Файл: Автоматизация процесса учета продаж в компании ООО “TOM TAILOR”.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В условиях перехода общественного развития в информационную эпоху, компьютеры тесно сплелись с жизнью каждого человека и не только как средство общения, но и как важнейший элемент, который позволяет зарабатывать деньги, затрачивая минимальное количество ресурсов.

В настоящее время все больше компаний стараются перейти на полностью автоматизированное производство, сократив рабочую человеческую силу и тем самым сократив расходы на ее содержание. Однако такая реализация инновационного потенциала, не совсем применима в современной экономике России, т.к. является достаточно дорогой, поэтому многие организации довольствуются автоматизацией отдельных этапов. Поэтому тема данной курсовой работы является наиболее актуальной в данное время т.к. способна решить множество проблем и облегчить работу в розничной торговле.

Но что бы получить качественный результат сначала нужно определиться с целью, которую мы должны будем достигнуть по заключению курсовой работы. Основная цель – изучить и научиться применять теоретические аспекты автоматизации процесса учета продаж и научиться их применять на конкретной организации.

Так же можно выделить второстепенные цели:

• Изучить теоретическую основу выбранной темы;
• Осуществлять поиск и использование информации, сбор данных с применением современных информационных технологий, необходимых для решения профессиональных задач;
• Выбрать инструментальные средства для обработки данных в соответствии с поставленной задачей, применяя современные программные продукты;
• Проанализировать результаты расчетов, используя современные методы интерпретации данных, обосновывать полученные выводы.

Достижение этих целей позволит более точно составлять прогнозы относительно развития организации.

Объектом исследования данной работы является деятельность компании «Tom Tailor», предметом исследования – процесс учета продаж компании.

Для достижения поставленных целей нужно решить следующие задачи:

1. Проанализировать деятельность предприятия;
2. Определить проблемы, стоящие пред предприятием;
3. Разработать все элементы решения;

Рассмотрим основные методы исследования, которые будут применяться в данной курсовой работе, и кратко их охарактеризуем.

1. Изучение научных источников;

2. Методы анализа;

Научные источники позволяют изучить уже готовые разработки специалистов, в данной области, и их подходы, которые в дальнейшем и будут использованы в данном проекте.

Метод анализа является не заменимым инструментом для написания любой работы. Он позволяет мысленно разделить информацию на несколько составных частей, выявить их слабые и сильные стороны и далее сформировать готовое мнение по конкретному объекту.

Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

Характеристика предприятия и его деятельности

Tom Tailor - немецкая вертикально-интегрированная компания, выпускающая повседневную одежду. Основана в 1962 году в Гамбурге Хансом Генрихом Пюньером. Специализируется в основном на одежде и аксессуарах средней ценовой категории для мужчин, женщин, молодёжи и детей. Основные рынки сбыта для компании — Франция, Германия, Австрия, Швейцария и страны Бенилюкс.

В 1962 году Ханс Генрих Пюньер основал компанию Henke&Co. Изначально единственным продуктом компании были мужские клетчатые рубашки. Впоследствии Пюньер понял, что для бренда нужно название, которое бы ассоциировалось у покупателей с недорогой, но качественной и красивой одеждой. Отсюда и появилось название «Tom Tailor».

В дальнейшем ассортимент выпускаемой продукции расширялся и компания начала предлагать своим покупателям широкий спектр товаров — от нижнего белья до верхней одежды. Однако этот процесс шёл достаточно долго: свою первую коллекцию спортивной одежды Tom Tailor смогла представить только лишь в 1979 году.

