Файл: Разработка эффективной системы организационных к.оммуникаций предпринимателя: оценка внешних и внутренних форм взаимодействия.pdf
Добавлен: 24.04.2023
Просмотров: 209
Скачиваний: 2
Содержание
Глава 1. Теоретические основы и характеристика коммуникаций в деятельности предпринимателя 4
1.1 Понятие, значение, функции, характеристика, виды организационных коммуникаций 4
1.2 . Каналы и средства организационных коммуникаций 9
1.3 Коммуникационные барьеры и пути их преодоления 12
Глава 2. Разработка эффективной системы организационных коммуникаций 20
2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия 20
2.2 Анализ технико-экономических показателей деятельности предприятия 24
2.3 Разработка эффективной системы организационных коммуникаций 26
Список использованных источников 33
Введение
Коммуникации – это основа успешной деятельности любого предпринимателя или любой организации. На сегодняшний день созданы, разработаны и внедряются вполне успешно коммуникативные средства технического характера. Коммуникационные проблемы организации могут быть причиной банкротства, краха, закрытия предприятия. Эффективно организованное коммуникационное пространство организации, которое отвечает стратегическим целям компании, помогает укреплению предприятия. Все выше сказанное позволяет рассматривать данную тему как актуальную.
Объектом данной работы является компания «Trade Master».
Предметом – система организационных коммуникаций компании «Trade Master».
Целью настоящего исследования является разработка эффективной системы организационных коммуникаций.
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучить теоретические основы коммуникационной политики;
- проанализировать сущность коммуникаций в организации;
- исследовать элементы и этапы коммуникационного процесса;
- разработать эффективную систему организационных коммуникаций для компании «Trade Master»;
- оценить эффективность предложенных мероприятий.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемых источников.
Глава 1. Теоретические основы и характеристика коммуникаций в деятельности предпринимателя
1.1 Понятие, значение, функции, характеристика, виды организационных коммуникаций
Коммуникациями является процесс обмена информацией и идеями между двумя или же более людьми, который направлен на достижение взаимопонимания.
Организационной коммуникацией является процесс, при помощи которого предприниматель развивает систему представления информации и передачи сведений людям в пределах своей компании, а также отдельным институтам и индивидуумам за пределами своей компании. Организационные коммуникации – это важный инструмент в координации деятельности по всей горизонтали и вертикали управления. Они дают возможность получить всю нужную информацию, и предоставляют информацию, которая нужна для принятия решения.
Процессы коммуникации, которые происходят между работниками аппарата управления, являются достаточно важными связующими звеньями между подчиненными и управляющим, или же между руководителями одного уровня, между внешней средой и самой компанией. Процессы коммуникаций позволяют руководителю эффективно выполнять свою работу, а также принимать правильные решения о выборе стратегии для достижения поставленных целей.
Основные функции коммуникаций:
1.Передачи информации.
2.Контроль.
3.Эмоциональное выражение.
4.Мотивация.
Основа процесса коммуникации – это взаимодействие между разными элементами управленческой структуры – должностными лицами, подразделениями. Это взаимодействие реализуется с помощью соединяющих их коммуникационных каналов. Данное взаимодействие может быть:
1.Техническим. Такое взаимодействие между субъектами управленческой структуры осуществляется при их участии в практической деятельности.
2.Информационным. При таком взаимодействии субъекты управленческой деятельности обмениваются данными, которые необходимы для принятия решений. Эти данные могут быть закрепленными юридически, официальными, или не официальными. Иными словами, они могут не обладать правовым статусом, но помогать ориентироваться в ситуации.
3.Административным. При таком взаимодействии вышестоящие звенья структуры управления передают уровням, которые стоят ниже, управленческие полномочия, различные распоряжения, ответственность, инструкции и рекомендации. А также получают от них отчеты, реализуя процесс контроля. Такое взаимодействие делится на интеграционное и координационное.
Коммуникационное взаимодействие по своему характеру может быть:
1.Косвенным. Такое взаимодействие подразумевает, что одна из сторон создает условия, при которых вторая сторона выполняет требующиеся от нее действия.
2.Прямым. Такое взаимодействие основано на контактах сторон.
Организационные коммуникации можно разделить на две группы:
1.Внутриорганизационные коммуникации. Это взаимодействие с персоналом и коммуникации между сотрудниками. Взаимодействие с персоналом - это направление коммуникационной политики организации, которое обращено к своим сотрудникам, членам их семей, к потенциальным сотрудникам, а также к тем, кто раньше работал на предприятии, - пенсионерам. Главной задачей взаимодействия с персоналом является обеспечение стойкой мотивации сотрудников к оптимальному выполнению их работы. Мероприятия, которые проводятся в рамках взаимодействия с работниками, помогают созданию на предприятии благоприятной атмосферы, «очеловечиванию» производства.
2.Внешнеорганизационнные коммуникации. Любая компания находится в определенном внешнем окружении. Также тем или иными образом организация зависит от этого окружения и вынуждена приспосабливаться к его изменениям. В результате чего, имеют место интенсивные и постоянные коммуникации организации с внешней средой. Внешне организационные коммуникации – это коммуникации, которые являются информационным взаимодействием с объектами внешней среды.
Коммуникационные поток внутри компании перемещается в горизонтальном и вертикальном направлениях.
