Файл: Организация выставочно-ярмарочной деятельности (Теоретические аспекты организации выставочно-ярморочной деятельности).pdf

Ярмарки и выставки – одни из самых популярных культурных программ во многих странах мира, которые проводятся как внутри государства, так и на международном уровне. Спрос на такие мероприятия неуклонно растет, и только в общемировом каталоге фиксируется более 3,5 тысячи выставок, которые проходят на ежегодной основе. А что уж говорить о местных ярмарках и выставках, которые носят региональный характер и зафиксированы только в местных органах власти. Подсчитать точное количество проводимых мероприятий по всему миру фактически невозможно, но совершенно точно – их огромное количество.

В результате становится актуальным вопрос о целесообразности участия в таких мероприятиях, ведь информацию о перечне выпускаемых продуктах и производственных возможностях можно выслать постоянным клиентам по электронной почте. Отказ от участия в выставках – это серьезная ошибка, которая может существенно подорвать имидж компании, снизить узнаваемость бренда и негативно сказаться на желании клиентов продолжать сотрудничество. Дело в том, что не стоит скидывать со счетов имиджевую часть участия в отраслевых выставочных мероприятиях.

Целью данной работы является исследование особенностей организации выставочно-ярмарочной деятельности.

Объектом исследования является АО «Экспоцентр».

Предметом исследования является организация выставочно-ярмарочной деятельности.

Задачи исследования:

- определить сущность выставочно-ярмарочной деятельности;

- рассмотреть специфику организации выставочно-ярмарочной деятельности;

- дать характеристику АО «Экспоцентр»;

- дать оценку эффективности выставочно-ярмарочной деятельности.

Теоретической основой исследования послужили труды современных отечественных и зарубежных авторов по вопросам организации коммерческой деятельности, в том числе по вопросам участия компаний в выставках и ярмарках.

В качестве методов исследования использованы анализ литературы, обобщение, систематизация, наблюдение и другие методы.

Структура работы включает введение, две главы, заключение и список использованной литературы.

1. Теоретические аспекты организации выставочно-ярморочной деятельности

1.1. Сущность выставочно-ярморочной деятельности

Существует два основных направления экспозиционной деятельности компании: участие в ярмарках и выставках. Следует отметить, что по своей направленности эти события сильно отличаются. Ярмарка – это в первую очередь коммерческое мероприятие, играющее роль площадки для продвижения товаров, заключения контрактов и договоров, поиска новых партнеров и спонсоров. Выставка представляет собой площадку для презентации разработок и достижений научно-технического сообщества. Её основная цель – освещение инноваций в тех или иных сферах, их внедрение в производство, а также обмен опытом, знаниями и идеями. Вследствие данной деятельности специалисты повышают свой уровень, профессионализм, приобретают новые навыки^[1].

Сущность и цель выставок как элемента маркетинговых коммуникаций Выставочно-ярмарочная деятельность компании является элементом коммуникационной политики предприятия и играет значительную роль в формировании имиджа организации и ее продукции в глазах общественности. Участие в выставках или специализированных ярмарках дает компании возможность увеличить охват целевой аудитории и таким образом достичь поставленных целей в области коммуникаций^[2].

Выставка и ярмарка в современных условиях – тождественные понятия, имеющие схожие цели и принципы организации, поэтому далее в статье эти понятия иногда будут взаимозаменяться. Основным отличием выставки от ярмарки является то, что выставка предполагает обмен мнениями и опытом между организациями-участниками. В ряду множества коммуникационных активностей выставки и ярмарки занимают особое место, так как с их помощью компания может продемонстрировать продукцию напрямую потенциальным покупателям, установить с ними личные контакты и получить мгновенную обратную связь

Рассмотрим основные понятия выставочно-ярмарочной деятельности:

Торговая ярмарка (выставка) – временное, периодическое мероприятие, в рамках которого ряд организаций одной или нескольких отраслей представляет потенциальным потребителям образцы своей продукции.

Экспонент – организация, являющаяся участником выставки (ярмарки).

Экспонат – образец продукции, выставляемый экспонентом в рамках мероприятия^[3].

Главная задача такого рода мероприятий – дать возможность изготовителям с одной стороны и потребителям с другой вступить в коммерческие отношения, посредством которых регулируется спрос и предложение. Деятельность ярмарок базируется на изучение товарного рынка, на анализе потребностей потенциальных покупателей, определение оптимальной цены товара, в соответствии со спросом на него, регулирование товарооборота.

Участие в ярмарке может быть заочным, коллективный и аккредитация. Заочное участие основывается на размещении рекламной продукции с выгодными предложениями, а также демонстрацию видео- и аудиозаписей в коммерческо-информационном центре ярмарки. Коллективное участие подразумевает соединение фирм, которые связаны одним специализированным типом работы.

Аккредитация – это участие во всех мероприятиях, заключение сделок, но без права предоставления собственной продукции. Это потенциальные покупатели.

Каждый тип, в любом случае, подразумевает оплату регистрационного взноса, а потенциальные участники ярмарки должны уведомить об этом организаторов посредством заявки, которая должна быть отправлена не позднее, чем за две недели до открытия ярмарки. Стандартная продолжительность ярмарок – 4 дня, с периодичностью каждые 6 месяцев.

