Файл: Первичные учетные документы (Контроль хранения первичных учетных документов в организации).pdf

Комиссия готовит и подписывает описи документов постоянного и долговременного срока хранения и акты выделения документов к уничтожению. Затем их утверждает руководитель организации.

Так что если организацию не включили в списки источников комплектования государственных архивов (в такие списки включают организации, документы которых могут представлять культурную или историческую ценность), то экспертно-проверочную комиссию вы можете создать сами. Чтобы не уничтожить документы, которые, несмотря на истечение срока хранения, все же могут в будущем понадобиться, в состав комиссии следует включить специалистов тех структурных подразделений, документы которых будут рассматриваться. Например, если планируется уничтожить служебные задания и отчеты о командировках, в комиссии должны быть кадровик и бухгалтер^[10].

Если уничтожаются документы о начисленных и перечисленных налогах, то это должен быть бухгалтер или сотрудник, занимающийся расчетом налогов в бюджет. Так же в Перечне для некоторых документов, есть пометка «При условии проведения проверки (ревизии)», то есть подлежат утилизации только те документы, которые были проверены специальными службами, а именно налоговой. Следует напомнить, что налоговые органы имеют право запросить документы на проверку за предыдущие три года. Создается ситуация, что некоторые документы не могут быть утилизированы, хотя срок их хранения прошел, так как они не подлежали проверки.

Стоит отметить, что за нарушение сроков хранения документов, установленных Приказом Минкультуры, налоговая инспекция оштрафовать не может. Так что если вы уничтожите документы по истечении четырехлетнего срока, то санкции от налоговой службы вам не грозят. И неважно, проверялись ли эти документы при налоговой проверке или нет. Данный спорный вопрос рассматривался в ВАС.

Например, решение ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11 «Об оставлении без удовлетворения заявления о признании недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2016 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Заявители полагали, что данный Перечень нарушает Закон об архивном деле, что он должен относится только к подведомственным организациям Минкультуры России, а применение ими Перечня привело к расходам и отвлечению иных ресурсов для выполнения несвойственной им деятельности^[11].

Суд постановил признать приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2016 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» в части, в которой данным нормативным правовым актом на акционерные общества и другие коммерческие организации, которые неподведомственны федеральным органам государственной власти, включая заявителей, возлагаются обязанности по хранению документов, перечисленных в упомянутом перечне, с указанием сроков хранения, соответствующим положениям Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации».

Таким образом, можно сделать вывод, что организации обязаны соблюдать правила описываемые в «Перечне типовых управленческих архивных документов», хоть санкции от налоговой службы вам не будут грозить, нельзя забывать о ранее упомянутом Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях, где за нарушение хранения первичной документации следует наказание. Так же стоит обратить внимание на сам процесс уничтожения первичной учетной документации и то что он является правом, а не обязанностью организации.

2. Методология ведения первичного учета на примере ОАО «Пограничное»

2.1 Краткая характеристика предприятия

Фирма «Пограничное» считается крупнейшим российским производителем семян гибридного подсолнечника и сорго, а также одной из преимущественно активно развивающихся организаций в России по селекции новых сортов подсолнечника, сорго и кукурузы.

Селекционно-семеноводческая компания «Пограничное» была создана в 2000 году в г. Краснодар.

Истоком зарождения фирмы были реализации селекционных программ, по причине которых был создан собственный автогенетический фонд.

Первым оформленным гибридом подсолнечника был гибрид «Махаон». Конкретно от этого названия возник фирменный логотип компании, который олицетворяет бабочку.

В 2015 году фирма «Пограничное» начинает реализовывать программу по селекции сорго.

На настоящий момент состав гибридов подсолнечника насчитывает 23 наименования.

Гибридов и сортов сорговых культур — 12 наименований.

В 2015 году компания начала программу по селекции гибридной кукурузы.

Компания «Пограничное» - это предприятие по изготовлению семян полного цикла.

Деятельность компании сконцентрирована на трех основных направлениях: наука, производство, маркетинг.

Ощущая спрос рынка, селекционеры фирмы формируют каждый год ряд новых гибридов подсолнечника и сорго.

В настоящее время селекционный процесс идет по 12-ти ключевым направлениям:

1) Разработка гибридов подсолнечника, устойчивых к новым расам заразихи.

2) Разработка гибридов, стойких к гербициду Евро-Лайтнинг®Plus производственной системы Clearfield®Plus.

3) Программа единой стойкости к новым расам заразихи и к гербициду Евро-Лайтнинг®Plus.

4) Разработка гибридов подсолнечника, устойчивых к гербициду Express®.

5) Организации ультра-раннеспелых гибридов подсолнечника.

6) Высокоолеиновая программа.

7) Программа по формированию новых сортов и гибридов декоративного подсолнечника.

8) Разработка крупноплодных гибридов подсолнечника.

