Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».pdf

Введение

Достаточно часто при управлении складом приходится сталкиваться со следующими проблемами:

• большое время затрачивается на обработку информации по пришедшему товару или товару, который необходимо доставить клиенту, что приводит к ухудшению репутации и потери лояльности клиентов;
• необоснованность заказа товара, которое не учитывает текущее состояние остатков товаров, что может привести к заказу товара, который будет очень долго храниться на складе или не заказу необходимого товара;
• недостача, связанная с разбежностью в фактических и указанных кладовщиками остатках.

Актуальность темы обусловлена тем, что ведение складского учета с помощью информационных технологий значительно облегчает выполнение основных операций, позволяет получать оперативную информацию по остаткам и товарообороту, уменьшает время на выполнение операции по приемке товара, его выдаче или перемещению в торговые точки. Построение автоматизированных решений должно придерживаться определенного регламента, который позволит более эффективно автоматизировать основной процесс.

Целью данной работы является разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».

Задачами работы являются:

• представить описание предметной области;
• сформулировать постановку задачи;
• проанализировать имеющиеся средства для моделирования бизнес процессов, выбрать наиболее оптимальное средство;
• выполнить моделирование бизнес процессов в модели «Как есть» с помощью диаграмм нотации IDEF0;
• определить и представить перечень мероприятий, которые позволят улучшить представленный бизнес процесс;
• выполнить построение модели «Как должно быть» рассмотренных бизнес процессов.

1 Анализ процесса «Складской учет»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

В логистической цепочке перемещение товаров требует концентрации запасов в определенном месте, для их хранения существуют отдельные склады.

Склад – помещение для приема, организации, хранения товаров перед отправкой.

Складская логистика – методы и правила хранения, распределения и погрузки товаров.

---

Автоматизация склада – система сортировки и хранения товаров с одинаковыми параметрами и размерами в одном месте.

Управление складом – это комплекс процедур, осуществляемых при перемещении товаров. Для эффективного управления должны быть согласованы материальные и информационные каналы для качественного функционирования и адаптации программы к автоматизации склада.

Типы складов по типу продукции, хранящейся там

• Склад готовой продукции
• Склад сырья
• Склад материалов и комплектующих
• Склад упаковки

Автоматизации складских операций представляет собой такие технологические операции:

• прием;
• организация;
• хранение;
• обработка;
• погрузка.

Склад должен уметь консолидировать, дезагрегировать и завершать загрузку в партии, обеспечивать правильное хранение товаров, знать, где и какие конкретные товары находятся в режиме реального времени, предоставлять услуги в области переупаковки, погрузки, переупорядочения товаров разных партий и разных размеров, аренды свободного места на складских территориях, вести учет всего цикла.

Оптимальное сочетание и автоматизация учета запасов на складе обеспечивает надежное и оперативное взаимодействие всех логистических процессов.

Определим исходные данные.

Данные по контрагентам – поставщикам и клиентам предприятия, которые получают или доставляют товар на склад. По контрагентам необходимы следующие данные:

• название контрагента (ФИО контрагента);
• тип контрагента (поставщик или покупатель);
• телефон;
• адрес;
• контактное лицо;
• № договора.

Данные по товару (номенклатуре), к ним относятся:

• название товара;
• единицы измерения;
• цена закупки;
• цена продажи;
• дополнительные характеристики.

Данные по сотрудникам склада:

• ФИО сотрудника;
• телефон;
• стаж работы.

Основными элементами, которые обеспечивают движение по складу являются документы, к ним относятся:

• приходная накладная;
• накладная на перемещение;
• расходная накладная.

Представим макеты форм данных документов. На рисунке 1 представлен макет документа «Приходная накладная».

Рисунок 1 – Макет документа «Приходная накладная»

На рисунке 2 представлен макет документа «Расходная накладная».

Рисунок 2 – Макет документа «Расходная накладная»

---

На рисунке 3 представлен макет документа «Накладная на перемещение».

Рисунок 3 – Макет документа «Накладная перемещения»

Результаты ведения складского учета представляются в виде отчетов. Определим макеты форм для следующих отчетов:

• отчет «Остатки товаров»;
• отчет «Обороты товаров»;
• отчет «Акт инвентаризации».

На рисунке 4 представлен макет отчета «Остатки товаров».

Рисунок 4 – Макет отчета «Остатки товаров»

На рисунке 5 представлен макет отчета «Обороты товаров».

Рисунок 5 – Макет отчета «Обороты товаров»

На рисунке 6 представлен макет отчета «Акт инвентаризации».

Рисунок 6 – Макет отчета «Акт инвентаризации»

Для отчета «Остатки товаров» были определены следующие поля:

• склад;
• товар;
• количество;
• сумма.

Для отчета «Оборот товаров» были определены следующие поля:

• товар;
• количество приход;
• количество расход;
• конечный остаток;
• сумма приход;
• сумма расход;
• сумма оборот.

Для отчета «Инвентаризация» были определены следующие поля:

• товар;
• склад;
• количество;
• фактическое количество.

