Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Практические аспекты бухгалтерского учета денежных средств в ООО «Родник»).pdf

Для отражения операций по кассе в плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 50 «Касса» [10].

К этому счету открываются три субсчета:

- 50-1 «Касса организации» - отражает движение наличности по кассе предприятия.

- 50-2 «Операционная касса» - используется в кассах билетных касс, вокзальных касс, в отделениях связи.

- 50-3 «Денежные документы» - учет оплаченных талонов на питание, ГСМ, путевки для работников, марки и т.п. [16].

По дебету 50 счета формируются суммы наличности, поступившие в кассу организации. На получение наличности в кассу с расчетного счета составляется проводка: Д - т 50 К - т 51.

Возврат подотчетных сумм в кассу организации оформляется бухгалтерской записью: Д - т 50 К - т 71.

Поступившая от покупателей оплата за приобретенные ими товары и услуги записывается проводкой: Д - т 50 К - т 62.

По кредиту 50 счета указываются суммы, выданные из кассы.

Выплата из кассы средств заработной платы работникам организации производится с отражением записи: Д - т 70 К - т 50.

Выдача подотчетных сумм отражается записью: Д - т 71 К - т 50.

Внесение наличных средств на расчетный счет в банке оформляется записью: Д - т 51 К - т 50.

Оплата приобретенной у поставщиков продукции, работ или услуг записывается: Д - т 60 К - т 50.

Составляет и заполняет кассовые документы сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Это может быть бухгалтер, главный бухгалтер, кассир. Если в штате нет бухгалтерских работников, этим занимается сам руководитель или ИП.

Заполнять кассовые документы можно несколькими способами: от руки; на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе; в электронном виде [6, п. 4.7].

При заполнении документов в электронном виде должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации.

Такие кассовые документы подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63 – ФЗ [4].

Кассовые документы подлежат обязательной нумерации [16].

Нормативные акты, регулирующие оформление кассовых документов, не содержат специальных требований к порядку их нумерации.

Следовательно, разработать правила присвоения номеров можно самостоятельно, указав их в локальном акте по документообороту. При этом допускается использовать дробную нумерацию, цифровые, буквенные или комбинированные индексы и другие удобные варианты - главное, чтобы соблюдалась хронологическая последовательность.

---

Порядок возобновления хронологии тоже можно выбрать свой.

Например, при большом количестве документов начинать нумерацию с первого номера можно ежедневно. Если же ордеров мало, то возможна сквозная нумерация на протяжении всего года. Нужно обязательно закрепить выбранный порядок нумерации кассовых документов в положении о кассе или учетной политике.

Как обязательный реквизит печать предусмотрена на таких кассовых документах, как:

- Приходный кассовый ордер. В ПКО в этом случае печать ставится на квитанции, передаваемой вносителю денег, при условии, что документ оформлен на бумаге;

- Кассовая книга. Здесь печатью заверяется запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов», которая делается на последней странице бумажного варианта.

В другой кассовой первичной документации, в том числе расходном ордере, Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, печать необязательна.

Все кассовые документы должны храниться в кассе организации [16].

Кассир формирует пакет документов за каждый день. Он включает в себя: ПКО; РКО; кассовый отчет; корешок денежного чека; выписка банка. Документы скрепляются по порядку и разносятся за каждый день в журнал-ордер и ведомость № 1.

Поступление и выбытие денежных документов отражаются проводками:

Д - т 50-3 К - т 71 (60...) [10]

– получены (приобретены) денежные документы;

Д - т 71 (73, 91-2...) К - т 50-3

– выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы [17].

Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами. Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому ее разрабатывают самостоятельно.

Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов [18]. Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ [3].

Таким образом, рассмотрели порядок ведения и документальное оформление денежных средств в кассе.

1.3. Инвентаризация наличных денежных средств в кассе предприятия

В каждой организации, где имеют место кассовые операции, в обязательном порядке осуществляется инвентаризация денежных средств. Ее периодичность, порядок и сроки проведения должны быть отражены в учетной политике предприятия.

---

Кроме того, существуют случаи, когда инвентаризация обязательна на законодательном уровне:

- в конце отчетного года до составления годовой отчетности;

- если произошла смена материально-ответственного лица (кассира);

- в случаях хищения или злоупотребления служебными полномочиями материально-ответственных лиц.

Инвентаризация денежных средств может быть, как запланированной, так и внезапной. Как правило, внезапные инвентаризации осуществляют в случае подозрения на злоупотребление служебными полномочиями кассиров или материально-ответственных лиц. Результаты таких проверок могут выявить, как недостачу, так и излишек денежных средств. Излишки должны быть оприходованы, а недостачи удержаны с виновных лиц [20].

Руководитель организации устанавливает порядок проведения инвентаризации в соответствии с действующим законодательством [19]. В организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, состав которой руководитель организации утверждает в приказе о проведении инвентаризации по форме ИНВ – 22. В инвентаризационную комиссию следует включить руководство организации, бухгалтера, специалистов и так далее.

