Файл: Что такое инвентаризация, ее цели и виды.pdf

-8-

Для выявления результатов инвентаризации может использоваться книга остатков материалов, в которой предусмотрены специальные колонки для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей. Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки, недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с уменьшением общехозяйственных расходов (дебет счета 10, кредит счета 26). Недостача ценностей списывается на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" с уменьшением стоимости и количества их по счетам материальных ценностей. По решению руководителя организации сумма недостачи в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства: Д-т счетов 25 "Общепроизводственные расходы" и 26 "Общехозяйственные расходы" К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на материально ответственных лиц: Д-т сч. 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - в сумме фактической стоимости К-т сч. 98, субсчет 4 - в сумме превышения розничной цены над фактической. Некомпенсируемые потери материальных ценностей от стихийных бедствий относятся на результаты хозяйственной деятельности организации (дебет счета 99, кредит счета 10). Когда конкретные виновники не установлены, недостачи относят в состав прочих расходов (дебет счета 91, кредит счета 94)(9).

-9-

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой, технически исправным весовым хозяйством для перевешивания и перемещения грузов, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой). По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно — один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи(13).

-10-

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке(12). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом, форма которого представлена в Приложении № 3 к Методическим указаниям по инвентаризации и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (Приложение № 4 к этим указаниям). В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации. Документирование процедуры инвентаризации необходимо осуществлять по формам первичной учетной документации в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (по приказу Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49) и Постановлением Госкомстата РФ от 19 августа 1998 г. № 88 (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, от 03.05.2000 № 36). Следует отметить, что Методические указания № 49 не отменялись и в них в качестве Приложений приведены 18 форм документов по документированию инвентаризации. Вместе с тем, Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 в редакциях от 27.03.2000 № 26 и от 03.05.2000 № 36, т.е. более поздними редакциями, чем Методические указания № 49, указаны 27 форм по инвентаризации, а именно:

-11-

– В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (Постановление Госкомстата РФ № 88) приведен «Перечень форм первичной учетной документации», в котором в разделе 2 приведены форма № ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» и № ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» (приведены в Приложениях книге). – В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации в «Перечне форм первичной учетной документации» (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26) приведены 25 действующих в настоящее время форм по инвентаризации:

ИНВ-1 Инвентаризационная опись основных средств 2А4

ИНВ-1а Инвентаризационная опись нематериальных активов 2А4

ИНВ-2 Инвентаризационный ярлык Б5 10

ИНВ-3 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей 2А4

ИНВ-4 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных А4

ИНВ-5 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение 2А4

ИНВ-6 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути 2А4

ИНВ-8 Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них 2А4

ИНВ-8а Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях 2А4

ИНВ-9 Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них 2А4

ИНВ-10 Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств А4

ИНВ-11 Акт инвентаризации расходов будущих периодов А4

ИНВ-15 Акт инвентаризации наличных денежных средств А5

-12-

ИНВ-16 Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности 2А4

ИНВ-17 Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами А4

Приложение к форме № ИНВ-17 Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами А4

ИНВ-18 Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств А4

ИНВ-19 Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей 2А4

ИНВ-22 Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации А4

ИНВ-23 Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации 2А4

ИНВ-24 Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей 2А4

ИНВ-25 Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций 2А4

Следует отметить, что в соответствии со ст. 9 гл. II Федерального закона № 129-Ф3 «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих Альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

-13-

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами(10). Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

-14-

2.1. Инвентаризация основных средств и ее документирование

Процедура инвентаризации основных средств соответствует в целом общим правилам инвентаризации. Однако имеются и особенности, характерные для этого вида хозяйственных средств. До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

– наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

– наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

– наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение; при отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистры бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения. При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации. При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ — по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами. Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта.

-15-

Документами по оформлению основных средств являются: – Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1) – Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма № ИНВ-10) – Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18). Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1) применяется для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.). Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй — остается у материально ответственного лица. До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы. Инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1 печатается с вкладными листами по образцу 2-й страницы формы, количество которых определяет заказчик бланков. При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-1 выдается комиссии на бумажных или машинных накопителях информации с заполненными графами с 1 по 9. В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу 10 о фактическом наличии объектов. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов. Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения). Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на основные средства, содержащие драгоценные металлы и камни. На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.