Файл: Разработка регламента выполнения процесса: "Управление документооборотом".pdf

В отделе выполняются мероприятия по улучшению качества выполняемых работ:

• изучение и внедрение современных достижений в области ИТ и ВТ;
• повышение профессиональной квалификации работников;
• разработка, изучение и выполнение положений и требований нормативных документов, в том числе по системе менеджмента качества;
• соблюдение трудовой дисциплины;
• выполнение норм и правил охраны труда и техники безопасности.
  1. Методы моделирования бизнес-процессов

Одним из первых и основных этапов проекта по описанию бизнес-процессов компании является выбор методов и инструментальных средств моделирования.

Выделяют два подхода к моделированию.

Структурно-алгоритмический – основными строительными блоками модели при использовании данного подхода являются функции (процедуры). Модель представляет собой выстроенную последовательность функций, при этом имеется возможность их декомпозиции на составные части; на вход каждой функции поступают некоторые данные, на выходе имеются определенные результаты ее выполнения, показывается ресурсное окружение функции – люди, информационные системы, регламенты. К этому подходу относится методология IDEF, которая реализуется программным продуктом BPwin.

Объектно-ориентированный подход предполагает использование объектов – сущностей, обладающих идентичностью, состоянием и поведением. Модель в данном случае представляет собой всестороннее описание объекта исследования – кроме описания собственно бизнес-процесса, в ней содержится описание: организационной структуры предприятия, структуры информационных систем, операционных и регламентирующих документов. При моделировании в соответствии с объектно-ориентированным подходом создается единая база данных объектов модели, благодаря этому появляется возможность отслеживания взаимосвязей между объектами и безызбыточности построенной модели.

Методологии, поддерживающие объектно-ориентированный принцип: методология Aris (группа продуктов IDS Sheer «Aris») и методология UML (продукт Rational Rose). Методология UML в основном ориентирована на разработку программного обеспечения, Aris используется для описания бизнес-процессов предприятия.

Описание и сравнение средств моделирования

BPWin (Соmputer Associates). Пакет BPWin основан на методологии IDEF и предназначен для функционального моделирования и анализа деятельности предприятия. Методология IDEF, являющаяся официальным федеральным стандартом США, представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель IDEF отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями.

---

Rational Rose (IBM). Программный продукт предназначен для использования проектировщиками, аналитиками, разработчиками. Он обладает графическими возможностями, основанными на UML, и предназначено для решения любых задач, связанных с любым проектированием и моделированием: от общей модели процессов (абстрактной) предприятия до конкретной (физической) модели класса в создаваемом программном обеспечении. Использование Rational Rose заключается в проектировании системы диаграмм с заданием всех свойств, отношений и взаимодействия друг с другом.

ARIS (IDS Scheer). Система ARIS представляет собой комплекс средств анализа и моделирования деятельности предприятия. Ее методическую основу составляет совокупность различных методов моделирования, отражающих разные взгляды на исследуемую систему. Одна и та же модель может разрабатываться с использованием нескольких методов. Методика моделирования ARIS основывается на разработанной профессором Августом Шером теории построения интегрированных ИС, определяющей принципы визуального отображения всех аспектов функционирования анализируемых компаний. ARIS поддерживает четыре типа моделей, отражающих различные аспекты исследуемой системы:

• организационные модели, представляющие структуру системы - иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений;
• функциональные модели, содержащие иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей;
• информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;
• модели управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнес-процессов в рамках системы.

Таблица 2

Сравнительный функциональный анализ средств моделирования

Функции, свойства	ARIS	BPwin	Rational Rose
Моделирование организационных функций и процессов	+	+	+
Разработка технического задания	+	+/-	+/-
Функционально-стоимостной анализ	+	+	+/-
Оптимизация бизнес-процессов	+	-	-
Имитационное моделирование, событийно-управляемое моделирование	+	+/-	-
Генерация кода приложения	-	+	+/-
Оформление проектной документации; генерация технологических инструкций для рабочих мест	+	+/-	+
Хранение моделей деятельности предприятий	+	+/-	+/-
Создание концептуальных и физических моделей структуры базы данных	+/-	+	+
Генерация программного кода, SQL-сценариев для создания структуры базы данных.	-	+	+/-
Стандартное представление основных бизнес-процессов (более 100 типов)	+	-	-
Ведение библиотеки типовых бизнес моделей	+	+/-	+/-
Групповая работа над проектом	+	+	+
Выдача встроенных отчетов по стандарту ISO9000	+	-	-
Ценовые различия	$31 740	$23 685	$40 520

---

Таким образом, исходя из вышеописанного сравнения средств моделирования, можно выделить ARIS и BPwin, так они имеют более широкий функционал и меньшую стоимость в сравнение с Rational Rose.

Обоснование выбранной нотации

Одним из важнейших аспектов описания моделей бизнес-процессов является отражение управляющих воздействий, обратных связей по контролю и управлению процедурой. В нотации ARIS eEPC управление процедурой может быть отражено только при помощи указания входящих документов, которые регламентируют выполнение процедуры, и последовательности выполнения процедур во времени (запускающие события). В отличие от ARIS, в нотации IDEF0 каждая процедура должна иметь хотя бы одно управляющее воздействие (вход управления - стрелка сверху). Если при создании модели в eEPC указывать только последовательность выполнения процедур, не заботясь об отражении управляющих документов и информации, полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования.

Если попытаться в нотации ARIS eEPC отразить все условия и ограничения, определяющие выполнение функций, то потребуется описать большое количество событий и входящей информации (например, устных распоряжений руководителей), и модель станет сложной и плохо читаемой (эти недостатки присущи так же и нотации IDEF3). Указанных недостатков нет у нотации IDEF0.

