Файл: Первичные учетные документы (Контроль хранения первичных учетных документов в организации).pdf

Введение

Развитие рыночной экономики расширяет границы применения бухгалтерского учета, в следствии возникновения новых объектов и как результат – новых потребителей учетной информации.

В следствии этого перед бухгалтерским учетом встают новые задачи по приспособлению его к сегодняшним условиям. Действенная организация системы первичного учета является на сегодняшний день одной из наиболее животрепещущей проблемы в российском бухгалтерском учете, которая требует если не безотлагательного, то достаточно своевременного решения. Связано это с тем, что сегодня внушительная часть российских компаний, переживших и переживающих в настоящее время все финансовые и политические кризисы и катаклизмы и, тем не менее «остающихся на плаву», перешли к качественно новейшему этапу собственного развития. Накоплен несомненный опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом главным образом трансформировался подход к ведению бизнеса.

В виду того, что первичный учет считается базой бухгалтерского учета, последствия анализа состояния первичного учета на 70—80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля в компании.

Значимость первичных документов в бухгалтерском учете безгранично велико. Они считаются источником данных, нужных для принятия управленческих решений, дают обеспечение контроля за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при образование споров или предъявлении претензий и исков, считаются источником данных о финансово-хозяйственной деятельности с целью исследования и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, действительности и своевременности формирования первичных документов находится в зависимости качество бухгалтерского учета.

В бухгалтерском учете первичная регистрация хозяйственных фактов как элементов хозяйственных процессов исполняется, во-первых, по методу непрерывного постоянного учета; во-вторых, в специализированных носителях информации – документах, придающих бухгалтерской информации неоспоримую (в юридическом значении этого слова) силу.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что первичные учетные документы - это основа формирования достоверной и имеющей юридическую силу бухгалтерской информации, необходимой для реализации законодательной обязанности всех юридических лиц по ведению бухгалтерского учета.

Объектом курсовой работы является изучения сущности первичных учетных документов.

Предметом исследования темы курсовой работы является изучение методологии осуществления первичного учета на предприятиях.

Задачи, поставленные в ходе написания курсовой работы:

- определение теоретической сущности первичных учетных документов и ответственность за их отсутствие;

- изучение организации первичного учета в российских компаниях;

- исследования методологии контроля хранения первичных учетных документов в организации;

- изучения методологии ведения учета первичных документов на примере ОАО «Пограничное».

Методы и база исследования.

Для решения поставленных нами задач использовался комплекс взаимодополняющих методов исследования: методы теоретического анализа литературы по исследуемой проблеме; методы изучения, обобщения и анализа опыта существующих результатов практики управления; количественные и качественные методы сбора эмпирической информации.
Методологической основой для исследования послужили научные труды известных отечественных и зарубежных экономистов и ученых в области бухгалтерского учета.

В качестве теоретической базы исследования были использованы публикации, посвящённые исследованию формирования первичных учетных документов в экономических субъектах. Практической базой исследования послужило методологии формирования первичного учета на ОАО «Пограничное».

1. Первичные учетные документы в системе бухгалтерского учета

1.1 Теоретическая сущность первичных учетных документов и ответственность за их отсутствие

Первичная документация – представляет собой оправдательную документацию, подтверждающую проведение экономическими субъектами каждой хозяйственной операции.

Документы оформляются в последовательности совершения хозяйственных операций. Если неверно оформлены документы, организация не может правильно рассчитать налогооблагаемую базу, что приводит к разногласиям с налоговой инспекцией. Для оспаривания такой ситуаций, предприятие будет вынужденно обращаться в суд. Ответственность за правильное оформление первичной документации лежит на главном бухгалтере.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Согласно ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете», обязательными реквизитами первичного учетного документа являются^[1]:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным непосредственно после его окончания^[2].

Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.

Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Часто допускаемые ошибки при оформлении обязательных первичных документов^[3]:

1. использование форм, созданных самостоятельно на предприятии, без соответствующего утверждения приказом руководителя и надлежащего оформления в учетной политике;

2. отсутствие надлежащего оформления руководителем организации утвержденного перечня лиц, которые имеют право на подписание первичных документов;

3. отсутствие обязательных реквизитов, в не унифицированной или специализированной документации;

4. пропуски в заполнении обязательных реквизитов предусмотренных первичными документами;

5. наличие исправлений или помарок в предоставляемых документах;

6. отсутствие прочерков в не заполненных строках;

7. исправления в учетных кассовых документах.

Также необходимо обращать внимание на типичные ошибки, когда бухгалтер оформляет первичные кассовые документы. Внося изменения, бухгалтер пытается исправить, подтереть неточности или описки в расходном или приходном кассовых ордерах. Такие действия производить нельзя.

После внесения подобных исправлений, документ может не признаваться проверяющими органами, либо быть признан фальсифицированным. Приведем пример исправления ошибочной записи в бухгалтерской проводке^[4].

Согласно расчету, сумма амортизации основных средств, принадлежащих ЗАО «Актив», за январь 2016 года составила 12 000 руб. Однако главный бухгалтер «Актива» О.В. Борисова, занося проводку по начислению амортизации в журнал хозяйственных операций, ошибочно записала сумму 15 000 руб.: Дебет счета 20 "Основное производство" Кредит счета 02 "Амортизаций основных средств" 15 000 руб. — начислена амортизация основных средств. Ошибка была обнаружена 15 марта 2016 года.

Излишне начисленная сумма амортизации в 3 000 руб. должна быть сторнирована при помощи проводки: Дебет счета 20 "Основное производство" Кредит счета 02 "Амортизаций основных средств" 3 000 руб. — сторнирована излишне начисленная сумма амортизации основных средств.

Основание для этой проводки — бухгалтерская справка, подписанная главным бухгалтером. Поскольку типового бланка для бухгалтерской справки не предусмотрено, ЗАО «Актив» разработал его самостоятельно. Печатью должны заверяться те документы, для которых это предусмотрено законодательством (например, платежные поручения, счета-фактуры), учетной политикой или соглашением сторон. В случае отсутствия оформления необходимого первичного документа и обнаружения этого, организация может быть оштрафована.

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета» классифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

В январе 2016 года в результате ошибки излишне начислена амортизация основных средств на сумму 3000 рублей.

Ошибка исправлена в журнале хозяйственных операций 15 марта 2016 года записью: Дебет 20 Кредит 02 — 3000 руб. — сторнирована излишне начисленная сумма амортизации основных средств. Размер штрафа за такое нарушение — 5 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 15 000 рублей. Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей. Существует и другая опасность.

Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты. Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты, не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени. Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога, а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%. Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. N 6-О). Какой штраф в какой ситуации применить, должен решать суд. Изучив проблему можно сделать вывод, что наличие грамотно оформленных первичных учетных документов, которые в полной мере соответствуют законодательству, является весомым аргументом в пользу организации при возникновении спорных ситуаций.