Файл: Документирование и инвентаризация (теоретические аспекты первичного наблюдение в учете).pdf

Инвентаризация расчетов с нерезидентами имеет свои особенности. Объясняется это тем, что при расчетах с нерезидентом могут использоваться валюты, отличные от национальной валюты Республики Беларусь, а также язык, отличный от русского (белорусского). Следовательно, документальное оформление инвентаризации расчетов с нерезидентом может отличаться от традиционно используемых форм документов по содержанию. Ниже рассмотрим некоторые из указанных аспектов.

Основными документами, которыми руководствуются бухгалтерские службы при организации, проведении и отражении результатов инвентаризации, являются:

Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 N 57-З "О бухгалтерском учете и отчетности";

Налоговый кодекс Республики Беларусь;

Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности "Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки", утвержденный постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 10.12.2013 N 80;

Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180;

Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 N 102 (далее - Инструкция N 102).

Пунктом 1 статьи 13 Закона N 57-З определено, что активы и обязательства организации подлежат инвентаризации. При проведении инвентаризации фактическое наличие активов и обязательств организации сопоставляется с данными бухгалтерского учета. Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются руководителем организации, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным согласно законодательству.

Следовательно, сверка расчетов с поставщиками, покупателями и другими партнерами (контрагентами) является ничем иным, как инвентаризацией расчетов с ними. Таким образом, можно утверждать, что инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей является обязательной как минимум один раз в год перед составлением годовой отчетности. При инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями, подрядчиками, заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами определяется сумма дебиторской и кредиторской задолженности, не погашенная на 1 ноября отчетного года, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, и составляется акт сверки расчетов с должниками.

В зависимости от инициатора сверки расчетов и требований законодательства сверка расчетов может осуществляться с одним, несколькими или всеми контрагентами (в том числе нерезидентами) относительно выполнения:

- отдельных видов договоров;

- всех договоров;

- поставки одного или нескольких видов продукции, товара;

- конкретных видов работ или оказания услуг по договору.

Так, например, в ходе реконструкции производственного цеха, когда несколько подрядчиков выполняют одни и те же работы по этому объекту по монтажу и пуску разного технологического оборудования, возникает необходимость проверить их объемы. Поэтому в таком случае будет осуществляться сверка расчетов относительно выполнения договоров подряда по одному виду работ по нескольким подрядчикам. По окончании строительства возникает потребность сверить расчеты со всеми подрядчиками по договору реконструкции.

Сверка расчетов в зависимости от условий договора с нерезидентом может проводиться начиная:

- с даты, на которую она была проведена в предыдущий раз по договору, расчеты по которому выходят за рамки одного отчетного года;

- с даты начала выполнения того или иного вида договора, если расчеты по нему начали осуществляться внутри отчетного года (инвентаризационного периода) и инвентаризации в этом периоде еще не проводились;

- с даты начала договорных отношений с тем или иным контрагентом при наличии нескольких договоров с различными сроками начала их действия.

Как правило, сверка расчетов проводится по решению руководителя организации как представителя собственника заинтересованной стороны (дебитора либо кредитора) в соответствии с требованиями нормативных правовых актов.

В некоторых случаях такая норма может быть предусмотрена в локальном нормативном правовом акте самой организации. Например, в положении о бухгалтерской службе организации может быть предусмотрена сверка расчетов с контрагентами при увольнении работника, ответственного за расчеты с этими контрагентами. Как правило, такая норма содержится у крупных организаций как один из элементов системы внутреннего контроля в отношении добросовестности этого работника.

Решение руководителя организации о проведении инвентаризации (сверке) расчетов оформляется отдельным распорядительным документом на ее проведение.

К сверке расчетов можно отнести предоставление ответа на претензию в ходе досудебного урегулирования спора. По результатам рассмотрения претензии следует либо подтвердить сумму долга, либо опровергнуть ее, предоставив свои замечания, а можно и проигнорировать претензию. Следует обратить внимание на тот факт, что согласно ч. 3 ст. 6 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь от 15.12.1998 N 219-З, если законодательными актами для определенной категории споров или договором установлен досудебный порядок урегулирования спора, спор может быть передан на рассмотрение суда, рассматривающего экономические дела, лишь при условии соблюдения такого порядка, за исключением случаев, предусмотренных частью четвертой статьи 6 ХПК.

На практике довольно часто возникают ситуации, когда контрагент (как правило, должник) отказывается проводить сверку расчетов. Следует отметить, что, к сожалению:

во-первых, сверка расчетов по инициативе одного из контрагентов не является обязанностью для другого;

во-вторых, не установлены сроки проведения сверки расчетов, порядок (технология) ее проведения;

в-третьих, не установлены сроки для предоставления документов по сверке расчетов;

в-четвертых, не определены формы документов для сверки расчетов с нерезидентом и т.п.

