Файл: Методические возможности повышения эффективности профессионального обучения (бизнес-тренинг, коучинг, наставничество, электронное обучение).pdf

Как только это лицо покидает компанию или переходит на другую должность, возникает проблема, что новому сотруднику трудно найти документы, которыми управляет предыдущий человек. Проблема, с которой приходится сталкиваться, связана с трудностью получения документов, если они были неверно размещены или отправлены во внешнее хранилище. Кроме того, управление физическими документами является сложной задачей и, безусловно, подвержено ошибкам человека. Всегда существует риск того, что документы могут быть неправильно заполнены или даже потеряны.

Большинство проблем возникают, когда мы имеем дело с традиционными бумажными документами. Проблема в координации управления цепочками жизненного цикла документов происходит из-за искажения информации, а также задержек с получением информации. Большая часть системы управления документами, будь то физическая или электронная, должна соответствовать ряду критериев. В соответствии со стандартом ISO Records Management Standard 15489 существуют три основные характеристики для записей, которые управляются системой ведения документации. Этими тремя характеристиками являются:

a) Аутентичность

b) Надежность

c) Целостность [11, с. 47].

Аутентичность или подлинность относится к способности доказать, что соответствующий документ остается точным, надежным и целостным с течением времени. Надежность, связанная с аутентичностью, является тем, насколько запись может быть точно сохранена. Надежные документы должны гарантировать качество представления о любой задокументированной в них информации без искажения, изменения или как-либо другой порчи с течением времени. Моделирование бизнес-процессов важно для обеспечения соответствия проекта потребностям предприятия. Целью этого процесса моделирования является выявление зависимостей между процессами, их поведением, а также функцией каждого процесса. Проблема, возникающая из этого сценария, заключается в том, что как модель бизнес-процесса, так и модель данных необходимо интегрировать в некоторый момент процесса работы системы, а описанное и фактическое состояние не всегда соответствуют.

При изучении моделей данных и моделей процессов следует учитывать жизненный цикл записей. Правильный жизненный цикл записей – это перспектива, которая принесет наибольшую пользу организации. В нем представлена методология, которую люди могут использовать для обработки документов в своей организации. На рис. 3 показан жизненный цикл записей или жизненный цикл документа на предприятии.

Используя жизненный цикл записей, можно надлежащим образом определить, каким образом организация должна управлять и систематизировать свои документы, улучшить ли используемую систему или построить совершенно новую. Наличие системы электронного документооборота (СЭД) свидетельствует о внедрении технологий в бизнес организации. Для предприятий, в том числе и малого бизнеса, важны открытость и прозрачность хранящейся информации. Технология электронного документооборота, такая как СЭД, позволит сотрудникам предприятия открывать доступ ко всей оптимально расположенной информации в соответствии с их уровнями доступа пользователей.

Рисунок 1. - Жизненный цикл документа на предприятии [10, с. 69]

Эта система должна облегчить процесс передачи знаний от одного пользователя другому. Что, безусловно, повысит возможности сотрудничества между пользователями системы, улучшит работу персонала, поскольку работает с управлением информацией. В случае, если сотрудники предприятия должны его покинуть, новые сотрудники могут легко отслеживать все необходимые документы и действия с ними через систему. Новые пользователи не будут вынуждены полагаться на уезжающих сотрудников, для получения необходимой информации. Плюсом в этом случае является то, что управление информацией в данном случае менее зависимо от людей, что также говорит о том, что оно может быть менее склонным к человеческой ошибке, а, следовательно, и более надежно.

