Файл: Разработка регламента выполнения процесса: "Управление документооборотом".pdf

ВВЕДЕНИЕ

Повышения прибыли волнует любого руководителя предприятия. В связи с этим, думающий и дальновидный руководитель будет искать возможности для того, чтобы бизнес, которым он занимается, приносил стабильный доход и высокую прибыль.

Использование современных информационных технологий в такой сложной сфере как движение товара является одним из путей повышения качества обслуживания и рентабельности предприятия. ^[1]

В настоящее время в значительной мере возрос оборот и объём информации во всех сферах жизнедеятельности человека. Постоянно увеличивается скорость обработки, накопления и использования знаний. С увеличением количества информации возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Информационная техника может в значительной степени способствовать выполнению требований рынка. Также определенного роста эффективности можно достичь с помощью локальных и вычислительных систем, в результате применения интегрированных информационных и управленческих систем.

Все вышесказанное подтверждает актуальность рассмотрения рынка существующих автоматизированных систем движения и учета продажи товара.

В настоящее время моделирование и анализ увеличения скорости и качества процесса документооборота является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества обслуживания клиентов и, как следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота компаний.

Объектом исследования в курсовой работе является ООО «ЭкоПласт-Кемерово».

Предметом исследования является бизнес-процесс обработки информации в организации по учету продаж товаров. Естественным образом эта задача пересекается с учетом клиентов компании и учетом работы склада.

Целью данной работы является совершенствование регламента бизнес-процесса документооборота в организации, с целью автоматизации процесса обработки информации и увеличения уровня продаж товаров на предприятии.

Задачи работы:

• охарактеризовать и проанализировать деятельность компании ООО «ЭкоПласт-Кемерово»;
• смоделировать бизнес-процессы «как есть»
• рассмотреть задачи для улучшения бизнес-процесса;
• выявить основные проблемы в бизнес-процессе управления документооборотом;
• разработать предложения для совершенствования бизнес-процесса;
• смоделировать бизнес-процессы «как должно быть».

---

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «как есть»

   1. Характеристика предприятия и его деятельности

В курсовой работе рассматривается деятельность ООО «ЭкоПласт-Кемерово». Цель организации обеспечивать потребителя качественными ПВХ-окнами, гарантирующими защиту, надежность и комфорт. Компания реализует миссию за счет разработки инновационных оконных систем, комплексных поставок полного спектра комплектующих и предоставления всестороннего профессионального сервиса для развития совместного бизнеса с Партнерами. Компания является дистрибьютором фурнитуры KALE в России, дистрибьютором австрийской фурнитуры MACO, а также партнером немецкой компании ROTO. Следуя тенденциям спроса и качественного предложения, компания «ЭкоПласт» устанавливает пластиковые окна из немецкого профиля VEKA. Беcсвинцовая технология, используемая при производстве оконного профиля VEKA, гарантирует экологическую безопасность готовых окон. На сегодняшний день ООО «ЭкоПласт-Кемерово» имеет сеть собственных региональных складов, которая позволяет отгружать продукцию в минимальные сроки.

Количественно–стоимостные оценки деятельности ООО «ЭкоПласт-Кемерово» указаны в таблице 1.1.

Таблица 1

Количественно–стоимостные оценки деятельности компании

№ п/п	Наименование показателя	Ед. изм.	2015 г.	2016 г.	Отклонение
					Абсолютн +, -	Темп роста, %
1	Объем реализации услуг	т.руб.	7951	8350	399	105
2	Численность работающих	чел.	129	120	-9	93
3	Фонд зар/платы персонала	т.руб.	10368	11096	728	107
4	Среднегодовая зар/плата 1-го работающего	т.руб.	276	293	17	106

---

Организационная структура управления предприятием

Организационная структура управления ООО «ЭкоПласт-Кемерово» состоит из следующих структурных звеньев и представлена на рисунке 1.

11

Рисунок 1 – Организационная структура ООО «ЭкоПласт-Кемерово»

Деятельностью ООО «ЭкоПласт-Кемерово» управляет генеральный директор, он же определяет основные направления развития организации.

В его функции входят вопросы изменения устава организации, утверждения результатов деятельности, а также решение вопросов по ликвидации и реорганизации организации. Деятельность генерального директора и взаимоотношения с подчиненными, а также охрана труда, социальное развитие регулируются законодательством РФ.

В случае отсутствия генерального директора заместитель директора выполняет его обязанности и практически дублирует его функции.

Отдел продаж является одним из самых главных в организации. В функции этого отдела входит: прием и обслуживание входящих и исходящих звонков, оказание коммерческих услуг, сопровождение клиента.

