Файл: Процедура разработки и реализации логистической стратегии в компании (Разработка и применение логистических стратегий на предприятии).pdf

3.Отдел городских продаж работает с дистрибьюторами, сетевыми операторами, VIР-клиентами города и области - осуществляет продажи всего ассортимента лакокрасочной продукции. В структуре отдела выделено Представительство по Санкт-Петербургу и Ленинградской области, решающие задачу продвижения продукции под торговой маркой «Тиккурила» в масштабах города и области.

В ООО «Тиккурила» в процессе материально-технического обеспечения действует система менеджмента качества «ЗАКУПКИ» по стандарту СТО 0704-7.4-416-2014.

Все закупки товаров, работ, услуг для нужд Предприятия, в том числе на изготовление нестандартного оборудования по заданию Предприятия, на выполнение работ и оказание услуг научно-технического характера (НИОКР), необходимых Предприятию для выполнения своих обязательств перед заказчиками осуществляются в соответствии с нормами данного Стандарта.

При планировании выполнения открытых заказов может возникать конфликт интересов из-за недостаточности ресурсов (оборудование, персонал и т.д.). Для оперативного решения этих проблем в производственном реестре заказов существует позиция «статус заказа» [5].

Статус заказа может иметь три значения:

3 – несрочный заказ или не выполнены условия оплаты по договору (При изменении статуса заказа на «3» необходимо скорректировать плановые сроки готовности продукции)

2 – плановый заказ, выполняемый в нормальном режиме по утвержденному при открытии заказа плану-графику

1 – срочный заказ, имеющий наивысший приоритет выполнения.

Статус заказа присваивается начальником отдела продаж, и пересматривается ежемесячно.

Только 20% заказов (в денежном выражении) могут иметь статус «1-срочный».

При прочих равных условиях ресурсами должен быть обеспечены в первую очередь заказы со статусом «1». Это требование должно выполняться на всех этапах планирования и исполнения открытого заказа.

После открытия заказа, оформленная карточка заказа вместе со спецификацией и присвоенным номером направляется в инженерный центр и в ССП (службу сквозного планирования), где на его основание разрабатывается план запуска и потребности в основных материальных ресурсах (подетально-специфицированная ведомость норм расхода материалов). Кроме основных материалов в потребность включаются сведения о покупных узлах и комплектующих [6].

В ведомости должно быть указано:

1. номер заказа и наименование заказчика;
2. номенклатура заказа поузловая;
3. количество на изделие;
4. номер чертежа изделия;
5. полное наименование и марка материала, из которого изготавливается изделие;
6. Чистый вес и норма расхода на единицу изделия;
7. Приведена нормативно-техническая документация (ГОСТ, ОСТ, ТУ);

Готовый план запуска направляется в электронном виде в ОМТС, для расчета бюджета закупок основных материалов и комплектующих на заказ. По предоставленному плану с расчетом потребности в материальных ресурсах служба снабжения производит расчет бюджета закупок на заказ. Совокупность бюджетов закупок на открытые заказы позволяет составить расчет потребности в материальных ресурсах (таблица 2.1), бюджет расчетов с поставщиками (таблица 2.2).

Таблица 2.1

Расчет потребности в материальных ресурсах ООО «Тиккурила»

После сдачи заявок они обрабатываются и формируются в сводную ведомость, где указывается общая потребность материальных ресурсов и сумма необходимых финансовых средств для закупки материалов. Сводная ведомость передается для дальнейшей работы в ОМТС в электронном виде.

Таблица 2.2

Бюджет расчетов с поставщиками

На основании ее специалисты отдела материально-технического обеспечения ищут поставщиков, заключают договора и осуществляют закупку материалов.

Заказы на поставку товаров, работ, услуг размещаются на основании заявок структурных подразделений ООО «Тиккурила», нуждающихся в приобретении продукции.

