Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования (Определение организации)..pdf

- Каждая задача должна иметь ответственного, наблюдателя и постановщика. Постановщик задачи – тот, кто будет принимать результат работы. Ответственный – тот кто будет выполнять работу. Наблюдатель – арбитр для решения спорных ситуаций и помощник ответственного, по-умолчанию им является руководитель отдела, в случае необходимости могут быть добавлены сторонние наблюдатели

- Каждая задача должна иметь четкие критерии выполнения задачи. Ответственный должен предоставить доказательства исполнения этих критериев, либо результат выполнения задачи.

- После выполнения задачи если не истек срок выполнения, Ответственному необходимо к задаче прикрепить доказательства или результаты выполнения задачи. После выполнения задачи необходимо завершить задачу в системе Битрикс-24.

- Если задача завершена в срок, Постановщик задачи обязан проверить представленные доказательства или результаты исполнения работы и принять работу или отправить на доработку.

- Если задача не была завершена в срок, или отправлена на доработку по истечению срока, необходимо обратиться к наблюдателю, для выявления причин. Если причиной была неверная оценка времени исполнения – следует сделать корректировку и открыть задачу заново. Если была иная причина, к каждой задаче следует подходить индивидуально.

- Необходимо ввести количественные критерии оценки результатов выполнения задач и работы отдела в целом.

Внедрение такой системы способствует снятию чрезмерной нагрузки с отдела, что ведет к поднятию эмоционального фона сотрудников отдела. Высшее руководство предприятия всегда сможет проанализировать работу, как отдела в целом, так и каждого из сотрудников. У высшего руководства предприятия появляется возможность контролировать соотнесение исполнения текущих задач с общей целью предприятия. Обработка большого объема информации о результатах деятельности отдела теперь ложится на плечи автоматики – программного обеспечения, нацеленного на управление проектами, задачами, способное анализировать постановку, исполнение и контроль выполнения задач.

Внедрение системы позволяет быстро оценивать текущую ситуацию, быстро менять курс и подстраиваться под изменившуюся обстановку. Теперь сбор информации по деятельности отдела идет в реальном времени, а задачи распределяются между сотрудниками отдела сразу в момент постановки и согласно целям предприятия.

3.2.Результаты эксперимента и вывод.

Внедрение системы управления проектами Битрикс-24 было совершено в мае 2017 года. За не полный год результаты оправдали ожидания, и к декабрю 2017 года высшим руководством было принято решение о переходе всему предприятию на данную систему управления проектами.

Вот числовые изменения показателей за время использования системы:

1. Сфера доходов:

1.1. Прибыль. Прибыль компании за период выросла на 12,7%. Несмотря на то, что система была внедрена в конструкторский отдел, что не повлияло на увеличение прибыли прямым образом, это повлияло косвенным. Отдел продаж обратил внимание, на более быстрое реагирование на задачи, более прозрачную схему выполнения и контроля задач. Также сократились затраты на аутсорсные работы.

1.2. Положение на рынке. Доля всего рынка – ничтожная и измеряется в сотых долях процентов. Ориентировочная доля на нише рынка, по оценкам экспертов, возросла с 90 до 95%, оставшиеся 5% занимают крупные предприятия, которые не специализируются на подобных услугах и оказывают их исключительно в рамках пакетных решений.

1.3. Финансовые ресурсы. Оборотный капитал вырос почти на 23%.

2. Сфера работы с клиентами:

2.1. Работа с покупателями. Количество поступивших заказов уменьшилось на 10%, однако количество обработанных и завершенных заказов увеличилось на 15%. Это говорит о том, что покупатели более охотно пользуются услугой и стали в целом больше доверять компании. Отдел продаж отметил, что получение более быстрого ответа от конструкторского отдела положительно сказалось на продажах: если раньше задача на расчет параметров занимала в среднем от 3 до 5 рабочих дней (если клиент давал данные на расчет в пятницу вечером, то получить результаты мог в понедельник через неделю) то сейчас этот срок сократился до 2-3 рабочих дней. Средняя выручка изменилась незначительно.

3.Сфера работы с сотрудниками

3.1.Работа с сотрудниками.

Показатели: количество сотрудников, количество продвижение сотрудников по службе, количество часов затраченных на обучение, повышение квалификации, осталось неизменным. Количество опозданий в конструкторском отделе сократилось почти на 90% - среднемесячное количество опозданий на весь отдел стало равно 3. Это является следствием наличием функционала учета рабочего времени.

4. Показатели отдела:

4.1. Количество выполненных задач выросло на 2%. Этот процент может показаться небольшим, однако стоит учитывать, что политика компании всегда была нацелена на 100% выполнение поставленных задач, причем все задачи должны быть выполнены качественно. Это вело к большому количеству переработок в сверхурочное время, большим затратам на аутсорсные работы. И как следствие вело к падению морального духа.

4.2. Количество сверхурочных работ упало более чем на 90%. Теперь руководитель отдела всегда видит нагруженность всех сотрудников, и более оптимально перераспределяет задачи между ними. Количество сверхурочных работ упало также и из-за быстрого выполнения задач.