Миру известно огромное множество видов выставок, которые разделяются по функциям, целям, аудитории и возможностям. Возможности и функции выставки зависят от ее типологии, предназначения и ориентированности. Важную роль играет не только название, но и его тип. Для того чтобы мероприятие прошло успешно, следует изучить все нюансы организации и проведения выставок. бизнес конференция

Разделение типажа мероприятия происходит по следующим критериям:

- отраслевая принадлежность выставки,

- территориальный охват,

- цель^[4].

Следует подробнее разобрать каждую из них, ведь правильное определение вида выставки играет важную роль в ее успешности.

По отраслевой принадлежности выставки бывают отраслевые и межотраслевые.

Первый вариант предполагает проведения мероприятия, касающегося только одной области и строго определенной специализации. Участники таких выставок – специалисты одного профиля.

Межотраслевые – это мероприятия, которые задействуют множество различных и не связанных между собой областей. Такой вид выставки является самым популярным и собирает большее количество посетителей.

Территориальный охват имеет очень важное значение в определении целевой аудитории выставки. По данному признаку мероприятия бывают региональные, международные и национальные:

Региональные выставки проводятся на территории одной конкретной страны, могут задействоваться разные регионы, но в пределах одного государства.

Международные выставки предполагают огромное количество участников из стран, а список выставочных экспонатов стремится к бесконечности. Это могут быть и потребительская продукция, и новейшие технологии.

Национальные выставки обычно посвящаются определенным направлениям деятельности одной конкретной страны. Это может быть, к примеру, экономика.

Территориальная направленность зачастую и переопределяет дальнейшую типологию мероприятий. Ведь от месторасположения зависят интересы аудитории. Международные выставки обычно очень масштабны и собирают огромное количество заинтересованных людей со всего мира. выставка одежды^[5]

Целевая направленность отражает предназначение выставки. Цели бывают следующие: поддерживающие существующий имидж и пробные мероприятия. Первый вариант направлен, в основном, на уже имеющихся клиентов или целевую аудиторию. Здесь важен фирменный стиль и то, как все это выглядит в глазах потребителя. Пробные выставки направлены на потенциальных потребителей, для того чтобы заявить о себе. Особенной популярностью такой тип пользуется у компаний, имидж которых находится на стадии формирования. Выставка – отличная возможность закрепить и представить публике компанию или человека и его творчество.

Перечисленные категории – это еще далеко не полный список признаков, которые влияют на типологию выставок. Существует целый ряд вторичных выставок.

По целевому назначению такие мероприятия могут подразделяться на выставки-продажи, проще говоря, торговые выставки, и демонстрационные, задача которых, проинформировать потенциальных покупателей.

По времени проведения можно выделить регулярные и одноразовые мероприятия.

По доступности посещения – на платной основе и безвозмездные. Например, ювелирная выставка предполагает соответствующую категорию посетителей и поэтому вход на такие мероприятия платный^[6].

Самая важная категория, которая определяет фактически все остальные признаки – это тематика мероприятия. Итак, по данному принципу можно выделить следующие типы: творческие, художественные, технические, рекламные, научные, промышленные, торговые, образовательные. Каждый из типов имеет свои технологии проведения и общения с аудиторией. Например, книжная выставка - отличная возможность молодым авторам познакомиться со своими читателями.

Когда все вышеперечисленные категории установлены, остается только выбрать форму проведения мероприятия. Зачастую ограничения только в головах организаторов и все зависит от их фантазии, потому что насчитывается таких форм огромное количество. Самыми популярными видами проведения выставок являются следующие: показ, отчет, демонстрация, викторина, интерактивная и живая выставка, а также многое-многое другое.

Правильное соотношение тематики и формы проведения – залог успеха хорошей выставки. Организация таких мероприятий помогает ее посетителям получить всю нужную информацию о товаре или услуге фактически из первых уст.

В последнее время большой популярностью пользуется интерактивная форма проведения подобных мероприятий, так как это возможность для посетителей получить ответы на все интересующие вопросы, заявить о своих предложениях и проконсультироваться со специалистами. Большую популярность набирает такой вид, как выставка-продажа.

Основной целью выставок является установление контакта с потребителями и/или его закрепление путем заключения договора на поставку продукции. Продажа и продвижение продукции через выставочно-ярмарочную деятельность особенно актуально для новейших разработок в технологически сложных областях.

Выставочная торговля может быть классифицирована по нескольким признакам:

1. Продукт: специализированные (демонстрация и продажа определенного вида продукции) и универсальные (демонстрация и продажа различных видов продукции из различных отраслей) выставки;

2. Отрасль: отраслевые и межотраслевые (охват многоотраслевой продукции) выставки;

3. Масштаб: международные, российские, межрегиональные, зональные и местные выставки^[7].

Выставочная деятельность в Российской Федерации регулируется государством. Существует проект концепции развития выставочно-ярмарочной деятельности, целью которого является ее поддержка и содействие бизнесу в регионах и на мировых рынках. Для участия в выставке организации в первую очередь необходимо проанализировать ряд факторов, влияющих на эффективность данного мероприятия, и принять управленческое решение. Эти факторы включают:

1. Время и место проведения выставки;

2. Рейтинг выставки и актуальность для целевой аудитории;

3. Аудитория посетителей выставки и ее уровень деловой активности;

4. Условия участия в выставке.