Файл: Особенности коммуникаций в организации (Теоретические аспекты коммуникаций в организации ).pdf

Для сотрудников группы компаний "ЛУКОЙЛ" проводятся специальные тренинги, семинары, встречи и конференции. Благодаря этому сотрудники имеют возможность получить новые знания, пообщаться с коллегами из других городов и обменяться профессиональным опытом, а также организовать интенсивный информационный обмен между подразделениями группы компаний. Все вышеперечисленное позволяет координировать планы и графики поставок сырья, материалов и полуфабрикатов, их переработки и доставки конечной продукции потребителю.

Наиболее важным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненными. Эти отношения составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненными имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Сотрудники компании являются основой потенциала ОАО "ЛУКОЙЛ". На сегодняшний день персонал насчитывает около 150 тыс. специалистов, ведущих деятельность в более чем 60 регионах России и 30 странах мира на четырех континентах. Учитывая то, что именно профессионализм работников и удовлетворение трудом положены в основу процветания, в компании существует политика управления персоналом. Главная задача политики управления персоналом заключается в создании такой системы управления кадрами, при которой ОАО "ЛУКОЙЛ" имело бы стабильный статус "предпочтительного работодателя" на рынке труда.

Коммуникации в данной компании осуществляются как формально, так и неформально.

Формальные коммуникации также имеют важное значение в деятельности ОАО "ЛУКОЙЛ". Они отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций.

Такие коммуникации существуют в виде письменного сообщения на бумажных, электронных носителях, с помощью факса и телефона. К ним относятся: инструкции, приказы, поощрения, санкции, распоряжения, доски объявлений, на которых размещается оперативная информация, поздравления с праздниками, вывешиваются фото лучших сотрудников.

Данные коммуникации имеют определенные преимущества, так как могут быть сохранены как записи и источники ссылок; они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда экономят и время и деньги. Такие коммуникации используются для осуществления огромного объема бумажной работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных схем и правил, составления уставов группы компаний ОАО "ЛУКОЙЛ" и других юридических документов, для публикации бюллетеней, меморандумов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей. Такие коммуникации сохраняют документы в юридических целях.

Неформальные коммуникации возникают в процессе общения работников ОАО "ЛУКОЙЛ" по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Данные коммуникации, не зафиксированы ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Они играют важную роль в деятельности сотрудников, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Сотрудники общаются друг с другом посредством ICQ, а так же непосредственно беседуя. Такие коммуникации способствуют быстрому и полному обмену информации. Сюда относятся инструкции, поздравления, деловое общение, поощрения, выговоры, а также слухи. Но они никак усложняют работу данной организации, не искажают информацию, полученную от аппарата управления.

3. Проблемы и рекомендации по совершенствованию коммуникаций в организации

3.1. Проблемы коммуникаций в организации

Причины снижения эффективности коммуникаций. Наличие налаженных коммуникаций в организациях способствует решению многих критических организационных проблем, в частности, позволяет: координировать деятельность отдельных структурных подразделений в организации относительно общей цели, обеспечивать стабильные отношения с внешними среды, чтобы обеспечить организационные подразделения необходимой рабочей информацией и целевыми инструкциями и многое другое.

Однако создание сетей связи, формирование устойчивых каналов связи связано с рядом трудностей. Эти трудности связаны как с дефектами каналов информации, так и с проблемами при кодировании или декодировании полученных сообщений. Они могут прийти как от получателя, так и от коммуникатора^[12].

Все проблемы, связанные с созданием эффективных коммуникаций, можно разделить на две основные группы:

1) проблемы с точки зрения структурных коммуникаций и 2) проблемы, возникающие при межличностном общении.

Проблемы с точки зрения структурных коммуникаций. Основной проблемой связи между элементами организационной структуры можно считать неопределенность во взаимоотношениях между отдельными структурными подразделениями организации. В этом случае приказы и распоряжения руководящего органа могут не соответствовать ситуации, не быть понятыми подчиненным, дублироваться, новое сообщение может противоречить ранее отправленному. Кроме того, в случае неопределенности горизонтальные коммуникации между отдельными подразделениями или членами организации становятся ненадежными, информация передается беспорядочно, что может вызвать информационный голод или, наоборот, избыток противоречивой информации. В условиях неопределенности могут возрасти следующие типы барьеров для коммуникационных процессов.

1. Искажение сообщений - это явление, при котором информация поступает в организационные подразделения организации, что не соответствует реальной ситуации, что приводит к значительному замедлению темпов работы в организации. Так, Г. Питерс и Р. Уотерман считают, что принятие решения и его реализация должны начинаться одновременно. Понимание того, как выполнять работу, так же важно, как и решение, что делать.

