Файл: Что такое инвентаризация, ее цели и виды.pdf

Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй — остается у материально ответственного лица . До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты. При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами 1–9. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни. При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4) применяется при оформлении инвентаризации стоимости отгруженных товарно-материальных ценностей. На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные покупателями в срок, составляются отдельные акты. В графе «Примечание» на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими; один экземпляр передается в бухгалтерию. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица . Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5) составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании фактических данных, подписывается ответственными лицами комиссии и материально ответственным лицом . Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица . До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность товарно-материальных ценностей, принятых на хранение, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи. При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в опись производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6), применяется для выявления количества и стоимости товарно-материальных ценностей, которые в момент инвентаризации находятся в пути.

-24-

Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании документов, подтверждающих нахождение товарно-материальных ценностей в пути, подписывается ими; один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии. При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации материальных ценностей отгруженных, принятых на ответственное хранение и находящихся в пути, формы № ИНВ-4, № ИНВ-5, № ИНВ-6 формируются средствами вычислительной техники на бумажных и машинных носителях информации. При инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них составляются:

– Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (форма № ИНВ-8);

– Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (форма № ИНВ-8а);

– Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (форма № ИНВ-9).

Рассмотрим применение этих форм. Акты инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (формы № ИНВ-8, № ИНВ-9) применяются при инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них во всех местах хранения и непосредственно в производстве. Акты составляются в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписываются ответственными лицами комиссии и материально ответственным лицом . Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственного лица . До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть форм № ИНВ-8 и № ИНВ-9. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии). Номенклатура изделий и полуфабрикатов из драгоценных металлов, драгоценных камней и природных алмазов и последовательность расположения их в графе 2 устанавливаются в зависимости от наличия ассортимента изделий и полуфабрикатов в организациях.

-25-

При инвентаризации изделий, состоящих из драгоценных металлов и камней, данные по драгоценным металлам записываются в форму № ИНВ-8, а данные Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (форма № ИНВ-8а), применяется при инвентаризации драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях. Данные приводятся в пересчете на чистую массу. Опись составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии по каждой единице объекта в целом по организации, подписывается ответственными лицами комиссии и материально ответственным лицом . Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица . Данные описи могут применяться при составлении статистического отчета. При автоматизированной обработке данных по учету инвентаризации формы № ИНВ-8, № ИНВ-8а, № ИНВ-9 выдаются комиссии на бумажных и магнитных носителях информации с заполненными графами:

в форме № ИНВ-8 — графы 1–5;

в форме № ИНВ-8а — графы 1–9;

в форме № ИНВ-9 — графы 1–8.

Ответственные лица комиссии путем обязательного взвешивания и подсчета драгоценных металлов, камней, природных алмазов и изделий из них определяют фактическое наличие и заполняют графы 6–11 формы № ИНВ-8, графы 9–12 формы № ИНВ-9 и графы 10–17 формы № ИНВ-8а. Порчу, бой и лом товаров оформляют актом, в котором указывают наименование, артикул, сорт, цену, количество и стоимость товаров, причину и виновников потерь, возможности дальнейшего использования товаров (продажа по сниженным ценам, сдача в утиль или переработку, откормочным организациям) или уничтожение. Сдачу товаров в утиль, переработку или откормочным организациям оформляют товарно-транспортной накладной. Уничтожают испорченные товары в присутствии комиссии, составившей акт, во избежание повторного представления товаров для активирования и списания. Как видно, процедура инвентаризации тесно связана с организацией бухгалтерского учета и главным образом с правильным и тщательным оформлением первичных учетных документов. В торговых предприятиях роль учета и документального оформления операций особенно значима. Это связано прежде всего с обеспечением сохранности товарно-материальных ценностей.

