Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Определение и классификация бизнес-процессов).pdf

Основой процессного подхода к управлению является принятие решений, основанное на фактах, поэтому большое значение имеет наличие в организации информационной системы. Внедряемая в организации информационная система позволяет получать владельцам процессов объективную информацию для ведения управления.

2 Методологии описания бизнес-процессов

2.1 Понятие метода моделирования процессов

Под методологией или нотацией создания модели бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реатьного мира, в данном случае деятельность организации, и связи между ними представляются в виде некоторой модели. Любая методология включает три основных составляющих:

1. теоретическая база;
2. описание шагов, необходимых для получения заданного результата;
3. рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик.

Если в основу методологии заложена научная теоретическая база, математическая модель, то данная методология является более серьезной и обоснованной. Тем не менее основное в методологии – дать пользователю практическую последовательность шагов, которые приводят к заданному результату. Именно способность получать результат с заданными параметрами характеризует эффективность методологии.

Основой методологий IDEF0 и IDEF3, широко используемых в настоящее время для моделирования бизнес-процессов, стали методология SADT и алгоритмические языки, использовавшиеся для разработки программного обеспечения. Методология SADT была разработана частной американской корпорацией и представляла собой методологию структурного анализа и проектирования, интегрирующую процесс моделирования, управление конфигурацией проекта, использование дополнительных языковых средств и руководство проектом со своим графическим языком. В последующие годы в рамках программы Министерства обороны США методология SADT была преобразована в методологию IDEF0, утвержденную как федеральный стандарт США. Появление методологии IDEF0 было обусловлено стремительным развитием вычислительных средств.

Рисунок 1 – История развития методологий управления бизнес-процессами

После широкого распространиния персональных компьютеров стали разрабатываться различные програмные средства для моделирования бизнес-процессов. Кроме средств моделирования процессов, активно развивалось напраапение моделирования данных. Такие программные продукты получили название CASE-систем.

В общем случае, можно сказать, что моделирование бизнес-процессов – это отражение субъективного видения реально существующих в организации процессов при помощи графических, табличных, текстовых или других способов представления.

Важно понимать, что процесс моделирования всегда является субъективным. Обычно, 70% информации для формирования моделей поступает от интервьюируемых сотрудников и руководителей предприятия. Естественно, что субъективными являются как мнение сотрудников, так и интерпритация информации аналитиками.

Формирование модели бизнес-процесса является сложной задачей, требующей для своего решения определенного набора методов и средств.

Любой метод должен предоставлять пользователю определенный язык описания объектов реального мира при помощи специально разработанного синтаксиса, использующего ряд графических символов, отражающих реальные объекты и связи между ними. Так как любая организация представляет собой сложную, разностороннюю систему, то не существует какого-то единственного метода описания, который мог бы полно и понятно создать ее модель. Выбор подходящего метода описания зависит от поставленных целей и других факторов.

2.2 Объекты и связи при моделировании бизнес-процессов

Важнейшими понятиями любого метода моделирования бизнес-процессов являются понятия объекта и связи. Каждый объект модели отражает некоторый реальный объект предметной. При создании моделей процессов объектами могут быть функции, люди, документы, машины и оборудование, программное обеспечение и многое другое. Обычно, в рамках одного метода объекты модели, отражающие различные сущности реального мира, также являются различными.

Вторым важнейшим элементом являются связи. Связи предназначены для описания взаимоотношения объектов между собой. К числу таких взаимоотношений могут относиться последовательности выполнения во времени, связи при помощи потока информации, использования другим объектом и другие.

Каждый объект и связь обладают рядом параметров или атрибутов, отражающих определенные характеристики реального объекта. Состав и количество атрибутов зависит от типа объекта модели. Атрибутами могут служить такие параметры как название и номер объекта, дли-тельность выполнения операции, стоимость изделия и многие другие.

При использовании специальных програм, описание атрибутов объек-тов модели осуществляется при помощи специальных возможностей инстру-ментальных средств моделирования бизнес-процессов и сделать из простейшего описания бизнес-процесса довольно сложную модель, на основе которой можно проводить вычисления, анализ и оценивать параметры и характеристики процесса.

2.3 Основные методологии описания процессов

В настоящее время для описания бизнес-процессов используется несколько методологий. К числу наиболее распространенных относятся методологии моделирования бизнес-процессов (Business Process Modeling), методологии описания потоков работ (Work Flow Modeling) и методологии описания потоков данных (Data Flow Modeling).

Рисунок 2 – Методологии описания бизнес-процессов

Наиболее широко используемой методологией описания бизнес-процессов является стандарт США IDEF0. Подход IDEF0 был разработан на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT. С момента разработки стандарт не претерпел существенных изменений. В настоящее время развитие методологии IDEF0 сопряжено с развитием поддерживающих ее инструментов – программных продуктов для моделирования бизнес-процессов (например, BPWin 4.0, РгоСар, IDEFO/EM Tool). Методология IDEF0 предоставляет аналитику возможности для описания бизнеса организации на верхнем уровне с акцентом на управление процессами. Нотация позволяет отражать в модели процесса обратные связи различного типа: по информации, по упраапению, движению материальных ресурсов. Продуманные механизмы декомпозиции модели процесса в IDEF0 существенно упрощают работу аналитика. Следует отметить, что модели в нотации IDEF0 предназначены для описания бизнеса на верхнем уровне. Их основное преимущество состоит в возможности описывать управление процессами организации.

