Файл: Организация. Формирования и управление.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Тема моей курсовой – «Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования». При выборе темы для курсовой, я опирался на собственные размышления и наблюдения, на современное положение дел, сравнивая подход к принципам управления в западноевропейских странах и в странах бывшего советского союза.

В своей курсовой я постараюсь раскрыть основные моменты связанные с появлением понятия «организация», а также принципами ее формирования и управления в современных условиях. Обязательно проанализируем пути совершенствования по управлению организацией. На основе данных? предоставленных компанией «PR-bureau» digital marketing agency» я проведу анализ управления этой организации, с целью продемонстрировать как усовершенствовался принцип организации от момента формирования агентства и на сегодняшний день.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ. ФОРМИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЕ

1.1 ПОНЯТИЕ «ОРГАНИЗАЦИЯ»

Термин организация применяется очень широко. В менеджменте этот термин используется, по крайней мере, в двух смыслах. В широком смысле организация рассматривается как предприятие — функционально-целевая общность людей, с присущей ей социальной структурой, каналами коммуникации, ориентации, координации, управлений и контроля, формирующаяся на основе разделения труда, специализаций функций и системами иерархии взаимодействия между индивидами, группами и структурными подразделениями для удовлетворения социальных потребностей индивидов и общества. [1.2.10.]

В узком смысле организация — это процесс определения наиболее существенных связей среди людей, задач и видов деятельности, с целью интеграции и координации организационных ресурсов для эффективного выполнения поставленных целей.
Организации возникли достаточно давно и по мере развития человеческого общество неуклонно разрастались, усложнялись, приобретали все большее значение в жизни людей. Если попытаться сформулировать, что обычно понимается под организацией, то, прежде всего возникает мысль: понятие «организация» связано с совместной деятельностью группы людей, которые стремятся к достижению некоторых общих целей. [2.6.10.]

Существуют, однако, важные фундаментальные различия, которые приводят к выделению двух существенных разновидностей организаций.

Неформальная организация — спонтанно возникающая группа людей, достаточно регулярно вступающих во взаимодействие друг с другом.

Формальная организация — организация, обладающая правом юридического лица, цели деятельности которой закреплены в учредительных документах, а функционирование — в нормативных актах, соглашениях и положениях, регламентирующих права и ответственность каждого из участников организации.

Формальные организации подразделяются на коммерческие и некоммерческие организации.

Коммерческие организации — организации, деятельность которых направлена на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Некоммерческие организации — организации, не имеющие в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли и не распределяющие полученную прибыль между участниками организации. [6.10.]

Неформальные организации существуют внутри всех формальных организаций, за исключением, может быть, очень маленьких (в частности, в форме межличностных неформальных групп). Они существенно влияют на многие стороны управления формальными организациями. Говоря о неформальных организациях, их обычно так и называют. Далее термин «организация» мы будем употреблять лишь по отношению к формальным организациям.

Поэтому в самой простой формулировке можно вывести, что организация - это группа людей, действующих совместно для достижения общих целей. Для успешного достижения этих целей деятельность людей в группе должна координироваться. Поэтому организацию можно рассматривать как группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

И так, что можно утверждать из всего вышеуказанного?

Организация состоит из лиц, которые имеют перед собой некую цель; работают в одной команде, группе; используют определенные знания и технические приемы; выступают как единый и целостный организм.

Менеджмент осуществляет свои функции в направлении выполнения поставленных задач через посредство людей, используя разнообразные технические приемы, в рамках той или иной организации.

Организационная структура — это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленной перед ними цели.

1.2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИЙ

Организации создаются и существуют вследствие того, что заданная цель не может быть достигнута единственным человеком или даже несколькими людьми, работающими независимо. Менеджеры занимаются организационной деятельностью, чтобы выполнить три вещи. [9.11.]

Первая причина, процесс организации повышает эффективность и качество работы. Только в процессе организации могут быть созданы условия для достижения синергии. Иными словами, группы людей, эффективно работающих вместе, могут сделать гораздо больше, чем если бы они трудились по одному. [11.12]

Вторая причина потребности в процессе организации обусловлена необходимостью установления ответственности. Любые усилия людей более эффективны, когда они понимают свои специфические обязанности. Кроме того, важно, чтобы все служащие знали, перед кем они должны отчитываться, и кто будет поручать им работу и наблюдать за исполнением. Полезно также, чтобы каждый работник был ознакомлен со всей структурой власти в организации. Взаимоотношения различных органов власти должны быть ясны всем, начиная от рабочих, находящихся на нижней ступени организационной пирамиды, и кончая высшими руководителями. [11.13]

И последняя причина, вызывающая необходимость процесса организации, — это облегчение коммуникаций. Формальная коммуникация прямо следует за структурой власти в организации. Так, когда человек знает, кто его босс и какими подчиненными он руководит, то формальные линии связи устанавливаются в двух направлениях. Этот процесс охватывает всех, так что существует коммуникационная линия, которая проходит сверху вниз через всю организацию, а также по горизонтали. [10.11.]

