Файл: «Организация и коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере конкретной организации)».pdf

Основные задачи закупочной деятельности:

• изучение и прогнозирование покупательского спроса;
• определение потребности в материальных ресурсах;
• исследование рынка закупок;
• выявление и изучение источников поступления товаров и поставщиков;
• организация хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров;
• осуществление закупок;
• организация учета и контроля за ходом выполнения договорных обязательств;
• координация и системная взаимосвязь закупок со сбытом, складированием, транспортированием, а также с поставщиками.

Приобретение товаров должно быть:

• нужного качества;
• в нужном количестве;
• в нужное время;
• у надежного поставщика;
• по приемлемой цене^[6].

В организации процесса закупок важны не только цены, но и многие другие аспекты, такие как: наличие самого продавца нужного товара; условия и сроки доставки; условия оплаты; надежность поставщика; наличие нужной партии товара; качество товара; гарантийные обязательства продавца; доступность продавца. Важность этих факторов для закупщика неодинакова и ключевыми параметрами обычно являются цена и условия поставки.

1.3. Связи служб предприятия с внешними поставщиками и внутренними подразделениями предприятия

Планирование является одним из важнейших условий организации эффективной работы предприятия и охватывает основные направления хозяйственной деятельности – продажи, закупки, управление денежными средствами во взаимодействии между собой. Планирование и осуществление закупок представляет собой непрекращающийся процесс, требующий больших затрат денежных средств.

Главная задача оптового предприятия при планировании закупок состоит в установлении необходимого уровня товарных запасов, который должен быть сбалансирован так, чтобы избежать как переизбыток товаров на складе, так и их дефицит. Товарооборот находится в прямой зависимости от суммы вложенного в товар капитала. Правильная организация закупочной деятельности способствует увеличению прибыли предприятия и повышению благосостояния всех работающих. Наоборот, ошибки в планировании закупок приводят к большим убыткам, а иногда к банкротству фирмы.

Основные этапы планирования закупочной деятельности:

• сбор информации – мониторинг всех предложений. Цены и условия поставок поставщики меняют неравномерно, и работать с несколькими привычными поставщиками потому лишь, что они давно поставляют товар (а возможны и худшие причины, связанные с личным интересом сотрудников) – неприемлемо;
• анализ потребности и возможности поставщика и покупателя. Всегда нужно искать компромисс между выгодой текущей поставки по низким ценам и партнерскими отношениями, позволяющими получить преимущества в долгосрочной перспективе (например, в виде рассрочки платежа и выгодных сроков оплаты поставки). Сейчас многие поставщики готовы идти навстречу своим клиентам по многим позициям, в том числе в вопросе новых разработок или точечной адаптации своих комплектующих с учетом интересов покупателя;
• определение метода закупки – закупка товаров одной партией, регулярная закупка мелкими партиями, получение товаров по мере необходимости;
• решения, связанные с товаропродвижением – распродавать запасы нужно как можно быстрее – и со скидкой, и в рассрочку (поскольку полученные деньги и даже дебиторка – это актив);
• контроль, анализ, выполнение плана – необходимо постоянно контролировать ситуацию с поставками товаров (сроки доставки, выполнение заявки);
• корректировка заказа – связана с изменением товарных и финансовых договоренностей с поставщиком. Решает две основные задачи: добавление и удаление номенклатурных позиций из заказа^[7].

Управленческие мероприятия, связанные с планированием закупок:

• управленческая обработка заказов клиентов (сортировка, составление списка);
• контроль за качеством предоставляемых товаров и услуг;
• контроль за рейсами с отгруженным товаром;
• учет и проведение инвентаризации складских товарных запасов.

Виды планирования закупок:

• стратегическое планирование – на этом уровне принимаются решения относительно формирования структуры сети товародвижения;
• текущее планирование закупок – включает в себя средства контроля и регулирования поставок^[8].

Интеграционные процессы, происходящие в отечественной экономике, вопросы повышения эффективности рыночных отношений приобретают важнейшее значение для торгового бизнеса. В этих условиях перед торговой организацией стоит задача поиска эффективных путей его дальнейшего развития с использованием принципов маркетинга, логистики, новейших технологий современного ритейла, а также грамотного управления социально – трудовыми отношениями. Добиться преимуществ перед конкурентами возможно путем снижения общих затрат, дифференциации на определенных сегментах рынка, где предусматривается повышение качества услуг.

Системы управления цепями поставок охватывают весь цикл закупки сырья, производства и распространения товара, что позволяет значительно лучше удовлетворить спрос на продукцию компании и существенно снизить затраты на логистику и закупки^[9].

