Файл: Организация выставочно-ярмарочной деятельности (Теоретические аспекты организации выставочно-ярморочной деятельности).pdf

1.2. Организация выставочно-ярмарочной деятельности

Организация выставочно-ярмарочной деятельности предприятия зависит в первую очередь от того, в какой экспозиционной кампании он планирует участвовать.

Условно выставочно-ярмарочная деятельность разделяются на 5 видов:

1. Постоянные мероприятия;
2. Профессиональные экспозиции;
3. Оптовые события;  
4. Отечественные выставки;
5. Международные кампании.

В зависимости от того, в каком мероприятии планирует участвовать предприятие, будут меняться и возлагаемые на него цели. Они будут реализовываться с использованием разных методов и способов, и требовать особого подхода.

Для участия в том или ином мероприятии руководству компании необходимо оценить его целесообразность и эффективность. Для этого следует учесть текущую рыночную ситуацию и маркетинговые цели предприятия и его перспективы на этой площадке.

После того, как участие в мероприятии будет подтверждено, необходимо будет решить вопросы, связанные с некоторыми моментами:

• местом и датой проведения события, его величиной и потенциальным количеством посетителей;
• организаторами выставки, их опытом в проведении подобных мероприятий, их престижностью;
• целевой аудиторией, для которой проводиться выставка или ярмарка;
• финансовыми затратами, необходимыми для участия, а также источниками их последующей окупаемости^[8].

Все эти моменты необходимо учесть при составлении плана проведения и организации экспозиции компании. Это основной документ, в котором указываются проведенные оценки, задачи участия в мероприятии, персонал, специализация события и способы её реализации, а также предварительный анализ конкурентов-участников. Также следует определить перечень документов и разрешений для организации и проведения выставки. К примеру, в ЦВК «Экспоцентр» для монтажа эксклюзивного стенда понадобится получить разрешение, которое будет учитывать конструктивные особенности представленного проекта и технические возможности для его возведения на данной площадке.

Процесс организации выставочно-ярмарочной деятельности предприятия условно можно поделить на 6 стадий:

• формирование схемы необходимых операций;
• налаживание контактов с руководством выставки;
• определение последовательности мероприятий и событий, проходящих в рамках данного мероприятия;
• предварительная оценка расходов и необходимого персонала;
• изучение схемы выставки, выбор места для организации стенда компании;
• составление плана экспозиции и затрат на её возведение.

---

Участие предприятия в подобном мероприятии требует также наличия ответственных людей, которые будут контролировать выполнение необходимых операций и решать текущие вопросы. Следует определить, исходя из поставленных задач, кто из сотрудников будет выполнять ряд конкретных задач: работу со СМИ, реализацию рекламной кампании, подготовку продукции к выставке, предлагать посетителям раздаточные средства, организовывать работу и проводить тренинги работников стенда.

В процесс организации выставочно-ярмарочной деятельности компании входит также подготовка дизайн-проекта стенда и формирование его схемы. Это позволяет наиболее качественно оценить его удобство и рациональность. Кроме того, необходимо определить, насколько проект выставочной конструкции удовлетворяет её требования.

Такие крупные комплексы, как ЦВК «Экспоцентр», часто проводят и организуют выставки. Комплекс использует для проведения выставочно-ярмарочной деятельности наиболее современные и качественные технологии и материалы. Его сотрудники регулярно проводят мониторинг выполненных ранее заказов, оценивают эффективность тех или иных маркетинговых ходов и приемов. Именно поэтому «Экспоцентр» является одним из наиболее престижных и уважаемых выставочных центров не только в России, но и в мире^[9].

После принятия решения об участии в выставке компания определяет концепцию и объем участия. Концепция участия компании в выставке определяется на основании организационных целей и зависит от специфики выставочного мероприятия.

Вслед за разработкой концепции необходимо начать отбор и подготовку персонала для работы на мероприятии, разработать планы работы, рекламы и другой выставочной деятельности, определить размер необходимых выставочных услуг. Ключевую роль на этом этапе играет выбор и подготовка экспонатов для выставки^[10].

