Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Понятие проекта, признаки и основные элементы).pdf

Таким образом, офис управления проектами – не только способ снизить издержки или повысить производительность проектов. Это важнейший инструмент реализации стратегии конкретной компании. А потому его создание – стратегическая задача, требующая участия и содействия сотрудников и руководства компании. В случае успеха, Офис управления проектами позволяет получить компании конкурентное преимущество на рынке, а если речь про органы власти, то достичь стратегических целей в жестко заданные сроки.

Глава 3. Анализ проектного офиса в существующей системе управления проектами на предприятии

Анализ проведен по одной из ведущих на рынке туристических услуг Российской Федерации.

Объединенная сеть ТБГ и «Горячие туры» - одна из крупнейших в России, занимает лидирующее положение на рынке туристических услуг. Туристические агентства Сети работают по системе франчайзинга в 245 городах России и СНГ. Сеть представлена 4 генеральными представительствами в Санкт-Петербурге, Минске, Ростове-на-Дону, Бишкеке и Ереване [11].

Начиная с 2002 года сеть ежегодно отправляет более 382 тысяч туристов на отдых в более чем 80 стран мира. Сотрудники агентств, входящих в сеть предлагают на выбор клиентов множество туров с оптимальным соотношением цена-качество. Кроме полного спектра туристических услуг, агентства предоставляют дополнительные сервисы: бронирование авиа и ж/д билетов, бронирование отелей по всему миру, страхование, трансферы в аэропорты Москвы, бронирование VIP-залов в аэропортах и другие. На базе Управляющей компании Объединенной сети ТБГ и «Горячие туры» работает центр обучения и повышения квалификации TRAVEL SCHOOL. Занятия проводят профессионалы турбизнеса, имеющие многолетний опыт работы в туристической отрасли. Предлагаются разнообразные обучающие программы, позволяющие специалистам туризма повысить свою квалификацию, а их менее опытным коллегам – приобрести базовые знания, необходимые для работы в туризме и открытия собственной турфирмы. В TRAVEL SCHOOL проходят обучение не только сотрудники агентств, входящих в Объединенную сеть ТБГ и «Горячие туры», но и все кто желает открыть свою турфирму и научиться эффективному менеджменту в туризме.

Компания предоставляет возможность купить тур онлайн из Москвы, воспользовавшись удобной системой поиска туров c подробным описанием отелей, размещенных на сайте.

Оплата в режиме онлайн проходит по защищенному соединению и гарантирует безопасный перевод денежных средств. Также к услугам большой штат консультантов, которые ответят на все вопросы и помогут купить тур в офисе Москвы. Турагентства в городе Москва готовы помочь с выбором маршрута, рассказать о подходящих отелях, всех преимуществах и особенностях того или иного предложения.

К оплате принимаются банковские карты, а также наличные средства. В случае необходимости сотрудники также помогут с оформлением страхового пакета. Для удобства клиентов офисы в Москве работают не только в будние, но и в выходные дни.

Клиенты имеют возможность выбрать между комплексной услугой и любой конкретной операцией с туром. Все это должно быть автоматизировано, работать быстро и давать возможность рассматривать отчетность в разрезе финансового и управленческого учета.

Генеральный директор Управляющей компании Объединенной сети ТБГ и «Горячие туры» заявил стратегию: повышение технологичности сети – приоритетная цель для команды Управляющей компании [11].

Но ее выполнение требует активного вовлечения агентов. Если все поддержат тренд на использование технологий, это приведет к уменьшению затрат на бизнес каждого участника. 

Для продуктивной работы с контрагентами необходим оперативный обмен информацией. Учитывая это, компания разработала ряд инструментов для IT-интеграции. Надёжная связь информационной системы с системами особых клиентов позволяет значительно повысить скорость оказания услуг. Инструменты, разработанные компанией, позволяют осуществлять совместную разработку приложений и внедрение готовых инструментов для расчёта сроков и стоимости доставки в сайты интернет-магазинов.

Интеграция дает возможность автоматизировать множество процессов, входящих в оформление заказов и отслеживание статуса обработки грузов. Благодаря этому сокращаются влияние человеческого фактора и финансовые затраты, возрастает скорость предоставления клиентом информации своим контрагентам.

Постоянный поиск новых возможностей улучшения сервиса, индивидуальная разработка оптимальных решений потребовала создание в структуре компании индивидуальной проектно-ориентируемой системы управления, обеспечивающей оперативное получение всеми участниками проектов любой необходимой информации и мониторинг проектов в режиме реального времени.

Внедрение системы управления проектами в компании проходило в несколько этапов от изучения существующих организационных структур и типовых процессов управления компании до создания Группы управления проектами.

Исходя из теоретического анализа в предыдущих главах, можно сделать вывод, что группа управления проектами обладает признаками управляющего офиса управления проектами, созданного на уровне подразделения.

За прошедший период времени в области управления проектами проведена работа, включающая в себя несколько этапов:

1) Анализ необходимости создания проектного офиса;

2) Этап формирования. На этапе формировании Группы управления проектами офис действовал пока в единственном числе, были подготовлены должностные инструкции положения о Группе, система оплаты труда, функционал.

3) Этап накопления опыта. На сегодняшний день проекты компании реализуются при участии Группы управления проектами.

4) Этап анализа и передачи опыта. Накопленный опыт позволяет перейти к анализу успехов и неудач в проектной деятельности, к формированию новой нормативно-регламентационной базы и ее развитию. Применяется практика обучения работников Группы управления проектами центрального офиса и работников, непосредственно занятых управлением проектами и отслеживанием объектов на местах.