Собственно говоря, основные принципы формирования организации обусловлены тремя факторами: совместным взаимодействием для эффективного достижения целей и задач; установления ответственности за выполнение своих задач, всех участников организации; налаживание качественной коммуникации между всеми линиями организационной связи. В результате чего мы получаем действующую схему взаимодействия и управления почти 99% всех организаций в стране.

1.3. МОДЕЛИ ПОСТРОЕНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЙ

Результат организационных усилий фирмы может быть отражен на организационной схеме — простом начертании линий и боксов, которые показывают, как фирма организована. Боксы представляют виды деятельности фирмы и людей, которые их исполняют. Линии указывают на связи между ними. Число горизонтальных рядов боксов указывают на то, сколько уровней управления имеет организация.
Организационная схема является как бы планом того, для чего предназначены формальные связи в определенном периоде времени. Однако, организация динамична и действует каждый день. Поэтому могут быть некоторые отклонения от того, что было предусмотрено в схеме. [1.3.14]

Организационная схема отражает запланированные, формальные связи, необходимые для работы организации. Но выполнение работы зачастую требует незапланированных, нестандартных действий и решений и полагается на неформальные связи среди членов организации. Эти незапланированные связи и виды деятельности среди людей в организации, которые ускоряют ее работу, называются неформальной организацией. [1.3.4]

Неформальная организация может образоваться спонтанно, или она может стать результатом мудрой политики и осторожного маневрирования среди некоторых членов организации. Организационная схема — это статический рисунок, состоящий из вертикальных и горизонтальных линий. Неформальная организация динамична и все возможные связи внутри нее очень трудно изобразить. В неформальной организации нет менеджеров, но в ней есть лидеры. Она не имеет иерархии власти, связи в ней — общественные. В ней нет формальных правил, она управляется свободно, с помощью общественных норм. [2.4-6]

Коммуникационная система неформальной организации называется «виноградной гроздью». Такая аналогия очень хороша, так как каналы неформальных связей прокладывают свой путь вверх, вниз и через формальную структуру организации. [4-6]

Благодаря развитым технологиям, сегодня модули управления организациями, претерпевают изменения и формируются на основе подходов для IT-сферы. Это обусловлено тем, что в данной среде больше ориентируются на скорость эффективность и качество, нежели на простое выполнение поставленных задач.

Стоит также упомянуть такой подход как agile (agile software development, от англ. agile – проворный) – это «гибкий» подходов, изначально применяемых к разработке программного обеспечения. Такие подходы также иногда называют фреймворками или agile-методологиями. [17]

Следовательно, можно сделать уверенный вывод в том, что и сейчас и в будущем модули формирования организаций будут претерпевать изменения, дабы поспевать за технологиями и прогрессом.

1.4 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФУНКЦИИ

1. Разделение труда;
2. Департментализация;
3. Распределение власти;
4. Координацию.

Эти четыре существенно-важных момента организационных функций стоит разобрать детальнее, что понять суть организационных процессов. [7.8.]

