Файл: Развитие мобильных технологий бронирования и резервирования в гостиничном бизнесе (Организация и технология работы службы приема и размещения).pdf

При регистрации клиенту выписывается счёт за проживание форма №3-Г. Счет выписывается в трех экземплярах: первый выдается клиенту, второй вместе с «Кассовым отчетом» - форма №5-Г ежедневно сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты, в контрольной картотеке. При автоматизированном способе ведения расчетов счёт заполняется в двух экземплярах. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя. Работник бухгалтерии сверяет формы №3-Г, №3-Гм с формой №1-Г (анкетой).

«Кассовый отчет» – форма №5-Г, составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчёты с проживающим. Первый экземпляр вместе со счетами (форма №3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица. Работник бухгалтерии сверяет данные, указанные в форме №5-Г с данными в формах №3-Г, №3-Гм.

После оплаты администратор заполняет карту гостя – форма №4-Г . Данный документ дает право клиенту на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенных на территории гостиницы. Многие гостиницы используют Карту гостя, как средство рекламы. На ней должна быть указана информация о расположении гостиницы, о работе вспомогательных и дополнительных служб, их расположение, режим работы и так далее.

Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету производится по форме №7-Г . Он ведется дежурным администратором или портье в двух экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда проживающих и служит основанием к оплате счета͵ предъявляемого предприятию, организации.

Российские гостиницы посещают не только граждане нашей страны, но и иностранцы. Въезд на территорию РФ требует визы. Во время регистрации администратор проверяет срок действия визы, проставляет в визе регистрационный номер гостя, название гостиницы и дату регистрации. В случае если гостиницу посещают иностранные гости, то в данном случае в гостинице обязательно должен быть журнал регистрации иностранных граждан – форма №2-Г .

В случае, когда гость потребляет дополнительные услуги оформляется квитанция на предоставление дополнительных услуг – форма №12-Г.Квитанция составляется в двух экземплярах: первый представляется в бухгалтерию, второй - клиенту.

При проживании в гостинице, у гостя могут измениться какие-либо обстоятельства, в связи с которыми, он может выехать из гостиницы досрочно. В этом случае постояльцу возвращается часть денежных средств, заплаченных им за проживание, и заполняется квитанция на возврат денег по форме №8-Г. Выписывается данная квитанция работником гостиницы в одном экземпляре. Сдается в бухгалтерию вместе с «Кассовым отчетом» (ф. №5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (форма №3-Г) или на первом и втором (форма №3-Гм) делается отметка о произведенном возврате. Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в форме №8-Г с подписью в форме №1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую.

Может случиться так, что по неосторожности или случайности постояльца, имущество гостиницы приходит в негодность. В этом случае работники гостиницы обязаны составить Акт о порче имущества гостиницы форма №9-Г.

Всё документационное обеспечения процесса «бронирования», необходимо для качественного и быстрого обслуживания гостей, а также для слаженной работы сотрудников гостиницы. Все документы являются бланками строгой отчетности, и требуют от персонала гостиницы бережного хранения и внимательного заполнения.

1.5 Программы «бронирования» используемые в деятельности службы приема и размещения

Организовать работу гостиничного комплекса с максимальной эффективностью и в соответствии с современными мировыми требованиями можно только с использованием современных компьютерных технологий. Вопрос комплексной автоматизации процессов бронирования, регистрации и размещения гостей, расчетов с ними, агентами, туроператорами является весьма актуальным для российских гостиниц. Программы автоматизации используются практические всеми гостиницами в РФ, одна из таких программ представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 -  Программа автоматизации в гостинице - «Shelter»

Программа «Shelter» (рис.1.3). Добавлять информацию в неё очень просто. Программа обладает современным и удобным интерфейсом. Пользователю предлагается множество удобных «горячих» клавиш и возможность одновременной работы с несколькими окнами.

Также при добавлении номеров в систему можно использовать шаблон. То есть достаточно указать диапазон номеров и шаг их генерирования, все остальное программа сделает автоматически.

Рисунок 1.3- Программа автоматизации гостиницы «Epitome PMS».

Программная система бронирования и автоматизированного обеспечения «Epitome PMS». Система управления гостиницей «Epitome PMS» для платформы Microsoft Windows - это новейшее поколение систем автоматизации компании Hotel Information Systems, входящих в семейство программных продуктов Epitome Solutions. Система «Epitome PMS» сертифицирована Microsoft.

«Еpitome PMS» построена по модульному принципу, что позволяет настраивать систему в соответствии со своими потребностями. В зависимости от набора модулей система успешно функционирует как в небольших гостиницах, так и в крупных гостиничных комплексах и цепочках. Модули системы разработаны в едином техническом и технологическом стиле и имеют общий функциональный инструментарий и взаимосвязь.

Интегрированные модули системы «Epitome PMS» включают:

• Базовый модуль (Портье, Бронирование, Кассир, Управление номерным фондом, Управление тарифами, Отчетность)
• Групповые продажи
• Управление туристическими агентствами
• История гостя/История компании
• Подарочные сертификаты
• Счета к получению
• Модуль отчетности

Система основана на передовых технологиях управления гостиницей, «Epitome PMS» функционирует в среде Windows, обладает 32-битной архитектурой и открытой структурой данных под управлением мощной СУБД MS SQL Server.