Во избежание таких недоразумений при заключении договора с нерезидентом необходимо:

1) в разделе "Обязанности" предусмотреть:

- обязанность контрагента об уведомлении о смене юридического адреса, что позволит избежать возможных затруднений при сверке расчетов путем обмена документами по почте;

- обязанность контрагента об уведомлении о принятии решения о фактах, свидетельствующих о возможном прекращении деятельности применительно к основополагающему принципу бухгалтерского учета и отчетности - принципу непрерывности деятельности;

- необходимость сверки расчетов, в том числе по окончании действия договора и выполнении его условий контрагентами. В этом случае должна быть четко определена сторона, инициирующая сверку расчетов по закрытому (исполненному) договору. Наличие этого пункта в договоре позволяет обеим сторонам иметь документально подтвержденное основание для отсутствия претензий по нему на момент исполнения сторонами обязательств по договору, а при проведении инвентаризации за определенный период - иметь документально подтвержденное основание нулевого сальдо в расчетах с нерезидентом;

- сроки (периодичность) проведения сверки. В данном случае такая "привязка" к срокам может объясняться графиком инвентаризаций сторон договора, закрепленным в их положении по учетной политике. В этом случае стороны обязаны, соблюдая требования своей учетной политики, инициировать сверку (инвентаризацию) расчетов;

- порядок проведения сверки;

- сроки для представления документов, связанных со сверкой расчетов;

- возможную форму документа сверки расчетов и язык, на котором этот документ будет формироваться, и т.п.;

2) в разделе "Ответственность" предусмотреть ответственность контрагента за нарушение определенного сторонами порядка и сроков проведения сверки расчетов в виде пени или штрафа.

Такой подход позволит, с одной стороны, применять к сверке расчетов требования Гражданского кодекса Республики Беларусь относительно выполнения обязательств сторонами договора в отношении резидента Республики Беларусь, с другой - соблюсти требования законодательства страны, по нормам которой регулируются отношения конкретного договора.

Еще одним инициатором сверки расчетов может выступить аудиторская организация (аудитор - индивидуальный предприниматель) в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами в области аудита. В данном случае аудиторская организация может запросить подтверждение о дебиторской либо кредиторской задолженности непосредственно у контрагентов, обратившись за этим к руководству аудируемого лица. Однако в этом случае материалы сверки расчетов будут поступать напрямую в адрес аудиторской организации. Аналогичная норма содержится в Международном стандарте аудита 500 "Аудиторские доказательства" и применяется при проведении аудита в отношении отчетности, составленной в формате международных стандартов бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Проведение сверки расчетов кроме подтверждения данных для целей бухгалтерского учета разрешает сторонам осуществить необходимые платежи и требовать выполнения обязательств по контракту, в случае существования взаимных задолженностей - прекратить их, а также справиться о том, прекращены ли они в полном объеме. Следует иметь в виду, что нормы законодательства страны-нерезидента либо предусмотренные условиями контракта могут не совпадать по ограничениям. Отметим, в Республике Беларусь не допускается зачет требований:

1) если по заявлению другой стороны к требованию подлежит применению срок исковой давности и этот срок истек;

2) о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью;

3) о взыскании алиментов;

4) о пожизненном содержании;

5) в иных случаях, предусмотренных законодательством или договором.

Например. По одному и тому же контрагенту существует как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Однако нельзя зачесть платежи (или поставки) по одному договору в счет выполнения другого, если это не предусмотрено условиями такого договора. Нарушение этого правила может послужить причиной несоответствия расчетов между сторонами по договору (в частности, при наличии долга за покупателем по операции поставки по одному договору и одновременной уплате им аванса по другому договору).

Одним из способов прекращения обязательства в соответствии со ст. 381 ГК является зачет встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования.

Для зачета достаточно заявления одной стороны. При этом не уточняется, какое это заявление и способ его подачи (направления). Может быть так, что одна сторона долг зачла, а другая, не зная об этом, требует выполнения условий договоров. Выявить это можно в ходе сверки расчетов. Опасаясь иногда такого зачисления, должники избегают сверки расчетов, полагая, что непризнание ими долга сделает невозможным такой зачет.

Инструкция N 180 не определяет форму документа (акта сверки), которым должна оформляться сверка расчетов между сторонами (резидентом и контрагентом-нерезидентом) в ходе проведения инвентаризации. Не указано в данном документе, кто и в каком порядке инициирует сверку: дебитор или кредитор.

В Инструкции N 180 приведен акт инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами (форма 14-инв), являющийся сводным регистром по всем дебиторам и кредиторам, и справка к нему.

В данных документах задолженность указывается в рублях, в то же время сами расчеты с нерезидентом, как правило, осуществляются в иностранной валюте.

На практике наиболее часто используются два подхода к проведению сверки расчетов:

1) выезд работника-представителя стороны по контракту к партнеру по сделке на сверку расчетов;

2) обмен документами по подтверждению сумм расчетов.

В первом случае для сверки расчетов по договоренности сторон представитель одной стороны (чаще всего инициатором является кредитор) прибывает к другой стороне (должнику), для того чтобы с его представителем провести сверку всех хозяйственных операций (поставок и платежей), отмечая каждый документ, который имеет отношение к объекту сверки по договору. По результатам такой сверки стороны составляют акт сверки, в котором:

- подтверждают сумму задолженности, если расхождений не установлено;

- указывают причины возникновения отклонений, согласовывают эти расхождения и предлагают способы их устранения.

В случае когда для проведения сверки расчетов с нерезидентом направляется уполномоченный работник резидента, необходимо правильно оформить документы:

- издать приказ (распоряжение) нанимателя с указанием цели командировки "сверка расчетов с (наименование партнера)". Если работником страны контрагента не используется русский (белорусский) язык, то либо дополнительно командируется переводчик, если работник не владеет иностранным языком страны командирования, либо сторонами оговариваются условия общения представителей, осуществляющих сверку расчетов;

- оформить доверенность (на фирменном бланке) на проведение сверки расчетов с данным контрагентом, что, во-первых, засвидетельствует личность работника-представителя инициатора сверки расчетов и права на представление интересов его в ходе сверки, во-вторых, необходимо для предоставления документу по сверке расчетов юридической силы.