Файл: Особенности коммуникаций в организации (Теоретические аспекты коммуникаций в организации ).pdf

Введение

Актуальность исследования. Коммуникации играют огромную роль в системе предпринимательской деятельности и представляют собой одну из самых сложных проблем управления. Они являются основным звеном всех отделов и филиалов организации. Коммуникация занимает почти все время у руководителя, и именно от ее способности правильно устанавливать межличностные отношения, правильно распределять информационные роли, связанные с принятием решений, зависит способность организации реализовать все поставленные цели.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и передает решения, принятые сотрудникам организации. Если коммуникации плохо установлены, решения могут оказаться ошибочными, люди могут неправильно понять, чего от них хочет руководство, или, наконец, могут пострадать межличностные отношения. Эффективность коммуникаций часто определяется качеством решений и тем, как они на самом деле выполняются.

Во многом эффективность общения зависит от психологической атмосферы в коллективе, а это, в свою очередь, зависит от навыков руководителя. Исследования показывают, что в организациях, где существует свобода слова, инициатива поощряется и проводятся коллективные встречи, создается атмосфера более легкой работы, которая не обременена ненужными конфликтами. Напротив, более жесткое руководство влечет за собой текучесть кадров, низкую производительность и неблагоприятную ситуацию в коллективе.

Цель данной работы – рассмотреть особенности коммуникаций на примере организации ОАО «Лукойл».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть теоретические аспекты коммуникаций в организации.

2. Провести анализ коммуникаций на примере организации ОАО «Лукойл».

3. Выявить проблемы и рекомендации по совершенствованию коммуникаций в организации.

Объектом исследования является анализ коммуникаций в организации.

Предметом исследования являются коммуникации в организации, а также проблемы, связанные с ними.

Данная работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.

1. Теоретические аспекты коммуникаций в организации

1.1. Понятие коммуникации и ее роль в организации

Рыночная экономика не может существовать без развитой информационной инфраструктуры и информатизации бизнеса. В то же время такие факторы, как информация и коммуникация, играют важную роль. Управленческая деятельность основана на определенной информации, она может отображаться в виде интегрированной системы информационных взаимодействий персонала компании.

Сущность управленческой информации заключается в предоставлении интегрированной системы отчетности, которая предоставляет каждому уровню управления «необходимую» информацию в «правильное» время.

Сегодня информация считается одним из важнейших ресурсов развития общества, наряду с материальными, энергетическими и человеческими.

Информация как совокупность необходимой информации и данных для успешного анализа, контроля, принятия и организации реализации управленческих решений является неотъемлемой частью эффективного управления организационно-экономическими процессами в целом и предпринимательской деятельностью в частности.

Управленческая работа в основном интеллектуальная. Чтобы организация работала четко, руководитель должен сделать ряд правильных решений из ряда альтернативных вариантов. Выбор одной из альтернатив является решением. Поэтому принятие решений - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать, контролировать (функции управления).

Эффективность руководителя зависит от его способности работать с людьми и от того, как он работает с информацией. Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже понимания масштабов проблемы является наличие точной информации. Единственный способ получить такую ​​информацию - это общение. Общение определяется как способы общения между людьми.

Коммуникация - это процесс обмена информацией и значением между двумя или более людьми (то есть передача информации).

Сила и качество отношений между людьми (друзьями, членами семьи или коллегами) является отражением того, насколько ясны и честны их межличностные отношения.

Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она во многом зависит от качества связи и обеспечения эффективного функционирования. Если коммуникации не эффективны, люди не смогут договориться об общей цели, которая является необходимым условием функционирования организации.

Информация в процессе общения передается не только с целью принятия разумных решений, но и для того, чтобы они могли быть выполнены. Конечно, если руководство предоставляет подчиненным информацию для обоснования своих решений, это значительно увеличивает шансы на их успешную реализацию. Пока сотрудники не понимают, какое вознаграждение им предложит организация за качественную работу, они не могут хорошо работать для нее.

Связь также важна для функции управления. Менеджеры нуждаются в информации о том, что было достигнуто, для того, чтобы эти потоки были правильными или для достижения целей организации^[1].

Существует два основных канала управления информацией руководителей:

1) формализованная (согласно которой информация с достаточной степенью достоверности регламентируется по форме, содержанию и времени)

2) спонтанные (руководители получают множество различных сообщений, которые не поддаются контролю, не всегда объективно отражают реальное положение дел, телефонные звонки, устные запросы или ответы, служебные записки, информацию о многочисленных собраниях)^[2].

