Файл: РАЗРАБОТКА ЭФФЕКТИВНОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ: ОЦЕНКА ВНЕШНИХ И ВНУТРЕННИХ ФОРМ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Понятие организационных коммуникаций появилось уже достаточно давно. Но российский опыт их применения не так уж велик, поскольку активно они стали применяться только с начала 90-х годов 20 века в связи с переходом российской экономики на рыночные рельсы. Но и за эти годы накоплен большой практический опыт, появились оригинальные отечественные разработки, научные работы, обобщающие опыт использования.

Но не только в России, но и во всем мире организационные коммуникации испытывают значительные изменения в методах и подходах. И связано это, прежде всего, с внедрением современных исследований в области теории менеджмента и маркетинга.

Общепризнано, что коммуникации имею огромное значение для успешного ведения бизнеса. По данным исследований, менеджеры о 50 до 80% рабочего времени проводят в общении с другими людьми.

Целью данной работы является исследование применения и оценки традиционных методов организационных коммуникаций, рассмотренных в Главе 1, в деятельности конкретного предприятия.

Предметом исследования являются предпринимателя, применяемые в современной деятельности предприятий.

Объектом исследований является применение системы организационных коммуникаций в деятельности конкретной компании ЗАО "Центр независимой оценки".

В качестве метода исследований использован аналитический метод, который применялся для анализа научных и теоретических работ в области маркетинговых коммуникаций, а также для исследования опыта применения инструментов маркетинговых коммуникаций в деятельности конкретной компании.

Базовые понятия организации коммуникаций

Организационные коммуникации необходимо рассматривать с позиций общей теории коммуникаций, потому что менеджмент и маркетинг есть всего лишь одна из составных частей теории коммуникаций или форма человеческой коммуникации.

Теория коммуникаций — это наука (комплекс наук), которая рассматривает наиболее общие закономерности формирования и функционирования человеческих коммуникаций.

В настоящее время известны, по крайней мере, три основных, наиболее распространенных подхода к пониманию категории "коммуникация":

1) коммуникация - это средство связи между любыми объектами окружающего мира (например, связь, транспорт, водопровод ит.д);

---

2) коммуникация - это общение, то есть передача информации от человека к человеку;

3) коммуникация - это обмен информацией в обществе с целью воздействовать на него.

Сущностью второго и третьего подходов к пониманию категории "коммуникация" является передача в рамках человеческого общества знаний, чувств, волевых импульсов, имеющих смысловую природу.

Они отличаются друг от друга только характером обмена информацией: межличностным или массовым. Эти два типа социальных коммуникаций, в отличие от транспортных или энергетических, являются смысловыми.

Термин "коммуникация" происходит от латинского сommunico —делаю общим, связываю, общаюсь. Соответственно сommunicatio — путь сообщения или передача информации от человека к человеку путем общения.

Коммуникация — социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного и массового общения по разным каналам при помощи различных коммуникативных средств.

Коммуникации представляют собой плановые долгосрочные действия по установлению и поддержанию доброжелательности и взаимопонимания между предприятием и его окружением.

Хорошо отлаженные коммуникационные (прямые и обратные) связи фирмы-производителя (равно как и других субъектов рыночной деятельности) являются непременным условием ее нормального функционирования в качестве хозяйственной единицы, одной из решающих предпосылок ее успешной рыночной деятельности.

Значимость коммуникации в современных условиях устойчиво возрастает вследствие все большей насыщенности рынков товарами, все большего разнообразия потребностей потребителей, форм и методов конкуренции, все более совершенных средств сбора, хранения, обработки, передачи информации и целого ряда других факторов.

Без коммуникации практически невозможны какие-либо формы деловых отношений, особенно в условиях современной интеграции бизнеса.

Процесс коммуникации имеет начальную, промежуточную и конечную стадии; определяется коммуникационными задачами его участников; включает в себя ряд обусловленных взаимосвязанных элементов и представляется в следующей модели. ^[1]

Рисунок 1. Коммуникативная модель.

Важной деталью данной схемы является то, что существует обратная связь между предприятием, передающим информацию и целевой аудиторией.

Коммуникация выделилась в самостоятельный объект исследования социальных наук в связи с развитием технических средств передачи информации, в первую очередь, радио, в 20-х гг. ХХ века. Развитию теории коммуникации способствовало становление кибернетики, информатики, семиотики, которые термином коммуникация обозначают технические каналы и средства связи. Связь рассматривается как многокомпонентная, составленная из элементов система.

