Файл: Автоматизация процесса учета продаж в компании ООО “TOM TAILOR”.pdf

Далее рассмотрим региональных менеджеров. Это профессия подразумевает человека, который организует и контролирует работу групп магазинов, расположенных вблизи друг с другом.

Дальше вся деятельность организации сосредоточена по магазинам, где главным управляющем звеном выступает директор магазина. Он осуществляет деятельность магазина, на его плечи ложится все документное оформление, ответственность перед региональным менеджером и организация работы всего персонала и склада. За склад отвечает начальник склада, а за работу персонала - администратор.

Заведующий складом отвечает за построение такой системы управления, при которой на складе не должно быть непринятых и не разобранных вещей, а все документы, которые составляются на данном уровне, заполнены и заверены, осуществляет прием и возврат товара на общий склад.

Администратор осуществляет контроль над работой охраны, продавца-консультанта и продавца-кассира в магазине.

Охрана создает безопасность в магазине, а также осуществляет работу по предотвращению краж. Как правильно компания на уровне исполнительного директора заключает договор с частным охранным предприятием, и она уже сама прикрепляет своего представителя охраны к магазину, но все же его деятельность контролирует администратор и следит за выполнениями его обязательств.

Продавец-консультант встречает посетителя на входе, приветствует и помогает при необходимости разобраться с размером, цветом, а также относит выбранные товары в примерочную и на кассу.

Продавец-кассир ведет свою деятельность за кассовым аппаратом, пробивает товар, производит прием оплаты. Так же при необходимости выдает и заверяет товарный чек, проводит процесс возврата товара и так же составляет все документы на этом уровне.

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В компании присутствуют 5 основных бизнес-процессов, которые являются важным звеном в качественной работе самой компании:

• Процесс маркетинга.
• Процесс продаж.
• IT-поддержка.
• Процесс управления.
• Процесс поставок.

На рисунке 2 представлена схема бизнес процессов организации.

Рисунок 2. Схема бизнес - процессов

Рассмотрим более подробно каждый из бизнес-процессов.

Процесс управления – входными данными являются отчет о продажах, маркетинговые материалы и отчеты по заявкам. Выходными данными является план для магазинов (процесс продаж) и план развития маркетинговой стратегии (процесс маркетинг). Это один из самых главных процессов, так как грамотное построение управление соединяет всю компанию в последовательную цепочку, состоящую из сотрудников, и мотивирует их на более качественную и продуктивную работу. Совокупность всех циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском их решений и организацию выполнения задач компании [18].

Процесс управления представляет собой управление и контролирование всех бизнес-процессов в организации.

Маркетинг – входные данные это информация о рынке и статистика продаж, выходные данные это маркетинговые материалы, которые в последствии предоставляются управленческим звеньям и далее влияют на процесс продаж. Маркетинг, в первую очередь, является социальным процессом, деятельность которого можно разделить на 3 группы:

• Создание потребительского спроса;
• Информирование потенциальных клиентов;
• Работа с обратной связью клиентов.

Процесс продаж – входные данные это маркетинговые материалы, план продаж для магазина, выходные данные это статистика продаж, заявки в IT-поддержку, сведенья о наличии товара. Процесс продаж осуществляет коммерческую деятельность компании и направлен на получении денежных средств, поэтому именно ему нужно уделять особое внимание.

IT-поддержка – входные данные это заявки, выходные данные это отчеты о заявках. Деятельность этого бизнес-процесса позволяет уладить множество проблем, связанных с технической составляющей. Обычно можно выделить три линии работы IT-поддержки:

1. Первая линия. Эта линия предназначена для приема, обработки и первоначального анализа запросов. Как правило, на этой линии происходит решение наиболее простых или типовых вопросов использования ИС в рамках эксплуатации.
2. Администрирование. На этой линии вся деятельность осуществляется только подготовленными и обученными системными администраторами ИС, администратором БД, и системными администраторами на уровне аппаратно-программной платформы ИС. Этот уровень осуществляет решение задач управления доступом, а также не очень сложные штатные настройки опций и параметров системы.
3. Экспертная поддержка. На этой линии работают только специалисты высокого уровня знак о внутренней структуре информационной бизнес - системе, принципах работы и т.д. Такие специалисты осуществляют сложные настройки и внос по необходимости существенных изменений в работу компонентов ИС (вплоть до блоков программного кода) без риска нанесения вреда ее работоспособности.

Процесс поставок – входными данными является список товаров, выходными данными являются заявки в IT-поддержку и непосредственно товары, которые поставляет компания. Если не будет товаров, то магазин не сможет функционировать, поэтому так важно уделять особое внимания и наличию самого товара, и способы его доставки [10].

При анализе деятельности компании слабым звеном явилась устаревшая система процесса учета продаж.

Данный проект не только уменьшит количество времени на заполнение и обработку отчетности, доведя этот процесс до автоматизма, но также сократит количество ошибок в документах до минимума.

Поскольку в курсовой работе рассматривается автоматизация процесса учета продаж, то нужно более подробно о этом процессе рассказать, ведь эта одна из основных служб организации. Целью данного процесса является получение дохода и выявление финансового результата от продаж.

