Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования (Определение организации)..pdf

- стремление гибко использовать различные стили, приспосабливая их к переменам;

- осознание выполняемой им роли и эффективное использование своего положения;

- развитие и поддержание хороших отношений с окружающими;

- отдача четких однозначных указаний и распоряжений;

- регулярный анализ работы подчиненных и учет его результатов;

- стимулирование деятельности подчиненных, поощрение наилучших примеров в работе;

- системный подход к анализу работы;

- создание эффективной обратной связи;

- защита персонала организации от внешних угроз;

- поиск способов повышения результативности работы сотрудников;

- установление системы оценки работы и критериев успеха.

Фирменная культура находится в зарождающейся стадии, высшее руководство уделяет много сил и времени на её развитие

Престиж и имидж фирмы – находится на стадии формирования. Предприятие уже прочно заняло свою нишу, и в то же время, поскольку ниша новая – контрагенты с опаской относятся к предприятию.

Организация системы коммуникаций – выделяется два основных направления: через отдел продаж, по строгим выработанным методикам и под контролем руководителя отдела; через высшее руководство на значимых предприятиях и с ключевыми клиентами.

Финансовая устойчивость и платежеспособность – устойчивое финансовое состояние и надежная платежеспособность, обусловленные прочным положением в нише на рынке. Однако для дальнейшего развития, требуется выйти на новые рынки или найти способы по оптимизации текущей деятельности компании.

2.3.Цели организации и требования к ним.

1. Основные цели организации, их иерархия.

Сфера доходов:

- Прибыль. Показатель – числовое значение из отчета по финансовым показателям за отчетный период.

- Положение на рынке. Показатели - доля рынка, объем продаж, доля рынка относительно конкурента, доля отдельных продуктов в общем объеме продаж и т.п.;

- Финансовые ресурсы. Показатели - движение денег в организации, величина оборотного капитала и т.п.

Сфера работы с клиентами:

- Работа с покупателями. Показатели: количество поступивших заказов, количество обработанных заказов, количество завершенных заказов, средняя выручка по сделкам.

Сфера работы с сотрудниками:

- Работа с сотрудниками. Показатели: количество сотрудников, количество продвижение сотрудников по службе, количество часов затраченных на обучение, повышение квалификации, количество пропусков работы.

1. Требования к целям^[20]:

- цели должны быть достижимыми.

- цели должны быть гибкими.

- цели должны быть измеримыми. Цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы их можно было количественно измерить, или можно было каким-то другим объективным способом оценить, была ли цель достигнута. Если цели неизмеримы, то они порождают разнотолки, затрудняют процесс оценки результатов деятельности и вызывают конфликты;

- цели должны быть конкретными, обладающими необходимой специфичностью, помогающей однозначно определить, в каком направлении должно осуществляться функционирование организации. Цель должна четко фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки её следует достичь и кто должен достигать цель. Чем более конкретна цель, тем легче выразить стратегию её достижения. Если цель сформулирована конкретно, то это позволяет добиться того, что все или подавляющее большинство сотрудников организации будут легко понимать её, а, следовательно, знать, что их ожидает впереди;

- цели должны быть совместными. Совместность предполагает, что долгосрочные цели соответствуют миссии, а краткосрочные цели - долгосрочным. Но временная совместимость не является единственным направлением установления совместности целей. Важно, чтобы не противоречили друг другу цели, относящиеся к прибыльности и к установлению конкурентной позиции, или цели усиления позиции на существующем рынке и цели проникновения на новые рынки, цели прибыльности и благотворительности. Также важно всегда помнить, что совместности требуют цели роста и цели поддержания стабильности;

- цели должны быть приемлемыми для основных субъектов влияния, определяющих деятельность организации, и в первую очередь для тех, кому придется их достигать. При формулировании целей очень важно учитывать то, какие желания и потребности имеют работники. Так как покупатели (еще один субъект влияния на организацию) играют в настоящее время ключевую роль для выживания организации, менеджеры при установлении целей должны учитывать их интересы, даже если они ведут к сокращению прибыли за счет уменьшения цены или увеличения издержек для повышения качества продукта. Также при установлении целей необходимо учитывать интересы общества, такие, например, как развитие условий среды проживания в местном масштабе и т.п.

1. Дерево целей

Дерево целей объединяет элементы системы в единое целое, , существенно влияет на формы и организацию планирования, оперативного управления, способы организации работ и их координацию, дает возможность измерить и сравнить результаты деятельности каждого звена системы. Структура организации определяет эффективность, так как обеспечивает устойчивость связей между множеством составляющих компонентов объекта управления и обеспечивает целостность системы.

Так же показывает координацию работы всех функциональных служб предприятия, четкое определение прав и обязанностей, полномочий и ответственности всех участников управленческого процесса.

Факторы, влияющие на организационную структуру:

1. Потребители;

2. Другие предприятия;

3. Инвесторы;

4. Наемные работники;

5. Государство.

