Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Определение и классификация бизнес-процессов).pdf

Введение

Сложная и динамично изменяющаяся внешняя среда требует от современных предприятий непрерывного совершенствования систем управления и бизнес-процессов. Методики моделирования и анализа бизнес-процессов являются в настоящее время одним из важнейших инструментов повышения эффективности бизнеса.

В последние годы для создания эффективной системы управления предприятия зачастую внедряют процессный подход, отказываясь от функциональной организации производства.

Большинство современных систем управления используют информационные технологии как инструменты для создания моделей бизнес-процессов.

Использование различных методик и программных средств для повышения качества управления имеет своей конечной целью реорганизациюили реинженеринг бизнес-процессов и, как следствие, увеличение выручки, сокращение затрат на производство продукции и услуг, повышение качества продукции, оптимальное использование оборотного капитала, внедрение систем автоматизации, улучшение многих других экономических показателей предприятия.

С принятием МС ИСО 9000:2000 в основу построения системы менеджмента качества организации официально заложен процессный подход. Современные подходы к управлению качеством предполагают определение сети бизнес-процессов компании и последующую работу по их улучшению. Таким образом, МС ИСО 9000:2000 можно рассматривать как стандарт на систему менеджмента организации.

1 Процессный подход и бизнес-процессы

1.1 Определение и классификация бизнес-процессов

Согласно поределению МС ИСО 9000:2000, под процессом понимается совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы, представляющие ценность для клиента. Таким образом, под процессом можно понимать любую деятельность, использующую определенные ресурсы (персонал, информация, материальные ресурсы, инфра-стуктура, технологии) и служащую для получения определенных выходов.

Все процессы можно класиффицировать следующим образом:

1) По отношению к клиентам процессов:

1.1) внешние;

1.2) внутренние.

2) По отношению к получению добавленной ценности:

2.1) основные (добавляющие ценность);

2.2) вспомогательные (добавляющие стоимость).

3) По уровню подробности рассмотрения:

3.1) верхнего уровня;

3.2) детальные;

3.3) элементарные (не требующие более детального описания).

В этой классификации внешние клиенты рассматриваются по отношению к организации в целом либо по отношению к бизнес-процессам организации. Таким образом, внешними клиентами организации могут являются не только потребители ее продукции или услуг, но и акционеры, банки, налоговые органы.

Внутренними клиентами процессов являются функциональные подразделения – исполнители и процессы, использующие результат выполнения (выход) процесса.

К основным процессам организации обычно относят процессы сбыта и снабжения, производства. То есть, процессы, добавляющие ценность. Вспомогательные процессы напрямую не добавляют ценности, но увеличивают стоимость изделия. К таким процессам могут относиться процессы управление персоналом, документацией, техническое обслуживание оборудования, и тому подобное.

При анализе деятельности средних и крупных предприятий обычно определяется не более десяти основных и не более пятнадцпти вспомогательных бизнес-процессов. Следует заметить, что разделение процессов на основные и вспомогательные условно и зависит от различных факторов.

Если рассматривать деятельность организации в целом, то для ее описания используется представление процессов на верхнем уровне. Количество уровней декомпозиции процессов определяется задачами проекта и не должно быть чрезмерно глубоким. Таким образом, определение необходимой глубины описания является одним из важнейших вопросов, возникающих при моделировании бизнес-процессов.

Простейшее определение бизнес-процесса как последовательности выполнения некоторых работ не раскрывает всей сложности и многогранности реальной деятельности. Поток работ в организации имеет очень сложную структуру. Большая часть работы, приносящей результат и ценность для клиента, выполняется на нижнем уровне – уровне исполнителей.

Можно дать более точное и полное определение этой категории. Бизнес-процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Важнейшей характеристикой бизнес-процесса является его эффективность. Под этим понятием обычно подразумевают отношение конечного результата (выхода) процесса к затраченным на его получение ресурсам. Эф-фективность бизнес-процесса может измеряться на основе различных показателей. Для каждого показателя должны быть рассчитаны допустимые или целевые значения.

Еще одним важным понятием в системе процессного регулирования является сеть бизнес-процессов. Эту категорию можно определить следующим образом: совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов предприятия, включающих в себя все виды деятельности, осуществляемые на предприятии. Таким образом, при использовании данного определения сети или системы процессов не важно, сколько процессов выделено на предприятии. Важно, что вся деятельность без исключения рассматривается в виде процессов.

1.2 Моделирование бизнес-процессов

При моделировании бизнес-процессов очень важно принять решение о структуре объектов моделирования, а также о том, из каких элементов должен состоять бизнес-процесс. Любой бизнес-процесс может включать в себя пять основных элементов, которые должны быть отражены при формировании моделей: планирование и осуществление деятельности, регистрация фактической информации, контроль и анализ, принятие решений.

Планирование деятельности является обязательным элементом любого процесса. Планирование при этом может применяться как к самой деятельность, так и показатели эффективности процесса.

Второй элемент бизнес-процессов – непосредственно выполнение работы. Модели, описывающие такую деятельность, должны иметь входы от остальных элементов: плановые и учетные данные, данные анализа, уп-равленческие решения и другие.