Наиболее важные принципы современных информационных систем включают в себя:

- принцип полноты информационного обеспечения руководителя;

- любая информационная система должна иметь возможность адаптироваться к стилю и методам, которые использует конкретный руководитель;

- математическая поддержка информационной системы должна обеспечивать возможность агрегирования информации по уровням управления и позволять руководителям высшего уровня использовать информацию более низкого уровня;

- информационные системы должны быть спроектированы таким образом, чтобы обеспечить максимальное удобство и возможности для прямых пользователей;

- принцип непосредственного участия менеджеров на всех уровнях иерархической структуры управления в создании информационной системы;

- принцип создания в любой ситуации информационной независимости руководителей на разных уровнях;

- принцип информационного равенства^[3].

Передача информации от одного человека к другому осуществляется с помощью жестов, языка, инструментов или в письменной форме (они называются средствами общения). Через средства связи информация передается лицам, принимающим решения, а решения - их исполнителям. Без коммуникаций не может быть организации, потому что без них невозможно обеспечить координацию действий людей.

Создание эффективных коммуникаций как внутри, так и за пределами организации достигается посредством хорошо организованного процесса коммуникации.

Коммуникационный процесс определяется как обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель этого процесса состоит в том, чтобы обеспечить понимание информации, которой обмениваются, то есть сообщения.

В процессе общения существует четыре основных элемента:

1) отправитель - лицо, которое генерирует идеи или собирает информацию и передает ее;

2) сообщение - информация, закодированная символами;

3) канал - средство передачи информации;

4) получатель - лицо, которому назначена информация и который ее интерпретирует.

Во время обмена информацией задача отправителя и получателя состоит в том, чтобы составить сообщение и использовать канал связи для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и поддержали первоначальную идею^[4].

1.2. Этапы и виды процесса коммуникации

Различают следующие этапы процесса общения:

- происхождение идеи;

- кодирование и выбор канала;

- передача;

- декодирование.

Рассмотрим эти этапы более подробно.

1. Первый этап общения начинается с формирования идей или отбора информации. Отправитель решает, будет ли обменяться идеей или сообщением. К сожалению, на этом этапе большинство попыток обмена информацией сводятся на нет, поскольку отправитель не тратит достаточно времени на обдумывание идеи.

2. На втором - отправитель должен закодировать идею в сообщение, используя символы; выберите канал, который совместим с типом символов, используемых для кодирования. К известным каналам относятся: передача речи, письменные материалы, электронные коммуникации (компьютерные сети, электронная почта, видеокассеты и т. д.).

3. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю.

4. На четвертом - получатель декодирует сообщение. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Обмен информацией считается эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, выполнил действия, которые ожидал от него отправитель^[5].

Важную роль в общении играет обратная связь. При наличии такой связи отправитель и получатель обмениваются коммуникационными ролями. Обратная связь необходима, чтобы выяснить, в какой степени сообщение было воспринято и понято. Менеджер, который не настраивается на получение информации, но обнаруживает, что эффективность его управленческих действий резко снизилась.

В коммуникациях есть шум, который может изменить содержание информации.

Шум - это любой дополнительный сигнал, не предоставляемый источником информации, он создает ошибки при передаче - это дословные ошибки, опечатки, компьютерные ошибки, неправильное толкование слов и т. д.

В устной речи источником информации является мозг, передатчик - голосовые связки, канал связи - воздух, получатель - ухо слушателя, пользователь - его мозг. Шум - это побочные звуки, которые препятствуют восприятию сообщения. Определенные шумы всегда есть, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение его содержания. Высокие уровни шума приводят к заметной потере контента и могут полностью блокировать попытки наладить обмен информацией^[6].

Обмен информацией охватывает различные части организации.

Обсуждая обмен информацией в организации, они обычно думают о людях, которые говорят лично или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и пишут заметки, письма и отчеты.

Эффективная коммуникация внутри группы управления важна, потому что именно внутри этой группы существует много связей - компонентов канала связи между руководителем и подчиненным.

Исследования показывают, что искажение информации при ее передаче от высшего руководства к подчиненым составляет 70%.

Важно, чтобы каждый член коллектива управления всегда был в курсе происходящих событий. Большинство руководителей обычно не реагируют на атмосферу секретности, если они скрывают от них некоторую информацию (они думают, что если они не хотят говорить обо всем, что происходит, то зачем им с ними сотрудничать).

Хотя эти случаи составляют основную часть коммуникаций в организациях, они являются сложным процессом.

Организации используют различные средства связи с компонентами своей внешней среды. Они общаются с существующими и потенциальными потребителями посредством рекламы и других программ продвижения продукции. В области связей с общественностью основное внимание уделяется созданию определенного имиджа организации на местном, национальном или международном уровне.

Организации должны соблюдать правительственные постановления и заполнять обширные письменные отчеты по этому вопросу. В своих годовых отчетах любая компания сообщает информацию о финансах и маркетинге, а также предоставляет информацию о ее местонахождении, возможностях карьерного роста, льготах и ​​т. д.