Файл: Бизнес-коммуникации партнеров в общем бизнесе.pdf

Образовательное учреждение руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законами и иными нормативными актами города Красноярска, другими нормативными правовыми актами, решениями собственников и Уставом.

Образовательное учреждение является юридическим лицом и считается созданным с момента его государственной регистрации в установленном законом порядке, имеет обособленное имущество и отвечает им по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять гражданские права и нести гражданские обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Образовательное учреждение обладает автономией, под которой понимается самостоятельность в осуществлении образовательной, научной, административной, финансово-экономической деятельности, разработке и принятии локальных нормативных актов, а также в определении содержания образования, выборе учебно-методического обеспечения, образовательных технологий по реализуемым образовательным программам, включая дистанционные телекоммуникационные интернет-технологии.

Образовательное учреждение вправе самостоятельно устанавливать договорные цены на образовательные услуги, произведенную продукцию.

Образовательное учреждение создано без ограничения срока деятельности.

Образовательное учреждение имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, печать со своим наименованием, может иметь валютный и иные счета в банковских учреждениях, собственный бланк, угловой штамп.

Офис школы «Файв» находится в г. Красноярске на первом этаже многоквартирного дома по адресу ул. Свободная 5г. Площадь, занимаемая офисом составляет примерно 70 м².

На территории офиса находятся:

- 3 учебных кабинета разной площади;

- холл для посетителей и ожидания учеников;

- комната отдыха сотрудников;

- санузел.

Предоставляемые услуги:

- обучение английскому языку в группе;

- обучение английскому языку на индивидуальной основе;

- подготовка к ЕГЭ;

- письменный перевод текста(легкий и средний уровень сложности);

- письменный перевод текста повышенной степени сложности (специализированный);

- помощь в написании курсовых, рефератов, докладов на английском языке;

- помощь в выполнении контрольной работы по английскому языку;

- устный перевод;

- подготовка к международным экзаменам.

Миссия «Файв» заключается в том, чтобы помочь ученикам самого разного возраста стать успешными, образованными конкурентоспособными и просто интересными людьми.

---

Основные приоритеты в деятельности организации:

- долговременное обучение студентов в рамках группы;

- подготовка конкурентоспособных студентов для написания олимпиад и международных экзаменов;

- поддержание имиджа школы и выход на лидирующую позицию среди организаций аналогичного профиля в районе.

Главной целью ООО «Файв» является качественное удовлетворение запросов потребителей, а именно формирование у клиентов знаний, умений и навыков, достаточных для понимания английской речи и свободного общения на английском языке.

Однако, кроме этой внешней цели, у организации есть и внутренние цели: сохранение существующей позиции и повышение собственного благосостояния.

Цели, связанные с развитием:

- введение новых услуг;

- обеспечение конкурентоспособности организации;

- поддержание профессионального уровня специалистов;

- совершенствование предоставляемых услуг;

- финансовое благополучие компании.

Управление Образовательным учреждением осуществляется в соответствии с действующим законодательством и Уставом.

Управление Образовательным учреждением осуществляется на основе сочетания принципов единоначалия и коллегиальности.

Высшим органом управления Образовательным учреждением являются Собственники.

К исключительной компетенции Собственников относится решение следующих вопросов:

1) утверждение и изменение Устава Образовательного учреждения;

2) определение приоритетных направлений деятельности Образовательного учреждения, принципов формирования и использования ее имущества;

3) определение порядка приема в состав Собственников Образовательного учреждения и исключения из него;

4) образование единоличного исполнительного (Директор) и контрольно-ревизионного (Ревизор) органов Образовательного учреждения и досрочное прекращение их полномочий;

5) утверждение годового отчета и бухгалтерской (финансовой) отчетности Образовательного учреждения;

6) принятие решения о создании филиалов и об открытии представительств Образовательного учреждения;

7) принятие решений о создании Образовательным учреждением других юридических лиц, об участии в других юридических лицах;

8) принятие решений о реорганизации и ликвидации Образовательного учреждения, о назначении ликвидатора и об утверждении ликвидационного баланса;

9) привлечение для своей уставной деятельности дополнительных источников финансирования и материальных средств, включая использование банковского кредита;

---

10) утверждение аудиторской организации или индивидуального аудитора Образовательного учреждения;

11) рассмотрение и принятие локальных актов Образовательного учреждения, не противоречащих законодательству Российской Федерации и настоящему Уставу.

Все решения принимаются Собственниками совместно.

2.2. Анализ управления внутренними коммуникациями организации

Корпоративная культура в ООО «Файв» развита слабо, а ведь корпоративная культура и внутренние коммуникации тесно связаны.

Внутрикорпоративными коммуникациями в компании не занимается определенный специалист, вместо этого отдельные сотрудники выполняют различные функции по распространению информации: секретарь получает и выдают рабочие задания, другие сотрудники занимаются занятиями и информированием о них.

Из-за отсутствия специалиста по внутренним коммуникациям они получаются не очень эффективными. У организации отсутствует корпоративное издание, но присутствует корпоративный портал, информационная доска, отдельные преподаватели занимаются корпоративными мероприятиями, в основном развлекательными.

Также в организации присутствует корпоративная связь в виде программы Outlook.

Таким образом, можно сделать вывод, что внутренние коммуникации в компании «Файв» сильно децентрализованы. Нет единого менеджера по внутренним коммуникациям, или специалиста по связям с общественностью, который бы занимался внутриорганизационными коммуникациями.