И хотя СЭД может сильно помочь бизнес-организации, проблемы физического документооборота не отчуждаются от нее. Все проблемы, возникающие при управлении физическими бумажными документами, также присутствуют в управлении электронными документами. Проблемы, связанные с индексацией и организацией документов, считаются уникальными для электронных систем теми, кто изучает документацию. Но это не совсем так. Такие проблемы уже давно присутствуют в системах физического документооборота. Неправильная структура и внедрение СЭД может создать проблемы и поставить под вопрос ее необходимость. К числу рисков и последствий отсутствия эффективной и правильно структурированной СЭД относятся:

a) неполные и плохо организованные бумажные документы

b) электронные записи, еще не завершенные или не организованные должным образом

c) аутентичный запас данных, который трудно распознать, поскольку возникает избыточность из-за дублирования электронных записей

d) без ограничений для хранения документов требуется еще большая емкость хранилища

e) отсутствие обзора и информации о том, как найти нужную запись или документ

f) процессы архивации не выполняются .

Еще один вопрос, который следует учесть при разработке СЭД – это скорость принятия решения конечным пользователем. Удобная для пользователя система может быть одним из факторов, которые могут способствовать повышению скорости принятия решения пользователей. Коэффициент успеха пользователя – это фактор успеха СЭД. А не технологический аспект.

Рабочий процесс организации: основное внимание в предлагаемой СЭД должно быть обращено на то, чтобы облегчить хранение и извлечение документов из базы данных, которые связаны с процессами заключения контракта между организацией и ее поставщиками/поставщиками. Если вводить упрощенную форму, то на предприятии существует приблизительно четыре процесса: подготовка тендерного плана, принятие и утверждение заявок, оценка предложений и ведение договоров.

В технологическом процессе предприятия описываются все основные этапы создания контракта, который должен быть интегрирован в EDMS.

Большое внимание уделяется оптимизации процессов, которые система управления документами будет внедрять, и фактическим бизнес-процессам создания типичного контракта, который организация делает на регулярной основе.

СЭД – определенно стоящее решение, принятое на этом конкретной предприятии. Кроме того, чтобы облегчить поиск документов, СЭД обеспечивает безопасное место для хранения документов по сравнению с традиционной системой подачи заявок.

Заключение

В настоящее время в России спрос на кадровый консалтинг постоянно растет, все больше фирм предлагает услуги такого рода. В такой ситуации очень важно правильно выбрать своего будущего консультанта.

При выборе аудитора или консалтера нужно четко сформулировать базовые требования, которым он должен соответствовать. Основной, ключевой критерий — это опыт работы. Желательно, чтобы специалист имел за плечами минимум два–три года самостоятельной деятельности. Второе обязательное требование — наличие высшего образования, желательно гуманитарного или психологического. Кадровому аудитору обязательно нужно владеть знаниями по кадровому делопроизводству и нормативной базе. Кроме того, важными личностными качествами консультанта являются развитая интуиция, способность выявлять и анализировать нужную информацию, организованность и коммуникативность.

Последнее требование весьма актуально, поскольку в процессе консультирования специалисту придется большую часть времени общаться с клиентом, вести переговоры, тренинги и семинары. Кадровый консалтинг и аудит можно заказать у независимого консультанта, а можно обратиться в специализированную компанию.

Независимые консультанты — это практически фрилансеры, сотрудничество с ними обойдется дешевле, чем со специализированными компаниями, но в этом случае нет никакой гарантии в качестве оказываемой услуги.

Квалифицированных специалистов подобного рода на рынке немного, хотя в интернете можно найти десятки объявлений об оказании услуги кадрового консалтинга частными консультантами. Следует учитывать, что независимый консультант или аудитор, как правило, ведет сразу несколько проектов и на полноценный и вдумчивый аудит у него может просто не хватить времени. К тому же в этом случае остро встает проблема сохранения конфиденциальности. Специализированные компании, предлагающие услуги кадрового аудита и консалтинга — это кадровые агентства или консалтинговые компании с большим спектром услуг. В этом случае заказчик может быть спокоен как за их качество, так и за сохранение информации, поскольку он защищен не только договором, но и деловой репутацией партнера, потеря которой для последнего страшнее любых финансовых санкций. При этом консалтинговые компании имеют некоторые преимущества перед кадровыми агентствами, особенно при проведении кадрового аудита.

