Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)).pdf

Складирование играет все возрастающую роль в жизни современного общества. Это обеспечивается ростом продаж и производителей, например, таких как, Китай.

Предмет исследования - автоматизация складского учета. Автоматизация является необходимым и перспективным процессом. Комплексное использование современных информационных технологий позволяет значительно облегчить работу склада.

Функциональные возможности программы должны охватывать все возможные ситуации в работе склада. Программа должна поддерживать ведение базы товаров, поставщиков и сотрудников, а также обеспечивать правильное взаимодействие этих баз. Кроме того, необходимо обеспечение всех пользователей программы нужной им информацией в удобной форме.

Целью данного курсового проекта является разработка программы для автоматизации складского учета.

Задачами курсового проекта являются:

описание предметной области,
описание технологии функционирования ИС,
физическое проектирование БД,
разработка экранных форм ввода-вывода и отчетов.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

На текущий момент системы управления предприятием не применяются, однако активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации существуют:

- электронная почта;

- факс;

- доставка курьером;

- обычная почта.

Местом проектируемой задачи служит склад магазина. Перед любым складом возникают следующие задачи:

• оптимизировать использование площади склада;

• повысить точность учета товара;

• сократить время проведения всех складских операций;

• сократить затраты на хранение товара на складе;

• избежать потерь, связанных с ограниченным сроком реализации товара;

• сократить количество ошибочных складских операций;

• уменьшить зависимость и потери от «человеческого фактора».

Препятствия на пути повышения эффективности складских комплексов можно разделить на четыре группы: организационные (функции, полномочия, зоны ответственности), технологические (последовательность выполнения операций, методы и алгоритмы), информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации) и технические (наличие техники и оборудования, степень изношенности ресурсов, соответствие требованиям). Необходимость автоматизации процесса формирования заказа возникла в результате искаженной информации, т.к. информация принималась по телефону, а она в свою очередь может быть принята не верно из-за помех радио-сети (телефонная связь) не правильно услышав наименование товара или количества, или не работала телефонная связь и заявка была получена не своевременно. Заявка записывалась на лист, который не является документом и за него ни кто не несет ответственность.

При автоматизации требуется учитывать следующие требования:

- решение задач в установленные сроки;

- обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;

- обеспечение достоверности обрабатываемой информации;

- наличие возможности обработки данных на ЭВМ.

Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:

- сокращение числа операций, особенно ручных;

- разработка системы жесткого контроля вводимой информации;

- снижение объема обрабатываемых данных.

При обработке данных желательно использовать массивы нормативно-справочной информации. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т.д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации.

Использование вычислительной техники при решении задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использования вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. При автоматизации процесса, формирования заявки, позволит своевременно получать достоверную информацию о заказе, в короткие сроки сформировать заявку поставщику

1.2. Характеристика существующих бизнес - процессов

В данной курсовой работе на основе нотации IDEF0 была разработана контекстная диаграмма, которая показывает входные и выходные ресурсы, правила управления и механизм управления (Рисунок 1).

Рисунок 1. Контекстная диаграмма «Автоматизированная система складского учета продукции (IDEF0).

Декомпозиционное разложение модели используется в моделировании бизнес-процессов, для того чтобы дать более подробное описание блоков. Каждое из этих действий может в свою очередь быть декомпозировано. При каждой декомпозиции блока создается новая диаграмма. Число декомпозиций не ограничено и полностью зависит от уровня сложности, который необходимо показать в модели. Декомпозируем контекстную диаграмму на 3 функциональных блока (Рисунок 2):

Приемка товара на склад;
Хранение и переучет продукции;
Отгрузка продукции.

Рисунок 2. Диаграмма декомпозиции «Автоматизированная система складского учета продукции (IDEF0).

Диаграммы потоков данных используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD представляет моделируемую систему как сеть связанных между собой работ. Их можно использовать как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации. Далее моделировать систему будем, используя диаграммы потоков данных (DFD).

