Файл: Учет производственных запасов (Понятие, классификация и оценка материально-производственных запасов).pdf

3.1 Проблемы в учете материально-производственных запасов и пути их решения на предприятии

В ходе анализа организации учета товарно-материальных запасов было выявлено следующее:

1. Нарушения оформления прихода материалов, а именно:

а) Организация несвоевременно отражала в учете стоимость товаров, право собственности, на которые перешло к организации в соответствии с условиями договоров.

Так, договором с основным поставщиком предусмотрено, что право собственности переходит к покупателю после полной оплаты. Вместе с тем организация приходовала товары на счете 10 при поступлении их на склад в момент оформления приходного ордера, а не после оплаты товаров.

В соответствии с п.48 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина от 28.12.01 № 119н, материальные ценности, поступающие в организацию, должны быть оприходованы своевременно.

Согласно методологии ведения бухгалтерского учета на балансе Организации учитывается только собственное имущество. Право собственности на имущество в соответствии со ст.218 ГК РФ может быть приобретено другим лицом на основании сделки купли-продажи, мены, дарения или иной сделки об отчуждении этого имущества.

Статьей 8 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ установлено, что имущество, являющееся собственностью Организации, учитывается обособлено от имущества других юридических лиц, находящихся у данной Организации. Согласно этому в бухгалтерском учете и бухгалтерском балансе Организации может быть отражено имущество, которое по законодательству является его собственностью. Все прочие материальные ценности должны учитываться на забалансовом счете.

Аналогичное требование предусмотрено п.26 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденных приказом Минфина РФ от 09.06.2001 г. № 44н, согласно которым материально-производственные запасы, принадлежащие организации, но находящиеся в пути, учитываются в бухгалтерском учете в оценке, предусмотренной в договоре, с последующим уточнением фактической себестоимости.

б) Организация допускала случаи оприходования материально-производственных запасов разных наименований и стоимости в виде одной номенклатурной единицы «Запчасти»

Согласно п.3 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина РФ от 09.06.01 № 44н, единица бухгалтерского учета материально - производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально - производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально - производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п.

1. Низкий уровень контроля за наличием и движением товара, что выражается в следующем:

а) не заключены договоры материальной ответственности с кладовщиками

В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина от 28.12.01 № 119н, для хранения материальных запасов в организациях создаются склады. Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности. Также методическими указаниями предъявляются требования по организации учета на складе и взаимодействию его с бухгалтерией.

Различают полную и ограниченную материальную ответственность.

Полная материальная ответственность возникает при заключении договора о полной материальной ответственности между организацией и работником, отвечающим за сохранность соответствующего имущества.

Ограниченную материальную ответственность несут работники за порчу или уничтожение по небрежности материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, инструментов, специальной одежды и других предметов, выданных в личное пользование, если ущерб причинен в ходе трудового процесса. Данная ответственность не может превышать среднего месячного заработка виновного работника на день выявления ущерба. Материальная ответственность свыше среднего месячного заработка допускается в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

б) невыполнение требований проведения обязательной инвентаризации

Так, не проводится инвентаризация при смене материально ответственных лиц на складе.

Методическими рекомендациями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49, оговорены обязательные случаи проведения инвентаризации.

Рекомендации по каждому из допущенных организацией нарушений:

1. По нарушениям оформления прихода материалов, а именно:

а) Организация несвоевременно отражала в учете стоимость товаров, право собственности, на которые перешло к организации в соответствии с условиями договоров

Рекомендуем при поступлении материалов использовать забалансовые счета, а после оплаты переводить их на счет 10, либо пересмотреть условия договора с поставщиком. Данная мера позволит не только решить методологическую проблему бухгалтерского учета, но и избежать споров с контрагентом.

В соответствии с общей характеристикой забалансовых счетов на них должны учитываться ценности, не принадлежащие предприятию, но находящиеся у него на хранении, в использовании и распоряжении. Следовательно, чтобы товар, принятый на комиссию, взять на забалансовый счет, он должен поступить на предприятие, и должен быть принят на ответственное хранение.

Учет ценностей, принятых на ответственное хранение ведется на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

б) Организация допускала случаи оприходования материально-производственных запасов разных наименований и стоимости в виде одной номенклатурной единицы «Запчасти»

С целью усиления контроля за материально-производственными запасами не допускать подобных случаев, приходовать материалы согласно отгрузочным документам. В случае необходимости запрашивать у поставщиков детализации поступающих материалов.

1. По низкому уровню контроля за наличием и движением товара, выражающемся в следующем:

а) не заключены договоры материальной ответственности с кладовщиками

Определить круг материально ответственных лиц. Заключить с ними в обязательном порядке договоры материальной ответственности.

б) невыполнение требований проведения обязательной инвентаризации

Необходимо помнить, что инвентаризация – мощный контрольный инструмент. Всегда проводить инвентаризацию в случаях, предусмотренных законодательством.

