Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Расчет заработной платы».pdf

Редактор «Ramus Educational» - кроссплатформенная система моделирования и анализа бизнес-процессов. В функционал редактора входят:

• разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
• разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
• формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других [9].

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться:

1. Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
2. Кроссплатформенность.
3. Проверка нотации.
4. Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

Таблица 1. Анализ инструментальных средств

Критерий	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Поддержка IDEF0	+	+	+	+
Поддержка DFD	+	+	+	+
Поддержка IDEF 3	-	+	-	-
Кроссплатформенность	-	-	+	+
Проверка правильности применения нотации	-	+	-	-
Формирование отчетности	-	+	+	-
	2	5	4	3

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwin process modeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области.

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

---

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

1 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Рассмотрим бизнес-процесс расчета заработной платы сотрудников организации. Процесс регламентирован трудовым кодексом Российской Федерации и внутренними приказами организации. Механизмом процесса является бухгалтер, ответственны за расчет заработной платы. Входом процесса является табель учета рабочего времени сотрудников (форма T-12), в котором отмечено сколько часов сотрудник фактически отработал за отчетный период (месяц). Выходом процесса является ведомость расчета заработной платы (форма Т-51), в которой фиксируется расчет заработной платы всех сотрудников организации [7].

На рисунке 2 представлена декомпозиция процесса расчета заработной платы.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 2. Декомпозиция процесса расчета заработной платы

Расчет заработной платы осуществляется на основании данных, полученных из табеля учета рабочего времени. Согласно данным табеля, бухгалтер определяет количество отработанных каждым сотрудником организации часов.

После определения фактического количества отработанных часов, сотрудник бухгалтерии осуществляет расчет оклада сотрудников. Сумма оклада рассчитывается как сумма заработной платы разделенная на количество рабочих часов в месяце и умноженная на фактическое количество отработанных часов. Полученная сумма оклада применяется на этапе применения надбавок и вычетов.

В процессе применения надбавок и вычетов рассчитывается сумма среднемесячного заработка, который участвует в расчете отпускных, больничных или пособия по уходу за ребенком. Затем осуществляется расчет набавок как сумма среднемесячной заработной платы, умноженная на количество дней отпуска / больничных. Затем применяются вычеты. В процессе применения вычетов рассчитывается сумма НДФЛ и применяются вычеты по НДФЛ. Модель процесса применения надбавок и вычетов представлена на рисунке 3 [8].

---

Затем на основании произведенных расчетов осуществляется заполнение ведомости расчета заработной платы на всех сотрудников организации.

Рисунок 3. Модель процесса применения надбавок и вычетов

1. Практическая часть
2. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Проанализируем выполнение бизнес-процесса расчета заработной платы. Перед расчетом заработной платы проводится сбор данных к которым относятся:

1. Список сотрудников, которым в текущий отчетный период должна быть выплачена заработная плата.
2. Количество отработанных часов сотрудниками.
3. Способ начисления заработной платы (сдельная, повременная).
4. Данные о больничных, отпусках и т.д. необходимые для расчета начислений с использованием среднедневного заработка.

На сбор этих данных уходит значительное количество времени. В зависимости от опыта сотрудника затраты могут быть сокращены. Однако, в условиях отсутствия единого хранилища данных процесс остается трудозатратным.

В настоящий момент процесс расчета заработной платы не автоматизирован. Все документы (табель учета рабочего времени, штатное расписание и т.д.) представляют собой бумажные носители. Ведение бумажного документооборота обладает рядом недостатков:

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Любой сотрудник имеет доступ к бумажному носителю документа, что влечет за собой порчу, потерю и другие недопустимые действия.
3. Высокие временные затраты на поиск нужного документа, даже в условиях четкой организации хранения.
4. Необходимость увеличения площади архива, где будут храниться документы.

В связи с перечисленными недостатками, необходимо организовать единое хранилище данных о сотрудниках. Доступ к хранилищу данных должен быть у сотрудников отдела кадров и у бухгалтерии. Поскольку данные, которые собирают и формируют сотрудники отдела кадров впоследствии используются отделом бухгалтерии для расчета заработной платы.

