Файл: Организация. Формирования и управление.pdf

На начальном этапе, «PR-bureau» требовалось заработать себе имя, выполнив несколько кейсов, чтобы продемонстрировать свои возможности. Это было также важно, поскольку потенциальные клиенты, то есть целевая аудитория, являлись представителями малого и среднего бизнеса, стремящиеся укрепить свои бизнес-позиции внедряя последние достижения в области цифрового маркетинга.
Поскольку представители указанной целевой аудитории, в своем большинстве, люди имеющие отдаленное представление о цифровом маркетинге, а потому с особой настороженностью относящиеся к разного рода нововведениям, даже при том, что остро нуждаются в них – требовали предоставить им конкретные цифры и результаты успешных кейсов.

Руководством в лице гендиректора, было принято решение о формировании нового предложение для клиентов. Суть предложения заключалась в предоставлении клиентам услуги «настройка таргетинга для соц. сетей», указав ценой только себестоимость. Идея предложения заключалась в демонстрации тех, самых цифр, которые клиенты желали увидеть и в последующем оформлении полного пакета услуг вытекающий из данного предложения.[30]

Стоит заметить еще один важный момент. В процессе переговоров с потенциальными клиентами, компания предоставляла действенные маркетинговые консультации по другим направлениям компании-клиента, бесплатно. В будущем опыт показал, что подобный подход был нерентабельным, что стало одно из причин модернизации большинства организационных процессов агентства.

Несмотря на отличный креативный потенциал в лице команды специалистов в области рекламы и маркетинга, у компании были и свои проблемы, связанные с отсутствием хорошего менеджера по проектам, который смог бы наладить рабочие процессы на должном уровне. Еще одной проблемой стало плохой анализ клиентской психологии. Как я уже упоминал ранее, компания предоставляла бесплатные консультации в области маркетинга дабы продемонстрировать свою квалифицированность. Однако подобный подход к привлечению клиентов давал обратный результат. Клиенты затягивали подписание договоров, чтобы внедрить собственными ресурсами все «заметки» специалистов по маркетингу, сделанные в ходе консультаций. В результате клиенты увеличивали «воронки продаж», что приводило к увеличению конверсии и как итог, отказу от услуг компания «PR-bureau». Собственно, это привело к убыткам агентства, задержкам по зарплате работникам и необходимости пересмотреть принципы управления организации, со всеми рабочими процессами. Также компании пришлось пересмотреть свою стратегию работы с клиентами.

Так какие же выводы сделало руководство компании?

1. Требовалось пересмотреть принципы работы с клиентами.
2. Требовалось нанять новых специалистов.
3. Требуется удобная и простая система контроля как самого проекта, так и всего рабочего процесса, связанного с ним (точное отображением всех этапов проекта).
4. Требовалось переработать коммерческое предложение на услуги компании и модернизировать обработку входящих заявок.

Нужно отметить, что данные выводы звучали не как размышления, а как четко поставленные задачи. Если «требуется» - значит «будет сделано». В последующие несколько месяце, компания «PR-bureau» отложила ведение всех пассивно протекающих проектов, оставив только активные и сосредоточилась на модернизации. В последствии это привело к внедрению в рабочие процессы online-платформы и досок визуализации проектов. Еще были введены две важные должности: менеджер по продажам и лидер команды специалистов. А также внедрены ряд организационно-коммерческих процессов.

Вместо вывода я приведу такую поговорку: - «Опыт прекрасный учитель. Берет дорого, но зато объясняет доходчиво». Как я впоследствии понял из беседы с руководителем компании «PR-bureau» digital marketing agency» – организация успешного бизнеса зачастую связана с умением делать правильные и своевременные выводы из любых полученных результатов, особенно негативных. Адаптация и актуальность – две главные составляющие, при создании успешной коммерческой организации. Зачастую бизнес-проекты развиваются совершено в ином направлении и далеки от первоначального образа управления организации с ее рабочими процессами, а также подходом к работе с клиентами.

