Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА).pdf
Добавлен: 17.05.2023
Просмотров: 31
Скачиваний: 2
Нотация DFD — удобное средство для формирования контекстной диаграммы, показывающей разрабатываемую АИС в коммуникации с внешней средой системы. Это — диаграмма верхнего уровня в иерархии диаграмм DFD с назначением вида ограничения пределов системы, определения, где заканчивается разрабатываемая система и начинается среда системы. Другие нотации, часто используемые при формировании контекстной диаграммы — диаграмма SADT и диаграмма вариантов использования.
Нотация
External Entity (переводится как: Внешняя сущность) это материальный предмет или физическое лицо, представляющее собой источник или приемник информации. Источником или приёмником информации могут выступать разные субъекты: внутренние – это и заказчики, и заинтересованный в решениях персонал, склад; и внешние – это поставщики и клиенты. Определение некоторого объекта или системы в качестве внешней сущности указывает на то, что она находится за пределами границ анализируемой ИС. В процессе анализа некоторые внешние сущности могут быть перенесены внутрь диаграммы анализируемой ИС, если это необходимо, или, наоборот, часть процессов ИС может быть вынесена за пределы диаграммы и представлена как внешняя сущность. Внешняя сущность обозначается квадратом, расположенным как бы "над" диаграммой и бросающим на нее тень, для того, чтобы можно было выделить этот символ среди других обозначений. Создание этих диаграмм вручную становится «устаревшим» процессом на смену которому приходят компьютерные программы в функционале которых уже заранее заложены многие процессы и, главное, графические решения.
Process (Системы и подсистемы) - при построении модели сложной ИС представление в общем виде на так называемой контекстной диаграмме в виде одной системы как единого целого, либо декомпозирование на ряд подсистем. Процесс состоит из преобразование входных потоков данных в выходные по определенному алгоритму.
Пример построения (в скобках объяснение):
1.12.
(поле номера)
Вывести
дебиторскую
задолженность
(поле имени)
Бухгалтерия
(поле
физической
реализации)
Дебиторская задолженность
из 1С
Руководство
В этой части мы рассмотрим основные показатели процесса. В каждой отдельной организации экономист (или ответственное за моделирование процессов лицо) выбирает удобные для себя такие показатели процесса, которые будут отражать эффективность производства в большей мере чем другие, но есть и общие для многих организаций показатели процесса: показатели продукта, показатели эффективности процесса и показатели удовлетворенности клиента.
Каждый из этих трёх показателей важен и значителен, но может доминировать в части касающейся того решения управления организацией, которое принято на данном этапе: бывает, что удовлетворённость клиента может ставиться выше показателя эффективности процесса – конечно, это экономически убыточно – но важно при демпинге. Или, например, показатели продукта уступают конкурентным, за то достигается показатель эффективности процесса настолько экономически высоким, насколько возможна минимальная удовлетворённость клиента. Идеальное равновесие этих трёх показателей утопично, но может быть целью достижения в условиях планирования. На практике перед руководителем постоянно возникают ситуации, когда, то не хватает ресурсов (финансовых, материальных), то конкуренты выдавливают своими продуктами, то само производство начинает регрессировать – и всё это решаемо комбинациями разделения показателей процессов по важности на данный момент – улучшения одних за счёт ухудшения других.
Продукт имеет множество показателей, самых разнообразных. Мы рассмотрим присущие всем и условно разделим их на две категории:
4.1.1. Это такие показатели продукта, без которых (или при несоответствии которым) продукт Нельзя продавать. Регламентируются государственными стандартами (ГОСТ), отраслевыми стандартами, Строительными нормами и правилами (СНиП) и иными нормативно-правовыми актами. Отметим отдельно обязательность соответствия экологическим показателям: Показатели безопасности - экологические показатели ISO 14001.
4.1.2. Такие показатели продукта, которые могут быть как бы инструментом для регулирования двух важных для нас процессов: с одно стороны их добавление/удаление/совершенствование или упрощение – будет влиять на стоимость продукта (и время его изготовления); а с другой стороны – эти манипуляции со свойствами показателей продукта могут улучшить продажи продукта, делая его более привлекательным для покупателя (например, дополнительные функции, свойства или наличие тех. поддержки/консультации/ гарантии.