---

В научной литературе термин коммуникация появился в начале ХХ века. На сегодня этот термин в социальной практике имеет в основном три интерпретации: средство информации; передача информации; воздействие информации. Во всех случаях термин коммуникация следует рассматривать как синоним слову связь.

Коммуникативное знание носит междисциплинарный характер. Коммуникация является объектом социогуманитарных, естественнонаучных и научно-технических дисциплин. Теория коммуникации как междисциплинарная наука рассматривает лингвистические, когнитивные и логико-философские аспекты коммуникации.

Коммуникация представляет собой процесс обмена информацией между общающимися сторонами. С начала 70-х гг. ХХ в. отмечается, что этот процесс нельзя переносить на методы общей теории информации, ориентированной прежде всего на техническую связь. Коммуникативное влияние как результат обмена информацией проявляется лишь тогда, когда адресант, направляющий информацию, и адресат, принимающий ее, обладают единой или сходной, согласованной системой кодирования и декодирования сообщений. Главная функция коммуникации – передавать информацию.

Предметом теории коммуникации является всеобщее в природных, социальных и технических системах обмена информацией. Данная теория рассматривает универсальную модель коммуникативного процесса, определяет его составляющие, выявляет общие закономерности коммуникативных процессов в различных областях действительности. Изучает особенности общения, взаимодействия, воздействия и влияния оценочного фактора, характерного для данной сферы знаний.

Объектом лингвистической теории коммуникации выступают различные виды коммуникации. Субъектом выступает человек говорящий.

Актуальной остается проблема соотношения понятий коммуникация и общение. Часто они рассматриваются как близкие по смыслу. Общим является их соотнесенность с процессами передачи информации, обмена и связь с языком как средством передачи информации. В этом случае общим понятием становится коммуникация, а более узким, обозначающим информационный обмен в обществе на вербальном уровне, – общение. Общение представляет собой процесс, имеющий ярко выраженный информационный характер.

Отличительные признаки коммуникации и общения обусловлены тем, что разные науки акцентируют в объеме содержания этих понятий различные аспекты. За общением, в частности, закреплена характеристика межличностного взаимодействия людей в различных сферах их познавательно-трудовой и творческой деятельности при помощи языка. В коммуникации главным является информационный обмен в обществе по разным каналам при помощи различных коммуникативных средств как в межличностном, так и в массовом общении.

---

Таким образом, общение – социальное взаимодействие индивидов или социальных групп посредством знаковых систем в целях передачи общественного опыта, культурного наследия и организации совместной деятельности.

Выделяются виды общения: диалогическое, дистанционное, контактное, конфликтное, кооперативное, межличностное, монологическое, непосредственное, опосредованное, речевое, письменное, устное, социально-ориентированное.

Различают вербальную (имеет устную и письменную формы) и невербальную формы коммуникации. Виды коммуникации определяются по ряду признаков.

1. Условия коммуникации:

– прямая (непосредственная) коммуникация с обратной связью (диалог) или с отсроченной обратной связью (например, письменное распоряжение, сообщение по радио);

– опосредованная коммуникация (например, выступление на телевидении, в СМИ).

2. Количество участников:

– монолог;

– диалог;

– полилог.

3. Цель коммуникации:

– информирование;

– убеждение (включая побуждение, объяснение и т. д., вплоть до дестабилизации через угрозу или агрессию);

– развлечение.

4. Характер ситуации:

– деловая коммуникация (доклад, лекция, дискуссия);

– публичная коммуникация (СМИ, митинг, собрание);

– бытовая коммуникация (болтовня, светские разговоры, чат как вид письменной коммуникации и т. д.).

Организационные коммуникации принято делить на внешние и внутренние.

Внешние (маркетинговые) коммуникации — создание и поддержание постоянных связей предприятия (компании) с рынком с целью стимулирования продаж и формирования имиджа.

Внутренние коммуникации происходят внутри организации: между работниками, между подразделениями. Коммуникации могут формальными и неформальными.

• 1. Внутренние коммуникации предприятия.

Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.

Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".

---

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80—99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.

Вертикальные коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменивши.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получившие название кружков качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Наиболее очевидным компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

---