К основным должностным обязанностям сотрудников этого отдела относятся:

• поиск потенциальных клиентов;
• ведение переговоров с клиентами в интересах организации;
• выявление потребностей клиентов в услугах, реализуемой организацией, и согласование заказа с клиентом;
• составление ежемесячного плана продаж;
• мотивация клиентов на работу с организацией;
• анализ статистических данных продаж;
• предоставление отчетов по итогам работы согласно регламенту работы отдела и организации;
• обеспечение маркетинговых исследований сегмента рынка по изучению спроса на услуги организации.

К основным функциям отдела кадров относится поиск новых сотрудников по запросам от каждого подразделения организации, а также учет личной и служебной информации обо всех сотрудниках ООО «ЭкоПласт-Кемерово». В этом же подразделении ведется оформление документов на прием или увольнение.

В должностные обязанности сотрудника этого отдела входит:

• участие в разработке кадровой политики и стратегии организации;
• осуществление работы по подбору, отбору и распределению кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств;
• подготовка кандидатов на премирование и взыскание, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
• проведение аттестации работников организации, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации.

---

К основной задаче финансового отдела относится ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, своевременное и достоверное отражение результатов финансово-хозяйственной деятельности компании. В своей работе сотрудники бухгалтерии руководствуются действующими законодательными актами РФ, инструкциями, приказами, распоряжениями, правилами, Политикой в области качества и др. документами, утвержденными Генеральным директором, регламентирующими работу бухгалтера.

Должностные обязанности сотрудника финансового отдела:

• прием и контроль первичной документации, и подготовка их к счетной обработке;
• расчет заработной платы и расчет налогов по зарплате по всем сотрудникам;
• подготовка отчета в налоговую инспекцию по единому социальному налогу, пенсионный фонд, индивидуальных сведений по налогу на доходы физических лиц;
• работы по формированию, ведению и хранению бухгалтерской информации.

Сотрудники юридического отдела выполняют проверку всех мероприятий, проводимых в организации, для установления их законности по правовым аспектам законодательства РФ.

Должностные обязанности сотрудника юридического отдела:

• разработка или участие в разработке документов правового характера;
• правовая помощь отделам в подготовке и оформлении различного рода правовых документов;
• в случае претензий третьих лиц, подготовка обоснованных ответов;
• участие в осуществлении мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины;
• оформление документов о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности.

Основные функции отдела заявок клиентов:

1. В случае потребности в материальных ресурсах, осуществить расчет средств на их приобретение. Для этих расчетов необходимы сведения из бухгалтерии о наличии свободных оборотных средств.

2. Поиск, анализ данных и выбор поставщиков. Это функция включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате этого анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики, после чего определяются условия поставки и оплаты; ведутся переговоры с поставщиками.

3. Заключение договоров и контроль за их исполнением. Эта функция отдела заявок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом организации. В частности, могут рассматриваются действия в случае нарушений условий поставки, санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки.

---

4. Получение материальных ресурсов. Эта функция включает в себя обработку входящих потоков материальных ресурсов, определение продукции, уточнение количества, подготовку отчетов.

5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества.

Административно-хозяйственный отдел осуществляет следующие функции:

• • Обслуживание и поддержка надлежащего состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
  • Разработка планов и составление смет хозяйственных расходов на текущий и капитальный ремонт основных фондов (зданий, воздухопроводов, систем водоснабжения и др. сооружений).
  • Проведение (организация) ремонта помещений, осуществление контроля за качеством выполнения ремонтных работ.
  • Обеспечение подразделений организации мебелью, наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
  • Получение и хранение канцелярских принадлежностей, оборудования и инвентаря, обеспечение ими отделов, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.

Отдел информационных технологий осуществляет свою деятельность в интересах всех отделов ООО «ЭкоПласт-Кемерово» для обеспечения выполнения стоящих перед ними задач.

К основным задачам отдела ИТ относятся создание и техническое обслуживание локальных вычислительных сетей (ЛВС), администрирование сетевого и общесистемного ПО, ведение архива технической, справочной и нормативной документации.

К функциям отдела можно отнести:

• разработка рабочих проектов на размещение комплексов технических средств ЛВС;
• обслуживание комплекса программно-технических средств (ПТС) для предоставления доступа к информационным ресурсам и услугам сети Интернет;
• монтаж, наладка и ввод в эксплуатацию комплексов технических средств ЛВС;
• техническое сопровождение (ремонт, наращивание, модернизация) комплексов технических средств ЛВС;
• установка, настройка и оперативное устранение сбоев в работе сетевого и общесистемного ПО на серверных станциях (почтовых серверах, серверах доменов) и рабочих местах ЛВС;
• обеспечение защиты информации с использованием ПТС разграничения доступа;
• техническое обслуживание и эксплуатация копировальной техники, оргтехники;
• закупка средств ВТ, сетевого оборудования, лицензионного ПО;
• обеспечение учета, хранения, обращения и тиражирования документации;
• планирование деятельности для выполнения поставленных перед отделом задач.

---