Высокая эффективность деятельности компании в целом зависит от эффективности отдельных ее видов деятельности - процессов. К основным показателям эффективности процессов можно отнести следующие:
4.2.1. Затраты ресурсов:
4.2.1.1. Временные (цикл, длительность, производительность, скорость выполнения заказов);
4.2.1.2. Материальные (расход средств и материалов, активы, используемые в виде дебиторской задолженности, складские запасы и т.д.)
4.2.2. Затраты на брак.
4.2.3. Затраты на обучение, подготовку и повышение квалификации сотрудников.
4.2.4. Эффективность использования ресурсов на единицу продукции: коэффициенты использования оборудования; коэффициенты использования ресурсов, сырья и материалов; затраты времени на проведение единицы работ или услуг.
Показатели операционной эффективности процессов
Универсальной методики создания высокоэффективных систем управления (только такие выживают в современных условиях рынка) не существует, однако, возможна разработка общих принципов построения систем управления бизнесом. В число методов эффективного управления входит процессный подход к управлению. Заключается в том, что в управленческой и производственной деятельности выделяются некоторые ключевые процессы с последующим управлением ими. Обязательным фактором любого бизнес-процесса будет его эффективность, а важнейшая задача менеджмента состоит в постоянном улучшении показателей каждого вида деятельности.
Для того чтобы предлагать клиентам высококачественные товары или услуги, компания должна контролировать внутренние процессы их создания. Продуманные и хорошо отлаженные бизнес-процессы обеспечивают высокий уровень качества продукции, если стояла задача повысить качество, или ведут к сокращению себестоимости –более актуальная задача. Основная задача управления процессом состоит в точном и своевременном определении наиболее существенных составляющих процесса для его последующей оценки, оптимизации и выработки стандартов реализации.
Необходимо правильно выбирать показатели процессов. Выбор будет правильным, если будут учтены требования клиентов (хорошо функционирует «обратная связь» с покупателями) и проведён комплекс исследований составляющих конкретного процесса, который связан с наиболее значимыми характеристиками товара или услуги. Стало уже традицией копирование каких-либо новшеств, введенных конкурентами (наглядный пример Apple и Samsung), однако плагиат не всегда себя оправдывает, лучше потратить средства и усилия на изучение показателей, которые напрямую связаны с качеством услуги (товара), финансовым результатом и степенью удовлетворенности клиента, и, в итоге, найти свою положительно отличительную черту товара.
Одним из наиболее важных оперативных показателей и критериев оценки любой организации деятельности должен являться показатель длительности цикла завершения процесса. Общая длительность цикла — это то количество времени, которое проходит с момента начала выполнения задачи до момента ее полного завершения. Например, длительность цикла обслуживания клиента в продажах исчисляется с момента принятия заказа от клиента и до доставки товара клиенту или выдачи собранного заказа со склада.
Для важности временного цикла обслуживания клиента можно привести простой пример: обращение в банк за кредитом. Очень часто в Банках наблюдается следующая ситуация: с момента передачи в банк заявки на кредит со всеми необходимыми документами проходит от нескольких часов до 2 – 3 дней, пока сообщат о своём решении, хотя в действительности на сбор и анализ всех данных требуется всего несколько минут. Если грамотно применить процессный метод и сопоставить его с временными затратами, то можно определить резервы и по времени, и по функционалу работников Банка для оптимизации данного бизнес-процесса и сокращения длительности рабочего цикла. Важно понимать, что для организации показатель длительности рабочего цикла очень важен не только с точки зрения бухгалтерского учёта в части касающейся внутреннего расчета себестоимости, но и с точки зрения его значимости для клиента (чем быстрее, тем лучше). И насколько хорош показатель длительности цикла может оценить клиент — он останется либо удовлетворен этим показателем, либо нет, а значит он ещё будет покупать у этой организации или советовать её близким людям и на форумах в интернете и рекомендовать положительно.