В соответствии с бухгалтерским учетом, выручка как доход от продажи признается при выполнении следующих условий:

• Выручка должна быть подтверждена договором или иным документом;
• В результате должно произойти увеличение экономических выгод организации;
• Право собственности перешло к покупателю;
• Расходы, связанные с получением дохода, должны быть определенны.

При невыполнении хотя бы одного из этих условий, выручка от продажи не может быть принята к учету и списывается с баланса [12].

Процесс продаж в компании «Tom Tailor» подробно представлен на рисунке 3.

Рисунок 3. Бизнес процесс продаж

На рисунке 3 видны этапы процесса продаж, рассмотрим его более подробно:

Прием товара – входные данные это поставка самого товара и сопровождающие его документы, выходные данные это накладная и список товара. Исполняющим является старший продавец. Именно с этого этапа и начинается процесс продаж, поэтому так важно особое внимание уделить приему товара.

Весь процесс по приему товара начинается с проверки документации, которые сопровождают товар. Как правило, товаротранспортная накладная и счет-фактура.

Работник, который ответственен за прием товара, в первую очередь должен проверить по накладным следующие данные:

• Данные грузоотправителей и грузополучателей;
• Количество товара;
• Ассортимент и упаковку груза и т.д.

Только после этого этапа происходит разгрузка транспортного средства. Окончание приема товара происходит только тогда, когда вскрывается груз и происходит проверка качества и количества товара.

Обслуживание клиента – входные данные это список товара и заказ клиента, выходные данные это список проданного товара и список клиентов. Исполняющим является продавец-консультант. Высокое качество обслуживания способно увеличить число покупателей путем становления потребителей в постоянных посетителей магазина, что положительно сказывается на имидже компании.

В данном процессе содержится несколько этапов, таких как:

• встреча клиента;
• выявления предпочтений у клиента;
• презентация товара;
• оформление операций через кассу (возврат/продажа).

С учетом этих этапов, а также от значимости отдельных показателей и элементов, которые определяет само предприятие исходя из задач его развития и условий деятельности, формируется общая оценка уровня обслуживания посетителей. Как правила эту оценку далее используют для стимулирования работы персонала в магазине, тем самым стараясь обеспечить высокие показатели уровня обслуживания клиентов.

Контроль продаж – входные данные это список товаров, план и прогноз о продажах, выходные данные это список товаров, статистика продаж и заявки в тех. поддержку. На данном этапе осуществляется контроль над деятельностью магазинов и сопоставление с планом и прогнозом продаж. Полученные данные отправляются в отдел маркетинга. Этот процесс особенно важен, потому что именно на этом этапе формируется управление всеми процессами.

В процессе продаж главной функцией является продажа товара, поэтому особое внимание следует обратить на работу продавцов, ее можно контролировать с помощью видеокамеры, а также через отчетность.

Заполнение отчетности – входные данные это накладная и список клиентов, выходные данные это отчеты о продажах. Без составления отчетов невозможен процесс учета продаж.

Отчетность представляет собой документацию, которая отражает финансовое состояние всей организации. При составлении таких документов необходимо придерживаться следующих принципов:

• Необходимо достоверно отражать информацию с первичных документов;
• Соблюдение правильности формы;
• Отчетная дата является последним днем отчетного периода;
• Отчетность составляется только на русском языке;
• Отчетность составляется только в денежном выражении валюты РФ (в рублях);
• Отчет необходимо закрепить подписью руководителя (или лицом, обладающим соответствующими полномочиями).

Учет продаж неразрывно связан с такими понятиями, как контроль платежей, контроль своевременности выполнения заказов, анализ деятельности менеджеров компании¸ контроль выполнения обязательств со стороны клиентов и так далее. Целью учета, таким образом, является получение объективной и своевременной информации о деятельности компании для предоставления ее директору и составления соответствующей бухгалтерской отчетности.

Информационное обеспечение задачи

Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рисунке 4.

Рисунок 4. Информационная модель

В соответствии с представленной информационной моделью кассир заполняет справочники Товары и Сотрудники, когда поступают новые товары и увольняются или приходят сотрудники, а так же автоматически заполняются таблицы с новыми клиентами, заявками, продажами и возвратами после покупки или возврата товара. Далее, в конце рабочей смены, на основании справочников и таблиц, получает экранные формы выходных документов, таких как возврат, товар, заявки и продажи.

Используемые классификаторы и системы кодирования

Система кодирования информации необходима любому предприятию для переноса информации посредством автоматизации процессов. Существуют множества различных видов классификаторов такие как , международный, отраслевой, общесистемный и другие. А так же систем кодирования, таких как серийная, порядковая, комбинированная. В компании ООО “TOM TAILOR” используются такие системы кодирования, как:

• Порядковая
• Комбинированная

Порядковая система – наиболее простая по построению система кодирования, где присвоение каждому объекту кодируемого множества происходит последовательно.

Комбинированная система - применяется для кодирования больших перечней объектов, которые характери­зуются многими соподчиненными или независимыми признака­ми.

А так же такой вид классификатора, как:

• Системный

Системный классификатор -  классификатор, принятый отдельным предприятием для применения в рамках своей автоматизированной системы. Он содержит информацию, которая необходима для решения задач в конкретной автоматизированной системе.