В 1980-х годах под брендом Tom Tailor стали выпускаться и некоторые женские и детские вещи. Продукция компании ещё достаточно долгое время продолжала распространяться в основном через крупные торговые центры: первый собственный магазин Tom Tailor появился только в 1994 году. Поскольку опыт сбыта продукции через такие магазины был сочтён успешным, то в дальнейшем их количество стало неуклонно расти. В 1995 году появилась первая полноценная коллекция одежды для мальчиков Tom Tailor Boy, а чуть позже — в 1997 году — и для девочек (Tom Tailor Girls). В 1999 году увидела свет коллекция женского белья Tom Tailor Woman. Также компания обзавелась собственными брендированными коллекциями ароматов и подростковой джинсовой одежды Tom Tailor Denim. В 2002 году появилась линия одежды для маленьких детей Tom Tailor Mini. В 2006 году контрольный пакет акций компании был приобретён немецким инвестиционным фондом Alpha. В 2007 году были запущены две коллекции молодёжной одежды: Tom Tailor Denim Male (для мужчин) и Tom Tailor Denim Female (для женщин). В 2008 году произошла полная интеграция системы дистрибьюции в Германии, Австрии, Швейцарии и странах Бенилюкс. Компания вышла на французский рынок вместе со своим партнёром Galeries Lafayette.

По данным на 2009 год продукция компании распространялась через 87 собственных магазинов, 201 магазин, открытый по франчайзингу, а также 3 интернет-магазина в Германии, Австрии и Голландии.

В 2010 году состоялось IPO компании на Франкфуртской фондовой бирже.

В 2012 году в честь своего пятидесятилетия компания выпустила праздничную линию одежды Tom Tailor Denim под названием «5 десятилетий денима». Каждая модель отражает стиль определённого десятилетия — с 1960-х годов и до 2000-х. Кроме того, к юбилею Tom Tailor выпустила серию футболок с изображениями Джими Хендрикса, The Doors и The Rolling Stones с QR-кодами, позволяющими скачивать на мобильный телефон их музыку. В августе 2012 года Tom Tailor приобрёл торговую сеть марки Bonita. Таким образом, компания стала седьмым по величине производителем модной одежды в Германии.

Модельный ряд компании состоит из 5 основных линий одежды:

• Men Casual (мужская одежда);
• Women Casual (женская одежда);
• Kids & Minis (детская одежда);
• Denim Male (одежда для юношей);
• Denim Female (одежда для девушек).

Для каждой линии бренд выпускает по 12 (Kids & Minis по 6) коллекций одежды в год.

На данный момент компания имеет 335 розничных магазинов и 7 интернет магазинов.

Таблица 1

Показатели деятельности компании

Из таблицы 1 видно, что в 2018 году при открытии 6 новых магазинов и достаточно большой проходимости, довольно средний показатель выручки со всех магазинов. Причиной этого можно выделить время, которое тратится на обслуживание 1-го клиента – 15 минут. Это связано с тем, что на кассе оформление чеков и возврата занимает достаточно долгое время, т.к. требует подписи, оформление товарного чека вручную, что задерживает очередь и магазин теряет клиентов. Многие посетители при входи в магазин и видя большую очередь у кассы, передумывают совершать покупки и выходят из магазина.

Из всего следует сделать следующий вывод: для того что бы повысить продажи товаров и тем самым увеличить выручку, следует в первую очередь уменьшить время, которое тратится на 1-го клиента по средствам автоматизации процесса учета продаж.

Организационная структура управления предприятием

Рисунок 1. Организационная структура компании

Данный тип структуры можно назвать линейным, т.к. все управление расположено по вертикальной линии от главного офиса в Германии, который напрямую связан с генеральным директором в России, и далее разделяется по обязанностям управления на его заместителей, выполняющий определенные функции компании (осуществление коммерческой, финансовой и исполнительной деятельности) и их подчиненных.

Начнем с финансового директора, ведь именно на нем лежит вся ответственность за соблюдение норм налогообложения и контроль за финансовой составляющей компании в лице бухгалтерии.

