Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».pdf

В стандарте IDEF0 подробно описывается, как размещать функции, стрелки и их описания. Каждая функция, стрелка и модель описываются идентификатором, указанным в соответствии со стандартом. Согласно стандарту IDEF0, основная модель отмечена символом A-0 , и в ней есть одна превосходная функция A0. Он может быть описан моделью A0, а функции, расположенные в нем, будут отмечены A1, A2, A3 и т.д. Подмодуль, описывающая функцию A1, также будет иметь метку A1, а ее подмодели будут обозначаться A11, A12, A13 и т. д. Этот метод структурированного описания позволяет быстрее создавать список отдельных моделей и функций. Отношения между дочерней и родительской моделями также можно графически отображать с использованием дерева иерархии функций. Стандарт IDEF0 ограничивает шесть функций, которые можно найти в дочерней модели [9].

Для представления бизнес процессов будет выбрана нотация IDEF0, это связано с простотой построения, возможностью более четкого представления всего бизнес процесса за счет его детализации, возможностью построения данной нотации в различных программных пакетах: ErWin, MS Visio и др.

В качестве инструмента для моделирования бизнес процессов рассмотрим два пакета:

• MS Visio;
• AllFusion Process Modeler 7.

Microsoft Visio - редактор диаграмм для Windows. Использует векторную графику для создания диаграмм. Доступен в двух версиях: стандартной и профессиональной.

Стандартная и профессиональная версия используют тот же интерфейс, но вторая имеет дополнительные шаблоны для более продвинутых диаграмм и выходных форматов, а также уникальную функциональность для простого присоединения пользователя к данным различных исходных форматов, которые должны быть отражены диаграммой.

Microsoft Visio может стать помощником в решении трех основных задач: в анализе сложных данных, в графическом представлении данных и в обмене этими данными между пользователями. Основной способ представления данных в Visio - это векторные фигуры, на основе которых строится диаграмма или план. Для удобства фигуры сгруппированы по тематическим категориям, в каждой из которых можно увидеть похожие по внешнему виду или по теме элементы [4]. Фигуры является основным, но не единственным средством для представления данных в Visio. Кроме них можно использовать текст и числовые данные, графические элементы и форматирование цветом.

AllFusion Process Modeler 7 (ранее BPwin) - это инструмент для моделирования, анализа, документирования и оптимизации бизнес-процессов. AllFusion Process Modeler 7 можно использовать для графического представления бизнес-процессов. Графически представленный рабочий процесс, обмен информацией и диаграмма рабочего процесса визуализируют модель бизнес-процесса. Графическое представление этой информации позволяет перенести задачи организационного управления в области сложного мастерства в область технологий.

---

AllFusion Process Modeler 7 (BPwin) помогает четко документировать важные аспекты всех бизнес-процессов: действия, которые необходимо предпринять, методы их реализации и управления, необходимые для этого ресурсы, а также визуализацию результатов, полученных в результате этих действий. AllFusion Process Modeler 7 повышает эффективность ИТ-решений для бизнеса, позволяя аналитикам и разработчикам моделей адаптировать корпоративные инициативы и задачи к бизнес-требованиям, а также к информационной архитектуре и процессам разработки приложений. Это создает целостное представление о деятельности компании: от рабочих процессов в небольших подразделениях до сложных организационных функций.

В качестве пакета моделирования бизнес процессов был выбран пакет AllFusion Process Modeler 7, это обосновывается следующими соображениями:

• данный пакет не настолько функциональный и предназначен для построения диаграмм нотаций IDEF0, IDEF3, DFD;
• при построении диаграмм информационные потоки родителя переносятся на дочернюю диаграмму, что значительно упрощает построение модели.

1.3  Моделирование бизнес-процессов «Как есть»

Построение модели бизнес процесса в нотации IDEF0 начинается с разработки контекстной диаграммы. На рисунке 9 представлена контекстная диаграмма «Вести учет складских операций». Диаграмма построена в модели «Как есть», т.е. как ведется складской учет без использования информационных технологий. На рисунке представлены входные информационные потоки:

• заявка на выдачу товара;
• данные по товару.

Выходными информационными потоками являются:

• данные по приходу;
• данные по расходу;
• данные по перемещению;
• инвентаризация.

Механизмом является информационный поток «Персонал».

Управлением является поток «Инструкции».

Рисунок 9 – Контекстная диаграмма «Вести учет складских операций»

На рисунке 10 представлена декомпозиция контекстной диаграммы.

Рисунок 10 – Детализация контекстной диаграммы

Детализация представлена следующими блоками:

• выполнить учет прихода товара;
• выполнить перемещение товара между складами;
• выполнить списание товара;
• определить фактическое количество остатков товара.

---

Выполним детализацию основных процессов. На рисунке 11 представлена детализация процесса «Выполнить учет прихода товара».

Рисунок 11 – Детализация процесса «Выполнить учет прихода товара»

Детализация данного процесса представлена следующими блоками:

• просмотреть доставленный поставщиком товар;
• выполнить физическую разгрузку товара;
• разместить товар на складе;
• указать количество и стоимость доставленного товара.

На рисунке 12 представлена детализация блока «Выполнить перемещение товара между складами».