Наличие в компании системы управления проектами позволяет еще на этапе постановки цели оценить возможности. Цели проектов должны соответствовать SMART критериям (Рисунок 5) [7]:

Рисунок 5. Целеполагание проектов

Благодаря Группе управления проектами, компания развивает несколько направлений бизнеса, которым требуется автоматизация, кроме того, периодически появляются либо новые направления, либо отдельные бизнес-процессы (группы бизнес-процессов), не охваченных автоматизацией. В таком случае необходимо стартовать проект либо выбора и внедрения новой информационной системы, либо подпроект автоматизации в рамках существующих решений.

Система управления проектами базируется на 5 процессах и схематически выражается следующим образом (Рисунок 6) [7]:

Рисунок 6. Процессы управления проектами

Исходя из процессного подхода, проектный менеджмент компании обладает признаками классического метода PMBOK, то есть при разработке сложных интернет проектов компании, а также проектов по автоматизации метод PMBOK как нельзя лучше подходит, так как в нем все процедуры управления проектом показаны в динамике, прослеживается чёткая связь между компонентами методологии, определяются конкретные ресурсные затраты, кроме того процессы разложены по времени.

Такой подход дает возможность оценить имеющиеся возможности, удовлетворяющие Заказчика, на основании детального анализа сформировать производственную программу.

Система управления проектами компании позволяет осуществлять управляющие и контролирующие функции по таким категориям, как: сроки производства работ, стоимость, качество, безопасность труда и охрана окружающей среды, персонал, коммуникации, поставки, технологические процессы и механизмы, внесение изменений происходящих в процессе выполнения работ, формирование детальной отчетности.

В рамках контролирующих функций и оперативного управления реализацией проекта с помощью Группы управления проектами решаются задачи измерения, прогнозирования и оценки складывающейся ситуации по достижению результатов на основе анализа расхождений плановых и фактических показателей.

Как и большинство хозяйствующих субъектов, компания сталкивается с проблемами, возникающими у проектных офисов: недостаток ощутимой ценности от деятельности Проектного офиса и нехватка IT-специалистов, необходимых для разработки и обеспечения функционирования множества информационных продуктов на различных программных платформах.

Проектному офису необходимо больше внимания уделять демонстрации своей ценности для организации. Информирование членов организации о результатах деятельности позволит лучше интегрировать Проектный офис в организацию и повысить эффективность работы.

Таким образом, благодаря системе управления проектами в компании обеспечивается эффективная реализация проектов в сфере туризма, и несмотря на наличие проблем, пример проектного управления подтверждает его эффективность, и позволяет быть конкурентным в современных условиях как в России, так и за пределами РФ, что подтверждается наличием реализованных проектов и конкурентоспособностью.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении хотелось бы подвести итоги и сделать некоторые выводы из работы, которая явилась попыткой аккумулировать и систематизировать теоретические знания, раскрыть понятия проектного управления, его методов.

Использование концепции проектного управления позволяет более эффективно решать задачи развития организации, по сравнению с традиционным управлением, повышает надежность успешного достижения поставленных целей во всех видах деятельности.

Проектное управление представляет собой регламентированный процесс, являющийся неотъемлемой частью политики эффективной деятельности организации.

Исходя из приведенной теории, следует, что управление проектами, создание офисов проектного управления дают возможность в конечном итоге удовлетворить интересы заинтересованных сторон, получить нужного потенциального контрагента, снизить потенциальные риски, и как итог, обеспечить эффективно реализацию проекта. При этом понятие офис проекта не тождественно с понятием портфель проектов, КСУП.

Что касается создания офисов управления проектов на практике, необходимо пройти соответствующие организационные этапы. Выбор создания того или иного варианта зависит от целей заинтересованных сторон.

На примере стандартной системы управления проектами с использованием классического метода и созданием проектного офиса туристической компании очевидна эффективность проектного управления.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бажанова Ю. Все об ограничениях проекта, 2016. URL: http://upravlenie-proektami.ru/vse-ob-ogranicheniyah-proekta (дата обращения: 10.03.2019).

2. Бажанова Ю. Проектный офис — это ... URL: http://upravlenie-proektami.ru/proektnyy-ofis-eto(дата обращения: 09.03.2019).

3. Богомолова И.С., Гриненко С.В., Едалова Е.С., Задорожняя Е.К., Развадовская Ю.В., Седова Т.В., Федотова А.Ю., Ханина А.В., Шевченко И.К. Инновационный и проектный менеджмент. Учебное пособие. – Ростов-на-Дону: Изд-во ЮФУ, 2014. – 181 с. URL: http://www.aup.ru/books/m1518/ (дата обращения: 10.03.2019).

4. Болотова К.Р., Грошева Н.Б. Создание проектного офиса как инструмента реализации инновационных проектов // Бизнес-образование в экономике знаний. 2015. №2 (2). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sozdanie-proektnogo-ofisa-kak-instrumenta-realizatsii-innovatsionnyh-proektov (дата обращения: 10.03.2019). 

5. Боронина, Л. Н. Основы управления проектами: учеб. пособие / Л. Н. Боронина, З. В. Сенук; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. – Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2015. — 112 с.

6. Гнедых В. А. Особенности организации проектного офиса в компании // Молодой ученый. — 2015. — №9. — С. 576-581. — URL https://moluch.ru/archive/89/18358/ (дата обращения: 14.03.2019).

7. Концепции управления проектами. URL: http://economy-ru.info/info/133212/ (дата обращения 12.03.2019).

8. Красных Д.А. Ключевые моменты проектного менеджмента. // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/11/59473 (дата обращения: 10.03.2019).