Файл: Значение профессионального управления бизнес-коммуникациями для успешной деятельности индивидуального предпринимателя.pdf

Анализ и оценка ситуации необходимы в работе по связям с общественностью на всех этапах и в каждый момент.

PR-кампания начинается с обсуждения реальной проблемы, сформулированной в результате изучения обстановки и ваших интересов. Сначала - в узком кругу специалистов и единомышленников, затем во все более широкой аудитории людей, от которых зависит судьба кампании и проблемы – журналистов, представителей исполнительной и законодательной властей, других НКО, бизнесменов, населения. Этот первый этап – уже PR-действие, называемое продвижением темы.

В процессе таких обсуждений рождается концепция самой PR-кампании, то есть формулировка проблемы в том виде, в котором она будет наиболее точно и полно воспринята всеми, и основной способ ее решения. Для гражданского сектора наиболее продуктивный способ решения любой проблемы – коллективный, т.е. объединяющий усилия многих людей и организаций.

2.2 «Эффективные бизнес-коммуникации с клиентами»

Очень много конфликтов между людьми происходит из-за проблем в общении, из-за того, что люди не смогли найти взаимопонимание, и в результате делают неправильные выводы или принимают неверные решения.

Особенно важно установить эффективные бизнес-коммуникации с клиентами. В большинстве случаев нужно уметь просто внимательно слушать, они сами расскажут: что им необходимо, каким образом и в какие сроки они хотят что-то получить.

Хороший собеседник не обязательно должен разбираться во всем, поддерживать беседу на любую тему или последовательно излагать свои мысли, он просто умеет слушать и быть терпеливым. Если представители малого бизнеса хотят, чтобы клиенты и партнеры ценили их, то они должны их внимательно и с пониманием выслушивать. Своей заинтересованностью представители малого бизнеса дают понять, что мнение клиентов, взгляды и мысли действительно важны и интересны для них, тогда человек знает, что ему доверяют, он ощущает свою ценность и значимость для общества.

Представьте, что на производственном совещании представители малого бизнеса выступает с важным докладом, и, окинув взглядом присутствующих, видит, что на их лицах нет ни малейшей тени заинтересованности. Они не смотрят на представители малого бизнеса и явно отвлекаются: кто-то в своей записной книжке выводит каракули, кто-то смотрит в окно, кто-то с соседом играет в морской бой, а остальные шепчутся о своем. Каждый человек в такой ситуации будет чувствовать себя малозначимым и неинтересным. Но если все обратят свое внимание в его сторону, и будут слушать, кивая и поддакивая, задавая уточняющие вопросы, то можно сделать вывод, что обсуждаемая тема интересна.

Некоторые люди по ряду причин не желают слушать клиентов, что может быть обусловлено несовпадающим с собеседником собственным мнением, ленью, отсутствием терпения и интереса. Поэтому, предстоит выбор: избавится от привычки невнимательно относиться к собеседнику или потерять своих клиентов. Очень важно, чтобы каждый клиент чувствовал себя значимым и важным, а это зависит только от личностных качеств и профессиональных навыков.

В разговоре никогда не перебивайте клиента, похвастаться своим опытом и знаниями представители малого бизнеса всегда успеют. Не нужно заканчивать за собеседника мысли, нужно дать ему высказаться, иначе у него пропадет всякое желание общаться. Иногда люди задают вопросы и сами же из-за отсутствия терпения предпочитают на них и отвечать, не дожидаясь ответа. Проявленное уважение и внимание послужат мотивацией для клиента продолжать отвечать на заданный вопрос. Получив исчерпывающий ответ, представители малого бизнеса смогут более компетентно отстоять свою позицию и произвести на него большее впечатление.

2.3 «Проверки охраняемых объектов»

Особенностью современных рынков является то, что ситуация на них может стремительно изменяться в короткие промежутки времени, что требует быстрой реакции и выработки новых подходов к ведению бизнеса. Чтобы сохранять в таких сложных условиях лидирующие позиции, нужно постоянно изменять и адаптировать управленческую структуру организации, а так же изучить и осваивать все перспективные методики бизнеса. Использование электронных средств коммуникаций становится одним из ключевых условий для выживания компаний в условиях жесткой конкуренции. В компаниях и фирмах уже давно применяется на практике создание «виртуальных» команд из инженеров, маркетологов, финансистов подразделений, которые разрабатывают различные проекты, не встречаясь друг с другом. Причем менеджеры отмечают в таких случаях минимальное противодействие со стороны различных бюрократических факторов, а также возрастающую мотивацию работников при наличии общей цели и чувства общности при работе над такими проектами.

С развитием в последние годы современных информационных систем и систем международной связи появляется практическая возможность отойти от традиционной бумажной документации как главного носителя информации, на котором отражаются все стадии реализации коммерческой сделки. Использование бумажной документации, а также привычных методов ее обработки пересылки на практике очень часто приводит к большим производственным коммерческим издержкам. Разработанные к настоящему времени технологии электронной коммерции позволяют предпринимателям при осуществлении сделок передавать информацию с помощью современных информационно-коммуникационных систем, достигая при заключении, подтверждении и выполнении коммерческих сделок повышенной точности, скорости и эффективности. Электронная коммерция объединяет, таким образом, все формы деловых операций и сделок, осуществляемых электронным способом. Кроме того, применение современных информационных технологий и систем коммуникации уже сейчас способно вывести на качественно новый уровень все аспекты ведения бизнеса, в том числе создать эффективную систему обмена информацией внутри организаций.

