Файл: Первичные учетные документы (Контроль хранения первичных учетных документов в организации).pdf

Первичный учет является основой бухгалтерского учета. Эффективность организации системы первичного учета стало в данное время важной проблемой, которая требует оперативного решения. Это связано с тем, что сегодня большая часть российских предприятий, переживших все политические и экономические кризисы, перешли к новому этапу своего развития. Накоплен огромный опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом изменился подход к ведению бизнеса.

1.2 Организация первичного учета в организации

Формирование рыночных отношений в нашей стране заставило по- новому подойти к постановке учета на отдельных участках финансово- хозяйственной деятельности экономических субъектов.

Так как его неэффективное внедрение приводит к уменьшению размеров производства либо реализации, собственно, что сокращает доходы предприятия, а, соответственно, отражается и на прибыли. Обнаружить и практически использовать эти резервы можно при помощи тщательной проверки^[5].

Первичный учет представляет начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, которые характеризуют хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На данной стадии учетной работы начальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, образующиеся на многочисленных участках, в цехах, на складах, а также в пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и многих других подразделений экономического субъекта, отражаются в первичных документах.

Первичный учет считается базой бухгалтерского учета, результаты анализа состояния первичного учета на 70—80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля на предприятии.

Также первичный учет представляет собой комплекс информационно-логических операций с документами, которые сопровождаются любыми материалами и финансовыми потоками, и их элементами от входа до выхода производственно-хозяйственных объектов организации и компании в целом.

Следовательно, документ - это зафиксированное определенным образом и на особом носителе информационное сообщение, которое удостоверяет, что факт хозяйственной жизни либо существует, либо совершен, или же должен быть совершен.

Документ является основой для бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах, образующихся между экономическими субъектами, а также юридическими и физическими лицами, кроме того их используют органы суда и арбитража.

Оформление первичных документов устанавливаются Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение^[6]:

– в первую очередь, данный документ является оправдательным, то есть подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций; – во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого выполняются записи в бухгалтерском учете. Одним из важнейших критерий оформления документации является наличие в документах всех сведений, требуемых для оперативной работы, учета и контроля.

Принимаются к учету первичные документы, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

Документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые нужны для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, а также для придания ему юридической силы.

Первичные документы должны составляться при совершении операции, в случае если это невозможно, то в силу независящих от сторон причин, сразу после завершения операции.

В случае появления ошибки в учетных записях, может быть применен такой метод, как отрицательная или сторнировочная запись: ошибка повторяется красной пастой (или другими цветами – черными, синими) и заключается в квадратную рамку.

Следовательно, ошибочная запись упраздняется, а рядом делается верная запись. Альтернативный прием исправления ошибок – зачеркивание ошибки одной чертой и записью рядом верного значения, после этого исправление должно быть подтверждено подписью бухгалтера и датой.

Дополнительно к документу может быть прикреплена справка, объясняющая причину ошибки и необходимость такой корректировки. Применение любых исправлений, подчисток, помарок и т.п. в банковских и кассовых документах, не допускается.

При заполнении какого-либо документа бухгалтер обязан опираться на принципы и рекомендации, которые указаны в специализированных нормативно-правовых актах. В связи с большим разнообразием отражаемых объектов в учетной практике применяется огромное количество первичных документов.

Для облегчения ориентации в процессе изучения и практического применения необходима классификация документов. В основу классификации могут быть расположены всевозможные признаки.

По значению документы подразделяются на: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинирования.

Распорядительные документы содержат указания руководителей на выполнение конкретных хозяйственных операций.

К таким относятся^[7]:

- приказ о приеме на работу;

- о предоставлении отпусков;

- выдаче премии и т.д.

Исполнительные документы подтверждают факт выполнения хозяйственных операций и составляются конкретно в момент их совершения. Вследствие этого они являются основанием для составления бухгалтерских проводок. К примеру, накладная, акт приемки - передачи основных средств и др.

