Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Предоставление рекламных услуг (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf
Добавлен: 16.05.2023
Просмотров: 95
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.
1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов
1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.
1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.
1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
2.1. Информационная модель и её описание.
2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.3. Характеристика результатной информации
2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
2.5. Характеристика базы данных
2.6 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
2.7 Описание программных модулей
автоматизированный импорт любой сетки оператора со всеми данными в Вашу базу за несколько минут;
обработка любого запроса от 2-х до 4-х минут;
автоматизированное резервирование и бронирование плоскостей у операторов;
ведение продаж по ВЫКУПЛЕННЫМ плоскостям;
автоматическая отправка занятости Ваших плоскостей в базу Spyoutdoor, которая доступна другим рекламным агентствам;
централизация, сохранность, конфиденциальность и безопасность всех коммерческих данных компании;
многоуровневый доступ сотрудников к информации (от менеджера до собственника);
взаимосвязь и взаимозаменяемость сотрудников;
возможность работать удалённо, с любой точки мира;
статистика и контроль за менеджерами и продажей плоскостей;
бесплатный интернет-магазин с онлайн занятостью
Рекламное агентство
Грамотный руководитель должен понимать, что успех в любом бизнесе, в том числе и в рекламе, складывается не только из уникальных идей, продуктов, хороших работников. Они, безусловно, составляют значительную часть успеха. Но чтобы получить эффект от этих факторов в виде прибыли, необходимо хорошо настроить их взаимодействие между собой. В этом и заключается задача управленца, или, как сейчас модно говорить, менеджера. Автоматизация в этом процессе играет далеко не последнюю роль, потому что она позволяет работникам и руководителям заниматься своими делами, а всю рутинную и сопутствующую работу делает программа. Не самостоятельно, конечно, делает. С ней тоже нужно работать, но это занимает гораздо меньше времени и создает гораздо больше порядка в организации и в головах работников.
Вот пример простой и функциональной программы для рекламного агентства. Она создана с помощью программного конструктора, что автоматически говорит о ее предельной легкости и понятности для пользователя. Программа предназначена для автоматизации учета заказов в рекламном агентстве, ведения базы клиентов и базы рекламных конструкций.
В программе есть список клиентов с полной и необходимой информацией о каждом из них: наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты и т.д. Эту информацию можно легко дополнить другими характеристиками, которые Вам хотелось бы видеть в базе клиентов. По любой из характеристик можно производить поиск клиента в базе. Данные в программу можно импортировать из таблицы Excel и экспортировать из программы в Excel.
Список рекламных конструкций также прост и удобен. В целом он похож на список клиентов, только характеристики другие: место расположения, категория улицы, тип конструкции, стоимость и т.д. Эти характеристики также можно дополнить или изменить в соответствии с Вашими потребностями. Каждой конструкции можно добавлять фотографии и другие изображения. Поиск в базе рекламных конструкций можно производить по любой характеристике или по нескольким сразу. Здесь также есть возможность импорта/ экспорта данных из/ в Excel.
Операция Заказы служит для оформления заказов. В ней выбираем из списка клиента. Информация о нем попадает в программу автоматически. Затем из списка рекламных конструкций выбираем конструкцию, которую сдаем в аренду клиенту. Информация о ней также попадает в заказ автоматически. Далее вводим количество дней аренды, можно указать скидку для клиента.
На основании введенных данных можно сформировать и напечатать документ, например договор или доп. соглашение. Данные из программы автоматически попадут в документ, который откроется в Word. Вам нужно будет только напечатать его.
Платформа использует шаблоны MS Word для формирования и печати документов. Это позволяет печатать документы любой нужной Вам формы. А изменения в документы, благодаря простоте механизма, Вы можете вносить самостоятельно, просто изменив данные в шаблоне.
В программе для рекламного агентства можно формировать любые отчеты.
Отчет по клиентам, например, показывает полную информацию о каждом клиенте: на какую сумму он заказал у Вас рекламы, сколько конструкций он арендует и т.д. Отчет снабжен необходимыми фильтрами. Данные из отчета можно экспортировать в Excel или напечатать документ с этими данными.
Можно построить отчет о заказах за период времени, или отчет, который даст информацию о том, насколько эффективна та или иная рекламная конструкция и другие отчеты.
Программу для рекламного агентства можно быстро изменить и дополнить по Вашим пожеланиям с учетом особенностей Вашей деятельности за несколько дней.
ПринтОфис / PrintOffice – это специализированная компьютерная программа, позволяющая вести учет заказов, а также контролировать их выполнение и оплату. Программа предназначена для рекламных агентств, в том числе, специализирующихся на производстве широкоформатной наружной и интерьерной рекламы.
С помощью PrintOffice Вы легко сможете заниматься оформлением и ведением учета заказов на широкоформатную печать, сборку и продажу мобильных стендов, а также на продажу других товаров и услуг, связанных с производством рекламы.
PrintOffice позволяет:
вести детальный учет печатных работ, отражая реальную картину выполнения заказов;
выписывать счета на оплату и отправлять их заказчику по e-mail на основании оформленных в программе заказов;
вести учет оплаты заказов и видеть задолженность клиентов по оплате, а также задолженность Вашей компании перед поставщиками;
осуществлять настройку справочных данных;
вести учет пользователей, групп, назначать им права доступа, а также вести регулярное резервное копирование данных.
программа учета заказов на широкоформатную печать
Все заказы в программе PrintOffice систематизированы по категориям: датам заказа, датам выполнения, по клиентам, по менеджерам, по оплате и т.д. Имеются мощные средства поиска, позволяющие за две-три секунды находить заказы, оформленные несколько месяцев или лет назад.
