Добавлен: 19.10.2018
Просмотров: 7403
Скачиваний: 3
151
Сортировка и фильтрация записей (в режиме таблицы).
При
поиске
некоторого
значения
Access
находит
и
отображает
соответствующую запись. Но если заданному критерию удовлетворяет несколько
записей, то для удобства работы возникает необходимость отобразить на экране
только их. С помощью кнопок сортировки и фильтрации, находящихся на панели
инструментов (или команд Фильтр) и Сортировка из меню Записи ), можно
отобразить на экране только необходимые для работы записи, а также быстро
отсортировать их в нужном порядке. Для сортировки всей таблицы используются
две кнопки сортировки, а для выбора определенных записей — три кнопки
фильтрации. Быстрая сортировка. Иногда необходимо отсортировать записи в
определенной последовательности Кнопки сортировки панели инструментов
позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Сначала
выберите поля для сортировки, а затем щелкните на кнопке
Сортировка по возрастанию (А-Я) или Сортировка по убыванию (Я-А).
Для выбора поля сортировки достаточно поместить в него курсор на уровне
любой записи. После этого щелкните на соответствующей кнопке, и данные
мгновенно будут отсортированы. Если вы хотите сортировать данные по нескольким
полям, выделите несколько столбцов. Для этого сначала выделите один столбец, а
затем нажмите клавишу и перетащите курсор. (Таким образом, выделяются смежные
столбцы). При этом записи таблицы отсортируются сначала по первому столбцу,
затем по второму и т.д. Если же нужно выделить несмежные столбцы, то, как уже
упоминалось выше, их нужно переместить, чтобы они располагались рядом. Чтобы
восстановить первоначальный порядок расположения записей, воспользуйтесь
командой Записи^Удалить фильтр
Печать записей.
Записи таблицы можно распечатать в виде строк и столбцов. Воспользуйтесь
простейшим способом — выберите команду Файл>Печать или щелкните на кнопке
Печать, расположенной на панели инструментов. При этом появится диалоговое
окно. Предположим, вы установили принтер в системе Microsoft Windows 95/NT.
Щелкните на кнопке ОК и напечатайте тем шрифтом, который вы выбрали для
отображения (или его ближайшим эквивалентом для принтера). На распечатке будут
также отражены все опции, установленные на момент печати таблицы. Скрытые
столбцы напечатаны не будут. Линии сетки печатаются только в том случае, если в
диалоговом окне Вид сетки (которое вызывается командой Формат^Ячейки)
отмечены кнопки опций в группе Линии сетки. Для распечатки потребуется столько
страниц, сколько необходимо для размещения всех данных. Причем разделение
данных на страницы Access выполняет автоматически.
152
Печать таблицы.
Управлять процессом печати можно из диалогового окна Печать, выбирая
следующие опции. Печатать - Распечатывает всю таблицу или только выбранные
страницы или записи. Копии - Определяет число копий. Разобрать - Определяет,
будет ли распечатка разобрана по копиям. С помощью кнопки Свойства можно
вызвать диалоговое окно настройки принтера. Кнопка Настройка принтера
позволит определить поля и заголовки.
Предварительный просмотр.
Иногда перед печатью отчета возникают некоторые сомнения. Например, не
лучше ли изменить высоту строк и ширину столбцов либо выбрать другой шрифт?
Поэтому перед печатью всегда стоит вывести отчет на экран, чтобы убедиться, что с
ним все в порядке. Для этого щелкните на кнопке Предварительный просмотр,
находящейся на панели инструментов, выберите команду Файл^Предварительный
просмотр. В результате появится окно предварительнoro просмотра. После щелчка
на кнопке Предварительный просмотр вы перейдете в режим предварительного
просмотра перед печатью. На экране будет показана первая из печатаемых страниц,
а на панели инструментов появятся новые кнопки. Для перемещения по страницам
можно воспользоваться кнопками, расположенными в нижней части окна
предварительного просмотра (так же, как при перемещении по записям в режиме
таблицы).
Кнопки панели инструментов обеспечивают быстрый доступ к следующим
опциям печати: Закрыть - Возвращает в режим таблицы. Печать - Открывает
диалоговое окно Одна страница - Показывает одну страницу в режиме
Предварительный просмотр. Две страницы - Показывает две страницы в режиме
Предварительный просмотр. Выбор масштаба - Увеличивает или уменьшает
масштаб отображения документа. Чтобы просмотреть более двух страниц,
выполните команду Вид^Число страниц, а затем выберите 1, 2, 4, 8 или 12. Если вы
удовлетворены видом таблицы в режиме предварительного просмотра и хотите ее
распечатать, щелкните в кнопке Печать, расположенной на панели инструментов.
Если же вас что-то смущает, щелкните на кнопке Закрыть, и вы вернетесь в режим
таблицы, где можно будет отредактировать данные или изменить макет.
Заключение.
Рассмотрены приемы ввода данных в режиме таблицы, перемещения по строкам
и столбцам и изменения данных, передвижения строк и столбцов и изменения их
размеров, предварительного просмотра и распечатки таблиц.
• В режиме таблицы данные отображаются в виде строк (записей) и столбцов
(полей).
153
• С помощью полос прокрутки, клавиш управления курсором, опций меню и
кнопок перехода можно быстро передвигаться по таблице и помещать курсор в
любой записи или любом поле.
• Перейти в режим таблицы можно из любого окна режима Конструктор,
щелкнув на кнопке Режим таблицы (можно также щелкнуть на кнопке Открыть в
окне базы данных).
