Файл: Разработка регламента выполнения процесса: "Управление документооборотом".pdf

ИО представляет собой систему классификации и кодирования данных, обобщенных систем документации и информационных массивов.^[6]

В состав ИО входят два комплекса:

• компоненты внутримашинного ИО. Включают в себя макеты и экранные формы для ввода исходных данных в ПК или вывода результатной информации, а также структуру ИБ: входных, выходных файлов, БД.

• компоненты внемашинного ИО. Состоят из классификаторов технико-экономической информации.

Для удобного поиска, пересылки и отработки по каналам связи необходимо приспособить экономическую информацию. Ее нужно перевести в числовой вид. Для этого ее нужно упорядочить (классифицировать), а затем формализовать с помощью кодов при помощи классификатора.

Классификатор – это документ, благодаря которому реализуется формализованное описание экономических данных в ЭИС, содержащих наименования объектов и классификационных группировок, а также их кодовые обозначения.

По сфере влияния можно выделить следующие виды классификаторов: международные, отраслевые, общесистемные и локальные.

Любой классификатор в создаваемой системе ведется администратором системы.

Главной компонентой внемашинного ИО считается система документации, используемая в процессе контроля экономического объекта. Самим же документов является некоторая совокупность сведений, применяемая в процессе решения экономических задач, находящаяся на материальном носителе в соответствии с принятой формой.

Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно применяемых в процессе управления экономическим объектом. Главной особенностью системы экономической документации становится большое число видов документов.

Современные системы документации, используемые в неавтоматизированных ЭИС, характеризуются:

• большим количеством типов форм документов;
• значительным объемом потоков документов и их запутанностью;
• дублированием данных в документах, и, как следствие, невысокой достоверностью получаемых результатов.

Обработка документов в таких ИС занимает значительную часть времени сотрудников.

Если нужно упростить систему документации, могут применяться следующие подходы:

• приведение документов к стандартизованному, единому виду;

• внедрение безбумажных технологий, основанных на ЭДО и новых ИС для их обработки.

Входные документы для исследуемой задачи лучше всего получать через сеть, поэтому они должны быть сделаны в файлах заранее утвержденной структуры. Для работы с такими файлами, необходимо представить их в табличной форме (реализовать это нетрудно, т.к. эти документы включают итоговые значения других задач и генерируются программно).^[7]

---

К внутримашинному ИО можно отнести описание экранных форм.

Для ввода данных в процессе проектирования структуры экранных форм первичных документов с текущей информацией удобнее применять комбинированную форму, максимально похожую на ту, которая использовалась для создания самого документа. Расположение полей в такой форме должно идти в той последовательности, которая полностью удовлетворяет логической структуре документа и файлов с текущей информацией. Такая последовательность уменьшит трудоемкость операции загрузки данных в базу.

Для документов с фиксированными данными (при разработке экранных форм) следует помнить, что подобные макеты применяются для ввода и обновления записей ИБ, поэтому в процессе их проектирования лучше всего использовать анкетную форму расположения реквизитов, подходящую для реализации этих операций.^[8]

В процессе выбора экранных форм используется принцип минимальной трудоемкости и стоимости ввода данных, лучшей степени читабельности итоговых данных, выводимых на экран, и повышенной надежности и правильности выполнения этих операций.

Главной частью внутримашинного ИО становится информационная БД.

Информационная база (ИБ) – это структурированная совокупность данных, хранимых в памяти ЭВМ в виде файлов или таблиц в файле БД. С помощью них реализуются информационные запросы управленческих процессов и решаемых задач.

Рассмотрим несколько способов организации подобной базы:

• Связанные локальные файлы — реализуется при помощи пакетов прикладных программ;

• Встроенная БД — базируется на применении универсальных программных средств хранения, записи, поиска и поддержания актуальности данных, т.е. СУБД.^[9]

Организация локальных файлов так или иначе подразумевает дублирование данных в ИС. Это может привести к несогласованности данных в разных приложениях, а также усложненным доступом к данным, поэтому используется только в специализированных приложениях.

Для нашего проекта информационная база реализована в виде встроенного информационного хранилища. Подобное расположение дает возможность объединять разные источники данных, управлять файлами разных форматов. Также очевидны преимущества применения в процессе размещения информации в таких базах данных:

• Полная совместимость данных;

• Соответствие данных текущему состоянию объекта;

• Увеличение скорости совместной обработки информации;

---

• Поддержание целостности данных.

БД представляет из себя совокупность данных, позволяет отражать совокупность объектов и их отношений в указанной предметной области.

Основным способом реализации БД становится разработка централизованных и распределенных БД. Базовым критерием отбора метода организации ИБ остается стремление к минимальным трудовым и стоимостным затратам на создание структуры ИБ, ПО системы, структуры ведения файлов. Базируясь на этих критериях и необходимости реализации стабильности хранения данных используется централизованный способ создания БД.

БД классифицируются по способу реализации связей между данными:

• Иерархическую модель;

• Сетевую модель;

• Реляционную модель.

Главными компонентами любой из представленных моделей являются файлы или таблицы.

Иерархические модели – это графовая модель с вершинами-таблицами. В моделях есть один файл, являющийся входом в структуру. Между файлами имеются отношения соподчиненности. Файл может иметь одну исходную вершину и несколько подчиненных. Самый популярный тип отношений - 1:М.

