Файл: Документирование и инвентаризация (Инвентаризация как способ первичного наблюдения).pdf

В зависимости от полноты охвата имущества и обязательства организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства организации, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на 1 января или дату, близкую к концу отчетного года. Ввиду ее громоздкости и трудоемкости отдельные виды средств разрешается инвентаризовать и раньше. Однако здесь установлены некоторые ограничения.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид имущества предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводиться систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения^[11].

По содержанию различают инвентаризацию ресурсов и инвентаризацию процессов.

Инвентаризация ресурсов означает проверку в натуре имущества организации.

Инвентаризация процессов означает проверку в натуре отдельных моментов кругооборота средств организации. Например, в процессе производства в натуре могут быть проверены выполненные работы, отдельные затраты на материалы и т. д. В процессе реализации могут быть осмотрены в натуре расчетно-финансовые операции, а в процессе снабжения – расчетно-заготовительные операции.

По характеру инвентаризации подразделяются на необходимые, повторные, контрольно-перепроверочные, перманентные (непрерывные).

Необходимая инвентаризация проводятся в силу ее необходимости: при смене материально ответственных лиц, после стихийных бедствий, при переоценке материальных ценностей, краже.

Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве проведенной инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо заранее знало срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10 % проверенных ценностей. В случае выявления расхождений руководитель предприятия требует письменные объяснения от лиц, проводивших ранее инвентаризацию, и от материально ответственных лиц. При выявлении фактов приписок, пропусков ценностей или же других злоупотреблений руководитель распускает такую комиссию и ставит вопрос о привлечении виновных к ответственности. Немедленно назначается инвентаризационная комиссия для проведения повторной инвентаризации.

Перманентная (непрерывная) инвентаризация проводится в соответствии с внутренним планом работы бухгалтерии в течение календарного года по отдельным видам имущества на различные даты. Порядок инвентаризации определяется хозяйствующим субъектом в его учетной политике.

Количество инвентаризаций в году, а также конкретные даты их проведения устанавливаются в календарном плане инвентаризационной работы, ежегодно составляемом главным бухгалтером и утверждаемом руководителем предприятия при создании инвентаризационных комиссий. Эти сведения не подлежат разглашению^[12].

Порядок проведения инвентаризации на предстоящий финансовый год или ряд лет утверждается руководителем организации одновременно с принятием учетной политики как самостоятельный документ либо отражается в приказе по учетной политике как одно из ее направлений исходя из особенностей деятельности организации.

Помимо обязательных инвентаризаций, в данном порядке (и в учетной политике организации) должно быть отражено: сколько раз в отчетном году и когда проводятся инвентаризации, перечень инвентаризируемых при каждой из них видов имущества и обязательств.

Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. В состав комиссий также могут быть включены специалисты внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.

Перед началом работ руководитель и главный бухгалтер проводят вводный инструктаж о правилах проведения инвентаризации.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц и полным составом комиссии.

До начала инвентаризации, то есть до начала проверки фактического наличия имущества, в инвентаризационную комиссию передаются последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Перед тем как комиссия приступит к проверке фактического наличия имущества, материально-ответственное лицо на титульном листе инвентаризационной описи своей подписью подтверждает, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или предъявлены инвентаризационной комиссии, все поступившие на его ответственность ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Поскольку инвентаризационная комиссия фиксирует наличие ценностей на дату начала своей работы (например, 16 декабря), а данные бухгалтерского учета формируются по состоянию на 1 число каждого месяца (например, на 1 декабря), то для того чтобы бухгалтерия имела возможность определить остатки ценностей по данным учета к началу работы комиссии, на всех приходных и расходных документах за период с 1 по 16 декабря председатель комиссии делает надпись о том, что движение ценностей по этим документам произошло до начала работы комиссии.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием: «До инвентаризации на (дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества на начало инвентаризации по учетным данным.

С материально-ответственных лиц берутся расписки о том, что на начало инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества^[13].

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана также опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях – заблаговременно.

В ходе инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи и акты, оформленные на бланках унифицированных форм первичной учетной документации. Члены комиссии описывают ценности, пересчитывают (взвешивают или обмеривают) их в зависимости от того, в каких единицах измерений они учитываются. Проверка производится сплошным пересчетом всего имущества.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части этих ценностей.

Наименование инвентаризируемых объектов, а также их количество указывается в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Описи могут заполняться вручную или с использованием средств вычислительной или другой организационной техники.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно. Не допускается оставлять в них незаполненные строки – на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Не допускаются также помарки и подчистки.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами^[14].

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

1.3.Документирование – основа текущего учета и контроля.

Документирование является одним из основных методических приемов бухгалтерского учета, представляющих собой сплошное отражение объектов учета и непрерывно совершающихся фактов хозяйственной жизни в первичных документах. Это регламентированный процесс записи информации на бумажном или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу и имеющий особое значение в деловом общении. Ссылка на устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка па него обоснована юридически.

Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традициями. В соответствии с и. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете — каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Это осуществляется методом сплошного непрерывного учета в специальных носителях информации — документах, придающих бухгалтерской информации доказательную юридическую силу.

Понятие "документ" происходит от латинского — доказательство. Под этим термином следует понимать письменное доказательство или свидетельство. В свою очередь, документированная информация представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов, разработанные экономическим субъектом самостоятельно, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в области бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, формы книги (журнала) учета фактов хозяйственной деятельности, упрощенные формы ведомостей учета имущества.

Исходя из п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, первичные учетные документы составляются но формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона: наименование документа, дата его составления, наименование экономического субъекта, составившего документ, содержание и величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации^[15].

Законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных к обязательным реквизитов при необходимости (в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым документом, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетной информации, др.).