Участие в торговых выставках сопряжено со значительными расходами, часто непосильными для предприятия малого масштаба. Практика отмечает, что удачное место в выставочном зале будет сведено на нет его дешевым оформлением. Неприглядный стенд «похоронит» достопримечательные экспонаты, неудачный подбор персонала погубит успех участия в выставке^[11].

Осуществление указанных мероприятий позволит компании рассчитать объем необходимых материальных и денежных ресурсов для участия в выставке, с учетом выставочного взноса. Как правило, участие в выставке требует значительных финансовых затрат, которые включают в себя следующие статьи:

---

- монтаж и оснащение;

- транспортные издержки;

- арендная плата;

- коммуникации;

-персонал;

- прочие затраты^[12]

На рисунке ниже представлена обычная структура затрат компании на участие в выставочном мероприятии:

Рис. 1. Структура затрат компании на участие в выставочном мероприятии

После осуществления всех описанных действий компания может принимать участие в выставке, эффективно используя предоставленное пространство и время для общения с заинтересованными лицами и достижения с их помощью организационных целей^[13].

Таким образом, выставки-ярмарки интегрируют в себе комплекс коммуникационных каналов взаимодействия и потоков информации между субъектами коммуникаций, устроителями и посетителями.

2. Анализ выставочно-ярмарочной деятельности на примере АО «Экспоцентр»

2.1.Общая характеристика АО «Экспоцентр»

«Экспоцентр» – всемирно известная российская выставочно-конгрессная компания, ведущий организатор крупнейших международных отраслевых выставок в России, СНГ и Восточной Европе почти с 60-летним опытом работы.

Выставочные проекты «Экспоцентра» имеют поддержку федеральных органов исполнительной власти, национальных отраслевых ассоциаций, проводятся под патронатом Торгово-промышленной палаты Российской Федерации^[14].

В 1975 году «Экспоцентр» первым среди российских выставочных организаций стал членом Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI). 72-й Конгресс этой ведущей международной организации выставочников проходил в Москве под эгидой «Экспоцентра».

В 1991 году «Экспоцентр» стал инициатором создания и одним из учредителей Российского cоюза выставок и ярмарок (РСВЯ). Компания также является членом Гильдии выставочно-ярмарочных организаций Московской торгово-промышленной палаты^[15].

В последующие годы в связи с развитием конгрессной деятельности «Экспоцентр» вступил в Международную ассоциацию конгрессных центров (AIPC), Международную ассоциацию конгрессов и конференций (ICCA), Международную федерацию выставочного и конгрессного сервиса (IFES), Ассоциацию ведущих европейских выставочных центров (ЕМЕСА), Международную ассоциацию выставок и событийных мероприятий (IAEE).

---

«Экспоцентр» – организатор крупнейших в России, СНГ и Восточной Европе международных выставок. За свою почти 60-летнюю историю компания провела более 6 тыс. выставочных мероприятий.

АО «Экспоцентр» как выставочная площадка пользуется большой популярностью. Ежегодно в выставках, проводимых на территории данного выставочного комплекса принимают участие более 10000 компаний, не только из России, но и из-за рубежа. По итогам 2018 года в выставках АО «Экспоцентр принимали участия компании более, чем из 100 стран мира^[16]

Общая динамика количества проведенных выставок и ярмарок на территории АО «Экспоцентр» в 2014-2017 гг. представлена графически на рис. 2

Рис. 2. Динамика количества проведенных выставок и ярмарок на территории АО «Экспоцентр» в 2014-2017 гг.

Как показано на рис. 2, отмечается положительная динамика роста количества проводимых выставочных мероприятий на территории АО «Экспоцентр» 2014-2017 гг. Подобная картина свидетельствует о росте спроса на подобные мероприятия.

Программа «Экспоцентра» состоит из собственных выставок и гостевых смотров, которые проводятся на территории Центрального выставочного комплекса «Экспоцентр» другими российскими и зарубежными выставочными операторами^[17].