В сетевых моделях абсолютно любой файл может являться точкой входа в систему, и взаимосвязан с некоторым числом оставшихся файлов отношениями вида 1:1, 1:М и М:М.

Самая популярная модель данных - реляционная модель. В случае подобного распределения данных вся информация сохраняется в виде таблиц и отношений. Таблицы становятся совокупностью записей (строк, кортежей). Между отношениями (таблицами) имеются связи вида 1:М, М:М. Любое такое отношение имеет ключ, т.н. поле записи (атрибут), позволяющее определить ее. Это свойство реляционной модели данных минимизирует возможность дублирования данных, увеличивает скорость поиска и доступ к отдельным данным.

Подобный установленный в реляционной модели подход к разделению и целостности данных дает возможность организовать и упорядочить процесс создания и реализации сложных БД, а реляционные операции имеют мощные средства управления и обработки данных.

Беря во внимание все преимущества реляционных моделей данных для отображения информации, используемой при решении задачи лучше всего применять реляционную модель БД.

В данной курсовой работе должны быть спроектированы следующие локальные классификаторы:

• сотрудники компании;
• клиенты;
• продукция;
• заявки.

Разрабатываемая система должна содержать в себе следующие модули:

• модуль авторизации;
• модуль ввода данных;
• модуль работы со справочниками;
• модуль поиска;
• модуль получения отчетов.

---

Для модуля авторизации предусмотреть следующие функции:

• Доступ пользователя к главной странице системы только после корректного ввода пароля и логина;
• Невозможность подбора пароля для несанкционированного доступа (ограниченное количество попыток ввода пароля);
• Вывод сообщения об ошибке ввода пароля и логина с предложением повторить ввод.

Модуль ввода данных должны быть реализован следующими функциями:

• Возможностью ввода данных с помощью экранной формы;
• Проверкой вводимых данных на их корректность.

В модуле работы со справочниками должны быть реализованы следующие функции:

• Ввод данных в справочники;
• Проверка вводимых данных на корректность по типам;
• Редактирование состава справочника;
• Вывод в виде экранной формы состава справочника.

В модуле получения отчетов должны быть реализованы следующие функции:

• Возможность получения отчета в соответствии с указанными параметрами;
• Формирование необходимых аналитических отчетов.

В модуле поиска должна присутствовать функция, позволяющая осуществлять поиск по справочникам по различным реквизитам.

Основу информационного обеспечения составляет информационная база, обеспечивающая хранение и обработку данных. Состав информационной базы определяется набором функций системы и услугами, которые она предоставляет своим пользователям, а также обеспечением взаимодействия системы учета платежей с другими автоматизированными системами. Структура информационной базы данных должна обеспечивать возможность расширения функций системы, не требующих изменения структуры обрабатываемых данных, без реорганизации базы данных.

Информационная база данных должна состоять из:

• справочников, ведение которых осуществляется посредством ПО системы сотрудниками, эксплуатирующими систему;
• таблиц настроек для работы системы в определенных условиях, начальная загрузка которых осуществляется вместе с установкой системы, и информация в которых может корректироваться администратором системы;
• таблиц хранимой и текущей информации, доступ к которым осуществляется посредством ПО системы с установленными правами пользователей.

В итоге, обмен информацией между комплексами задач, входящими в состав системы, должен осуществляться в соответствии с функциями, возложенными на систему и ее комплексы задач с помощью файлов или таблиц базы данных.

Тут как-то нужно внести регламент???

---

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Регламентация бизнес-процессов широко распространена за рубежом. В последнее время она все чаще применяется и в российской практике. В основном это касается компаний, переходящих на процессное управление. А также организаций, активно внедряющих различные информационные системы для обработки электронных документов.

В данной курсовой работе объектом исследования была организация ООО «ЭкоПласт-Кемерово». Для улучшения качества и скорости обработки информации были проведены исследования, которые позволили выявить недостатки в работе компании

• • • отсутствие порядка работы с заявками клиентов;
• отсутствие системы контроля над сроками продаж;
• отсутствие единых методов анализа и прогнозирования хода реализации продаж;
• отсутствие стандартной отчетности по продажам;
• отсутствие контроля над работой с каждым клиентом и его заявками.

Реализовать описанные задачи можно путем внедрения информационной системы учета заявок клиентов и реализации продаж. Тем самым обеспечить контроль над всеми реализуемыми организацией продажами и заявками клиентов со стороны руководства.

Поэтому необходимо было автоматизировать бизнес-процесс, тем самым получить:

• централизованное хранение данных;
• легкое изменение и структуризация данных;
• исключение потери данных;
• оперативная обработка данных;
• выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
• сокращение времени оформления документов.

Применение в организации программы по автоматизации учета продаж повысит оперативность и экономичность работы предприятия. Основа эффективной работы предприятия – своевременное получение необходимой информации и достоверных данных

Разработанная информационная система учета поступления и продаж товаров система спроектирована с использованием современных методик автоматизации бизнес-процессов, стандартов и других требований. Применение данной системы приема позволит эффективно управлять работой элементов компании и иметь достоверную информацию по продажам, поступлению товаров, их наличию на складе, эффективности работы с поставщиками и клиентами.

Применение в организации программы по автоматизации учета продаж повысит оперативность и экономичность работы предприятия. Основа эффективной работы предприятия – своевременное получение необходимой информации и достоверных данных

---