Что касается документов бухгалтерского оформления, то они создаются самостоятельно сотрудниками бухгалтерии для осуществления учетных записей в том случае, если нет типовых документов. Данные документы самостоятельного значения не имеют, поэтому играют вспомогательную роль в учетном процессе.

К ним относятся различные ведомости распределения (коммерческих расходов, общепроизводственных и общехозяйственных расходов), справки бухгалтерии по расчету фактической себестоимости продукции на списание калькуляционных разниц и т.д.

Комбинированные документы одновременно являются и распорядительными, и исполнительными:

- авансовые отчеты;

- приходные и расходные кассовые ордера;

- расчетно-платежные ведомости и т.д.

По месту составления документы подразделяются: на внутренние и внешние.

Внутренние составляются в данном экономическом субъекте (приходные и расходные кассовые ордера, внутрихозяйственные накладные и т.д.).

Внешние документы поступают в организацию со стороны: от поставщиков, банков, налоговых органов (счета фактуры, накладные, справки о проверках, платежные требования и т.п.).

В заключении можно сказать, что документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого предприятия.

Информация является основанием для принятия эффективных управленческих решений, служит подтверждением их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

1.3 Контроль хранения первичных учетных документов в организации

Согласно п.1 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) «О бухгалтерском учете» (далее Закон) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Согласно п. 4 ст. 9 Закона формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Бланки первичных документов необходимо утвердить приказом и указать на него в учетной политике или оформить специальным приложением непосредственно к учетной политике.

Основными документами, регламентирующими правила оборота и порядок хранения первичных документов, являются:

1. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

2. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете;

3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях^[8].

Согласно п.1 ст. 7 Закона за организацию хранения документов несет ответственность руководитель организации, а главный бухгалтер несет ответственность за организацию работ по сохранности этих документов. Нарушение порядка и срока хранения первичных документов может повлечь за собой административную ответственность.

В соответствии со статьей 15.11 Кодекса Российской Федерации об административных 143 правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 27.10.2015) грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей. Закон предписывает хранить документы по правилам организации архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетности.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2016 № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения^[9].

При применении Перечня следует учитывать, что установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года.

Согласно данному Перечню сроки хранения некоторых видов бухгалтерской документации:

• не менее года – графики предоставления отпусков;

• не менее 5 лет – кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и товарно-материальных ценностей, накладные, авансовые отчеты, документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки и др.), исполнительные документы, договоры о материальной ответственности;

• не менее 75 лет лицевые счета работников, личные карточки работников.

Для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов установлены свои сроки.

Согласно пп.8 п.1 ст. 23 НК РФ первичные документы отчетного года хранятся четыре года. Но если исходить из п. 2 ст. 283 НК РФ, что полученный убыток налогового учета можно переносить на будущее в течение десяти лет, то срок хранения данных документов составляет 14 лет.

Сроки хранения налоговых документов:

• не менее четырех лет счета-фактуры, документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль;

• не менее пяти лет налоговые декларации по всем видам налогов;

• постоянно свидетельства о поставке на учет в налоговых органах.

Срок хранения документов начинается с отчетного года, в котором проходила последняя хозяйственная операция по документу, то есть в котором последний раз использовали документы.

С учетом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Так, например, если по основному средству в последний раз амортизация начислялась в августе 2015 года, то налоговый четырехлетний срок должен был начаться с января 2016 г по декабрь 2018г. Но в этой ситуации требуется учитывать срок хранения в бухгалтерском учете, который составляет пять лет, поэтому целесообразно хранить данную документацию до декабря 2020г.

В Перечне типовых управленческих архивных документов для некоторых документов (например, для документов о начисленных и перечисленных суммах налогов) предусмотрена отметка "ЭПК" экспертно-проверочная комиссия.

Отметка "ЭПК" к срокам хранения архивных документов означает, что, прежде чем уничтожить документы, необходимо провести их дополнительный просмотр экспертизу. В результате такой экспертизы часть документов может быть оставлена на постоянное хранение. Если организация не сдает свои документы в государственные или муниципальные архивы, комиссию можно создать в самой организации. Результаты экспертизы ценности документов оформляются протоколами комиссии.