Существуют основные формы поставок товаров:

• складская, при которой поставка продукции осуществляется через промежуточные и распределительные складские комплексы и терминалы;
• транзитная, при которой продукция поставляется непосредственно потребителю с предприятий – изготовителей. Транзитная форма снабжения будет рентабельной для поставщика и потребителя, если партия товара велика, чтобы окупить затраты на прямой сбыт;
• поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков^[10].

Рассмотрим факторы, влияющие на планирование поставок:

• скорость выполнения заказа;
• возможность срочной доставки товара по специальному заказу;
• готовность принять обратно поставленный товар, если в нем обнаружен дефект, и заменить его в кратчайший срок доброкачественным;
• обеспечение различной партийности отгрузки по желанию покупателя;
• вид транспорта;
• уровень и эффективность сервиса;
• уровень развития складской сети;
• уровень товарных запасов;
• уровень цен, по которым оказываются услуги^[11].

Применение новых логистических методов поставок товаров позволяет снизить издержки, повысить производительность, улучшить качество продукции и услуг, в итоге – получить конкурентные преимущества на рынке.

Задача «сделать или купить» заключается в принятии одного из двух альтернативных решений: выполнять самостоятельно какую-либо работу, если это в принципе возможно, или же воспользоваться услугой специализированного предприятия. В англоязычной литературе эта задача встречается под названием Make-or-Buy Problem, или сокращенно - задача МОВ. В логистике к задачам «сделать или купить» относят следующие решения:

• o создавать собственный парк транспортных средств или пользоваться наемным транспортом;
• o организовывать собственное складское хозяйство или пользоваться услугами специализированного оператора, а также множество других решений.

В закупочной логистике торговой компании к задаче типа «сделать или купить» относится принятие одного из двух альтернативных решений:

• o самостоятельно формировать ассортимент, закупая товарные ресурсы непосредственно у изготовителя;
• o закупать товарные ресурсы у посредника, который специализируется на разукрупнении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.

Рассмотрим возможные причины, по которым закупка у посредника может оказаться более выгодной, чем непосредственно у изготовителя.

1. Закупая товарные ресурсы у посредника, предприятие, как правило, имеет возможность приобрести широкий ассортимент относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.

2. Цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя.

3. Изготовитель товара может располагаться территориально на более отдаленном расстоянии, чем посредник. Дополнительные транспортные расходы в этом случае могут превысить разницу в ценах изготовителя и посредника.

Задача выбора поставщика

После того как решена задача «делать или покупать» и предприятие определило, какое сырье, материалы или товары необходимо закупить, решают задачу выбора поставщика. Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения этой задачи.

1. Поиск потенциальных поставщиков.

При этом могут быть использованы следующие методы:

• объявление конкурса;
• изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.;
• посещение выставок и ярмарок;
• переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

2. Анализ потенциальных поставщиков.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков, главными из которых зачастую являются цена и качество поставляемой продукции, а также надежность поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.

К другим критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят следующие:

• удаленность поставщика от потребителя;
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
• наличие резервных мощностей;
• организация управления качеством у поставщика;
• психологический климат у поставщика (в плане возможности забастовок);
• способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;
• финансовое положение поставщика, его кредитоспособность и др.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

3. Оценка результатов работы с поставщиками.

На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика.

Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда.

Закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия, как правило, неравнозначны с точки зрения целей производственного или торгового процесса. Отсутствие комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле - к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика данной категории предметов труда будет надежность поставки.

Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.

Вступая в хозяйственную связь с неизвестным поставщиком, предприятие подвергается определенному риску. В случае несостоятельности или недобросовестности поставщика у потребителя могут иметь место срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери. Возмещение понесенных убытков наталкивается, как правило, на определенные трудности. В связи с этим предприятия изыскивают различные способы, позволяющие выявлять ненадлежащих поставщиков. Например, западные фирмы нередко прибегают к услугам специализированных агентств, готовящих справки о поставщиках, в том числе и с использованием неформальных каналов. Эти справки могут содержать следующую информацию о финансовом состоянии поставщика:

• отношение ликвидности поставщика к сумме долговых обязательств;
• отношение объема продаж к дебиторской задолженности;
• отношение чистой прибыли к объему продаж;
• движение денежной наличности;
• оборачиваемость запасов и др.

Отечественные предприятия при выборе поставщика в настоящее время в основном полагаются на собственную информацию. При этом на предприятии, имеющем много поставщиков, может быть сформирован список хорошо известных, заслуживающих доверия поставщиков. Утверждение договоров с этими поставщиками, разрешение предварительной оплаты намеченной к поставке продукции осуществляется по упрощенной схеме. Если же намечается заключение договора с поставщиком, отсутствующим в названном списке, то процедура утверждения и оплаты усложняется в связи с проведением необходимых мероприятий, обеспечивающих безопасность финансовых и других интересов предприятия.