2.2 ВНЕДРЕНИЕ ТЕХНИЧЕСКИХ ВОЗМОЖНОСТЕЙ И НОВЫХ КОНЦЕПЦИЙ

Модернизация компании «PR-bureau» была обусловлена детальным анализом первого полугодия деятельности. В процессе работы компания столкнулась с рядом трудностей, о которых мы уже упоминали в п 2.1 и в следствии чего решено было произвести модернизацию организационных систем на всех уровнях. И в первую очередь, руководство компании провело «мозговой штурм», с двумя новыми членами команды – менеджером по продажам (далее – «сейлс») и с лидером команды специалистов, (далее – «тимлид») чтобы выработать новую совместную тактику ведения дел и сокращения расходов.

Тимлид внес предложение о переводе работы команды специалистов на аутсорсинг (от англ. «outsource» - дословно «внешний ресурс» и в своей идеи подразумевает передачу некоторых сопутствующих функций компании на основе договоров сторонним сервисам - аутсорсерам), что привело сокращению расходов на штате сотрудников, без потерь качества работ и без потерь финансовой составной для сотрудников агентства.

Сейлс внес предложение о внедрении на производстве двух платформ: CRM-систему (с англ – customer relationship management что буквально означает: «управление взаимоотношениями с клиентами») для систематизации работ с клиентской базой, а для систематизированной работе по контролю над задачами – Task-система (от англ – Task Scheduler – «планировщик заданий», впервые появился как компонент MS Windows 95 Plus pack под названием System Agent, но был переименован Task Scheduler MS Windows 98, который предоставляет возможность запланировать запуск программ или скриптов. В последствии из IT-сферы «планировщики» стали активно интегрироваться в различные сферы жизни: от деловых заметок до ежедневного списка покупок).

Прежде чем принять решение по внесенным предложениям, руководство «PR-bureau» провело собственный анализ успешных компаний и их принципы управления проектами, в следствии чего стало известно, что большинство компаний на рынке успешно внедряют и выстраивают свою работу с помощью внедрения программного обеспечения, вышеуказанных CRM-систем и Task-систем (далее просто «планировщики»).

Руководство «PR-bureau» одобрило оба предложения и занялась активным изучением предложений в области ПО для обеспечения эффективной работоспособности агентства.

Во второй половине 2017 года, на рынке программного обеспечения анализировались следующие online-платформы.

Восемь самых популярных Task-систем:

1. MyLifeOrganized [18]
2. Wunderlist[19]
3. Any.do[20]
4. Remember The Milk[21]
5. Asana[22]
6. Todoist[23]
7. LeaderTask[24]
8. Planfix[25]

И три самых популярных CRM-системы:

1. Мегаплан[26]
2. AmoCRM[27]
3. MangoCRM[28]

Далее я приведу краткий анализ плюсов и минусов, CRM-систем и Task-систем, согласно рапорта менеджера по проектам компании «PR-bureau».

1. MyLifeOrganized

Достоинства:

• удобная работа с горячими клавишами и задачами,
• удобная система вкладок как в браузере,
• мощная система фильтров.

Недостатки:

• нет версии под Mac,
• сложная первая настройка для начинающих.

1. Wunderlist

Достоинства:

• есть под все платформы,
• командная работа (делегирование задач, комментарии разных людей к задаче),
• можно добавлять фото, видео, документы любого размера,
• удобный календарь (синхронизация с Google Cal и iCal).

Недостатки:

• неудобная работа с контекстами (приходится использовать хэштеги и поиск),
• только 1 уровень вложенности задач.

1. Any.do

Достоинства:

• отличный дизайн,
• удобное управление на смартфоне,
• запоминает пропущенные звонки и предлагает создать задачу.

Недостатки:

• нет контекстов,
• мало всего (минимализм, глубоко не настроить),
• только 1 уровень вложенности.

1. Remember The Milk

Достоинства:

• удобная синхронизация с Google Cal,
• групповая работа.