3.2 Автоматизация учета движения материально-производственных запасов предприятия на складах

В настоящее время существует достаточно большое количество программных продуктов для ведения складского учета, однако при ближайшем рассмотрении оказывается, что по-настоящему удачных систем не так уж и много. Основными требованиями к системе складского учета являются возможность работы в on-line режиме, быстродействие, надежность, функциональная полнота, простота в использовании и доступная цена. Главное при выборе программы – точно определить свои цели: не какую программу купить, а чего добиться автоматизацией.

Программа должна быть надежна, хорошо известна и доступна широкому кругу пользователей, иметь вполне приемлемую цену и широкий выбор функциональных возможностей, может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии. Она должна позволять вести учет складских запасов (товаров и материалов) и их движения, комплектации товаров, взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, формировать необходимые первичные документы (счета-фактуры, книги продаж и покупок), учитывать закупку и продажу товаров, выполнять автоматический расчет цен списания товаров, вести учет товаров в различных единицах измерения, а денежных средств – в различных валютах, формировать разнообразные отчеты по результатам складской и торговой деятельности и многое другое. Для небольшого и среднего склада подойдет «1С: Торговля и склад».

Возможности программного обеспечения:

– учет складских запасов товаров и их движения;

– выполнение комплектации и разукомплектации;

– оформление закупки и продажи товаров;

– учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками;

– формирование необходимых первичных документов;

– оформления счета-фактуры и автоматическое создание книги продаж и книги покупок;

– резервирование товаров и контроль оплаты;

– учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

– учет товарных кредитов и контроль их погашения;

– учет выданных на реализацию товаров, их возврат и оплата.

Как технически осуществляется автоматизация складского хозяйства? Напомним, что современные товароучетные программы базируются на использовании штрих-кода на товаре или их групповой упаковке. С помощью программы «1С: Торговля и склад» оформляется заявка на получение необходимого товара от поставщика. Во избежание ошибок прием товаров осуществляется в строгом соответствии с заявкой и при наличии накладной. Во время приема товар, поступающий на склад, автоматически проверяется и заносится в компьютер посредством считывания штрих-кода. Для этой цели используются сканеры штрих-кода или терминалы сбора данных. Терминал для работы на складе удобнее, во-первых, потому, что он «не привязан» к компьютеру, но главное – он предназначен не только для считывания штрих-кода, а изначально разрабатывался как устройство для оперативного сбора информации о товаре (поступающем на склад или списываемом со склада, проведения инвентаризации и т.п.). Благодаря встроенной памяти и встроенному сканеру штрих-кодов, терминал сбора данных может хранить считанную информацию для последующей передачи её на основной компьютер (сервер). Кроме того, все терминалы сбора данных имеют специальное программное обеспечение для создания различных конфигураций, что позволяет интегрировать его в бизнес-процессы предприятия.

При выборе терминала необходимо обращать внимание на такие показатели, как объем памяти и характеристики встроенного сканера (тип, скорость считывания, минимальное расстояние, с которого устройство считывает штрих-код), очень важны вес и габариты (чем меньше, тем лучше), ударопрочность корпуса и диапазон рабочих температур. Если на складе повышенная запыленность или влажность, необходимо подбирать модель индустриального (промышленного) класса с повышенной защитой. Классифицируют терминалы сбора данных по разным признакам, но чаще всего либо по способу передачи данных (автономные или беспроводные ТСД), либо по операционной системе, под управлением которой они работают(DOS или Windows). Надо признать, что DOS-терминалы позволяют решать более ограниченный круг задач, но более дешевы. Windows-терминалы дороже, но у них обычно намного мощнее процессор и больше объем памяти, к тому же их пользовательский интерфейсом намного удобнее - он практически аналогичен привычному интерфейсу ПК.

Одно из преимуществ работы с терминалом заключается в том, что работник склада может свободно перемещаться по территории при приеме и регистрации товара, даже если в руках у него автономный (batch) терминал, который для обмена данными с сервером (компьютером, на котором хранится база данных о товаре) необходимо ставить на специальную коммуникационную подставку. Такой ТСД обладает встроенной памятью, что позволяет ему какое-то время работать в автономном режиме, но все-таки эта память не настолько велика, чтобы выполнять сложные и объемные задачи. Кроме того, автономному терминалу необходимо периодически связываться (все через ту же коммуникационную подставку) с сервером для синхронизации (актуализации) информации. Такие ТСД целесообразно использовать либо на совсем небольших предприятиях, либо на отдельных участках склада – например, только для приемки товара.

Безусловный хит нашего времени – беспроводные терминалы сбора данных, и это вполне оправдано. Без таких ТСД трудно обойтись даже на складе среднего размера, не говоря уже о больших площадях. Современный радиотерминал сбора данных – это по сути миникомпьютер, который может очень и очень многое, и практически не ограничивает своего пользователя в перемещениях в пространстве. Беспроводные модели можно использовать не только в любой точке склада, территория которого составляет несколько десятков квадратных метров, но и далеко за его пределами, да хоть в другом городе. Кроме свободы передвижения такой ТСД еще обладает функционалом хорошего ПК. Трудно представить складскую задачу, которую не под силу решить современным терминалам.