Главный бухгалтер отвечает за деятельность бухгалтерии и должен правильно составлять отчетность, а также выполнять расчет заработной платы, отпускных, больничных и т.д. Правильно составленные документы сводят к минимуму подозрения налоговой к деятельности нашей компании, а если все-таки налоговые инспектора выявили какую-то ошибку или недочет, на месте могут получить достоверные и правильно заполненные документы, которые должны внести ясность. Если же главный бухгалтер пренебрегает проверкой отчетности или ведет двойную запись и умалчивает о прибыли организации, то это может навлечь большие штрафы и даже уголовную ответственность. Поэтому при качественном управлении компанией особое внимание следует уделить отделу бухгалтерии и периодически лично сверять показатели.

Далее нужно рассмотреть исполнительного директора и все отделения под ним, т.к. именно это направление помогает правильно и качественно функционировать всей компании и осуществлять коммерческую деятельность.

Начнем с отдела поставок. Конечно, каждый понимает, что чтобы качественно продавать, с начала нужно что-то получить, поэтому в первую очередь чтобы оценить работу этого отдела нужно просто зайти в магазин и обратить внимание на сколько заняты полки.

В нашем магазине поставки осуществляются каждую 1-2 недели в зависимости от количества продаж.

Обычно на уровне отдела осуществляется работа по поставкам определенного товара в соответствующие магазины, например, в обычные магазины, товар доставляется с общего склада, прибывший из Германии, а в магазины типа «Outlet» вещи перераспределяются из магазинов, как правило, которые не пользуются спросом.

Что бы доставить товары до магазина, прежде всего, составляется накладная, а далее все данные передаются транспортному отделу. В любом таком отделе обязательно имеется водитель, который ведет машину и отвечает за целостность груза при транспортировке и грузчик, который разгружает и нагружает машину. Часто чтобы сократить расходы на содержание двух людей с такими профессиями, водитель может выступать и в качестве грузчика при увеличении оклада.

При рассмотрении исполнительной ветви не следует забывать и о техническом отделе, который также незаменим в организации. На этом уровни идет разрешение всех технических проблем в организации, а так же ведется разработка новых, улучшенных программ и их составляющих.

Мы живем в 21 веке и сложно представить нашу жизнь без технологий, поэтому так важно обеспечить должную работу всех компьютеров и их программных обеспечений, потому как любая оплошность может понести за собой остановку деятельности всей компании, что в свою очередь приведет к большим финансовым проблемам.

И наконец, коммерческая отрасль, во главе которой стоит коммерческий директор. Вся его деятельность направлена на получение большей прибыли за счет отдела маркетинга и деятельности магазинов.

Начнем с отдела маркетинга. Вся деятельность этого отдела направлена на исследовании и анализе рынка, а также выявлении предпочтений у покупателей. В свою очередь такая информация поможет подобрать более предпочтительный для большинства потребителей товар, тем самым увеличив спрос, что в свою очередь повлечет увеличение прибыли.

Перед тем как выпускать на рынок какую-либо новую продукцию или целый ряд товаров, нужно, более точно, предугадать реакцию клиента. Для этого, как правило, создается тестовая группа из людей различных возрастов, профессий, вкусов и т.д. Им предоставляется возможность высказаться и протестировать новый товар. Для этого следует оставлять человека один на один с представителем отдела маркетинга и предложить ему описать, что он думает и чувствует в отношении этого товара. Проводить это следует строго один на один т.к. общественное мнение может сильно отразиться на восприятии и на ответе человека. Далее полученные данные мы обрабатываем и составляем отчетность о проведенном исследовании, после чего мы вносим коррективы и исправляет недостатки.

Деятельность отдела маркетинга может - быть как пассивной (анализируются отчеты о продажах и далее выявляются, какие товары и каких цветов пользуется большим спросом, а какие нет), а также активной, подразумевая под этим работу непосредственно с клиентами и узнавая об их предпочтениях напрямую. Часто на кассе можно встретить таких представителей отдела, которые предлагают пройти опрос (как правило, этот опрос содержит базовые вопросы, касающиеся линейного ряда, предпочтений, недостатков работы персонала, а также предложений по изменению этих недочетов) и по его завершению получить скидку на следующую покупку. Такие анкеты составляются маркетологами и ими же проверяется.