4. Проектирование управления организацией

Вывод

Таким образом проанализировав текущее предприятие, можно прийти к выводу, что стратегия для первоначального роста выбрана верно, что и дало результат на краткосрочной дистанции в виде быстрого захвата ниши рынка. Однако дальнейшее развитие затормаживается непрозрачностью системы постановки, выполнения и контроля задач. Что ведет к перегруженности отделов, быстрому эмоциональному выгоранию. И хотя прочие факторы, такие как: прописанные согласованные между собой долгосрочные и краткосрочные цели, грамотная работа управляющего персонала, четкая структура и грамотное разделение и кооперация труда, проработка всех сфер предприятия; выбраны и исполнены верно, тенденция времени заставляет работать быстрее, больше, прозрачнее. Тенденция времени заставляет обрабатывать большой поток информации, например на какой конкретной задаче сейчас сфокусирован тот или иной отдел, чем нагружен в данный момент каждый из сотрудников, какими задачами он будет заниматься в ближайшее время и сколько времени у него это займет. Предприятие было открыто совсем недавно – в 2014 году, и пусть оно успело прочно занять свою нишу, сама ниша тоже является новой. В совокупности это даёт неопределенную, постоянно меняющуюся обстановку. Невозможно наперед распределить цели и задачи какого либо из отделов заранее на долгосрочную перспективу – постоянная динамика рынка будет создавать все более новые и более приоритетные задачи. Это ведет к тому, что необходимо продумать систему управления, которая могла бы в реальном времени отслеживать работу, как каждого из сотрудников, так и всего отдела в целом. Причем должна быть сформирована возможность прослеживать бизнес-процессы и потоки как на текущий момент, так и в долгосрочной перспективе – как текущие задачи согласуются с общей целей.

Глава.3 Создание принципов совершенствования и оптимизации текущих управленческих процессов организации

3.1.Создание принципов совершенствования.

Задача является простейшим элементом деятельности компании. Именно правильная организация постановки, исполнения и контроля задач является источником на пути к успеху всей организации в целом. Если представить себе идеальную организацию, в которой любая поставленная задача выполняется с требуемым качеством и точно в срок, то такая организация может добиться любой цели, если такая цель и такие задачи будут согласованы между собой. Однако мы живем в реальном мире, где мало просто придумать цели и разбить их на задачи, важно так же оценить адекватность целей и задач текущему положению дел. Если организация обозначила реальные миссию, ценности и общую цель своей деятельности, если организация сформировала штат сотрудников, предоставила инструменты для достижения общей цели и настроила бизнес-процессы, то следующим шагом для такой организации будет постановка и контроль исполнения поставленных задач, обработка данных по выполненным задачам и данных текущего положения дел. На основе этих данных и следует корректировать курс деятельности всего предприятия.

Взяв за основу ООО «Инженерные системы», можно продемонстрировать, как организация, с сильным менеджментом, грамотно выстроенной политикой, уникальным предложением и занимающая новую нишу на рынке, быстро достигла предела насыщения. Тенденция времени заставляет совершать много операций, выполнять множество задач, однако для результативной деятельности организации необходимо регулярно соотносить совершаемые действия с общей целью организации.

Главная составная часть трудовой деятельности руководителя - это организаторская работа. И важнейшая ее особенность состоит в том, что руководитель организует работу людей; кооперирует труд отделов. Поскольку руководитель организует труд подчиненных, то и планирует работу коллектива. Важнейшими его обязанностями являются налаживание совместной деятельности, передача и распространение передового опыта, создание благоприятных условий для развития и реализации способностей каждого работника, формирование ответственного и рачительного отношения к ресурсам, обеспечение благоприятного морально-психологического климата в трудовом коллективе. Методы управления руководителя должны быть ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определенной организации и т.п.

Научно-технический прогресс дает возможность повышать эффективность производства, а, следовательно, эффективность способов удовлетворения потребителей. Для того чтобы организация могла быть конкурентоспособной, необходимо собирать, хранить и распределять большие объемы информации о новациях, возникающих в среде деятельности. В последнее время появились совершенно новые технологии обработки данных и управления проектами и продажами.

Современное программное обеспечение предлагает комплексное решение проблемы связанной с управлением проектами. На данный момент на рынке ПО существует множество конкурентных предложений, с широким выбором тарифной сетки, с узкой специализацией или широкой направленностью, в качестве коробочного решения или в качестве онлайн услуги. Тема данной курсовой работы не предполагает описания каждого из продуктов для сравнения. ООО «Инженерные системы» провело внутреннюю аналитику и остановилась на онлайн решении Битрикс-24 и в качестве эксперимента, как для данной научной работы, так и для самого предприятия, ООО «Инженерные системы» внедрила в конструкторский отдел систему Битрикс-24 для управления проектами.

Были обозначены следующие принципы:

- Все новые задачи, как назначаемые «сверху», так и назначаемы от других отделов или внутри самого отдела, признаются обязательными к исполнению только, в том случае, если они были поставлены в системе Битрикс-24

- Все проекты должны быть поставлены в качестве проектов, состоящие из задач

- Каждая задача должна представлять собой простое действие, которое можно выполнить в течение одной рабочей недели

- При необходимости, следует разбить задачу на подзадачи

- Каждая задача должна иметь крайний срок

- Задача, являющаяся частью проекта, обязана иметь статус, который отражает её текущее состояние. Например проект разработки новой технической документации может иметь задачи со статусами: «Новая», «В работе», «В редакции», «Исправление», «На согласовании», «Завершена».

- Если задача имеет несколько статусов, крайний срок выполнения задачи должен обозначать срок выполнения задачи в целом, а не крайний срок перехода задачи из одного статуса в другой. Для назначения крайнего срока перехода из одного статуса в другой, необходимо создать подзадачи с соответствующим сроком.

- Все задачи распределяет между сотрудниками отдела руководитель отдела, при этом если есть несколько задач с одинаковым приоритетом или важностью, то сотрудник вправе выбрать ту из задач, которую он хотел бы выполнить больше всего. Если есть несколько сотрудников, способных выполнить какую-либо задачу, они могут договориться кто её будет выполнять. Если сотрудники не могут выбрать задачу или договориться, тогда задачу назначает руководитель отдела