Декомпозируем функциональный блок «Приемка товара на склад» еще на четыре действия (Рисунок 3):

Проверка товарно-транспортной накладной;
Проверка поставленной продукции;
Занесение данных о продукции в БД;
Передача продукции на хранение

Рисунок 3. Диаграмма DFD «Приемка товара на склад»

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Каждая производственная компания знает: учет сырья и готовой продукции на складе связан с множеством документов. Все хозяйственные операции, проводимые нашей организацией, оформляются оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Если первичный документ отсутствует, у бухгалтера нет оснований ни отражать хозяйственную операцию в бухучете, ни признавать расходы при расчете налога на прибыль. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки для отражения в бухучете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Порядок создания и представления в бухгалтерию первичных документов регламентируется графиком документооборота. (Рисунок 4)

Рисунок 4. График документооборота

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. В графике за работниками закрепляется обязанность составлять документы. Каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их представления.

Таким образом, в графике документооборота предусматриваются:

– наименование документа;

– количество экземпляров;

– лицо, оформляющее, проверяющее и обрабатывающее документ; – срок оформления и предоставления документа в бухгалтерию;

– другие параметры, необходимые для рационального документооборота организации.

При поступлении материалов на склад кладовщик сверяет фактическое количество и качество материалов с указанным в товаросопроводительных документах. Если расхождений нет, кладовщик расписывается в товарных накладных (товарно-транспортных накладных) в разделе «Груз получил грузополучатель» с указанием должности (кладовщик), расшифровкой подписи и проставляет штамп организации. Полученные первичные документы регистрируются в журнале учета поступающих грузов. Затем кладовщик заполняет приходный ордер в одном экземпляре, который вместе с товаросопроводительными документами сдается в бухгалтерию. Дополнительно, для контроля за движением и сохранностью готовой продукции, на складе кладовщик в конце каждого отчетного периода составляет и представляет в бухгалтерию отчет о движении готовой продукции на складе.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Информационное обеспечение рассматриваемой задачи включает: внемашинное обеспечение (входные и выходные документы, классификаторы, справочники), и внутримашинное обеспечение (условно-постоянная, промежуточная и результатная информация в базе данных системы).

1) Входные и выходные документы. Входными документами системы является приходная накладная и накладная на внутреннее перемещение.

Выходными документами являются: журнал прихода, журнал отгрузок, отчет по качеству, отчет по остаткам, отчет по инвентаризации, отчет «Резервы отделов КЦ».

За основу форм документов берутся бланки, используемые на предприятии. Их необходимо проанализировать, оценить полноту содержащейся в них информации, и использовать при проектировании системы.

2) Экранные формы

Для построения диалога с пользователем возможны следующие способы: диалог типа «Вопрос-ответ»; диалог типа «Меню», диалог на основе экранных форм, диалог на основе командного языка.

Для каждого из входных документов будут создаваться экранные формы ввода первичной информации. При этом необходимо обеспечить соответствие макета экранной формы форме входного документа. Не обязательно, чтобы внешний вид этих форм совпадал, но все вводимые элементы данных должны располагаться в том же относительном порядке и иметь такой же формат, что и в исходном документе.

Результатная информация должна отображаться на экранных формах в соответствии с формой выходного документа, т.е. на основе использования комбинированной формы с трехзонным расположением реквизитов и многострочной содержательной частью.

3) Система классификации и кодирования. В системе необходимо учесть принятую на предприятии систему кодирования документов, а именно: документы одного типа нумеруются последовательно с начала года. Система кодирования артикулов товара также используется существующая на предприятии, т.к. она достаточна, привычна, и используется не только в автоматизируемом подразделении, но и в других отделах предприятия.

4) Информационная база. Центральным компонентом информационного обеспечения является информационная база (ИБА), представляющая собой организованную определенным способом совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Существуют следующие способы организации информационной базы: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основанная на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, то есть системы управления базами данных (СУБД).

Локальные файлы обеспечивают более быстрое время обработки данных, однако при таком способе организации ИБ в информационной системе наблюдается высокая степень дублирования данных, несогласованность данных, отсутствие гибкости доступа к информации. Интегрированная база данных - это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает оптимальное их использование в различных приложениях.

Для решения поставленной задачи требуется интегрированная база данных, в которой взаимосвязаны данные, поступающие как с участка приемки, так и с участка отгрузки склада.

Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. В рассматриваемой задаче не предполагается распределенная структура ИС, т.к. задача небольшая по объему данных и по количеству пользователей.