Руководителям и менеджерам организаций, да и просто рядовым сотрудникам очень важно развить в себе умения и навыки эффективной коммуникации и межличностного общения, способность к концентрации внимания, а также нужно улучшать работу своей памяти, для того чтобы преуспеть в работе с большими потоками данных и управлять информацией.

Один человек или один комитет никогда не будет в курсе всех вопросов в каждом подразделении или дочерней компании. Руководителям следует вырабатывать новые стратегии и общие установки и обеспечивать служащих адекватным инструментарием для сбора информации и знаний со всего мира. Не стоит самостоятельно принимать все решения. Компании, пытающиеся осуществить на практике концепцию управления «сверху вниз», направляя из центра каждый шаг на местах, просто не будет успевать поворачиваться в стремительном темпе новой экономики. Инструментарий администрирования децентрализованной системы- полезная вещь, но настрой на управление всеми действиями работников из центра контрпродуктивен. Электронные средства должны стимулировать творческий потенциал работников и производительность из труда. Какие бы ценные указания не давало начальство, работникам интеллектуального труда необходимы еще и средства исследования, обмена друг с другом полученными результатами и идеями, а так же внесения в бизнес-процессы изменений в реальном масштабе времени.

Варианты обмена и распространения информации:

• Распределение информации
• Мобильная связь
• Группа сбыта
• Обслуживающий персонал

Распределение информации- быстрое распространение рабочей информации- приказов, меморандумов, планов и других рабочих документов- играет ключевую роль в географически разбросанных компаниях. С помощью Интернета фирма может организовать доступ к своим внутренним базам данных и экспертным базам знаний.

Мобильная связь. Любая компания, сотрудники которой часто отправляются в командировки, может убедиться на собственном опыте, что организация доступа к Интернету по коммутируемым каналам с использованием сотовых модемов может существенно ускорить передачу необходимой в повседневной работе информации. Более того, существующие на сегодняшний день средства мультимедиа позволяют создавать интерактивные каталоги, демонстрационные видеоклипы и руководства эксплуатации, которые коммивояжер может загрузить, подключившись к серверу компании, и продемонстрировать клиенту во время встречи с ним.

Группа сбыта- Локальная группа сбыта, располагающая доступом в Интернет, может осуществлять размещение заказов, определять необходимые объемы оптовых партий, обслуживать нестандартные запросы и направлять регулярные отчеты о результатах проделанной работы. Если же группа располагает средствами мультимедиа, то она может организовать демонстрацию самых последних изделий компании в режиме он-лайн, не обременяя себя при всем этом затратами на приобретение видеосистемами и расходами на командировки или почтовыми расходами по доставке свежих видеоматериалов.

Обслуживающий персонал. Персонал, обслуживающий постоянных клиентов, путем использования Интернета получает преимущество за счет доступа к поддерживаемым и регулярно обновляемым базам данных по ремонту, ремонтным средствам и запасным частям, имеющимся в наличии, как в самой компании, так и у сторонних организациях, а так же при необходимости может получить консультацию у своих экспертов.

2.4 Общая характеристика ООО ЧОП «Барс-А»

ООО ЧОП «Барс-А» является охранным предприятием, зарегистрировано по адресу: Россия, г. Москва, ул. Каховка, д. 10 ст. 3, ИНН\ОГРН: 7723602708\ 1077746366323. Организационно-правовая форма – общество с ограниченной ответственностью. Полное наименование – общество с ограниченной отвептственностью частное охранное предприятие «Барс-А». Основным видом деятельности ЧОП «Барс-А», согласно сведениям из ЕГРЮЛ (единый государственный реестр юридических лиц), является ведение частной охранной деятельности.

Основным видом деятельности ЧОП «Барс-А» является охрана частных и государственных объектов (магазины, банки, торговые центры, электростанции, станции водоснабжения и др.)

Таблица 1

Ценности, миссия, цели и задачи функционирования ИП Шмелев Н.Б.

Так же, в услуги ЧОП «Барс-А» входит личное соправождение клиента.

Для более эффективной работы любой фирмы, в первую очередь необходимо иметь совершенную организационную структуру управления. ЧОП «Барс-А» в своей деятельности опирается на линейную структуру управления (рис. 1).

Генеральный директор

Юрист

Бухгалтер

Главный охранник

Охранник

Рисунок 1 - Структура управления цветочным магазином

Для этой структуры характерно сосредоточение всех функций управления в руках директора фирмы. Это проявляется в непосредственном подчинении по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим.

Необходимо отметить, что линейная структура имеет ряд достоинств:

• четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными;
• быстрота реакции в ответ на прямые указания;

личная ответственность руководителя за конечные результаты предприятия и др.

Преимущества и недостатки организационной структуры частного охранного предприятия представлены в таблице 2.

Таблица 2

Преимущества и недостатки организационной структуры ЧОП «Барс-А»

Проведем PEST анализ для ЧОП «Барс-А» в таблице 3 представлены ключевые аспекты результатов данного анализа.

Таблица 3

Ключевые аспекты PEST анализа для ЧОП «Барс-А»