Регистрации фактической информации по выполнению процесса на практике является функцией учета. Это может быть бухгалтерский, производственный, управленческийили другие виды учета.

Следующим элементом являются функции по контролю и анализу исполнения плановых показателей на основе первого и третьего элементов процесса.

Заключительным элементом бизнес-процесса является функция принятия управленческих решений. Задача описания данной функции является одной из самых сложных, так как она должна сочетать в себе элементы оперативного и стратегического управления. Выходом данной функции могут быть изменения в планах работы, решения о переподготовке персонала, решения о замене основных средств и многое другое.

Важно, что отсутствие хотя бы одного из перечисленных элементов в бизнес-процессе приводит к тому, что система становится плохо управляемой и неэффективной.

1.3 Процессный подход к управлению бизнес-процессами

Процессный подход к управлению наиболее полно сформулирован в МС ИСО 9000:2000: «Любая деятельность или совокупность деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс». МС ИСО 9000:2000. определяющий требования к системе менеджмента качества, можно рассматривать как руководство для построения эффективной системы менеджмента любой организации. При процессном подходе бизнес-процесс яатяется объектом управления.

Для более глубокого определения процессного подхода к управлению рассмотим цикл PDCA. Этот цикл управления традиционно носит название «цикл Деминга», который включает четыре шага: планирование процесса (Plan), выполнение процесса (Do), анализ показателей эффективности процесса (Check), корректировка процесса (Act).

Можно сказать, что процесс, соответствующий циклу PDCA и базовым требованиям процессного подхода, сформулированным в МС ИСО 9000:2000 является процессный подход к управлению бизнес-процессами. Особенности построения МС ИСО 9000:2000 позволяют применить его в любой сфере деятельности, при управлении любой организацией.

Можно выделить следующие основные моменты, характеризующие процессное управление, согласно МС ИСО 9000:2000.

1. Система управления складывается, как минимум, из двух уровней. Управленческие решения принимают генеральный директор («первое лицо») и владелец процесса – руководитель, отвечающий за эффективность процесса.
2. Система управления основана на обязательных регламентированных обратных связях, описанных в цикле PDCA.
3. Все этапы цикла PDCA выполняются по регламентам.
4. При проведении анализа используются четыре основных потока информации: показатели процесса, показатели продукта, показатели удовлетворенности потребителя, результаты аудитов процессов.
5. Необходимо назначить ответственных – владельцев процессов, которые управляют процессами, отвечают за их результативность и обладают необходимыми ресурсами и полномочиями. Их взаимодействие должнобыть определено и формализовано.
6. Принцип PDCA тиражируется на нижние уровни управления, если это целесообразно.

Таким образом, применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов может называться процессным подходом. Для обеспечения внедрения системы процессного управления в соответствии с ISO 9001:2000 организация должна:

1. выявить процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применения внутри организации;
2. определить последовательность этих процессов и их взаимосвязь;
3. определить критерии и методы, необходимые для обеспечения уверенности в том, что как сами эти процессы, так и управление ими результативны;
4. обеспечить уверенность в наличии ресурсов и информации, необходимых для поддержки хода реализации этих процессов и их мониторинга;
5. наблюдать, измерять и осуществлять анализ этих процессов, а также реализовывать мероприятия, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов.

1.4 Возможности процессного подхода

при управлении бизнес-процессами

Процессный подход является базовым средством в наборе важнейших инструментов, которые может использовать руководитель, планируя реорганизацию системы управления.

Процессный подход позволяет оптимизировать систему корпоративного управления, сделать ее прозрачной для руководства и способной гибко реагировать на изменения внешней среды. При внедрении процессного подхода регламентируются взаимодействие между процессами и подразделениями организации, порядок планирования целей и деятельности, ответственность и полномочия должностных лиц и исполнителей.

Процессный подход позволяет получить и использовать систему показателей и критериев оценки эффективности управления на каждом этапе производственной и управленческой цепочки.

При внедрении процессного подхода разрабатывается двухступенчатая система показателей:

1) показатели, по которым владелец процесса оценивает результативность и эффективность своего процесса и работ, входящих в его состав;

2) показатели, по которым владелец процесса отчитывается перед высшим руководством о результатах деятельности процесса.

В число процессов, которые существуют в организации, входит также процесс управления организацией. Владельцем этого процесса является генеральный директор. Управление деятельностью организации производится на основе отчетных показателей, которые владельцы процессов передают высшему руководству.

Также процессный подход обеспечивает уверенность у соучредителей организации в том, что существующая система управления нацелена на постоянное повышение эффективности и максимальный учет интересов заинтересованных сторон поскольку эта система основана на измерении реальных показателей деятельности организации.

Разработанная и внедренная система управления бизнес-процессами обеспечивает реализацию в организации процессного подхода в соответствии с требованиями МС ИСО 9000:2000 и получение соответствующего сертификата. Наличие сертификата соответствия системы менеджмента качества требованиям МС ИСО 9001:2000 гарантирует потребителям, что организация не только выполнит заявленные требования потребителя, но и постарается установить и выполнить его предполагаемые требования, а также что вопросам качества работы уделяется большое внимание.