Недопустимо отсутствие хотя бы одного члена комиссии - только при стопроцентной явке всех участников инвентаризации процедура считается состоявшейся. Помимо состава комиссии, в ИНВ-22 [13] регистрируются сроки проведения инвентаризации, причины и объекты проверки.

После утверждения приказа руководитель организации вручает его инвентаризационной комиссии. В приказе конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации, причина по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения.

Членами инвентаризационной комиссии устанавливается фактическое наличие и техническое состояние проверяемых объектов. Все проводимые организацией инвентаризации должны быть зафиксированы в журнале по форме ИНВ -23.

Порядок проведения инвентаризации и отражение ее результатов в бухгалтерском учете регулируется «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» приказ Минфина России от 13.06.1995 года № 49 [14].

Цель проведения инвентаризации кассы состоит в определении соответствия фактического наличия денежных средств и документов тому наличию, которое зафиксировано в кассовых документах на момент осуществления проверки [16].

В ходе проверки кассы предприятия следует установить:

- наличие договора с кассиром предприятия о полной материальной ответственности;

---

- как обеспечивается сохранность денежных средств;

- наличие внезапных инвентаризаций кассы;

- как соблюдается кассовая дисциплина и каким образом осуществляется порядок оформления документов кассы;

- в каком порядке и каком объеме происходит оприходование поступивших наличных денежных средств в кассу;

- каким образом осуществляются выплаты средств из кассы;

- соблюдение лимита наличности в кассе.

Источником информации при проведении ревизии являются:

- первичные документы учета движения денежных средств в кассе (приходные и расходные кассовые ордера);

- кассовая книга;

- журнал регистрации ПКО и РКО;

- книга, предназначенная для учета принятых и выданных денежных средств;

- регистры счетов 50 «Касса» [10], а также учетные регистры, счета которых корреспондируют с 50 счетом.

Проведение инвентаризации кассовых операций осуществляется в несколько этапов. Для начала, фактические остатки денежных средств, находящиеся в кассе на момент инвентаризации, подвергаются инвентаризации, в ходе которой устанавливается их соответствие учетным данным [15, c. 190]. Затем, проверяются приходные и расходные кассовые ордера на предмет полноты и своевременности отражения процедур оприходования и списания наличности в кассе.

Следующим этапом осуществляется проверка всех оправдательных документов, на основании которых совершаются операции в приходных и расходных ордерах, также проверяется законность всех совершенных операций.

Проверяются итоги, рассчитанные в кассовой книге предприятия, а также в других журналах-ордерах и ведомостях. В обязательном порядке проверяется наличие заключенного с кассиром договора о материальной ответственности [16].

При проведении проверки кассы и кассовой дисциплины следует определить весь порядок осуществления кассовых операций, их законность [15, c. 190].

В платежных ведомостях проверке подвергаются подписи получателей наличных средств на предмет их подлинности. В журнале, в котором регистрируются приходные и расходные кассовые ордера проверяются даты, порядковая нумерация и суммы с показателями, зафиксированными в ордерах.

Расходные ордера подвергаются тщательной проверке на предмет правильности отражения полученных сумм (в том числе и прописью), наличия подписи получателя средств, а также заполнения необходимых сведений получателя, если им не является лицо, которое числится в штате организации.

Внимание комиссия обращает и на наличие подписей руководителя организации или лица, его заменяющего [16].

---

Кассовая книга подлежит проверке в части правильности ее оформления и ведения, а также внесенных изменений. Особое внимание комиссия должна уделить на правильность итоговых оборотов по кассе и рассчитанному остатку на конец дня [15, c. 191].

После того, как была проведена тщательная проверка кассы, нужно установить:

- как используются полученные из банка денежные средства (их целевое назначение);

- соответствует ли остаток наличности в кассе лимиту, который установил банк для данного предприятия;

- своевременность и полноту передачи в банк сумм наличных денежных средств, которые не были использованы по своему назначению;

- выполнение установленных законодательно правил расчетов, осуществляемых через кассу;

- отсутствие случаев выдачи наличности взаймы.

Для отражения результатов инвентаризации наличных денежных средств применяется «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ – 15 [13]. Акт составляется в двух экземплярах. Акт утверждается руководителем и имеет печать организации.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах [20]. Излишки приходуются как прочий доход организации, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет - отражаются в учете как прочие расходы.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухгалтерском отчете [16].

Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку: Д т 50 К т 91 - оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету счета 94 [10] в корреспонденции со счетом недостающих ценностей.

Д т 73 К т 94 - недостача отнесена на материально - ответственное лицо.

Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника - но не более 20% заработной платы за месяц: Д т 70 К т 73 - недостача удержана из зарплаты материального лица.

Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга: Д т 50 К т 73 - материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга [20].

Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил организации взыскивать с него деньги, делается запись: Д т 91-2 К т 94 - списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.

---