Файл: РАЗРАБОТКА ЭФФЕКТИВНОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ: ОЦЕНКА ВНЕШНИХ И ВНУТРЕННИХ ФОРМ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ..pdf

Вот образец повестки совещания по внедрению.

1. Совещание должно начинаться вовремя.
2. Председателю следует открыть совещание следующим образом:

- представить участников, если среди них есть незнакомые люди. При этом необходимо указать имя человека и его роль в компании.

- сообщить правила проведения совещания: регламент, план работы.

1. Дать разъяснение относительно некоего принятого решения, включая вопросы кто, что, когда и как.

- собрать все вопросы в отношении решения;

- дать ответы на эти вопросы.

1. Провести контроль за исполнением поручений предыдущего совещания
2. Объявить дату, время и место проведения следующего совещания, если такая необходимость возникла.
3. Председатель берет заключительное слово и закрывает совещание.

Совещания по решению проблем являются более сложной задачей для их участников. Эффективность во многом зависит от соблюдениями определенных правил. Эти правила также были детально рассмотрены в методологии Адизеса. Приведем некоторые из них.

Перед участниками совещаний нужно ставить четко определенные задачи и собирать именно тех людей, чьими совместными усилиями возможно последующее практическое осуществление принятых решений. Поставленная задача должна четко отвечать на вопросы «что?», «как?», «когда?», «кто?».

Что должно быть достигнуто? К чему мы стремимся и чего избегаем? Ограничение весьма важно и часто упускается при формулировке задачи. Например, должно быть указано, что решение не должно превышать определенный бюджет.

Как будет проводиться совещание? Проводится ли очно или с использованием коммуникаций?

Когда именно задача должна быть выполнена? Четкие сроки – важнейший элемент принятия решений. Отсутствие сроков приводит к несогласованным действиям участников и срыву общего графика.

Кто должен присутствовать на совещании? В совещании должны принимать участие все те люди, чьи действия необходимы для последующего осуществления принятого решения. К таким людям относятся:

- человек, наделенный определенными полномочиями для осуществления достигнутых на совещании решений. Обычно этот человек является членом руководящей команды. Поскольку полномочия влекут за собой обязательства, то именно этот человек и должен нести ответственность за исход решаемой задачи.

- люди, обладающие определенной властью в организации. Своим участием они показывают уровень поддержки принятых решений и гарантируют взаимодействие различных подразделений в решении задачи.

---

- люди, обладающие необходимыми компетенциями и знаниями предмета. Это могут быть непосредственные специалисты по данному вопросу или косвенные, например, юристы, которые могут дать правовой анализ принимаемых решений.

Важную роль в проведении совещаний имеет регламент. Вот некоторые правила соблюдения оптимального регламента.

1. Заседание необходимо вовремя начинать и вовремя заканчивать.
2. Никто не должен покидать аудиторию до завершения заседания. Если предполагается длительное заседание, необходимо предусмот реть перерывы.
3. Во время заседания не разрешаются телефонные звонки, обмен электронными письмами и СМС. Все эти потребности должны осуществляться в перерывах.
4. Ни секретари, ни кто либо другой не должны прерывать совещание.
5. Необходимо записывать все обсуждаемые вопросы на доске или через проектор, чтобы каждый мог их видеть.
6. Все необходимые приготовления должны быть проведены до начала заседания. Раздаточный материал должен быть роздан заранее, а не в ходе совещания, люди должны с ним ознакомиться до начала совещания.

Понимание различия между совещаниями по решению проблем и совещаниями по внедрению позволит более эффективно решать задачи организационных коммуникаций в компании. Правильная организация совещаний позволяет создать в коллективе дух коллективизма, организует движение «снизу – вверх», исключит авторитарные методы руководства, что в конечном итоге, сделает компанию более конкурентоспособной и позволит удерживать свои позиции на рынке.

• 1. Внешние коммуникации предприятия

Цели внешних организационных коммуникаций вытекают из целей маркетинга и могут быть сформулированы следующим образом:

• проинформировать перспективных потребителей о своем продукте, услугах, условиях продажи и т. д.;

• убедить покупателя отдать предпочтение именно этим товарам и маркам, сделать покупки в определенных магазинах, обеспечить узнаваемость своего товара и т. д.;

• заставить покупателя действовать, т. е. купить то, что рынок предлагает в данный момент, а не откладывать покупку;

• направить действия покупателя, т. е. использовать свои ограниченные ресурсы именно на тот товар (услугу), который фирма продвигает на рынок, поддерживать популярность своего товара;

• создать благоприятную информацию о самой фирме;

---

Снабжая потребителей информацией, маркетолог возбуждает их интерес. Более настойчивые убеждения стимулируют желание получить товар, и в конце цепочки это ведет к совершению покупки. Чтобы достичь каждой из этих последовательных целей, применяются разнообразные средства продвижения. К некоторым инструментам продвижения потенциальные покупатели более восприимчивы, чем к другим. Стремясь получить информацию, они обращаются к определенным инструментам продвижения или средствам массовой информации — факт, из которого специалисты по маркетингу могут извлечь для себя выгоду. Конечным результатом осуществления различных мероприятий в сфере продвижения продукции является формирование устойчивого спроса покупателей, и повышение эффективности сбыта (продаж).

В последние годы роль организационных коммуникаций существенно возросла в связи с усилением конкурентной борьбы за потребителя, повышением рисков, связанных с созданием новых товаров и ростом требований к стандартам качества выпускаемой продукции. В этих условиях успех фирмы в значительной мере зависит от того, насколько она в состоянии управлять достаточно сложной системой организационных коммуникаций.