-26-

Таким образом, большое значение имеет правильно организованный учет в местах хранения, т.е. складской учет. С точки зрения обеспечения простоты инвентаризации в предприятиях оптовой торговли специалисты считают более рациональным оперативно- бухгалтерский метод учета. Отличительной особенностью этого метода является то, что бухгалтерией не ведется громоздкий и трудоемкий учет товаров по наименованиям, сортам, количеству и ценам, в записях бухгалтерского учета не дублируется складской учет. Бухгалтер периодически проверяет правильность записей в складском учете, выведенных количественных остатков и подтверждает это своей подписью. Регистры складского учета (товарные книги, карточки) одновременно являются и регистрами бухгалтерского учета. Они выдаются материально ответственным лицам в пронумерованном виде под расписку. Использованные товарные книги и карточки хранятся в бухгалтерии, как и бухгалтерские документы. По окончании месяца или на дату инвентаризации остатки товаров в натуральном выражении из товарных книг и карточек заносятся материально ответственными лицами в специальные сальдовые книги (ведомости) по наименованиям, артикулам, сортам, количеству и цене. Сальдовые ведомости заводят на год по каждому материально ответственному лицу. Путем таксировки и подсчетов исчисляется общая стоимость товаров по сальдовой ведомости, которая сверяется с данными синтетического учета по субсчету 41-1 «Товары на складах». Ведомость подписывает работник бухгалтерии и материально ответственное лицо. Так как возможны ошибки при заполнении сальдовой ведомости (неверно указан остаток или цена, ошибка в таксировке или подсчете), особенно при ведении учета вручную, то для облегчения проверки данных складского и бухгалтерского учета сальдовые ведомости можно составлять чаще. Ускоряет и облегчает выверку в случае расхождения остатков по сальдовой ведомости и счету составление сальдовых ведомостей по укрупненным товарным группам. В этом случае по тем же группам товаров составляется оборотная ведомость, где отражаются приход, расход и остатки товаров на начало и конец периода. Проверяется соответствие остатков по сальдовой и оборотной ведомостям в целом и по группам товаров. При расхождении данных сужается объем поиска ошибки. Групповой учет товаров в бухгалтерии можно вести не только по сумме, но и по количеству. Количественный показатель подсчитывается обезличенно по разным наименованиям товаров. Такой метод усиливает контроль и облегчает нахождение ошибок при сверке. Следует отметить, что на складах, базах, в кладовых, в организациях, занимающихся оптовой торговлей, учет материальных ценностей по номенклатуре должен вестись и материально ответственными лицами, и бухгалтерией.

-27-

В настоящее время распространен автоматизированный учет на компьютере, и поэтому во многих организациях аналитический учет товаров ведется только в бухгалтерии. Учету товаров материально ответственными лицами, сверке с ними остатков товаров не уделяется должного внимания, что связано со значительным сокращением счетных работников в организациях. Все это приводит к бесконтрольности и возможности серьезных потерь материальных ценностей.

Руководители предприятий и главные бухгалтеры могут выбрать тот способ отчетности материально ответственных лиц, который более необходим данной организации и отразить его в учетной политике.

-28-

2.3. Инвентаризация денежных средств

В процедуре инвентаризации денежных средств, денежных документов ,бланков строгой отчетности необходимо прежде всего проверить операции по кассе. Проверку ведения кассовых операций необходимо организовать на основе изучений:

– данных первичной учетной документации – «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»(документ Центробанка России).

При этом прежде всего следует сличить фактически оформленные документы по кассе организации с обязательными унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации». Указанный документ согласован с Минфином России и Минэкономики России и введен в действие с 1 января 1999 г. При сличении фактически оформленных кассовых документов с обязательными должны быть определены расхождения, на которые указывается в письменном виде. Все документы по учету кассовых операций должны соответствовать приведенным в указанном Постановлении «Перечне форм первичной учетной документации» (см. раздел 1 данного перечня). В разделе данного перечня приведены формы по учету результатов инвентаризации денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях ручной обработки данных, так и при автоматизированной обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указывается:

– по строке «Основание» — содержание хозяйственной операции;

-29-

– по строке «В том числе» — сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)». В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства. Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации, как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна. В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Кассовая книга (форма № КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге; вторые — должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную его часть под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.