Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

• 1. Далее выберите тип запроса из всплывающего списка в поле «Выберите тип»;
  2. Заполните все поля, указанные в запросе;
  3. Знаком «*» обозначены поля обязательные к заполнению;
  4. В случае если какие-либо поля остались незаполненными или заполнены неправильно, система выдаст ошибку с подсказкой что нужно исправить;
  5. После того, как запрос будет правильно заполнен и отправлен, он автоматически будет отправлен ответственным сотрудникам;
  6. Далее у вас есть возможность отслеживать процесс обработки отправленного запроса;
  7. Если по вашему запросу возникнут какие-то проблемы, с вами свяжутся специалисты;
  8. Если у вас возникают проблемы при составлении запроса, вы можете обратиться к Нугмановой Диане по номеру и Храмышкиной Ольге по номеру.
  9. В случае если у вас отсутствует Интернет-соединение или какие-либо другие проблемы с Администраторской панелью, вы можете отправить свой запрос по электронной почте на Храмышкину Ольгу, соблюдая стандартную форму запросов (все необходимые поля для заполнения указаны в п. 3);
  10. Если ни один из представленных запросов вам не подходит, вы можете отправить запрос на имя Храмышкиной Ольги;
  11. Распечатайте данную инструкцию и ознакомьте персонал с процедурой подачи запросов через «Администраторскую панель».

Классификации запросов

• 1. Запрос на создание КЛП (EDI) - Запрос отправляется в случае, если у вас отсутствует заказ на приемку по поставщикам, работающим по EDI в системе Axapta;
  2. Запрос на создание КЛП (электронка) - Запрос отправляется в случае, если у вас отсутствует заказ на приемку по поставщикам, работающим с электронками в системе Axapta (список ниже).
  3. Запрос на перенос даты КЛП - Запрос отправляется в случае, если у вас не совпадает дата заказа на приемку (КЛП) в системе Axapta с фактической датой приемки товара;
  4. Запрос на предоставление документов - Запрос отправляется в случае, если документы необходимые для закрытия поставки были утеряны или у водителя не было документов с собой и т.д;
  5. Запрос на отмену приемки   - запрос отправляется в случае, если вы ошибочно обработали приемку или не составлен акт с указание излишек/недостач;
  6. Запрос на разноску документов – запрос отправляется в случае, если вы не можете закрыть накладную самостоятельно (неверная сумма, наличия акта расхождения) и только если сканы документов выложены в систему «Axapta». Внимание! Запрос отправляется только на следующий день после добавления документов в Аксапту.

3. Пошаговое формирование запросов.

Запрос на создание КЛП (EDI).

• Выберете категорию из всплывающего списка в поле «Выберете категорию». Категория соответствует типу товара, по которому отсутствует КЛП;
• В поле «Поставщик» введите наименование поставщика (ООО «Нозоми»);
• В поле «Номер заказа на покупку» введите номер. Внимание! Номер начинается с «ЗП0 или ЗП12…» (Пример: ЗП02053705);
• В поле «От какого числа» введите дату заказа на покупку (Пример: 25.02.2015).
• В поле «Комментарий» вы можете указать дополнительные сведения, касающиеся данной заявки.
• Нажмите кнопку «Отправить»
• Если какие-либо поля были заполнены неверно – система выдаст ошибку с указанием полей, где информация заполнена неверно или не заполнена вообще. Исправьте или заполните недостающие поля и нажмите «Отправить».

Пример правильно заполненной заявки

3.2. Запрос на создание КЛП (электронка).

• Выберете категорию из всплывающего списка в поле «Выберете категорию». Категория соответствует типу товара, по которому отсутствует КЛП;
• В поле «Поставщик» выберете поставщика из всплывающего списка.

Внимание! Данный запрос отправляется только по поставщикам:

• В поле «Номер заказа на покупку» введите номер. Внимание! Номер начинается с «ЗП0 или ЗП12…» (Пример: ЗП02053705);
• В поле «От какого числа» введите дату заказа на покупку (Пример: 25.02.2015).
• В поле «Комментарий» вы можете указать дополнительные сведения, касающиеся данной заявки.
• Нажмите кнопку «Отправить»
• Если какие-либо поля были заполнены неверно – система выдаст ошибку с указанием полей, где информация заполнена неверно или не заполнена вообще. Исправьте или заполните недостающие поля и нажмите «Отправить».

Запрос на перенос даты КЛП.