Далее рассмотрим инструменты внутренних коммуникаций в ООО «Файв»:

1. Информационная доска. В компании информационная доска находится в центре коридора, рядом со входом в общие помещения и недалеко от уборной. Подобное расположение позволяет каждому сотруднику хотя бы несколько раз в день обращать на нее внимание. Доска является средством для распространения как важной информации, например, о ближайших мероприятиях и совещаниях, так и для менее важной, но, тем не менее, необходимой для внутренних коммуникаций, такой как дни рождения сотрудников и ближайшие выходные и праздники.

2. Корпоративная связь. Так как работа в компании довольно напряженная, а сотрудников, выполняющих коммуникативные функции, мало, в организации существует корпоративная связь, а именно Outlook. Любой сотрудник в любой момент времени может связаться с другим через данную программу, послать рабочее задание, получить чертежи в электронном виде, или договориться о совещании.

---

Но так как Outlook выполняет функцию скорее почты, то для более оперативной связи компания использует корпоративную сеть телефонов. Каждый сотрудник имеет свой стационарный телефон, свой номер, и это упрощает связь и взаимодействие.

Таким образом, корпоративную связь в ООО «Файв» можно считать эффективной.

3. Корпоративные мероприятия. В компании присутствуют общие мероприятия, которые проводятся каждый год: празднование нового года, 8 марта и 23 февраля, а также день знаний – 1 сентября. Кроме того, празднуются дни рождения руководителей, а также остальных сотрудников, но в более узком кругу.

Обычно мероприятия проходят в офисе, ресторанах, реже за городом (шашлыки). Празднования сопровождаются застольем, танцами и конкурсами, а также выступлениями приглашенных актеров. Подобные мероприятия лишь частично выполняют свои функции: в компании присутствуют лишь досуговые мероприятия, они помогают сотрудникам расслабиться и наладить отношения, немного объединяя их.

В организации отсутствуют другие типа мероприятий, поэтому не происходит мотивации и командообразования, укрепления единого духа.

Таким образом, были проанализированы все элементы внутренних коммуникаций, задействованных в компании «Файв».

Важно отметить, что организация не использует все возможные инструменты, а использование некоторых можно поставить под сомнение, так как они не выполняют поставленных задач и не помогают достижению поставленных целей.

Несмотря на то, что в компании работают квалифицированные сотрудники, отношения с руководством хорошие и иногда даже теплые, и задачи доносятся до работников быстро и в понятной форме, компания не транслирует подчиненным корпоративную культуру, не поощряет сотрудников, отсутствие похвалы свидетельствует об этом. Хоть задачи и цели отдельных проектов ясны работникам, общие миссии и цели организации не выделены, что усложняет распространение корпоративной культуры и понижает лояльность. То, что лишь 10% сотрудников имеют близкого друга на работе, также является серьезной проблемой, так как сильно снижает привлекательность рабочего процесса и, соответственно, вовлеченность в него. Если сотрудники не чувствуют сопричастность к рабочему процессу и к корпоративной культуре, то текучесть кадров будет слишком высока, работнику не составит труда поменять место работы.

Таким образом, в ООО «Файв» есть необходимость создания программы по увеличению эффективности внутренних коммуникаций. В рамках программы необходимо:

---

1. Пересмотреть существующие инструменты внутренних коммуникаций; найти способы повысить эффективность текущих, а также попробовать преподнести сотрудникам идеи новых;

2. Разработать ряд мероприятий по повышению лояльности персонала, используя инструменты PR (нет возможности воздействовать на экономические критерии, но вполне реально повысить интерес к работе или лучше освещать политику руководства);

3. Продумать способы повышения вовлеченности сотрудников в дела компании; поработать над слабыми сторонами данного аспекта, например, разработать систему поощрения сотрудников за хорошую работу, транслировать им важную информацию, поясняющую о важности определенных целей компании;

4. Сформулировать ценности, миссию компании и донести их до сотрудников, а также использовать доступные инструменты внутренних коммуникаций для транслирования корпоративной культуры.

Прежде чем приступить к разработке мероприятий программы, важно выявить ее основные цели:

1) Увеличение эффективности существующих инструментов внутренних коммуникаций, которые не отвечают или не полностью соответствуют поставленным целям и задачам (корпоративный портал, корпоративные мероприятия);

2) Четкое формулирование корпоративной культуры, отделение ее от холдинговой компании; Использование существующих инструментов внутренних коммуникаций, которые отвечают поставленным целям и задачам, чтобы транслировать цели и миссии компании, а также распространять корпоративную культуру;

3) Повышение лояльности сотрудников с использованием PR-инструментов;

4) Повышение вовлеченности сотрудников в дела компании с использованием PR-инструментов.

Теперь по каждой цели необходимо выявить задачи:

1) Формулирование и обособление корпоративной культуры организации:

• Сформулировать ценности, миссии и видение компании;
• Использовать существующие инструменты внутренних коммуникаций для транслирования вышеперечисленного. Например, создать отдельный раздел на сайте, выделить место на информационной доске, а также упомянуть на корпоративном мероприятии;
• Поощрение сотрудников, принимающих и распространяющих корпоративную культуру компании;
• Выражение корпоративной культуры через создание логотипа;

2) Повышение лояльности сотрудников:

Так как основными проблемами (разрешимыми PR-средствами) в уровне лояльности, согласно анкетированию, были: не интересный рабочий процесс, отсутствие дружелюбного коллектива (в редких случаях), плохая политика руководства и компании, то необходимо, транслируя новую сформулированную корпоративную культуру через более эффективные инструменты внутренней коммуникации, привлечь сотрудников, объяснить им преимущества компании помимо экономических, которых они уже не видят;

---