2.4. Анализ добавленной ценности процесса
Любые процессы в компании можно разделить на две составляющие — ту, которая добавляет ценности продукту, и ту, которая не увеличивает его потребительскую ценность. Критерий увеличения составляющей добавления ценности процесса может использоваться как основа для оптимизации бизнес-процессов компании. Более того, этот критерий может быть выбран как определяющий принцип для упрощения любого бизнес-процесса. Когда продукт проходит по цепочке бизнес-процессов компании, то с его ценностью происходят две вещи: - в процессе производства продукт вбирает стоимость затраченного на него труда, материалов, энергии, а также косвенные затраты. Однако добавленная ценность продукции не зависит напрямую от этих затрат; - ценность продукта увеличивается при добавлении в продукцию таких качеств, как функционал – дополнительные функции, эстетичность – модные цвета, качество оформления, фирменный бренд и тому подобных аспектов, важных для клиента. В конечном счете это даст возможность продавать его по цене более высокой, чем суммарные затраты, которые были потрачены на продукт, т.е. получать прибыль. Основная проблема организаций заключается в том, что ценность их продукта, выраженная в цене, по которой его готов приобрети рынок, должна быть выше, чем понесенные организацией затраты. Таким образом, добавленная ценность является теоретической концепцией, выражающей соотношение рыночной стоимости и фактически понесенных затрат на продукт. Величину добавленной ценности (AV) можно получить из формулы: AV = Va — Vb, где: Va — ценность после обработки, Vb — ценность перед обработкой.
Для оценки бизнес-процессов, добавляющих экономическую ценность (затраты), на отдельном бизнес-процессе эту добавленную ценность можно выразить в виде удельного показателя. Зная сколько предприятие потратило денежных средств в конкретном процессе, можно эти затраты соотнести к полученной добавленной стоимости и тогда мы получим оценку эффективность этого конкретного, отдельно взятого, процесса.
Одним из важных элементов управленческого учета является процесс. Согласно процессному подходу учет затрат ведется по каждому процессу (виду деятельности), осуществляемому в рамках предприятия. Это позволяет принимать правильные управленческие решения в области качества процессов, сравнивать аналогичные виды затрат на качество и выявлять несоответствия между изменением затрат и эффективностью процессов.
Управление процессом подразумевает, прежде всего, управление показателями эффективности процесса:
Таблица № 3
«Группы показателей и их назначение»
|
Наименование группы |
Назначение показателей |
|
Финансовые показатели эффективности |
Оценка соотношения экономического эффекта к затратам ресурсов при помощи которых был достигнут экономический эффект |
|
Целевые показатели эффективности |
Оценка эффективности достижения целевого назначение системы (организации)/ бизнес-процесса |
|
Показатели конкурентоспособности продукции |
Оценка качества и конкурентоспособности выпускаемой продукции и удовлетворенности потребителей (оценка организации «глазами» потребителей) |
|
Показатели результативности процессов |
Оценка степени достижения целей развития организации/ отдельных видов деятельности |
|
Ключевые операционные показатели |
Оценка степени влияния ограничений системы на достижения целевого результата организации/ бизнес-процесса |
|
Показатели функционирования, характеризующие стабильность процессов |
Оценка изменчивости (вариации) процессов организации |
Основными элементами, определяющими в целом информационную систему управленческого учета, являются центры ответственности.
В общей структуре предприятия для разграничения основных функций, полномочий, прав и обязанностей, необходимых для осуществления финансово-хозяйственной деятельности необходимо чётко определять и грамотно использовать центры финансовой ответственности. Центры ответственности могут быть выделены и сформированы по объему полномочий и обязанностей — центры затрат, доходов, продаж, прибыли, инвестиций, контроля, управления и т.д. Это позволяет, в свою очередь, использовать в аналитике управленческого учета не организационную структуру, а организационно-функциональную. В организационно-функциональной структуре значимость той или иной структурной или штатной единицы определяется закрепленными за ней функциями.