Список литературы

1. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Огни, 2012. - 222 c.
2. Андропова, И. Ю. Кадровое делопроизводство. Документация / И.Ю. Андропова, Н.Л. Андропова, Н.В. Макарова. - М.: Академия, 2012. - 64 c.
3. Барихин, А. Б. Кадровое делопроизводство / А.Б. Барихин. - М.: Книжный мир, 2015. - 192 c.
4. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах / М.И. Басаков. - М.: Ростов н/Д: Феникс; Издание 4-е, перераб. и доп., 2010. - 320 c.
5. Давыдова, Э.Н. Делопроизводство. Учебно-практическое руководство / Э.Н. Давыдова. - М.: Мн: ТетраСистемс; Издание 9-е, 2014. - 288 c.
6. Захаркина, О. И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база / О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова. - М.: Омега-Л, 2012. - 264 c.
7. Кадровое делопроизводство. - М.: Новосибирск: Сибирское университетское издательство, 2014. - 534 c.
8. Кузнецова Документы и делопроизводство / Кузнецова, Т.В. и. - М.: Машиностроение, 2010. - 271 c.
9. Кузнецова, Т.В. Бухгалтерское делопроизводство / Т.В. Кузнецова. - М.: Гостехиздат, 2012. - 288 c.
10. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - М.: Наука, 2011. - 200 c.
11. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филиппов. - М.: Мир, 2013. - 159 c.
12. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова, и др.. - М.: СПб. [и др.] : Питер, 2010. - 359 c.
13. Кузнецова, Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. - М.: Наука, 2010. - 400 c.
14. Куприянова, Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере / Г.И. Куприянова. - М.: Машиностроение, 2010. - 256 c.
15. Леонов, Василий Кадровое делопроизводство на компьютере (+ CD-ROM) / Василий Леонов. - М.: Эксмо, 2011. - 368 c.
16. Лившиц, С.Б. Кадровая служба / С.Б. Лившиц, Н.С. Назаров, В.Ф. Суров. - М.: Огни, 2014. - 124 c.
17. Ловчева, М. В. Делопроизводство в кадровой службе / М.В. Ловчева, Е.Н. Галкина, Е.В. Гурова. - M.: Проспект, 2013. - 80 c.
18. Михайлов, Ю. М. Журналы, используемые в кадровом делопроизводстве. Формы и правила ведения / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-пресс, 2011. - 120 c.
19. Михайлов, Ю. М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-пресс, 2014. - 224 c.
20. Непогода, А.П. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации / А.П. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2014. - 480 c.
21. Новоселов, В.И. Делопроизводство в государственном аппарате / В.И. Новоселов, А.Н. Сокова. - М.: Наука, 2013. - 248 c.
22. Пшенко, А.В. Делопроизводство. Документальное обеспечение работы офиса / А.В. Пшенко. - М.: СИНТЕГ, 2014. - 176 c.
23. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие / А.В. Пшенко. - М.: Высшая школа, 2015. - 256 c.
24. Сагиян, С. Делопроизводство на компьютере / С. Сагиян. - М.: СПб: Питер, 2013. - 256 c.
25. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: ИЛ, 2014. - 144 c.
26. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: Москва; Издание 8-е, перераб. и доп., 2011. - 159 c.
27. Тихомиров, М. Ю. Документы в кадровом делопроизводстве / М.Ю. Тихомиров, Л.В. Тихомирова. - М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2015. - 192 c.
28. Тихомирова, Л. В. Кадровое делопроизводство. Образцы правовых документов / Л.В. Тихомирова, М.Ю. Тихомиров. - М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2015. - 192 c.
29. Тихомирова, Л. Документы в кадровом делопроизводстве / Л. Тихомирова, Михаил Тихомиров. - М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2013. - 192 c.