4.3. Время на выполнения одной задачи в среднем сократилось с 4 до 2 дней. Этот результат был достигнут благодаря объединению схожих задач в проекты. К примеру, если раньше два сотрудника работали каждый над своей задачей, то теперь, эти две задачи объединяются в проект, один сотрудник работает над одной частью этих задач, второй сотрудник работает над другой частью этих задач. Т.к. в большинстве случаев эти процессы можно вести параллельно, в среднем, срок выполнения сокращается вдвое.

Вывод.

Постановка, выполнение и контроль задач является фундаментальным фактором успешности организации. Именно правильная организация постановки, исполнения и контроля задач является источником на пути к успеху всей организации в целом. Результаты, которых удалось достичь в ходе эксперимента, показали, что являются не случайным совпадением, а следствием грамотного подхода к управлению. Эффективность такого подхода была отмечена не только «сухими» показателями, но и положительными отзывами сотрудников. Может показаться парадоксальным, что жесткий контроль со стороны руководства за правильным ведением задач, за строгой соблюдением сроков и рабочего времени со стороны руководства ведет к улучшению настроения в коллективе, однако является следствием оптимизации распределения задач между сотрудниками. Положительные результаты показал не только отдел, подвергнутый эксперименту, но и смежные отделы, которые так или иначе пересекали с конструкторским отделом через бизнес-процессы, что говорит о синергетическом эффекте.

Заключение

Высокая конкуренция и жесткие современные условия заставляют подходить более рационально к использованию личных ресурсов и ресурсов предприятия. А самый ценный ресурс текущей эпохи – время. Грамотное распределение времени руководства и сотрудников предприятия дает конкурентное преимущество перед теми организациями, что не могут идти в ногу со временем и по прежнему, решают проблемы с помощью человеческих ресурсов.

В то время, как машинное время дешевеет, человеческие ресурсы становятся дороже и ценнее. Это говорит о необходимости автоматизации процессов, которые могут быть автоматизированы. Данные, которые может обработать компьютер, должны быть обработаны компьютером. Современные цифровые системы могут проанализировать и составить оптимальный алгоритм работы, который может продвинуть компанию вперед. Современные условия таковы, что многие процессы больше не занимают дни или часы – большая часть работы сейчас происходит в реальном времени и такое ускорение процессов управления и скорости обработки данных становится зачастую не только фактором, способствующем развитию, но и необходимым условием для выживания организации в современных условиях конкурентного рынка.

Список использованных источников

1. Резник С.Д. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2004.
2. Нельсон Б. Библия менеджмента: Пер. с англ. – Вильямс, 2006.
3. Кравченко А.И. История менеджмента: Учебное пособие для вузов. – 5-е изд. – М.: Академический Проект: Трикста, 2005.
4. Статистика по государственной регистрации юл и ип в целом по российской федерации [Электронный ресурс] // ФНС – Федеральная Налоговая Служба: [сайт]. Режим доступа: https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/statistics_and_analytics/regstats/ (дата обращения: 13.01.2018).
5. Е.В. Корниенко, Теория управления. Учебное пособие / Е.В. Корниенко, Л.Д. Шиндина, Таганрог: Изд-ль: С.А. Ступин, 2015 – 170с.

Е.А. Куликова, Основы менеджмента. Учебное пособие / Е.А. Куликова, Екатеринбург: УрГУПС, 2016 – 303с.

1. В.А. Диневич, Показатели и критерии эффективности управления / В.А. Диневич, С.В. Рогачев, Н.И. Якунина, М. : Мысль, 1975 – 72 с.
2. З.А. Алиева, Местное самоуправление : энциклопедия / З. А. Алиева, Ростов-на-Дону : Феникс, 2010 –908с.
3. А.Е. Шастико, Экономическая теория организации, учебное пособие / А.Е. Шастико, М.: ИНФРА-М, 2007 – 302с.
4. Е.В. Корниенко, Бизнес-план и управление проектами, учебно-методическое пособие для студентов, обучающихся по специальности и направлению подготовки «Управление персоналом» / Таганрог: Изд-ль А.Н. Ступин, 2012 – 83 С.
5. Кожин В. А., Шагалова Т. В. Ресурсы предприятия и оценка эффективности их использования // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2013. – Т. 3. – С. 411–415. – URL: http://e-koncept.ru/2013/53084.htm.
6. Н.Н. Маш, Краткий курс по мировой экономике : учебное пособие / Н.Н Маш, М.С. Клочкова. – 4 изд., стер – М.: Издательство: «Окей-книга», 2012. – 143с.
7. А.В. Трачук, Операционный менеджмент: учебник / коллектив авторов под ред. А.В. Трачук, - О-60 Москва: КНОРУС, 2017 . – 360с.
8. Е.Ф. Чеберко, Основы предпринимательской деятельности. История предпринимательства / Е.Ф. Чеберко, - М: Издательство Юрайт, 2017 – 420с.
9. Н.В. Войтоловский, Комплексный экономический анализ предприятия / Под ред. Н.В. Войтоловского , А.П. Калининой. – СПб.: Питер, 2010 – 256с.
10. Ж.Г. Статив, Управление персоналом: учебное пособие. 2-е изд. / Ж.Г. Статив, М.: МГИУ, 2015 – 196с.
11. О.Н. Герасина, Организация производства и менеджмент: учебное пособие / Под ред. О.Н. Герасиной. – М.: МГИУ, 2010 – 204с.
12. Н.А. Горелов, Экономика труда, 2-е изд. / Под ред. Н.А. Горелова – СПб.: Питер, 2007. – 704с.
13. В.Е. Сыцко, Стандартизация и оценка соответствия: учебное пособие / В.Е. Сыцко [и др.]. – Минск : Выш. Шк., 2012 – 237с.
14. В.Н. Курочкин, Организация, нормирование и оплата труда / В.Н. Курочкин – М. – Берлин : Директ-Медиа, 2014 – 234с.
15. Л.А. Широков, Исследование систем управления: учебное пособие / Л.А. Широков – М.: МГИУ, 2010, - 168с.
16. В.Ф. Ершов, Бизнес-проектирование / В.Ф. Ершов, СПб.: Питер, 2005 – 288с.
17. В.И. Аверченков Системы организационного управления, 3-е изд. / И.В. Аверченков, В.В. Ерохин, М.: Флинта, 2011 – 208с.