По этому принципу многие успехи были достигнуты в разных фирмах. Искажение информации не допускает немедленной реализации решений, поскольку это решение основано на неправильных альтернативах. В связи с этим мы должны вернуться к этой ситуации, повторить сообщение. Искажение информации приводит к неправильной постановке целей, что сразу же влияет на все остальные компоненты организации. Все искажения в организационных коммуникациях можно разделить на три группы:

1) непреднамеренные искажения, возникающие из-за недостатка информации, неоднозначности ситуации или трудностей в межличностных контактах;

2) сознательные искажения, представляющие большую опасность для принятия решений и постановки целей в организации, поскольку в этом случае промежуточное звено в цепочке коммуникаций не соответствует содержанию сообщения (например, не соответствует порядку высшего авторитета) и стремится изменить характер своего воздействия;

3) фильтрация информации в сообщении, в которой информация, которая не нужна на данный момент, обрезается, остается только суть. Эта необходимая операция в процессе коммуникации может привести к потере информации, что может привести к пагубным упрощениям, которые не могут способствовать принятию эффективных управленческих решений. Вредный эффект фильтрации может наблюдаться, когда высшее руководство стремится предоставлять только положительную информацию, не обращая внимания на наиболее острые существующие проблемы, существует страх наказания, существует бесполезность информации из-за ее неправильной оценки^[13].

2. Информационные перегрузки наблюдаются в тех случаях, когда члены организации не могут эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и вынуждены отсеивать определенную ее часть, наименее важную, по их мнению. Однако эта часть информации может быть необходимой для обеспечения нормального функционирования организации. Особенно часто информационная перегрузка наблюдается среди менеджеров, которые закрываются для решения многих (и даже самых маленьких) вопросов, связанных с управлением деятельностью организационных подразделений. Отсутствие четких фильтров и «охранников» не позволяет менеджеру эффективно использовать наиболее важную часть поступающей к нему информации.

3. Недостатки в организационной структуре оказывают существенное негативное влияние на функционирование сетей связи. Наиболее распространенным из этих недостатков следует считать неудачную конфигурацию, в которой имеется большое количество уровней управления. В этом случае информация будет потеряна или искажена при переходе с уровня на уровень. Это особенно верно для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к менеджерам).

Другим важным недостатком, связанным со структурой организации, можно считать отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями. Например, это может произойти, когда руководство организации разрешает только вертикальные коммуникации, а коммуникации между подразделениями одного уровня считаются незначительными и ненужными. Это явление чаще всего наблюдается в сильно централизованных и формализованных линейных структурах.

И, наконец, существенным недостатком является наличие конфликтов в организации между отдельными группами и подразделениями. Очень часто эти конфликты встраиваются в структуру организации. Подразделения или отдельные лидеры, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только помочь разорвать коммуникационные связи внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения своих собственных целей. Например, когда организация, производящая два типа продуктов или услуг, не предусматривает совместного использования ресурсов, что эквивалентно вкладу каждого из этих двух подразделений, между ними возникает конфликт, когда каждый из участников использует коммуникационные каналы организации для сокращения роль другого и поднять свою.

4. Высокая степень пространственной дифференциации создает препятствия по отношению к определенным коммуникационным канатам из-за удаленности отдельных структурных подразделений организации друг от друга. Это касается, в частности, каналов контроля и обратной связи, а также тех каналов, которые связаны с передачей печатной информации (документов, научной или технической литературы и т. д.).

Действительно, используя радио- или телефонную связь с удаленными объектами, иногда бывает трудно передавать большой объем информации или следить за выполнением заказов, не говоря уже о способности подчиненных общаться с удаленным центральным органом управления. В результате такого положения дел может возникнуть взаимное недоверие между членами организации, и эффективность взаимодействия снизится^[14].

3.2. Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации

Следующие принципы полезны для организации эффективной коммуникации, поскольку они сосредоточены на четырех важнейших областях: качество сообщений, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ неформальной организации.

Принцип наглядности. Хотя общение часто рассматривается как просто сообщение, чтобы иметь какую-то ценность, оно должно пройти тест в соответствии с принципом ясности: сообщение ясно, если оно выражено на таком языке и передано таким образом, чтобы быть понятым получателем.

Принцип целостности. Управленческие сообщения являются скорее средством, чем конечной целью. Принцип целостности заключается в следующем: цель управленческих сообщений заключается в содействии установлению взаимопонимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

Принцип стратегического использования информационных организаций.

Природа этого ключевого принципа такова: наиболее эффективная коммуникация происходит, когда менеджеры используют неформальную организацию в дополнение к формальной организационной коммуникации.

Я постараюсь рассмотреть пути улучшения процесса общения с точки зрения межличностных (неформальных) и организационных (формальных) коммуникаций. Эти типы коммуникаций сильно отличаются друг от друга, и поэтому способы их улучшения также различны.