Органы управления закупками делятся на три группы:

• Рабочие органы ООО «Тиккурила» (структурные подразделения ООО «Тиккурила», выполняющие 4 функции закупок);
• Органы, принимающие решения по выбору контрагента (Закупочная комиссия Предприятия, Уполномоченной организации);
• Контролирующие органы (Центральный арбитражный комитет Корпорации, контролирующие органы и ООО «Тиккурила»).

Заказчик

Участник процедуры закупки

ООО «Тиккурила»- Методологический центр

- Контролирующий орган

Уполномоченная организация

Закупочная комиссия

Рис.2.6.Система материально-технического обеспечения ООО «Тиккурила»

В целях обеспечения размещения заказа приказом генерального директора на структурные подразделения ООО «Тиккурила» возлагаются следующие функции:

Планирование размещения заказа:

- составление ежегодного плана проведения процедур закупки (Программа закупок);

- корректировка Программы закупок;

- подготовка отчета о проведении процедур закупки;

- иные функции связанные с планированием размещения заказа.

Размещение заказа:

- проведение маркетинговых исследований;

- подготовка документации, необходимой для проведения процедур закупок;

- проведение процедуры закупки.

Заключение и контроль исполнения договоров:

- разработка и согласование проектов договоров;

- обеспечение заключения договора с поставщиком на условиях, содержащихся в проекте договора, документации процедуры закупки и принятого предложения поставщика;

- осуществление контроля за соблюдением поставщиком условий договора [7].

Контроль размещения заказа:

- осуществление проверки соответствия проводимых процедур размещения заказа ООО «Тиккурила» в области закупок;

- рассмотрение жалоб участников процедуры закупки, поступившие в адрес Заказчика;

- согласование проведения процедуры закупки у единственного поставщика;

- иные функции связанные с контролем размещения заказа (табл.2.3).

Таблица 2.3

Этапы и сроки формирования заявок

Продолжение таблицы 2.3

Общая схема размещения заказа представлена на рис.2.7.

Заявки

Обработка заявок

Проект договора (типовая форма договора)

Определение НМЦ

Техническое задание

Начальная

(максимальная) цена

НМЦ < 500 т.р.

500 т.р > НМЦ < 3000 т.р.

НМЦ > 3000 т.р.

Согласование закупки с УО

Процедура

закупки

Заключение

договора

Исполнение

договора

где УО – Уполномоченная организация;

НМЦ – начальная (максимальная) цена

Рис.2.7.Общая схема размещения заказа

Закупка продукции осуществляется в основном у поставщиков, включенных в «Перечень одобренных поставщиков». Отделом снабжения актуализирован «Перечень одобренных поставщиков», 97% поставщиков имеют категорию А (высшую).

Объем закупленной в 2014 году продукции, отнесенной к категории «несоответствующей», составил 0,05%. Произошло значительное уменьшение объема несоответствующей закупаемой продукции при значительном увеличении объема закупок (218883 кг – в 2013 г и 887011 кг – в 2014 г).

Анализ данных о своевременности выполнения заявок подразделений по закупке продукции выявил нестабильность поставок, которая объясняется в основном несовершенством планирования и недостатком кадров в структурах снабжения.

В случае если НМЦ закупки превышает три миллиона рублей, специалист готовит Заявку на согласование проведение закупки в УО и приложения к ней по форме утвержденной Уполномоченной организации в области закупок (рис.2.8).

Процедуры закупки

конкурентные

неконкурентные

у единственного источника

(поставщика, подрядчика, исполнителя)

путем проведения торгов

без проведения

торгов

конкурс

(не менее 30 дней)

запрос ценовых котировок

(не менее 5 дней)

редукцион

(не менее 20 дней)

запрос

предложений

(не менее 10 дней)

редукцион в электронной форме

(не менее 10 дней)

конкурентные переговоры

(не менее 15 дней)

Рис.2.8.Основные процедуры закупок и их продолжительность

Из проведенных данных видно, что в компании обеспеченность материальными ресурсами происходит не ритмично. Причиной аритмичности в данном случае является: