Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Понятие проекта, признаки и основные элементы).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время эффективность той или иной сферы публичной или частной деятельности связывают с проектным подходом, позволяющим дать оценку деятельности, найти новые перспективные ниши. При продуманном менеджменте создается возможность повышать конкурентоспособность на внутреннем и внешнем рынках.

Актуальность применения проектных методов управления в отраслях экономики в последние годы растет, что подтверждается результатами практического использования проектного управления в самых разнообразных сферах современного российского менеджмента [18, с.299].

Большинство российских аналитических работ опубликовано сравнительно недавно, поскольку именно на современном этапе насущно стоит вопрос необходимости эффективного и оптимального использования всех ресурсов, используя для этого элементы проектного управления как части организационного менеджмента. При этом, нельзя сказать, что управление проектами является новым понятием для России. Расширяется теоретическая база российского проектного управления также и за счет создания стандартов. На сегодняшний день это зрелая научно-практическая дисциплина, которая дает возможность достижения высокой эффективности реализации проекта на всех его этапах.

Актуальность проведенного в работе теоретического анализа управления проектами, в общем, и проектного офиса, в частности, обусловлена необходимостью понимания заинтересованными лицами проектов, их управления и реализации с дальнейшим применением знаний на практике.

Объектом анализа в работе выступает проектное управление, предмет - проектные офисы как элемент системы управления проектами.

Цель данной работы заключается в проведении анализа проектного офиса в контексте проектного управления. Значимость определяется возможностью использования содержания работы, некоторых выводов и положений заинтересованными субъектами при подготовке материалов, связанных с проектным управлением.

Реализация выдвинутой цели потребовала решения следующих задач:

- теоретически осмыслить понятие проекта, проектного управления;

- достичь понимания проектного офиса в современном менеджменте, его отличительных от других элементов проектного управления признаков и функций;

- проанализировать организацию проектного офиса на практике.

Задачи и обусловили структуру работы, состоящей из трёх глав, содержащих анализ теоретического материала и анализа практической организации проектного управления на примере компании "Горячие туры".

Задачи достигнуты путём сбора и анализа теоретического и практического материала как отечественных, так и зарубежных авторов. При написании работы использована учебная литература в области проектного управления, монографии. Например, различные аспекты управления проектами рассмотрены в работах Борониной, Л. Н., 3. Мазура И.И., Шапиро В.Д. Также особое внимание уделено анализу электронных материалов российских практиков в сфере проектного управления, непосредственно связанных с реализацией проектов, таких как Чурилов А.А., Бажанова Ю., Султанов И.А., материалов журнала "Проектное управление". В работе использованы метод наблюдения и анализа.

Глава 1. Управление проектами в системе современного менеджмента

1.1 Понятие проекта, признаки и основные элементы

Существует ряд терминов, раскрывающих понятие «проект». При этом, каждое понятие имеет право на существование.

Проект от английского project — то, что задумывается и планируется. К примеру, в широко известном стандарте «Руководство к своду знаний по управлению проектами» (РМВОК) даётся следующее лаконичное определение: Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов [16, с.18].

Отечественными авторами понятие проекта определяется с позиции двух подходов: системного и деятельностного.

Боронина Л.Н. дает определение проекту по системному подходу как системе действий, ограниченных по времени и нацеленных на получение уникального, но в то же время определенного результата. Деятельностный подход рассматривает проект как действия субъекта в процессе перехода объекта из состояния наличия в требуемое состояние, оптимально отвечающее требованиям субъекта [5, с.12].

Учитывая эти определения, можно выделить типичные признаки проекта:

- комплексная, инновационная, уникальная постановка задачи;

- обособленность от повседневных производственных процессов;

- сформулированная цель;

- ресурсная база: финансы, кадры;

- временные рамки: определённый старт и плановое время завершения;

- междисциплинарное сотрудничество нескольких специалистов или отделов;

- собственная организационная форма;

- заказчик – внешний или внутренний;

- конечный результат (продукт) с определёнными требованиями к нему.

То есть получается универсальный общий набор признаков, которые содержат все эти определения, присущих любому проекту, позволяющих его выделять из всего многообразия явлений в качестве некого вида таких явле­ний. 

Группа связанных между собой по какому-то признаку проектов и операционных задач, совместное управление которыми для организации выгоднее, чем управление по отдельности определяется как программа проектов [2]. Признак, по которому проекты в программе связаны, может отличаться – общий бюджет, общее управление рисками или ресурсами, общий заказчик, и вообще все, что угодно и что имеет смысл.

Портфель  (портфолио) проектов представляет собой группу программ проектов, отдельных проектов и связанной с этим операционной работы, приоритезированные и выполняемые для достижения стратегических целей организации [2].

Говоря о проектах, нельзя ни обратить внимание на то, что проекты всегда реализуются в условиях различных ограничений. Ограничения проекта (Project Constraints, Project Restrictions) – это, наверное, одно из простейших понятий проектного менеджмента. Как понятно из названия, ограничения проекта – это некие факторы, которые ограничивают наши возможности по реализации проекта. Т.е. при их отсутствии мы бы, наверное, смогли сделать быстрее, дешевле и лучше, но они есть и от этого никуда не деться [1].

Проектная деятельность характеризуется элементами: субъект и объект проектирования, его цель, система процедур, средства, методы и условия проектирования. Кратко остановимся на каждом элементе [5, с.16].

Субъекты проектирования - выражают управленческую деятельность — как физические, так и юридические лица, коллективы, социальные институты, ставящие своей целью преобразование действительности.

Объектами проектирования могут быть:

- материальные объекты (например, возведение строительного объекта, разработка программного обеспечения);

- нематериальные свойства и отношения (например, проекты по изучению экологических проблем);

- процессы (например, формирование идеологической платформы, систем воспитания и т. д. В данном случае важен идейный замысел и инструменты по его насаждению);

- услуги;

- организации и структурные подразделения (например, самостоятельные производственные отрасли и т. д.);

- мероприятия (массовые мероприятия — спортивные, праздничные, общественные подготавливаются с применением проектных методик и т. д.);

- законопроекты.

В процессе проектного управления важно выделить совокупности объектов на основании характерных специфичных признаков, закономерности, присущие им.

Цель проектирования - разработка определенного будущего состояния системы, процессов, отношений.

Средства — комплекс приемов и операций для достижения цели. Иными словами, все то, при помощи чего получается, анализируется информация о состоянии процессов и тенденций их развития. Сюда же относятся средства, при помощи которых ведется непосредственное проектирование, создаются словесные описания, таблицы, схемы, сети взаимодействий.

Методы — это пути и способы достижения целей и решения задач. Метод аналогий, экспертная оценка, сетевое и календарное планирование, мозговой штурм, структурная декомпозиция, имитационное моделирование, ресурсное планирование и т. д. - это основные методы, используемые в практике проектирования.

Таким образом, несмотря на ряд определений, проект имеет характерные черты, в общих чертах проект рассматривается как творческая, разумная, целеполагающая деятельность субъекта. То, что мы делаем впервые, является проектом. То, что мы делаем постоянно – процесс.

1.2. Сущность проектного управления

Эффективная и направленная на достижение конечной цели деятельность, в которой и заключается сущность проекта, гарантируется при условиях тщательно продуманного управления проектом.

Управление проектами осуществляется с целью достигнуть или превысить в результате ожидания участников и включает в себя методологию, организацию и планирование, руководство и координацию имеющихся ресурсов в течение жизненного цикла проекта, с использованием технологии управления, техники и современных методов, и для получения определенных в проекте результатов, удовлетворяющих ожидания участников проекта.

Концепция управления проектами, имеющая на Западе широкое распространение, получила принципиальное определение как процессная концепция [9]. 

Современный процессный подход основан на системном подходе к управлению и рассматривает любую организацию как единый организм. В свою очередь, общая теория систем, основоположником которой считается Л. фон Берталанфи (1901 - 1971) послужила основанием системного подхода. Понятие цели определяет весь системный подход. То есть наличие конкретной цели - отличительный от других систем первый и важнейший признак организации. Обеспечение комплексности к достижению целей - вот основная задача системного подхода.

Как указывает теория, начиная с конца 70-х годов прошлого века по настоящее время, организация эффективной работы компании обеспечивалась благодаря процессному подходу. Учитывая суть процессного подхода  к организации как совокупности взаимосвязанных бизнес-процессов, считается, что он останется еще долгое время оптимальным и действенным [12].

Принципиальный отличительный признак процессного подхода - сосредоточенность на конечном результате, достигнутом оптимальным образом.

Возможность управлять отдельным объектом в части проектирования, регламентации, оптимизации, планирования и контроля результативности и эффективности процесса достигается благодаря бизнес-процессам - как обособленно выделенным частям деятельности этого объекта.

Согласно справочнику Института управления проектами (Project Management Institute) «Guide to the Project Management Body of Knowledge», управление делится на 5 процессов, 3 из которых приходятся на основную стадию [3].

- Инициация (initiating) – объявляется о начале проекта. Характеризуется решениями о выделении ресурсов на проект, наделении соответствующими полномочиями менеджера проекта.

- Основная стадия:

Планирование (planning) – на основании поставленных целей и объема работы составляется план реализации проекта и его расписание, здесь же оцениваются риски и пути их снижения;

Выполнение (executing) – работы по реализации проекта, в том числе координация и управление;

Контроль (controlling) – отслеживание выполнения работ, анализ состояния проекта, сравнение его с плановыми показателями, предоставление отчетности. Здесь же при необходимости формируются корректирующие действия.

- Завершение (closing) – административное закрытие проекта (подписание актов выполненных работ и прочих документов), накопление опыта реализованных проектов, накопление базы знаний.

В последнее время практикуется проектный подход в управлении и интерес к нему возрастает. Это обусловлено тем, что проектное управление предлагает наиболее эффективные методы и инструменты достижения организациями целей. В процессе эволюции менеджмента сформировались предпосылки внедрения и использования проектного подхода:

- быстроизменяющаяся окружающая среда заставляет адаптироваться к новым условиям и совершенствовать технологии управления;

- потребность в высококвалифицированном персонале;

- необходимость держаться на плаву в условиях жесточайшей конкуренции вынуждает принимать в короткие сроки уникальные (неординарные) решения.