Вертикальное направление делится на ряд подтипов. Это разделение основывается одновременно на нескольких критериях и содержит в себе два главных вида коммуникаций:
1.Восходящее направление (от подчинённых к руководителю). То есть такая информация перемещается от низкого уровнях к более высокому. Она применяется для обратной связи сотрудников с руководством для информирования о результатах работы и проблемах в компании. Также она служит средством доведения до руководителей о мнении подчиненных. Такой обмен информацией обычно реализуется в форме отчетов, объяснительных или предложений. Потребность в коммуникациях восходящего направления увеличивается когда: возрастает географическая разбросанность филиалов и подразделений компании; размеры предприятия увеличиваются; сильно изменяются технологические условия и условия внешней среды; продукция и услуги компании усложняются.
Также имеет место обмен информацией между руководителем и его рабочей группой. Это позволяет повысить эффективность работы группы.
2.Нисходящее направление (от руководителя к подчиненным). То есть информация перемещается от высокого уровня к более низкому. Это частый вид организационных коммуникаций. Коммуникации между руководителем и сотрудниками основаны на обеспечении причастности к решению задач отдела; выяснении задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обсуждении проблем эффективности работы и т.д. Также стоит отметить, что чем больше уровней пройдет информация, тем больше вероятность ее искажения.
Горизонтальные коммуникации (между различными подразделениями). Обычно компания состоит из множества отделов, подразделений. И между ними необходим обмен информацией для того, чтобы координировать выполняемые задачи и действия. Если между членами рабочей группы одного уровня происходит общение, или же между исполнительным персоналом одного уровня и руководителем, тогда этот процесс является горизонтальной коммуникацией.
Распространенные формы горизонтальных связей:
1. Установление двукратной ответственности в критических точках решения проблем при матричных структурах управления.
2. Применение прямых контактов между руководителями, которые взаимодействуют по вопросам решения общей проблемы.
3. Переход руководителя от интеграционной роли к связующей, если имеется существенная дифференциация видов деятельности организации.
4. Установление взаимосвязи между подразделениями, которые имеют прочные контакты по основным направлениям их деятельности.
5.Создание новых «интегрирующих» органов в управлении процессами горизонтальной связи.
6.Создание временных целевых групп, которые затрагивают несколько подразделений, для решения проблем.
7.Создание постоянно действующей группы для решения периодически возникающих проблем межфункционального характера.
Внутриорганизационные коммуникации по признаку канала общения делятся:
1.Неформальные коммуникации – это контакты, которые осуществляются вне и помимо формальных коммуникативных каналов.
2. Формальные коммуникации характеризуются структурой компании, ее ведущими функциональными задачами и целями.
Виды коммуникаций по признаку этапа организационного функционирования: коммуникация при ориентировке в рамках служебных полномочий и обязанностей; при приеме на работу; при самом процессе деятельности, в ходе ее оценки, в процессе ее дисциплинарного контроля. Рассмотренные виды коммуникаций можно представить следующим образом (рисунок 1):
Рис.1 Классификация организационных коммуникаций
Наличие в структуре организационных коммуникаций параллельных и пересекающихся каналов говорит о ее сложности. Одновременно в сложной структуре кроется потенциальная возможность искажения информации. Эффективный обмен информацией возможен в случае, когда одна сторона передает информацию, а другая правильно ее воспринимает и обрабатывает.
1.2 . Каналы и средства организационных коммуникаций
Каналом передачи информации является средство физической передачи сообщения. От его качества зависят принятие и правильное понимание получаемой иформации.
Каналы передачи ифнормации делятся на технические и электронные средства связи; на речевой канал; на передачу письменных материалов.
К техническим средствам коммуникации относятся все специально созданные материально-вещественные элементы, которые применяются при функционировании системы коммуникации или же в самом процессе коммуникации. К примеру, это телеграф, телефон, компьютерные сети и т.д. Технические средства коммуникации реализуют коммуникацию между определенными адресатами, и дают возможность вести двухсторонюю связь одновременно или с некоторым разногласием во времени. Электронная почта позволяют сотрудникам направлять письменные сообщения любому члену компании. В результате, это уменьшает неиссякаемый поток телефонных разговоров.
Выбирая канал следует учесть его совместимость с символами, которые он использует для кодирования информации. Это поможет избежать искажения сообщения.
Руководитель в процессе своей работы обычно использует большое количество каналов передачи информации для подчиненных. В некоторых случаях это позволяет увеличить эффективность процесса коммуникации. Но также и могут возникнуть проблемы. Чтобы обмен информацией был эффективным, канал должен соответствовать идее, которая зародилась на первом этапе и быть совместимым с тимом символом, которые используются для кодирования.
Резюмируя все выше сказанное, можно сделать вывод, что эффективное применение коммуникаций зависит от профессионализма руководителя, структуры и характеристики самой компании, наличия устойчивых и межличностных отношений между ее членами, культуры подчиненных, положения компании во внешней среде, компетентности сотрудников.
Помимо описанных выше каналов, организационные коммуникации делятся на две группы:
1. Невербальные (неречевые) коммуникации – информация, которая передается без использования слов как средства кодирования. Такие коммуникации делятся:
- Специфика речи. Это могут быть зевание, характеристики голоса, смех, частота речи, засоренность речи, дикция, грамотность и т.д.
- Движения тела. Это могут быть движения глаз, жесты, выражения лица, позы, прикосновения.
- Время. Это могут быть культура времени, опоздания, соотношение статуса и времени, приход заранее, склонность заставлять ждать себя.
- Личные физические качества. Это могут быть запах тела, вес, строение тела, рост и т.д.
- Физическая среда. Это могут быть шум, дизайн помещения, декорации, дизайн мебели и иных объектов, опрятность и чистота, освещенность и т.д.
- Использование среды. Это могут быть способ ощущения и использование внешнего окружения, дистанционная близость в общении, манера помещения себя в среде, чувство «чужой» и «своей» территории и т.д.