Ручной способ расчета заработной платы обладает следующими недостатками:

1. Высокие временные затраты на сбор исходных данных.
2. Высокие временные затраты на осуществление расчетов, особенно, в случае расчета пособий по временной нетрудоспособности и отпускных.
3. Высокая вероятность совершения ошибки в расчетах.
4. Высокие временные затраты на оформление документации.

---

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процесс расчета заработной платы и формирования документов.

После ввода в действие перечисленных изменений, бизнес-процесс станет проще и будет осуществлен в ходе следующих действий:

1. Ввод данных о фактически отработанном времени.
2. Ввод данных о разовых начислениях и удержаниях.
3. Формирование зарплатной ведомости.

Перечисленные действия занимают значительно меньше времени, чем неавтоматизированный способ расчета заработной платы. Основные трудозатраты в этом процессе приходятся на проверку введенных данных, которые являются параметрами процесса расчета заработной платы сотрудников организации.

Помимо бухгалтера, который занимается непосредственно расчетом заработной платы, в процессе будет задействован специалист отдела кадров, который будет осуществлять ввод параметров для начисления заработной платы согласно трудовому договору при приеме сотрудников организации на работу или при любом изменении в трудовом договоре.

2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим изменения, связанные с вводом в действие информационной системы, автоматизирующей процесс расчета заработной платы. На рисунке 4 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса расчета заработной платы.

Управление процессом расчета заработной платы осуществляется согласно ТК РФ, внутренним приказам организации и регламентам выполнения процесса. Механизмами процесса являются специалист отдела кадров, бухгалтер и информационная система.

Входами процесса являются трудовой договор, приказ о начислении или удержании денежных средств и данные о фактически отработанном времени. Выходом процесса является зарплатная ведомость, которая представляет собой документ, в котором перечислены все сотрудники организации и представлена информация о расчете суммы заработной платы.

На рисунке 4 представлена декомпозиция процесса расчета заработной платы. На основании данных трудового договора специалист отдела кадров вводит в ИС параметры начисления заработной платы. К таким параметрам относятся:

1. Способ начисления заработной платы (сдельный, повременной).
2. График работы сотрудника (пятидневная 40-часовая рабочая неделя, шестидневная рабочая неделя, 2/2 и т.д.).
3. Сумма оклада сотрудника.
4. Режим работы (полный или неполный рабочий день).

---

В результате ввода данных специалист отдела кадров формирует штатное расписание компании.

Ежемесячно или при увольнении, выходе в отпуск или на пенсию какого-либо сотрудника, специалист отдела кадров вводит в ИС данные о фактически отработанном времени. На основании этих данных формируется документ «Табель учета рабочего времени».

Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесса расчета заработной платы

Рисунок 5. Декомпозиция процесса расчета заработной платы

По мере необходимости в организации создаются приказы об удержании или начислении денежных средств. К таким приказам относятся:

1. Премирование сотрудников (по случаю праздника, по результатам работы).
2. Применение штрафных санкций к сотрудникам.
3. Выплата выходных пособий и т.д.

Данные о таких приказах вводятся в ИС и на их основании осуществляется удержание или начисление денежных средств указанным сотрудникам. Ввод данных о приказах осуществляется бухгалтером.

Затем на основании введенных данных бухгалтер осуществляет в ИС формирование зарплатной ведомости.

На рисунке 6 представлена декомпозиция процесса ввода параметров для расчета заработной платы. Специалистом отдела кадров вводятся данные, полученные из трудового договора, заключенного между сотрудником и организацией в лице руководителя организации. В результате введенных параметров в ИС формируется штатное расписание сотрудников организации.

На рисунке 7 представлена модель процесса ввода данных о фактически отработанном времени. Сначала данные о фактически отработанном времени подвергаются проверке сотрудником отдела кадров. Проверяется наличие заявлений о предоставлении отпусков без содержания, больничных, заявлений на отпуск. Затем проверенные данные вводятся в ИС. Далее на основании введенных данных формируется табель учета рабочего времени сотрудников.

На рисунке 8 представлена декомпозиция процесса ввода данных о разовом начислении или удержании денежных средств. Бухгалтер вводит в ИС основание для начисления или удержания денежных средств (№ и дату приказа). Затем вводит сумму денежных средств, подлежащих удержанию или начислению и временной период, в который должны произойти начисления или удержание. В результате процесса ИС будет содержать данные о разовом начислении или удержании денежных средств.

---