Каждое из средств воздействия использует свои приемы, например, выставки, ярмарки, конференции, семинары, презентации, интервью, круглые столы, раздачу купонов и другое. Коммуникации могут проявляться и в цене, и в виде внешнего оформления товара, например, в упаковке. Поэтому для достижения наибольшего коммуникационного эффекта компания должна разрабатывать не только комплекс продвижения, но и весь комплекс маркетинга.

Таким образом, возвращаясь к коммуникативной модели, можно сделать вывод о последовательности шагов при определении стратегии организационных коммуникаций.

Первое, что делает компания - это получить четкое представление о своей целевой аудитории, к которой могут относиться потенциальные покупатели, потребители ее товаров и услуг, а также лица, принимающие решения или влияющие на них.

Важным является вопрос об определении ответной реакции со стороны целевой аудитории. Обычно целевая аудитория может находиться в различных состояниях покупательской готовности, например: на этапе получения осведомленности и знаний о товаре, или формировании предпочтения и убежденности, и наконец, на этапе совершения покупки.

Следующая задача - разработка эффективного обращения. Она сводится к следующим вопросам: что сказать (содержание обращения), в какой форме сказать (структура сообщения) и как выразить содержание в определенных формах (форма сообщения).

---

В основу обращения обычно вносят какой-либо притягательный аспект рационального, эмоционального или нравственного характера в зависимости от целевой аудитории или от требуемого воздействия. Рациональные аспекты подчеркивают те выгоды, которые обеспечивает товар, его качества, экономичность и т.д. Эмоциональные аспекты призваны вызвать позитивные (в случае покупки) или негативные (при отказе от покупки) чувства. Нравственные аспекты взывают к чувству справедливости и порядочности аудитории.

При рассмотрении структуры обращения возможны три подхода:

1. В обращении формируется четкий вывод либо предлагается сделать этот вывод аудитории.

2. В обращении излагаются только аргументы за или противоположные доводы.

3. Наиболее действенные аргументы приводятся в начале или в конце обращения.

Форма обращения напрямую связана с выбором средств обращения. Если в качестве средств используется печатная реклама, основной упор делается на графическом и цветовом оформлении текста обращения; если обращение переедается по радио, необходимо подобрать голос, а также темп речи, тон, паузы. Телевидение, используя все достоинства печатных средств и радио, добавляет качества, связанные с изображением, звуком, цветом, личностями озвучивающих, что позволяет значительно усилить воздействие обращения на целевую аудиторию.

Важным этапом является анализ эффективности обращения. Здесь необходимо определить, используя каналы обратной связи, ответную реакцию аудитории, а также конкретные данные о числе людей, приобретших товар, и насколько они довольны.

Рассмотрев общую схему маркетинговых коммуникаций, необходимо более детально проанализировать конкретные инструменты. В большинстве источников и современных работ по исследованию маркетинговых коммуникаций выделяют следующие инструменты:

- реклама;

- стимулирование сбыта;

- связи с общественностью (PR)

- прямой (директ) маркетинг.

В последнее время широкое распространение получили методы маркетинговых коммуникаций с использованием сети Интернет и социальных сетей (Интернет-маркетинг).

Реклама является одним из наиболее эффективным инструментом маркетинговых коммуникаций. Порой на вопрос "что такое маркетинг?" можно услышать простой ответ - это реклама. В самом деле, реклама окружает нас повсюду - на улице, в прессе, радио, телевидении, проходящих мимо троллейбусах и автобусах, на крышах домов и перетяжках улиц.

Объем рекламного рынка достиг огромных размеров и продолжает расти, несмотря на кризисные явления в экономике.

---

Объём российского рекламного рынка по итогам 2016 года вырос на 11% до 360 млрд рублей за вычетом НДС. Информация об этом опубликована на сайте Ассоциации коммуникационных агентств России (АКАР). Рост показали все виды рекламы, кроме печатных СМИ.

Первое место по темпам роста занял сегмент онлайн-рекламы, его объём увеличился на 21%, до 136 млрд рублей. Второе место заняло телевидение, прибавив 9% до 150,8 млрд рублей, третье место у радио – рост на 6% до 15,1 млрд рублей. Сегмент наружной рекламы увеличил объём на 6% до 38,3 млрд рублей. В свою очередь реклама в прессе замедлила падение почти вдвое (29% в 2015 году против 16% в 2016 году).

 Таблица 1. Рынок рекламы в России за 2016 год. ^[3]

сегменты	Январь-Декабрь 2016 года, млрд.руб.	Динамика, %
Телевидение	150,8	10%
в т.ч. основные каналы	146,9	9%
нишевые каналы	3,9	52%
Радио	15,1	6%
Пресса	19,7	-16%
в т.ч. газеты	5,4	-16%
журналы	10,7	-8%
рекламные издания	3,6	-32%
Out of Home	38,3	6%
в т.ч. наружная реклама	31,4	8%
транзитная реклама	3,6	-11%
indoor-реклама	2,3	5%
реклама в кинотеатрах	1,0	11%
Интернет	136,0	21%
в т.ч. display	77,3	26%
включая  баннеры	46,1	32%
видео	6,6	18%
прочее	24,6	18%
Search	58,7	16%
ИТОГО по сегменту рекламы в медиа	360	11%
ИТОГО по сегменту маркетинговых услуг	94,5	7%

---