• При вводе данных в таблицу соответствующая строка отмечается маркером
новой записи. Access выполняет автоматическую проверку допустимости данных
различного типа (имеются в виду типы Числовой, Денежный, Дата/время, и
Логический). Причем на уровне таблицы или формы вы можете добавить свои
собственные правила проверки допустимости данных. OLE-объекты (например:
звук, рисунки, графики, документы Word и цифровые видеозаписи) можно вставить
в поле типа OLE с помощью команды Вставка>0бъект
С помощью кнопок перемещения (расположенных в нижней части таблицы)
можно быстро перемещаться по записям.
Заданные значения можно находить и заменять с помощью команды
Правка^Найти или Правка^Заменить
Для вставки в поле принятого по умолчанию значения нужно нажать. В полях
некоторых типов данные редактировать нельзя. Это поля типа Счетчик,
вычисляемое, блокированное, недоступное, поле с блокированными записями, а
также поля из некоторых типов запросов.
С помощью функции отмены можно отменить ввод значения поля, текущей
записи или сохраненной записи. Чтобы удалить запись, нужно выбрать ее и нажать
клавишу Удалить.
Внешний вид таблицы можно изменить, по-новому упорядочивая поля, изменяя
отображаемую ширину столбца или высоту строки и выбирая другие шрифты
Столбцы можно скрывать и отображать, закреплять и освобождать; можно
также удалять и отображать на экране линии сетки.
С помощью кнопок сортировки можно мгновенно изменять порядок
расположения записей при отображении.
Кнопки Фильтр по выделенному и Изменить фильтр используются для
определения порядка сортировки или критериев фильтрации записей в таблице.
Команда Файл^Печать применяется для печати таблицы, а команда
Файл^Предварительный просмотр — для предварительного просмотра страниц
перед печатью.
154
Приложение 2
Примеры масок ввода
Маски ввода используются в полях (в таблицах и запросах), в текстовых
полях и в полях со списком (в формах) для форматирования данных и
управления вводимыми значениями. Маска ввода состоит из текстовых
символов (таких как точки, тире, скобки), разделяющих пустые интервалы,
предназначенные для заполнения. Свойство Маска ввода (InputMask) состоит
из текстовых и специальных символов, определяющих тип значений, которые
могут быть введены в данную позицию. В основном маски ввода используются
в текстовых полях и полях даты/времени, а также в числовых и денежных.
Данный раздел содержит справочные сведения по следующим вопросам.
Примеры масок ввода
Определение масок ввода
Допустимые символы масок ввода
Примеры масок ввода
В приведенной ниже таблице указаны описания некоторых масок ввода и
примеры значений, которые в них могут быть введены. В конце данного
раздела снова обратитесь к таблице за сведениями о кодах, используемых для
создания масок ввода.
Описание маски ввода
Примеры значений
(000) 000-0000
(206) 555-0248
(999) 999-9999'
(206) 555-0248
( ) 555-0248
(000) ААА-АААА
(206) 555-TELE
#999
-20
2000
>L????L?OOOLO
GREENGR339M3
МАЙ Р 452Ю7
>LOL OLO
Т2Ф 8М4
00000-9999
98115-
98115-3007
>L<?????????????????
Мария
Иван
ISBN 0-&&&&&&&&&-0
ISBN 1-55615-507-7
ISBN 0-13-964262-5
>LLOOOOO-
DB51392-0493
Определение масок ввода
Определение маски ввода может состоять из трех разделов, разделенных
знаком точка с запятой, например, (999) 000-0000!;0;" ".
155
Раздел
Описание
Первый
Собственно маска ввода.
Второй
Указывает, следует ли сохранять текстовые символы.
0= текстовые символы сохраняются вместе с введенными значениями
1 или пустое значение = сохраняются только введенные символы
Третий
Символ, выводящийся в маске ввода на месте пустых символов.
Допускается использование любого символа; для отображения
пробела, следует ввести " " (прямые кавычки, пробел, прямые
кавычки). Если данный раздел описания оставить пустым, то для
представления пустых символов используется символ подчеркивания
( _ ).
Допустимые символы масок ввода
В приведенной ниже таблице указано, как Microsoft Access интерпретирует
символы, содержащиеся первой части описания в свойстве Маска ввода
(InputMask). Чтобы включить в маску текстовые константы, отличные от
представленных в таблице, в том числе символы и пробелы, следует просто ввести
их в нужную позицию. Чтобы включить один из следующих символов в качестве
текстовой константы, необходимо перед ним ввести символ обратной косой черты \.
Символ
Описание
0
Цифра (от 0 до 9, ввод обязателен; символы плюс [ + ] и минус [-]
не допускаются).
9
Цифра или пробел (ввод не обязателен; символы плюс и минус не
допускаются).
#
Цифра или пробел (ввод не обязателен; пустые символы
преобразуются в пробелы, допускаются символы плюс и минус).
L
Буква (от А до Z или от А до Я, ввод обязателен).
?
Буква (от А до Z или от А до Я, ввод не обязателен).
А
Буква или цифра (ввод обязателен).
а
Буква или цифра (ввод необязателен).
&
Любой символ или пробел (ввод обязателен).
С
Любой символ или пробел (ввод необязателен).
. , : ; - /
Десятичный разделитель и разделители тысяч, значений дат и
времени. (Отображаемый символ зависит от настроек языка и
стандартов на панели управления Windows.)
<
Указывает перевод всех следующих символов на нижний регистр.
>
Указывает перевод всех следующих символов на верхний регистр.
!
Указывает заполнение маски ввода справа налево, а не слева
направо. Заполнение маски символами всегда происходит слева