Рисунок 12 – Детализация процесса «Выполнить перемещение товара между складами»

Детализация представлена следующими блоками:

• определить количество перемещаемого товара;
• определить куда перемещается товар;
• осуществить погрузку товара на складе1 и разгрузку на складе 2;
• указать количество и стоимость перемещенного товара.

На рисунке 13 представлена детализация процесса «Выполнить списание товара». Детализация данного процесса представлена следующими блоками:

• обработать данные в заявке на отгрузку товара;
• отгрузить указанное количество товара;
• отобразить количество выбывшего товара.

Рисунок 13 – Детализация процесса «Выполнить списание товара»

На рисунке 14 представлена детализация процесса «Определить фактическое количество остатков товара».

Рисунок 14 – Детализация процесса «Определить фактическое количество остатков товара»

Данный процесс представлен следующими блоками:

• выполнить расчет предполагаемого количества товара на складе;
• провести физический расчет имеющихся остатков;
• определить разницу в остатках товара.

Построение данных диаграмм, позволяет определить «узкие места» рассматриваемого бизнес процесса.

2 Построение регламента процесса «Складской учет»

---

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Представим перечень мероприятий, которые позволят улучшить выполнение процесса «Складской учет»:

• необходимо отойти от бумажной формы документооборота при ведении складского учета, это будет достигаться за счет разработки электронных документов «Расходная накладная», «Приходная накладная», «Накладная на перемещение». Данные документы будут точными копиями своих бумажных аналогов, однако будут иметь значительно больше возможностей – автоматизация заполнения полей документов (не будет необходимости постоянно вводить или записывать одни и те же данные), выполнение операции и автоматическое изменение текущих остатков, формирование печатной формы документа;
• хранение данных по товарам, складам и контрагентам в базе данных, что позволит их обрабатывать и использовать при выполнении основных операций;
• заказ товаров на склад должен основываться на имеющихся остатках товара, для того, чтобы избегать долгого хранения товаров на складах, для этого менеджер должен получать информацию из отчета «Остатки товаров», который формируется не в бумажном виде, а с учетом ранее выполненного движения товара;
• формирование отчетности по товародвижению, успешности менеджеров, наиболее активным клиентам позволит более четко представлять текущую оперативную обстановку предприятия, принимать обоснованные решения по управлению складом;
• обеспечение инструментом по контролю текущего состояния склада – акта инвентаризации, который отображает текущие остатки по выполненным операциям и дает возможность внести результаты физического подсчета остатков (ревизии), с последующим автоматизированным расчетом разницы.

Таким образом, основной задачей должно быть построение информационной системы, которая позволит вести складской учет. Данная информационная система должна содержать следующие объекты:

1. Справочники – объекты, которые хранят нормативно-справочную информацию:

• контрагенты;
• места хранения;
• номенклатура (товары);
• единицы измерения;

2. Документы – объекты, которые отображают выполнение основных хозяйственных операций:

• приходная накладная;
• расходная накладная;
• заказ товара;
• накладная на перемещение.

3. Хранилища данных – объекты, которые хранят информацию по имеющемуся товару на складах:

• остатки товаров;
• обороты товаров.

---

4. Отчеты – объекты, которые позволяют выводить информацию из хранилищ данных по различным запросам:

• остатки товаров;
• данные по товарообороту;
• работа менеджеров склада;
• акт инвентаризации;
• данные по клиентам.

2.2.Моделирование бизнес-процессов «Как должно быть»

На рисунке 15 представлена измененная контекстная диаграмма «Вести учет складских операций» для модели «Как должно быть».

Рисунок 15 – Контекстная диаграмма «Вести учет складских операций в модели «Как должно быть»

Если сравнить контекстную диаграмму в модели «TO-BE» с моделью «AS-IS», то были изменены следующие информационные потоки:

• входы: данные по приходу товара, данные по перемещению товара, данные по списанию товара.
• выходы: товар на складе, информация об остатках для заказа товара, отчеты, движения товара по складам, информация об остатках для заказа товара;
• механизм «ИС складского учета» - информационная система складского учета.

На рисунке 16 представлена декомпозиция контекстной диаграммы, добавлен блок «Вести учет движения по складу, формировать отчетность», а также подключен информационный поток – «ИС складского учета».

Рисунок 16 – Декомпозиция контекстной диаграммы

На рисунке 17 представлен процесс «Выполнить учет прихода товара». Для информационной системы является актуальным наличие таблицы «Товар», в котором хранится информация о товаре, которая хранится на складах, кроме этого добавляется хранилище данных «Места хранения», на практике, складов может быть несколько, даже если они располагаются под одной крышей.

Необходимо указать, что построение данного процесса осуществлялось с использованием нотации DFD, это связано с тем, что данная нотация позволяет определить хранилища данных, в отличии от IDEF0.

Рисунок 17 – Детализация блока «Выполнить учет прихода товара»

На рисунке 18 представлена детализация блока «Выполнить учет перемещения товар», которая выполнена также в стандарте DFD. Блок представлен процессами:

• определить пункт перемещения товара (между какими складами происходит движение) ;
• определить наличие необходимого количества товара для перемещения;
• выполнить списание товара с одного склада;
• выполнить приход товара на другой склад.

---