В программе PrintOffice содержатся следующие виды данных:
заказы на выполнение широкоформатной печати
данные обо всех клиентах, плательщиках и поставщиках
данные о приходе и расходе материалов, связанных с производством печати
информация о выписанных счетах, накладных, счетах-фактур, актов сдачи-приемки, других приходных и расходных платежных документах
информация об оплате заказов
информация о работе операторов, начале и окончании печати широкоформатной продукции, данные о браке в работе и сбоях оборудования
Программа ПринтОфис работает под управлением и только совместно с сервером Lotus Domino, доступ к базам данных ПринтОфис осуществляется через клиентскую программу Lotus Notes Client.
Программа созданная на базе программного конструктора Руна предназначена для автоматизации учета заказов в рекламном агентстве, ведения базы клиентов и базы рекламных конструкций, прием и выполнение заказов, получение результирующих отчетов.
Основные функции и возможности программы
справочник рекламных конструкций;
общий справочник форматов, каталог городов с адресами, список типов услуг;
списки специалистов агентства, единиц измерения и брендов клиентов;
база данных клиентов агентства;
услуги за наличный и безналичный расчеты;
договора на оказание услуг по безналу и приложения в MS Word;
оказание услуг за наличный расчет, товарный чек и ПКО в MS Word;
договора на размещение рекламно-информационных материалов с приложениями;
платежи от клиентов за оказанные услуги;
отчёты по должникам, общий и за период по заказам с выводом в MS Word.
Краткая инструкция по работе с программой
В разделе "Справочники", в форме "Рекламные конструкции" содержится список всех носителей для наружной рекламы, находящейся в собственности агентства и предоставляемой клиентам в аренду. Данные по каждой конструкции содержат необходимую информацию: формат из предопределенного справочника, город и адрес, сторону, стоимость аренды в месяц, примечание и изображение. При необходимости данные можно пополнить или изменить требуемыми полями, а также увеличить число прикрепляемых изображений или фотографий. Поиск в базе рекламных конструкций можно производить по любой характеристике или по нескольким сразу. При необходимости можно произвести импорт списка из внешнего источника.
2 глава. Проектная часть.
2.1. Информационная модель и её описание.
Информационная модель представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Информационная модель
2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
В созданной конфигурации имеются следующие справочники (таб. 2.1)
Таблица 2.1
Сводная таблица справочников
Название справочни-ка; |
Ответственный за его ведение; |
Средний объём справочника в записях; |
Средняя частота актуализации; |
Средний объем актуализации (в записях или в процентах); |
Реклама |
Менеджер |
200 |
1 раз в месяц |
10 |
Место размещения |
Менеджер |
20 |
1 раз в месяц |
20 |
Целевая аудитория |
Менеджер |
10 |
1 раз в год |
10 |
Вид рекламы |
Менеджер |
10 |
1 раз в месяц |
10 |
Заказчик |
Менеджер |
20 |
1 раз в месяц |
40 |
Сотрудник |
Менеджер |
10 |
1 раз в месяц |
10 |
В таб. 2.2 описаны характеристики справочника Целевая аудитория
Таблица 2.2
Целевая аудитория
Номенклатура поля |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
kod_celaud |
Код |
Счетчик |
|
cel_aud |
Целевая аудитория |
Строка |
20 |
В таб. 2.3 описаны характеристики справочника Место размещения
Таблица 2.3
Место размещения
Номенклатура поля |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
kod_mesta |
Код |
Счетчик |
|
mesto |
Место |
Строка |
20 |
kod-celaud |
Код целевой аудитории |
Число |
В таб. 2.4 описаны характеристики справочника Вид рекламы
Таблица 2.4
Вид рекламв
Наименование поля |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
kod_vidrec |
Код |
Счетчик |
|
vid_rec |
Вид рекламы |
Строка |
20 |
В таб. 2.5 описаны характеристики справочника Заказчик
Таблица 2.5
Заказчик
Номенклатура поля |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
kod_zak |
Код |
Счетчик |
|
nazv |
Название |
Строка |
20 |
adres |
Адрес |
Строка |
30 |
tel |
Телефон |
Строка |
10 |
В таб. 2.5 описаны характеристики справочника Сотрудник
Таблица 2.6
Сотрудник
Номенклатура поля |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
kod_cotr |
Код |
Счетчик |
|
fio |
ФИО |
Строка |
20 |
adres |
Адрес |
Строка |
30 |
tel |
Телефон |
Строка |
10 |
В таб. 2.7 описаны характеристики справочника Реклама
Таблица 2.7
Реклама
Наименование поля |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
kod_rekl |
Код |
Счетчик |
|
reklama |
Наименование |
Строка |
20 |
kod_vidrec |
Код вида |
Число |
|
opisanie |
описание |
Строка |
|
kod_celaud |
Код целевой аудитории |
Число |
Описание документов, необходимых для получения исходной информации
Экранные формы размещения данных описаны в таблице 2.6
Таблица 2.7
Описание входных документов
№ пп |
Наименова-ние |
Реквизиты |
Таблицы, на основе которых формируется |
Частота формирования |
1 |
Заказ |
|
|
|
2 |
Разработка |
|
|
|
3 |
Размещение |
|
|
2.3. Характеристика результатной информации
Экранные формы отчетов описаны в таблице 2.7
Таблица 2.8
Описание выходных документов
№ пп |
Номенклатура |
Реквизиты |
Таблицы, на основе которых формируется |
Частота формирования |
1 |
Итоги по заказчикам |
|
|
|
2 |
Реклама |
|
Целевая аудитория |
|