1. Статистика по государственной регистрации юл и ип в целом по российской федерации [Электронный ресурс] // ФНС – Федеральная Налоговая Служба : [сайт]. Режим доступа: https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/statistics_and_analytics/regstats/ (дата обращения: 13.01.2018). ↑

2. Е.А. Куликова, Основы менеджмента. Учебное пособие / Е.А. Куликова, Екатеринбург: УрГУПС, 2016 – С. 71 ↑

3. Е.В. Корниенко, Теория управления. Учебное пособие / Е.В. Корниенко, Л.Д. Шиндина, Таганрог: Изд-ль: С.А. Ступин, 2015 – С. 168 ↑

4. В.А. Диневич, Показатели и критерии эффективности управления / В.А. Диневич, С.В. Рогачев, Н.И. Якунина, М. : Мысль, 1975 – С. 12 ↑

5. З.А. Алиева, Местное самоуправление : энциклопедия / З. А. Алиева, Ростов-на-Дону : Феникс, 2010 – С. 560 ↑

6. А.Е. Шастико, Экономическая теория организации, учебное пособие / А.Е. Шастико, М.: ИНФРА-М, 2007 – С. 188 ↑

7. Е.В. Корниенко, Бизнес-план и управление проектами, учебно-методическое пособие для студентов, обучающихся по специальности и направлению подготовки «Управление персоналом» / Таганрог: Изд-ль А.Н. Ступин, 2012 - С. 15 ↑

8. Кожин В. А., Шагалова Т. В. Ресурсы предприятия и оценка эффективности их использования // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2013. – Т. 3. – С. 411–415. – URL: http://e-koncept.ru/2013/53084.htm. ↑

9. А.В. Трачук, Операционный менеджмент: учебник / коллектив авторов под ред. А.В. Трачук, - О-60 Москва: КНОРУС, 2017 . – С. 32 ↑

10. Н.Н. Маш, Краткий курс по мировой экономике : учебное пособие / Н.Н Маш, М.С. Клочкова. – 4 изд., стер – М.: Издательство: «Окей-книга», 2012. – С. 60 ↑

11. Е.Ф. Чеберко, Основы предпринимательской деятельности. История предпринимательства / Е.Ф. Чеберко, - М: Издательство Юрайт, 2017 – С. 233 ↑

12. Н.В. Войтоловский, Комплексный экономический анализ предприятия / Под ред. Н.В. Войтоловского , А.П. Калининой. – СПб.: Питер, 2010 – С. 174 ↑

13. Ж.Г. Статив, Управление персоналом: учебное пособие. 2-е изд. / Ж.Г. Статив, М.: МГИУ, 2015 – С. 155 ↑

14. О.Н. Герасина, Организация производства и менеджмент: учебное пособие / Под ред. О.Н. Герасиной. – М.: МГИУ, 2010 – С. 76 ↑

15. Н.А. Горелов, Экономика труда, 2-е изд. / Под ред. Н.А. Горелова – СПб.: Питер, 2007. – С. 588 ↑

16. В.Е. Сыцко, Стандартизация и оценка соответствия: учебное пособие / В.Е. Сыцко [и др.]. – Минск : Выш. Шк., 2012 – С. 195 ↑

17. В.Н. Курочкин, Организация, нормирование и оплата труда / В.Н. Курочкин – М. – Берлин : Директ-Медиа, 2014 - С. 93 ↑

18. Л.А. Широков, Исследование систем управления: учебное пособие / Л.А. Широков – М.: МГИУ, 2010, - С. 12 ↑

19. В.Ф. Ершов, Бизнес-проектирование / В.Ф. Ершов, СПб.: Питер, 2005 - С. 176 ↑

20. В.И. Аверченков Системы организационного управления, 3-е изд. / И.В. Аверченков, В.В. Ерохин, М.: Флинта, 2011 - С. 86 ↑