• Выберете категорию из всплывающего списка в поле «Выберете категорию». Категория соответствует типу товара, по которому указана неверная дата КЛП;
• В поле «Номер заказа на покупку» введите номер. Внимание! Номер начинается с «ЗП0 или ЗП12…» (Пример: ЗП 02053705);
• В поле «Поставщик» введите наименование поставщика (ООО «Нозоми»);
• В поле «От какого числа» введите дату заказа на приемку (Пример: 20.02.2015);
• В поле «На какое число» введите дату, на какое число вам нужно перенести дату заказа на приемку (Пример: 25.02.2015)
• В поле «Комментарий» вы можете указать дополнительные сведения, касающиеся данной заявки.
• Нажмите кнопку «Отправить»
• Если какие-либо поля были заполнены неверно – система выдаст ошибку с указанием полей, где информация заполнена неверно или не заполнена вообще. Исправьте или заполните недостающие поля и нажмите «Отправить».

Пример правильно заполненной заявки

Запрос на предоставление документов.

• Выберете категорию из всплывающего списка в поле «Выберете категорию». Категория соответствует типу товара, по которому необходимо предоставить документы;
• Галочками отметьте типы документов, которые необходимо предоставить: Счет-фактура; Накладная; Документ из реестра сертификатов;
• В поле «Поставщик» введите наименование поставщика (ООО «Нозоми»);
• В поле «Номер заказа на покупку» введите номер. Внимание! Номер начинается с «ЗП0 или ЗП12…» (Пример: ЗП02053705);
• В поле «Необходимые документы» отметьте галочками необходимые вам копии документов (Пример: счет-фактура, товарная накладная)
• В поле «Причина предоставления документов» укажите причину, почему у вас отсутствуют данные документы (Пример: документы были утеряны сотрудниками магазина или документы не привез с собой водитель и т.п.)
• Нажмите кнопку «Отправить»
• Если какие-либо поля были заполнены неверно – система выдаст ошибку с указанием полей, где информация заполнена неверно или не заполнена вообще. Исправьте или заполните недостающие поля и нажмите «Отправить».

Пример правильно заполненной заявки

Запрос на отмену приемки

• В поле «Поставщик» введите наименование поставщика (ООО «Нозоми»);
• В поле «Номер заказа на покупку» введите номер. Внимание! Номер начинается с «ЗП0 или ЗП12…» (Пример: ЗП02053705);
• В поле «От какого числа» введите дату заказа на покупку (Пример: 25.02.2015).
• В поле «Комментарий» вы можете указать дополнительные сведения, касающиеся данной заявки.
• Нажмите кнопку «Отправить»
• Если какие-либо поля были заполнены неверно – система выдаст ошибку с указанием полей, где информация заполнена неверно или не заполнена вообще. Исправьте или заполните недостающие поля и нажмите «Отправить».

Пример правильно заполненной заявки

Запрос на разноску документов

• В поле «Поставщик» введите наименование поставщика (ООО «Нозоми»);
• В поле «Номер заказа на покупку» введите номер. Внимание! Номер начинается с «ЗП0 или ЗП12…» (Пример: ЗП02053705);
• В поле «От какого числа» введите дату заказа на покупку (Пример: 25.02.2015).
• В поле «Комментарий» вы можете указать дополнительные сведения, касающиеся данной заявки.
• Нажмите кнопку «Отправить»
• Если какие-либо поля были заполнены неверно – система выдаст ошибку с указанием полей, где информация заполнена неверно или не заполнена вообще. Исправьте или заполните недостающие поля и нажмите «Отправить».
• Запрос отправляется только в случае, если сканы документов выложены в систему Аксапта, и только на следующий день после добавления документов.

Пример правильно заполненной заявки

Статус обработки запроса

Для того чтобы проверить статус обработки вашего запроса необходимо выполнить следующее:

• После отправки запроса на категорию необходимо перейти на вкладку «Перейти к списку всех запросов», кликнув левой клавишей мыши на соответствующем поле

• Перейдя в раздел просмотра всех отправленных запросов, вы увидите статус обработки вашей запроса – «В работе»

• Для того, чтобы быстро просмотреть запрос, необходимо нажать на строку с наименованием вашего магазина в столбце «№»

• После того, как ваш запрос будет обработан, на электронную почту магазина придет уведомление следующего типа:

• После того, как запрос будет обработан, вы увидите это в системе. Ваш запрос примет статус «Обработан» и будет выделен зеленым цветом.

• В случае если запрос фактически обработан или уже не актуален, но статус запроса остался в системе по-прежнему «В работе» вы можете самостоятельно закрыть запрос, нажав на поле «Запрос выполнен» в разделе «Опции».

Работа в категории с электронными запросами

• 1. После того, как магазин оформил запрос в системе, на групповую почту категории придет письмо с запросом по форме: