Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия. (Теоретические аспекты эффективного контроля деятельности предприятия).pdf

8. Регулярность. Контроль должен носить постоянный характер.

9. Открытость. Контроль должен осуществлять официально уполномоченными на это должностными лицами.

10. Объективность. Контроль должен основываться на объективных количественных и качественных нормативах. Контроль не следует проводить из недоверия.

11. Гласность. Результаты контроля необходимо доводить до сведения подчиненных.

1.3. Система контроля деятельности предприятия.

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.

Существует 3 основных вида контроля, которые схожи друг с другом, т.к. имеют одну и ту же цель: способствовать тому, что фактически получаемые результаты были как можно ближе к запланированным.

Различаются эти виды контроля только временем их осуществления. (табл.1)

Таблица 1

Обратная связь – это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам. Контроль при помощи систем обратной связи не является изобретением теории управления организациями. Такие системы – одно из наиболее широко распространённых явлений природы.

Все системы обратной связи состоят из одних и тех же фундаментальных элементов и работают на одних и тех же принципах (рис1).

Рисунок 1

Итак, исходя из написанного, можно сказать следующее: контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа:

· выработка стандартов и критериев,

· сопоставление с ними реальных результатов

· принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Как говорилось, в связи с развитием общества и системы производства, появились новые функции. И сегодня к основным функциям прибавилась мотивация, стимулирование, гуманизация и корпоративность.

Чтобы своевременно располагать информацией об отклонениях, превышающих допустимый масштаб, необходим внутренний контроль. Необходимо уточнить, что внутренний контроль можно рассматривать с двух позиций. Так, понятие внутреннего контроля можно трактовать в широком смысле как систему (входящую в систему управления организацией), состоящую из ряда элементов. Внутренний контроль в достаточно узком смысле - один из этапов процесса управления.

Внутренний контроль организации - это осуществление субъектами организации, наделёнными соответствующими полномочиями, либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

1. определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);

2. сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, заданной извне либо основанной на рациональности;

3. оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, и степени их влияния на аспекты функционирования организации;

4. выявление причин данных отклонений.

Внутренний контроль организации обеспечивается её же силами, его выполняют сами исполнители: они следят за своей работой и её результатами, вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность. Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний - в разных системах.

Внешний контроль производится администрацией (например, вышестоящим руководством - президентом компании, вице-президентом и т.д.) или специальными сотрудниками - контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком, техническими инспекциями, санитарными и природоохранными организациями и т.п. на основе действующих законов и постановлений соответствующих органов власти). Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что, во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых, по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения, и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себя внимание начальства. В-четвертых, внешний контроль позволяет оценить деятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач.

Выводы по главе 1.

Таким образом, в заключении необходимо отметить что, управленческий контроль обладает большим количеством характеристик, которые необходимы для эффективности его проведения. Управленческий контроль очень широкое понятие, которое можно рассматривать в различных аспектах. Теоретические знания должны быть подкреплены знаниями практического ведения управленческого контроля на предприятиях.

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ НА ПРИМЕРЕ ООО «АРТ ПРОВАНС».

2.1. Система контроля, применяемая в организации.

В качестве примера контроля в организации привожу ООО «Арт Прованс». Данная организация занимается оптовой торговлей декора, сувениров в стиле Прованс. Существует с 2012 года.

Контрольная среда в ООО «Арт Прованс» состоит из следующих элементов:

- политика и методы управления;

- организационная структура предприятия;

- деятельность исполнительного органа;

- методы распределения функций управления;

- управленческие методы контроля, в том числе внутренний аудит;

- кадровая политика;

- внешние воздействия (например, проверка со стороны банковских органов).

ООО «Арт Прованс» имеет свою кадровую политику.

Компания подбирает себе кадры по следующим критериям: порядочны, инициативны, высокопрофессиональны, честны и привержены идеям компании. Компания считает главным критерием при работе с кадрами - справедливое отношение ко всем ее сотрудникам, независимо от их пола, социального статуса и родственных отношений.

Процедуры контроля на предприятии ООО «Арт Прованс» определяются компетентностью руководителей, менеджеров, специалистов и работников предприятия, разделением функциональных обязанностей, контролем доступа к активам, документам и осуществлением периодических сравнений учетных данных.

Эти составляющие системы внутреннего контроля во взаимосвязи должны обеспечивать предотвращение, выявление и исправление существенных ошибок и искажения учетной информации при подготовке бухгалтерской отчетности.

Руководство предприятия ООО «Арт Прованс», разрабатывая эффективную систему внутреннего контроля, учитывает самые различные обстоятельства, в том числе те обстоятельства, которые входят в задачу тех или иных подразделений.

Закупочной деятельности организации ООО «Арт Прованс» характерно наличие крупных партий товара и широкого ассортиментного перечня, что влияет на особенности внутреннего контроля. Контроль закупочной деятельности направлен на решение следующих задач:

1. Выполнение плана закупок во всех существенных условиях; своевременное внесения изменений в план закупок; анализ условий и факторов, вызвавших отклонения фактических показателей от плановых.

2. Контроль кредиторской задолженности: соблюдение порядка учета расчетов с поставщиками и условий погашения кредиторской задолженности, предотвращение неучтенной кредиторской задолженности, контроль ее уровня.

3. Выбор поставщика с оптимальными условиями закупки: цены, качества, сроков поставки.

4. Обеспечение достоверности учета поступления товаров в организацию, входного налога на добавленную стоимость по полученному товару.

5. Обеспечение возможности получения руководством полной и точной информации о состоянии выполнения плана закупок, оперативной информации о поступлении и наличии товара с использованием данных управленческого, финансового, бухгалтерского учета.

6. Соблюдение условий договоров с поставщиками, как со стороны организации, так и со стороны поставщиков; применение установленных штрафных санкций.

7. Соблюдение принципов и требований внутреннего контроля.

8. Обеспечение необходимых условий приемки товара на склад организации: место и условия складирования, контроль сохранности товарно-материальных ценностей.

Каждая формальная процедура контроля разрабатывается в соответствии с определенными условиями закупок, с учетом вида договора (договор закупки, договор комиссии и др.); типа поставщика (юридическое лицо, физическое лицо); вида закупки (самовывоз, доставка транспортом поставщика); порядка расчетов (предварительная оплата, последующая оплата, расчеты в порядке взаимопоставок и т.д.). Разработка процедуры контроля закупок товаров сводится к определению и документальному закреплению взаимосвязей между элементами организационной модели контроля.

2.2. Предложения по повышению эффективности контроля деятельности.

Контроль деятельности организации должен осуществляется посредством выявления отклонений между фактическими показателями и плановыми. Формирование плановых показателей деятельности организации – это основная функция бюджетного планирования. По определению, бюджет – это детализированный план деятельности организации, а контроль деятельности организации, по сути, представляет собой контроль исполнения бюджета.