9) Разработка гибридного сорго.

10) План по селекции гибридной кукурузы.

11) План по селекции фасоли.

12) Рекуррентная программа улучшения популяций.

Один из залогов извлечения семян качественного гибрида считается изготовление генетически однородных родительских форм, в следствии этого производством «родителей» занимаются только специалисты фирмы ОАО «Пограничное».

Доработка семян исполняется на современном семенном заводе в Краснодарском крае.

Качество семян испытывается в сертифицированных лабораториях. Семена сертифицируются согласно государственной системе сертификации. Все партии реализуемых семян проходят вспомогательную проверку способом грунтового контроля в полевых условиях Пакистана до начала продаж.

2.2. Организация первичного учета в ОАО «Пограничное» и пути его совершенствования

В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция оформляется документом. Первичный документ является письменным свидетельством того, то хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. Каждая хозяйственная операция, происходящая в организации, должна быть оформлена первичным документом.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины^[12].

В связи с этим, вопросы правильного оформления первичных документов, порядка их передачи и хранения, разработки графика документооборота являются актуальными в системе бухгалтерского учета хозяйствующих субъектов.

Исследование порядка организации первичного учета проведено на основе данных сельскохозяйственного предприятия ОАО «Пограничное», основным видом деятельности которого является выращивание масличных культур.

Первичные документы, на основании которых регистрируются в бухгалтерском учете операции с денежными средствами в ОАО «Пограничное», оформляются на бланках унифицированной формы и соответствуют требованиям законодательства Российской Федерации. В табл. 1 представлены первичные учетные документы по учету денежных средств в ОАО «Пограничное».

Для обобщения информации о наличии и движении безналичных денежных средств на расчетном счете ОАО «Пограничное» предназначен активный счет 51 «Расчетные счета».

Таблица 1

Первичные учетные документы по учету денежных средств в ОАО «Пограничное»

Документооборот по операциям с денежными средствами представлен на рисунке 1.

Рис.1 Документооборот операций с денежными средствами

Бухгалтерский учет денежных средств в ОАО «Пограничное» ведется на счетах 50 «Касса» и 51 «Расчетный счет». Бухгалтерские проводки по учету кассовых операций представлены в таблице 2.

Таблица 2

Документальное оформление и бухгалтерские записи по учету денежных средств в ОАО «Пограничное» (в рублях)

Таким образом, документы, служащие основанием отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами в ОАО «Пограничное», оформляются на бланках унифицированной формы и составляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и утверждены руководителем организации^[13].

Документооборот по операциям с материальными ценностями представлен на рисунке 2.

Рис. 2. Документальное оформление операций по учету материальных ценностей в ОАО «Пограничное»

В табл. 3 представлены первичные учетные документы по учету материальных ценностей в ОАО «Пограничное».

Таблица 3

Первичные учетные документы по учету материальных ценностей в ОАО «Пограничное»

Таким образом, первичные документы по учету товарно-материальных ценностей в ОАО «Пограничное» утверждены руководителем предприятия и содержат все обязательные реквизиты. Бухгалтерский учет материальных ценностей на счетах бухгалтерского учета ведется в соответствии с требованиями Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета организаций^[14].

Исследование первичных документов по учету основных средств показало, что в ОАО «Пограничное» при осуществлении перемещения объектов между структурными подразделениями не оформляется накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2), таким образом отсутствует контроль за наличием и движением объектов основных средств.

В ОАО «Пограничное» отсутствует график документооборота, который способствует более рациональной организации бухгалтерского учета. В связи с этим Данный график должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии. Задача хорошо организованного графика документооборота состоит в ускорении движения документов. А ведь правильное представление о документообороте может позволить определить необходимую численность работников всего предприятия, при этом он может стать основой нормирования труда работников. При этом упорядочить документооборот очень важно не только при поступлении документов в бухгалтерию, но и в обратном направлении^[15].

Например, бухгалтеру необходимо в установленные сроки сдать отчеты, отчитаться своевременно в налоговую инспекцию, подготовить отчет о проделанной работе руководителю. При составлении графика главный бухгалтер должен руководствоваться Законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета.

Отсутствие графика документооборота в ОАО «Пограничное» отрицательно влияет на работу бухгалтерской службы, так как многие первичные учетные документы своевременно не составляются и предоставляются в бухгалтерию.

Отсюда происходят регулярные, как правило, в конце месяца при закрытии операций, авралы в работе бухгалтерии. Бухгалтеры вынуждены работать сверхурочно, чтобы успеть проверить все документы за предыдущий месяц. Это негативно сказывается на формировании информации о текущем финансовом состоянии организации, в результате, информация доносится до руководства несвоевременно или в неполном объеме, что снижает эффективность управления предприятием. Необходимо разработать график документооборота по всем основным участкам бухгалтерского учета ОАО «Пограничное».