Второй важнейшей методологией описания процессов является методология IDEF3. Формально эта методология называется Work Flow Modeling, что отражает ее сущность. Стандарт IDEF3 предназначен для описания рабочих процессов или потоков работ. Методология описания IDEF3 очень близка к алгоритмическим методам построения схем процессов и стандартным средствам построения блок-схем. Основа методологии IDEF3 состоит в построении моделей процессов по принципу последовательно выполняемых во времени работ (функций, операций).

Еще одной группой методологий, активно используемых на практике, являются нотации DFD (Data Flow Diagramming). Эти нотации предназначены для описания потоков данных. Они позволяют отразить последовательность работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между этими работами. Кроме того, нотация DFD позволяет описывать потоки документов (документооборот) и потоки материальных ресурсов (например, движение материалов от одной работы к другой). Методология DFD может эффектвно использоваться для описания процессов при внедрении процессного подхода к управлению организацией, так как позволяет максимально снизить субъективность описания бизнес-процессов. С помощью схемы процессов в DFD выявляют основные потоки данных. Это важно для последующего создания моделей структуры данных и разработки требований к информационной системе организации.

Одной из современных методологий описания процессов является методология ARIS. Методология была разработана немецкой компанией IDS Scheer AG. Основа методологии состоит в том, что любая организация рассматривается как сложная система, описание которой состоит из четырех основных групп моделей: моделей организационной структуры, моделей функций, моделей данных и объединяющих эти три группы моделей бизнес-процессов. Архитектура ARIS включает большое количество типов моделей, использующих различные графические объекты для построения разносторонних моделей организации. Однако, на практике используется очень ограниченное число нотаций архитектуры ARIS. К числу наиболее практически важных относится основная нотация архитектуры ARIS – нотация еЕРС, или расширенная цепочка процесса, управляемого событиями. Фактически, данная нотация является расширением методологии IDEF3 путем использования понятия «событие».

Помимо перечисленных методологий, существуют и другие, предложенные различными частными компаниями – производителями программных продуктов.

2.4 Методология IDEF0

Методология моделирования бизнес-процессов IDEF0 оптимальна для описания процессов верхнего уровня.

Основным объектом диаграммы процессов в нотации IDEF0 яааяется объект Activity. Графически он представляет собой четырехугольник, изображающий функции, выполняемые в организации. Второй основной составляющей стандарта IDEF0 являются стрелки . На диаграмме процесса в IDEF0 стрелки, входящие в функцию слева, служат для описания потоков материальных ресурсов или потоков информации, документов.

Входящие ресурсы преобразуются функцией или процессом, а результатом такого преобразования являются материальные выходы или информация, которые показываются в виде стрелок, выходящих из правой стороны четырехугольника.

Для выполнения реальной работы необходимы основные средства, инструменты, персонал, программные продукты и так далее, поэтоиу эти ресурсы отображаются стрелками, входящими в четырехугольник снизу.

На диаграмме стрелками сверху также изображается управляющие воздействия, которые определяют порядок выполнения работы.

Согласно методологии, все стрелки начинаются от края диаграммы и подходят к функциям. Прасположение графических элементов приведено на рисунке 3, а пример диаграммы IDEF0 приведен на рисунке 4.

Рисунок 3 – Графические элементы IDEF0

Рисунок 4 – Пример диаграммы IDEF0

Важнейшей характерной чертой IDEF0 является полнота описания бизнес-процесса, которая достигается за счет наличия средств, отображающих управляющие воздействия, обратные связи по управлению и информации. Методология IDEF0 представляет возможность не заботиться о комплексности декомпозиции путем использования механизмов мигрирования и туннелирования стрелок. Такой механизм обеспечивает связность создаваемых диаграмм между собой. Также, это делает модель процесса более наглядной. Использование возможности разделения и слияния стрелок также способствует созданию более понятных и проработанных моделей.

Основным преимуществом методологии IDEF0 является соответствие формата представления процесса в IDEF0 определению процесса МС ИСО 9000:2000, что позволяет выбирать IDEF0 в качестве внутреннего стандарта организации, регламентирующего описание бизнес-процессов.

2.5 Методология IDEF3

Нотация IDEF3 является второй важнейшей нотацией после IDEF0 и предназначена для описания потоков работ. IDEF3 широко используется для создания моделей бизнес-процессов организации на нижнем уровне – при описании работ, выполняемых в подразделениях и непосредственно на рабочих местах.

Основными графическими объектами модели, используемыми в IDEF3, являются четырехугольники и стрелки. Первые служат для описания функций (работ, процессов), вторые – для отражения в модели последовательности выполнения функций во времени либо последовательности выполнения функций, обусловленной потоком материальных ресурсов. Для того чтобы избежать неоднозначности описания потоков работ, в нотации IDFE3 определены дополнительные объекты, служащие для отображения вариантов ветвления и слияния потоков работ. Существуют логическими операторы трех видов: логический оператор «И», логический оператор «ИЛИ», логический оператор исключающее «ИЛИ». Логические операторы могут быть синхронными и асинхронными. Основные виды объектов нотации IDEF3 приведены на рисунке 5, а пример диаграммы IDEF3 приведен на рисунке 6.