотказную работу техники и 15 лет на работу системного оснащения.

---

У компании нет своей сети магазинов, потому что в сфере поставок компьютерной периферии, рабочих станции и т.д. ориентируется прежде всего на корпоративных клиентов. Что касается техники, то компания имеет очень большой ассортимент. Это делает содержание собственного магазина не эффективным.

Поставщики компьютерной техники для компании – это дистрибьюторы COMPAQ в Москве. А остальное системное оборудование закупается у системных партнеров. Копировальное оборудование и аксессуары к нему привозятся со склада компании в Москве или же привозятся прямыми поставками из Австрии. При этом часть расходов на рекламу погашается компанией «Trade Master» взаимозачетом.

Из-за большой номенклатуры продаваемых услуг и товаров более приемлемой организационной структурой компании является функциональная. Это значит, что каждое отделение специализируется четко на производстве или продаже определенной услуги или товара.

Организационная структура управления компании «Trade Master» показана на рисунке 3.

Рис 3. Организационная структура управления компании «Trade Master»

Управление компанией состоит из бухгалтера, генерального директора и его заместителя. Основной управленческий орган – совет акционеров, который собирается по мере необходимости или же в конце года. Генеральный директор и его заместитель управленческие обязанности выполняют в остальное время.

В секторе обеспечения выполняют обязанности секретарь - референт, заведующий складом и юрист. Их обязанности – обеспечение нормальной работы компании во внешней среде.

Продажами компьютерных систем и компьютерной периферии занимается отдел продаж. Зачастую клиент покупает компьютеры у одной компании, а производит их монтаж у другой. Из-за этого в компании «Trade Master» помимо системного отдела продаж был сформирован отдел продаж компьютерных систем. В этот отдел входит руководитель и менеджер по продажам.

Отдел продаж копировальной техники аналогичен отделу продаж компьютерных систем. Отдел телекоммуникационных систем формирует корпоративные компьютерные сети, производит прокладку и монтаж кабельных систем, устанавливает телефонные и другие коммуникации.

Системный отдел создает проекты современных информационных систем, корпоративных и локальных телефонных сетей, коммуникативных систем.

Сервис отдел предоставляет услуги обслуживания всего проданного оборудования и установленных компанией разного рода сетей. В данный отдел входит руководитель, инженер по проектированию и монтажу кабельных систем, инженер по ремонту копировальных аппаратов, инженер по ремонту компьютерных систем.

---

Компания ориентирована на корпоративного клиента. Однако в последнее время клиентами компании становятся и организации малого бизнеса, и физические лица.

2.2 Анализ технико-экономических показателей деятельности предприятия

Основные технико-экономические показатели, которые характеризуют деятельность предприятия за 2015-2017 года, показаны в таблице 1.

Таблица 1

Основные технико-экономические показатели предприятия

Показатели	2015	2016	2017
Объем реализованной продукции, тыс. руб.	250	300	550
Численность персонала, человек	8	12	20
Среднегодовая стоимость основных фондов, тыс. руб.	5	7,5	10,2
Оборотные средства, тыс. руб.	70	100	130
Рентабельность производства, %	37	28	20
Прибыль, тыс. руб.	27	35	45
Затраты на 1 рубль товарной продукции	0,76	0,79	0,82

Из-за специфики деятельности компании многие показатели являются коммерческой тайной. И это затрудняет произвести анализ деятельности организации.

Рентабельность показывает степень прибыльности товара. Из таблицы 1 видно, что рентабельность упала за последние два года практически в 2 раза. Это связано с тем, что количество компаний конкурентов стремительно растет, и с тем, что емкость рынка не увеличивается, а даже падает.

Расчет производительность труда:

2015 год – 27 000 $/ 8 = 3 375 $ / чел.

2016 год – 35 000 $ /12 = 2 916 $ / чел.

2017 год – 45 000 $ /20 = 2 250 $ / чел.

Произведя расчеты, мы видим, что производительность труда падает также как и рентабельность. Причины этого уже рассматривались выше.

Коэффициент автономии определяет независимость компании от заёмных источников.

2017 год – 4 000 $ / 10 200 $ = 39.2 %

Из-за того, что базовое предприятие – совместным вполне логичным кажется то, что компания на 60,8% зависит от инвесторов.

Коэффициент затоваренности готовой продукцией.

550 000 $ / 700 000 $ = 0.78

Этот показатель не совсем точно отражает действительное положение. Это из-за специфики деятельности компании.

Коэффициент эффективности рекламы и средств стимулирования сбыта рассчитывается по формуле:

затраты на рекламу / прирост прибыли от реализации

Нужные для расчета этого коэффициента данные – это коммерческая тайна. Но по утверждению маркетолога компании этот показатель близок к 115%.