1. Компании должны осуществлять эффективное разделение труда для того, чтобы выжить в конкурентном окружении. Они должны разделять работу организации на специфические задачи. Преимущества специализации были проиллюстрированы в знаменитом исследовании Адама Смита, в котором он описал эффективность, достигнутую рабочими мануфактуры по производству булавок. Один рабочий тянул проволоку, другой — выпрямлял ее, третий — обрезал и так далее. Такая специализация позволила десяти работникам производить 48.000 булавок ежедневно, тогда как один человек, выполняя все операции самостоятельно, мог производить только 20 булавок в день. Возможно, самыми выдающимися сторонниками специализации были теоретики научного управления, такие, как Фредерик У. Тейлор, и успешные промышленники, такие, как Генри Форд, которые анализировали даже простейшие повторяющиеся задания и пытались их разделить на основные действия.
   Логика аргументации в пользу специализации кажется простой. Когда общая задача организации разделена между ее членами таким образом, что каждый человек выполняет свою особую деятельность, то люди становятся экспертами в своей деятельности, что, в свою очередь, ведет к возрастанию эффективности и продуктивности организации. [2.7.8.]
2. Второй элемент организационной функции включает вопрос, как объединить различные виды деятельности в логичные рабочие единицы. Департментализация — это процесс распределения видов деятельности и ресурсов в логичные производственные единицы для исполнения определенных организационных задач. Существует наиболее распространенный способ распределения деятельности на группы.[2.]
   Функциональная департментализация является наиболее общепринятым подходом для распределения видов деятельности и ресурсов по группам. Это особенно широко распространено среди мелких организаций. Основные преимущества функциональной департментализации состоят в следующем:
   - Сосредоточение на одной функциональной области стимулирует становление служащих как специалистов в своем деле.
   - Наблюдение и координация упрощаются, поскольку менеджеру необходимо помнить и интегрировать только узкий круг функциональных видов мастерства.
   - Функциональная департментализация хорошо подходит к стабильным ситуациям.
   Функциональная департментализация обладает также несколькими недостатками:
   - Служащие упускают из вида цели организации, потому что они концентрируют внимание лишь на своем отделе и своей специализации.
   - Время для принятия всеобщих решений увеличивается из-за необходимости принятия решений в каждой функциональной области.
   - Возникают конфликты между узкими специалистами разных функциональных отделов.
   - Могут возникнуть узкие места при переходе работы от одного отдела к другому.
   Важная вещь, на которую следует обратить внимание, состоит в том, что функциональная департментализация является, пожалуй, основополагающим базисом для организации деятельности в организациях, занимающихся бизнесом. [13.14]
3. Третий элемент, главный для принятия большинства организационных решений, — это распределение власти между людьми и производственными единицами внутри организации. Распределение власти между людьми исходит от менеджера к его подчиненным. Это распределение власти от менеджера к подчиненному обычно называется делегированием. Власть также распределена между производственными единицами или отделами на различных уровнях внутри организации. Распределение власти между организационными уровнями часто называется децентрализацией. Перед тем, как обратиться к этим двум путям распределения власти, мы должны изучить природу власти как таковой.
   Власть — инструмент социального управления, оказывающий на поведение людей воздействие, приводящее к возникновению, изменению или прекращению общественных отношений, которые связаны с осуществлением-определенной цели.
   Власть — это узаконенная сила организации, связанная с каждой позицией внутри нее. Она обычно включает право командовать, исполнять, принимать решения и расходовать ресурсы.
   Любое обсуждение концепции власти требует понимания того, как соотносятся власть и сила. Люди часто говорят о силе и власти, как будто это одно и то же. Но, если сила — есть способность действовать или оказывать влияние, то власть — это право делать так. Человек может обладать силой, чтобы делать что-либо, даже, если он не обладает необходимой властью. Сила происходит из контроля различных типов ресурсов и, таким образом, не зависит тотально от позиции человека в организации. Однако позиция в организации обеспечивает человека особым типом силы, известным как законная сила.
   Взаимоотношения власти в организации точно установлены для того, чтобы облегчать выполнение предписанных обязанностей. [2.]
4. Заключительный элемент в организационном процессе — это координация. Целью координации является объединение всех организационных усилий менеджера и обеспечение такого процесса организации, который способствует достижению поставленных целей.
   Координация — это объединение отдельных людей и производственных единиц в одно согласованное усилие, которое содействует осуществлению общей цели.
   Координация помогает обеспечить объединение устремлений отдельных работников в одно групповое усилие. Управленческая координация стремится обеспечить эффективность этого группового усилия путем объединения действий различных групп или отделов внутри организации. И эффективность этих коллективных усилий «координируется» путем поддержания связи между общей целью и всеми индивидуальными или групповыми видами деятельности.

Из всего выше указанного можно сделать вывод, что организационные функции являются ключевыми факторами формирования организационных процессов, которые взаимодействуют для достижения эффективности, кою не могут получить, будучи самостоятельными. Можно сказать, что каждая из представленных функций нуждается в остальных дабы разделить общий успех. [2.]

2. ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ И ПУТИ ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

2.1. АНАЛИЗ КОМПАНИИ «PR-BUREAU»

Компания «PR-bureau» digital marketing agency» изначально формировалась по образцу фирм, которые ставили своей задачей занять место на рынке рекламных услуг. Планировалось начать работать в масштабах города и постепенно наращивая рабочие процессы, выходить на региональный уровень.

Подход руководства к организации и управлению был также основан на классических моделях формирования предприятия. Поиск и организация офиса, наем сотрудников, поиск клиентов.(приложение 1)

Руководства компании делала ставку в работе на предоставление рекламных услуг ритейлерам (Ритейлер – это розничный торговец, который осуществляет продажу товара или услуги потребителю. Простыми словами, можно сказать, что ритейлер — это последнее звено в цепочке доставки товара от изготовителя к покупателю. Следует отметить что размер торговой точки, фактически не имеет значения. Это значит, что ритейлером можно назвать как небольшой продуктовый магазин или лоток у дома, так и огромный супермаркет. Более того, под данное определение входят также люди, которые занимаются продажами, не имея определенного локального расположения торговой точки. Это различные представители сетевого маркетинга и коммивояжёры), с целью помощи в увеличении конверсии) [15]. Говоря современным языком, компания работала в направлении B2B продаж.

B2B продажи — business to business (бизнес для бизнеса) — это означает, что компания или подразделение компании продают свой товар/услуги корпоративным клиентам, то есть другим компаниям. В результате продается что-то (товары/услуги), с помощью чего другие компании делают свой бизнес на рынке B2C.

B2C продажи — business to customer (бизнес для потребителя) — означает продажа товара/услуги компаниями физическим лицам. Таким образом, компании B2C находятся на переднем крае общения с конечным потребителем, а сегмент B2B всегда находится в середине пищевой цепочки (:)). То есть в своей работе компании B2B должны ориентироваться на потребности других бизнесов. [16]