Получается, что нотация ARIS eEPC является расширением достаточно простой нотации IDEF3. Для адекватного описания процесса управления в нотации eEPC необходимо заранее договориться, как будут отражены в модели документы (информация), регламентирующие выполнение процедур процесса.

Функциональные возможности инструментальных средств моделирования ARIS Toolset и BPwin можно корректно сравнивать только по отношению к определенному кругу задач. С точки зрения формирования моделей бизнес-процессов каждая из рассматриваемых систем имеет свои преимущества и недостатки. В зависимости от решаемых задач эти преимущества и недостатки могут как усиливаться, так и наоборот. Например, отсутствие четких соглашений по моделированию управляющих воздействий в рамках eEPC ARIS может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы, в то время как нотация IDEF0 системы BPwin позволяет решить эту задачу. С другой стороны, описание процедуры, выполняемой одним сотрудником, может быть описано более адекватно при помощи eEPC ARIS, чем IDEF0 или IDEF3 BPwin.

Сравнивая две системы, следует отметить, что для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД, и под каждый проект создается новая база данных. Для удобства пользователя модели (объекты моделей) могут храниться в различных группах, организованных в зависимости от специфики проекта. Естественно, что в ARIS предусмотрены различные функции по администрированию базы данных: управление доступом, консолидация и т.п. В BPwin данные модели хранятся в файле, что существенно упрощает работу по созданию модели, но, с другой стороны, ограничивает возможности по анализу объектов модели. Для управления групповой разработкой используется средство Model Mart, обеспечивающее многопользовательский доступ к моделям, созданным с помощью ERwin и BPwin.

---

ARIS предоставляет существенно больше возможностей по работе с отдельными объектами модели, но именно вследствие чрезмерного количества настроек работа по созданию модели должна регламентироваться жесткими и объемными соглашениями по моделированию (стандартами). Разработка таких соглашений требует значительного времени (1-3 месяца) и высококвалифицированных специалистов. Если проект с использованием ARIS начинается без детальной проработки таких соглашений, то вероятность создания моделей бизнес-процессов, не отвечающих на поставленные вопросы, составляет 80-90%. В свою очередь, BPwin отличается простотой в использовании и достаточной строгой регламентацией при создании диаграмм (стандарт IDEF и рекомендации по его применению, бланк IDEF для создания диаграммы, ограниченное количество обязательно заполняемых полей, ограничение количества объектов на одной диаграмме и т.д.). ARIS, безусловно, является более мощным и «тяжелым» инструментом по сравнению с BPwin, но это в итоге оборачивается значительными трудностями и высокими затратами на его эксплуатацию.

Таким образом, для ведения небольших по масштабам и длительности проектов рационально использовать BPwin. Также данная нотация проста в освоение и использование конечным пользователем.

Характеристика комплекса задач по улучшению бизнес-процесса. Построение бизнес-процессов «как должно быть»

• 1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

В процессе производства продукции решаются следующие задачи, позволяющие обеспечивать достижение запланированного уровня качества продукции предприятия:

• производство качественной продукции, удовлетворяющей заказчика;
• реализация процесса производства продукции в соответствии с ГОСТ и Руководством по качеству предприятия;
• улучшение качества продукции;
• предупреждение несоответствий во всех сферах деятельности организации;
• выполнение задач в области качества на протяжении всего процесса - начиная с маркетинга и заканчивая оценкой удовлетворенности потребителя.

Характеристика деятельности организации с использованием правил построения схем методологии IDEF в виде схемы приведена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Характеристика основного процесса предприятия

Входным потоками в рассматриваемой деятельности является сведения о заявке или проекте на разработку продукции компании.

---

Деятельность компании регулируется законами и подзаконными актами России, требованиями руководства компании, а также технологическими нормами производства, стандартами и ГОСТами.

Выходным потоком является информация о произведённой продукции с качеством, удовлетворяющим заказчика.

Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Декомпозиция основного процесса

Таким образом, деятельность предприятия заключается в проектировании продукции, закупке необходимых материально-технических средств, производстве продукции и ее реализации.

Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Рассмотрим деятельность отдела продаж компании. Остановимся на работе с клиентами, в том числе на учете продаж товаров и оказанных услуг. Схема с использованием методологии IDEF, характеризующая процессы работы с клиентами компании, приведена на Рисунке 4.

Рисунок 4 – Схема процесса учета продаж

Декомпозиция данного процесса представлена на Рисунке 5.

Прежде всего, менеджеры по работе с клиентами отвечают за поддержание постоянной связи с существующими клиентами. В их функции входит:

• обслуживание действующих клиентов (ведение переговоров, заключение договоров, поддержание контакта после заключения сделки);
• формирование и ведение клиентской базы;
• интерактивный диалог с клиентом;
• разработка особых схем работы с наиболее выгодными организации клиентами (особенные условия договоров, системы скидок, придание статуса 'VIP', ускоренные сроки исполнения обязательств со стороны предприятия и т.д.);
• обеспечение соблюдения интересов клиентов при выполнении условий договоров подразделениями организации.

Рисунок 5 – Схема декомпозиции процесса обработки заявок (обращений)

При обращении клиента менеджеры учитывают его данные, а также выясняют, какие товары и услуги и в каком объеме его нужны. После этого формируют коммерческое предложение, которое отправляется клиенту.

Декомпозиция данного процесса приведена на Рисунке 6.

Если клиента устраивает полученное коммерческое предложение, менеджер выбирает шаблон договора. Затем в выбранный шаблон менеджер вводит данные клиента и данные об объеме услуг. После этого, на основании заполненного договора и данных о видах работ менеджер производит расчет стоимости услуг по договору.

---