Данные для представленного отчета «Остатки товаров» будут формироваться следующим образом:

1. На основании сформированных документов «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная перемещения» формируется движение;

2. Формируется информация по данным с указанием товара, его стоимости и количества на складах;

3. Данные помещаются в поля формы и представляются пользователям [7].

Данные для представленного отчета «Обороты товаров» будут формироваться следующим образом:

1. На основании сформированных документов «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная перемещения» формируется движение;

2. Формируется информация по полному движению – какой был начальный остаток, какой товар пришел, какой был списан, отображается разница, то же самое может отображаться по стоимости;

3. Данные помещаются в поля формы и представляются пользователям [6].

Для отчета «Инвентаризация» механизм в чем-то похожий:

1. На основании справочника «Номенклатура» и документов «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная перемещения» формируются данные;

---

2. Формируется информация схожая с отчетом «Остатки товаров» с указанием пустого столбца, для указания фактического количества остатков, выявленных при подсчете товаров.;

3. Данные помещаются в поля формы и представляются пользователям.

Основными действующими лицами, которые осуществляют ведение складского учета являются кладовщик и менеджер склада. Представим их роли.

На рисунке 7 представлен алгоритм работы менеджера склада.

Рисунок 7 – Алгоритм работы менеджера склада

Менеджер склада, фактически в его функции входит полное администрирование и управление складом, перечисли его основные функции:

• заказ товара у поставщика, взаимодействие с внешними данными «Поставщик»;
• проверить фактическое количество товара на складе;
• выполнить типовые складские операции с созданием бумажных вариантов соответствующих документов – «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная перемещения».

Кладовщик, к типовым операциям данной категории пользователей относятся следующие операции:

• прием товара;
• перемещение товара;
• списание товара.

На рисунке 8 представлен алгоритм работы кладовщика.

Рисунок 8 – Алгоритм работы кладовщика

1.2  Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Рассмотрим следующие нотации для моделирования бизнес процессов:

• BPMN;
• DFD;
• IDEF0.

BPMN предназначен для построения моделей бизнес-процессов, имеет расширение нотации, предназначенное для моделирования бизнес-процессов. BPMN имеет множество ограничений, представим некоторые из них:

• BPMN только моделирует потоки управления, и здесь не видно потока данных;
• BPMN не позволяет моделировать структуру компании;
• BPMN не позволяет моделировать иерархию пользователей;
• BPMN имеет много элементов, которые требуют, чтобы человек, читающий диаграмму, знал нюансы BPMN;
• знание нотации BPMN не позволяет читать модели, описывающие спроектированную (или работающую) ИТ-систему
• BPMN предлагает одну схему для описания организации;

BPMN имеет ряд преимуществ:

• BPMN позволяет лучше визуализировать логику бизнес-процесса
• BPMN позволяет генерировать код BPEL (язык выполнения бизнес-процессов), который поддерживает автоматизацию реализации

---

Диаграмма потоков данных DFD (Data Flow Diagrams) показывает функционирования подсистем и показывает три фактора: потоки данных через систему (входы и выходы), процессы обработки данных, хранилища, в которых данные запоминаются и сохраняются. Данный метод рассматривает процессы как иерархию действий и подпроцессов, каждая из которых преобразует один или несколько входов на выход, которые продолжают подставляться в другой подпроцесс или деятельность [20]. Иерархическое описание процессов упрощает навигацию по сложным процессам, поскольку все диаграммы понятны и разборчивым. Для данного стандарта используется концепция «коробки ICOM» – деятельность представляется в виде блока, показывающего некоторый фрагмент работы компании и четыре категории стрелок с изображением соединений с окружающей средой. Стрелки представляют собой следующие элементы: вход, управление, выход, механизм.

Для каждого блока могут быть созданы дочерние схемы, которые затем становятся родительскими блоками. Рекомендуется количество блоков на одной диаграмме не должно быть больше шесть. Созданная таким образом модель отвечает потребностям эффективного управления деловой активностью и дает полную возможность использовать его для улучшение рабочих процессов [20,25].

Стандарт IDEF0 помогает определить объем анализа и построить отношения между аналитиком и его клиентом. IDEF0 представляет собой инструмент связи из-за нормализованных графических символов и как инструмент анализа, показывая, какие действия должны выполняться для правильной моделировки процесса. Стандарт IDEF0 также помогает определить сильные и слабые стороны моделируемой системы [9].

Основным предположением IDEF0 является включение отдельных функций, включенных в процесс, в прямоугольные рамки. Стрелки слева указывают на входы функции - материал и информационные входы, стрелки справа - вывод функции - означает материальные и нематериальные эффекты ее реализации. Стрелки, идущие сверху, символизируют механизмы управления функцией (например, внутренняя политика компании или внешние факторы), а стрелки, идущие снизу - механизмы, необходимые для выполнения функций - например, инструменты, транспортные средства, подрядчики. Модели могут быть построены из многих функций, связанных с помощью стрелок таким образом, что выходы одной функции являются входами или механизмами управления для других функций. В стандарте также учитывается возможность одновременного выполнения двух или более функций - в ситуации, когда вывод одной функции является входом для многих других функций. Каждая функция может быть описана отдельной, подчиненной моделью [5].

---