Рассмотрим более подробно каждое из направлений:

1. Собственные выставки

Большинству проектов «Экспоцентра» присвоен Знак Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI). Это такие смотры, как «Химия», «Здравоохранение», «Продэкспо», «Мебель», «Лесдревмаш», «Металлообработка», «Технофорум», «Агропродмаш», «Связь», «Электро», «Инлегмаш», «Мир стекла», «Навитех», «Нефтегаз», «Мир детства», «Обувь. Мир кожи», «Реклама», «Фотоника. Мир лазеров и оптики», «Интерлакокраска», «CJF – Детская мода», «Здоровый образ жизни», «Шины, РТИ и каучуки», «5pEXPO».

2. Гостевые смотры

Устроителями гостевых выставок, проходящих в ЦВК «Экспоцентр», выступают ведущие выставочные компании мира: Messe Düsseldorf GmbH (Германия), Bologna Fiere S.p.A. (Италия), Messe Frankfurt GmbH (Германия), Turkel Fair Org.(Turkey), российские выставочные компании и ассоциации: «Евроэкспо», «Мессе Дюссельдорф Москва», Ассоциация «Народные художественные промыслы», «Мессе Франкфурт РУС», «АйТиИМФ Экспо», «Мир-Экспо», «EMTG», Союз московских архитекторов, Союз архитекторов России и др. Среди наиболее известных гостевых выставок – MIMS Automechanika Moscow, «СРМ. Премьера моды в Москве», «Интерпластика», «Упаковка», «Металлургия-Литмаш», Interlight Moscow Powered by Light + Building, Modern Bakery Moscow, «Композит-Экспо/Полиуретанэкс», BUYBRAND Expo, Build School.

---

В ЦВК «Экспоцентр» регулярно проводятся национальные выставки. Среди стран, активно демонстрирующих в последние годы свои достижения, – Германия, Италия, Китай, Индия^[18].

3. Организация зарубежных экспозиций

«Экспоцентр» – организатор участия российских фирм в выставках и ярмарках за рубежом. В том числе в Парижском мебельном салоне, международных выставках и ярмарках в городах Дубай (ОАЭ), Салоники (Греция), Измир (Турция), Международной ярмарке высоких технологий в Сан-Паулу (Бразилия), Международной специализированной медицинской выставке в Дюссельдорфе (Германия), Международной машиностроительной выставке в Брно (Чехия), выставке ITF в Пловдиве (Болгария), Международной торговой ярмарке FIA в Лиссабоне (Португалия), Международной торговой ярмарке и конгрессе Laser. World of Photonics в Мюнхене (Германия). «Экспоцентр» – устроитель российских коллективных экспозиций на выставках, проходивших в Венгрии, Египте, Индии, Республике Корея, Панаме, Польше, Сирии, Хорватии, Чехии и других странах^[19]. «Экспоцентр» неоднократно выступал организатором российской коллективной экспозиции в Гаване (Куба) на многоотраслевой международной выставке-ярмарке FIHAV, на Китайской выставке-ярмарке международной торговли и инвестиций, Международной выставке химической промышленности ICIF CHINA, Международной сельскохозяйственной выставке (Китай), Международной выставке-ярмарке программного обеспечения и информационных услуг (Китай). Также «Экспоцентр» организует участие российских предприятий в международной выставке товаров для детей и подростков KIND + JUGEND 2017 (Кельн, Германия), международной выставке информационных технологий стран Персидского залива GITEX 2017 (Дубай, ОАЭ), 73-й международной ярмарке подарков и декоративных изделий Intergift 2017 (Мадрид, Испания).

Удобное расположение «Экспоцентра» дает возможность всем его посетителям совместить насыщенное деловое общение с интересным проведением досуга. Выставочный комплекс находится в шаговой доступности от делового центра «Москва-Сити», Центра международной торговли, Дома Правительства РФ, Правительства Москвы, МИД России, в непосредственной близости от исторического и культурного центра столицы, ее достопримечательностей. К услугам гостей комплекса – широкий выбор гостиниц разных ценовых категорий, в том числе: «Crowne Plaza Moscow – World Trade Centre», «Radisson Slavyanskaya Hotel and Business Centre», «Novotel Москва Сити», «Москва Мариотт Новый Арбат», «Рэдиссон Ройал Москва», «Лотте отель Москва», «Золотое Кольцо»^[20].

---