---

2.3 Разработка эффективной системы организационных коммуникаций

Для построения коммуникативной политики компании в соответствии с элементами процесса коммуникации, начать следует с целевой аудитории.

Проведем изучение целевой аудитории. Для проведения эффективной коммуникативной политики компании нужно использовать один из четырех средств коммуникации: стимулированию к личным продажам или сбыту, рекламы, связей с общественностью.

Корпоративным клиентом компьютерных сетей являются обычно крупные компании, государственные органы или банки, которые покупают их для получения прибыли, выполнения тех или иных правовых или общественных обязательств, сокращения издержек. Следовательно, для таких компаний прежде всего важны надежность и качество, быстрое и квалифицированное сервисное обслуживание.

Также в ходе принятия решений о закупках для нужд компании принимает участие как минимум два человека – специалист по технике и руководитель. Участники решения выполняют разные обязанности в компании, и аргументируют решение о закупке разными критериями и доводами. Для технического специалиста основные критерии выбора поставщика информационных технологий являются надежность и качество техники, а также наличие сервисного обслуживания и технические характеристики. Руководитель же принимает решение по своим представлениям о данной компании, иными словами, по ее компетентности, надежности и т.д. Поэтому разумно для привлечения большего максимального числа клиентов проводить коммуникативную политику в двух направлениях одновременно:

1.Привлечение внимание и ознакомление технических специалистов организаций с продукцией предприятия.

2.Создание благоприятного образа предприятия у руководителей компаний-заказчиков.

Клиенты, которые приобретают компьютерные сети, сконцентрированы географически. Есть большая неравномерность в развитости сбытовых, информационных и сервисных структур на периферии и в центре. Потому для увеличения эффективности коммуникативной политики компания разбила рынок информационных технологий: на Краснодарский край и Краснодар.

Проведем выбор обращения. Изучив и выявив целевую аудиторию, а также ее возможности и потребности, компания начинает разрабатывать эффективное обращение, которое привлечет внимание компании-клиента и побудит ее к покупке.

Создавая обращение к потенциальным заказчикам, следует делать акцент на рациональных мотивах. Иными словами, нужно убеждать заказчика в надежности и качестве компьютеров, основываясь на мировой известности поставщика. В качестве наглядности стоит привести пример, что используют сетевые технологии этого поставщика Российские государственные органы (государственная дума, администрация президента Российской Федерации и т.д.). Это даст возможность убедить заказчика в превосходстве техники над аналогами, и привлечет к сотрудничеству большое количество организаций.

---

Также стоит сделать предложение о предоставлении комплексного решения. Иными словами, предложить произвести полный цикл работ от осмотра помещения и проектирования сети до ее монтажа и обслуживания.

Именно такое предложение более эффективно для привлечения корпоративного клиента, потому что все компании ищут комплексное решение проблемы.

Таким образом, выбирая поставщика корпоративный клиент будет предъявлять повышенные требования к деятельности компании, успешно сделанным проектам, квалификации и опыту работу сотрудников. Для этого следует предоставить заказчику корпоративную легенду для ознакомления, которая оформлена в виде альбома. Легенда должна показывать большой опыт работы компании на рынке компьютерных технологий, высокую квалификацию сотрудников, и делать упор на наличие статуса авторизованного дилера и сервис-провайдера COMPAQ.

Корпоративная легенда также поможет привлечь новых клиентов, основываясь в основном на психологии корпоративного заказчика. Обычно такой легендой может интересоваться руководитель, и может поручить техническому специалисту ознакомиться. Но так как специалист доверяет полученной информации от персонала, то предоставление корпоративной легенды иногда может стать решающим фактором для заключения сделки.

Вместе с легендой часто менеджер по продажам предоставляет клиенту свидетельства о своей компании и производимого ею товара. При этом называет авторитетные и известные организации (как было сказано выше), которые были клиентами компании. Все это вызывает у потенциального клиента доверие к компании и зачастую приводит к успешному сотрудничеству.

Разработаем каналы коммуникации. Опираясь на особенности компьютерного рынка и восприятие услуг и товаров информационных технологий, выбор каналов коммуникаций произведем при помощи теории Алсопа. Формулировка теории: «Фактором, в действительности создающим или уничтожающим товар, услугу или имидж фирмы, является молва». Молва всегда распространяется «от центра к краям» системы окружностей.

Краснодарский край:

:

Рисунок 4 – Распространение информации

Поле, где расположена самая внешняя окружность – «территория», которая соответствует общему населения Краснодара и его области. Эта окружность равна общему числу пользователей. Следующая окружность – круг людей, которые являются продвинутыми пользователями использования информационных технологий. Третья – число специалистов, знающих о написании программ, о сборке комплекта оборудования. Окружность в центре – профессионалы, у которых зарплата и жизнь зависят от компьютерной техники.

---