Недостатки: 

• нет подзадач

1. Asana

Достоинства:

• бесплатно до 15 человек в команде, функции почти не зарезаны,
• групповые комментарии к задачам.

Недостатки: 

• только веб-версия

1. Todoist

Достоинства:

• командная работа,
• можно прикреплять файлы к задачам,
• мощные фильтры.

Недостатки:

• неудобные горячие клавиши и мало,
• вообще показался неудобным (управление мышкой…).

1. LeaderTask

Достоинства:

• отличная и наглядная работа с календарём,
• работа с контактами,
• удобные горячие клавиши.

Недостатки:

• нет версии под Mac

1. Planfix

Достоинства:

• отличная и наглядная работа с календарём,
• работа с контактами,
• удобные график рабочих процессов по каждому сотруднику.
• групповые комментарии к задачам

Недостатки:

• только веб-версия

1. MegaPlan CRM

Достоинства:

• Возможность делать автоматизированные рассылки прям из системы.
• заточена более под постановку задач нежели под ведение сделок и работу с продажами
• предусмотрены широкие возможности интеграции
• дизайн и функциональность на высоком уровне

Недостатки:

• отчеты в Мегаплане развиты слабо.
• чуть менее чем полностью бесполезное приложение на мобильный
• артефакты от старых функций - система лояльности, работа с календарём - давно выпилили и кнопочки не рабочие.
• Неровная накатка обновлений

1. AmoCRM

Достоинства:

• система очень простая, заточена она только под ведение сделок и работу с продажами
• предусмотрены широкие возможности интеграции
• дизайн и функциональность на высоком уровне

Недостатки:

• очень мало отчетов, и они не настраиваемые
• отсутствие значимых модулей и невозможность добавить свои модули
• ограниченный функционал
• права доступа простые и гибкие, но их мало

1. MangoCRM

Достоинства:

• Интеграция с телефонией и почтой
• Простота
• Недорогие тарифы

Недостатки:

• Система ограничивает возможность работы с ней на разных устройствах. Мобильной версии продукта нет.
• Работа с контрагентами организована не лучшим образом. Все они: и клиенты, и потенциальные клиенты, и поставщики находятся в общем списке. Такого понятия, как Лид, система вовсе не предлагает.

Далее привожу дословный вывод и предложения из вышеуказанного рапорта, управляющего проектами:

«Поскольку новая стратегия нашей компании – это ориентированность на тесную работу с клиентами и гибкие условия работы для сотрудников, то разумно предположить, что в поиске удобной системы взаимодействия стоит ориентироваться на ту систему, которая сочетает в себе функции как CRM-системы, так и Task-системы, либо же максимально приближена к данным условия.

После тщательного анализа, наиболее популярных систем, используемых для бизнеса, я пришел к выводу что нуждам компании отвечают только две системы: MegaPlan и Planfix. Эти системы очень хороши и, почти идеально, подходят для нужд нашей компании. Обе платформы удобны в обращении, имеют приятный интерфейс, служба поддержки всегда оперативно и грамотно отвечает на запросы.Также, в обеих системах представлен гибкий API и предоставляют широкий спектр для интеграции различных виджетов, способствующих оптимизации бизнес-процессов.

Что важно отметить, так это наличие мобильного приложения в обеих системах, которые позволяют владельцам админ-прав, в режиме реального времени, иметь полную информацию о всех этапах, по всем проектам с клиентами и по всем задачам, поставленных для сотрудников агентства. Подобное решение, по моему мнению, является очень удобным для поддержания работоспособной атмосферы и мягкого, но тщательного контроля всех рабочих процессов…

Поскольку интерфейс у обеих систем почти интуитивный, уверен что сложностей с его освоением у сотрудников не возникнет. Во время обсуждения с системным администратором компании «PR-bureau», возможностей внедрения вышеуказанных систем, было вычислены затраты по времени для интеграции в систему компании. Окончательная цифра – 10 минут для каждого сотрудника компании, что тоже является очень веским фактом в пользу применения данных систем, поскольку позволит очень быстро перевести агентство на новый режим работы».