Основным модулем системы является Базовый модуль, предназначенный для автоматизации наиболее важных производственных операций. Контроль доступа пользователей осуществляется с помощью системы паролей и прав.

Функциональные возможности базового модуля включают:

• Бронирование - система анализирует наличие комнат на указанный период, предлагает на выбор различные тарифные планы, обращается к архиву договоров с фирмами, позволяет вносить информацию по месту и времени встречи гостя и автоматически распечатывает подтверждение брони.
• Поселение - система анализирует состояние и атрибуты комнат, позволяет зарегистрировать паспортные данные гостя и автоматически распечатывает регистрационную карту гостя.
• Выписка - система контролирует до шести балансов расчетной карточки гостя с распечаткой детальных и/или итоговых счетов.
• Ведение счетов гостей - система отслеживает начисления основных и дополнительных услуг гостиницы на расчетную карточку гостя, позволяет корректировать и перемещать начисления с одного счета на другой, а также учитывает курс пересчета валют при многовалютной настройке.
• Контроль состояния номерного фонда - контроль состояния номерного фонда осуществляется по статусу комнаты (убрана - не убрана), виду уборки (текущая - выездная) и виду ремонта (с возможностью поселения - без возможности поселения).
• Ночной аудит - при ночном аудите система начисляет на счета гостей стоимость проживания, производит изменения статуса комнат, обрабатывает информацию по незаезду, изменяет тарифы гостей в соответствии с сезонами и днями недели и рассчитывает итоговые показатели работы гостиницы за прошедший финансовый день.
• Консьерж - функции консьержа позволяют хранить в системе и распечатывать для гостей информацию о близлежащих достопримечательностях и прочих объектах, представляющих интерес для постояльцев (рестораны, центры развлечений, банки, аренда автомобилей и т. п.).
• Ведение кассовых операций - при ведении кассовых операций система ведет фискальный учет наличных поступлений и формирует все виды кассовой отчетности (персональной, сменной, календарной).
• Пакетная организация тарифов - пакетная организация тарифов в системе позволяет управляющему персоналу гостиницы получать статистику доходности по всем включенным элементам проживания.
• Учет дополнительных услуг - учет дополнительных услуг позволяет вести в системе инвентаризацию предметов дополнительного оборудования комнат (кровати, фены, вентиляторы, холодильники), повышая при этом оперативность и качество обслуживания гостей.
• Управление доходами - управление доходами позволяет гостинице вести гибкую ценовую политику в зависимости от загрузки гостиницы, соотношения гарантированных и негарантированных броней, длительности проживания гостей и других показателей.
• Встроенная электронная почта - система организует обмен сообщениями между пользователями системы и ведет архив сообщений.

Для бронирования и автоматизированного системного обеспечения гостиниц используют программу «Reg Bron», которая специально разработана для санаториев и лечебниц. Система разработана российскими программистами.

Программа «Reg Bron» построена по модульному принципу, так же как и программа «Epitome PMS». Система успешно функционирует в санаториях, потому что она проста в использовании, не перегружена новшествами и дополнительными функциями. Модули системы созданы для объединения всего предприятия в целом, включая гостиничный модуль, модуль питания и модуль лечебницы, а также они имеют общие функции и инструменты, которые плотно связаны внутри программы [10].

Модули, входящие в программу «Reg Bron»:

• Базовый модуль (Бронирование, Управление номерным фондом, Управление тарифами, Отчетность).
• Модуль отделения лечебницы (Регистрационные листы больного, Санаторно-курортная карта, Расписание процедур для гостя).
• Модуль питания (Отдельный на каждый корпус столовой).

Подсистема Бронирование связанна с остальными модулями, т.е. при осуществлении бронирования можно вводить данные в несколько модулей при помощи листа бронирования.

Основными модулями системы «Reg Bron» являются Базовый модуль и модуль Лечебницы. Базовый модуль предназначен для автоматизации наиболее важных операций в гостиничной деятельности. Например, в отделе маркетинга доступ к этому модулю имеют маркетологи и начальник службы приема и размещения.

Функциональные возможности базового модуля включают:

• Бронирование - система показывает в графическом варианте (шахматка) наличие свободных мест и номеров, а также показывает занятые номера, обращается к архиву договоров с фирмами, позволяет вносить информацию о госте, забронировавшем номер; показывает график предстоящей загрузки номерного фонда.
• Поселение - позволяет зарегистрировать паспортные данные гостя и автоматически распечатывает регистрационную карту гостя.
• Выписка - система контролирует до шести балансов расчетной карточки гостя с распечаткой детальных и/или итоговых счетов.
• Ведение счетов гостей - система позволяет делать начисления на расчетный счет клиента за основные и дополнительные услуги гостиницы.
• Ведение кассовых операций - при ведении кассовых операций система ведет фискальный учет наличных поступлений и формирует все виды кассовой отчетности (персональной, сменной, календарной).
• Учет дополнительных услуг - учет дополнительных услуг позволяет вести в системе инвентаризацию предметов дополнительного оборудования комнат (кровати, фены, вентиляторы, холодильники), повышая при этом оперативность и качество обслуживания гостей.

Минусом программы «Reg Bron» является отсутствие связи между онлайн бронированием через Internet и самой программой. А конкретно подсистемой бронирования, то есть, бронист при онлайн бронировании должен вносить данные самостоятельно в систему «Reg Bron» постоянно переключаясь между окнами на рабочем столе компьютера, а это может привести к ошибкам, опечаткам, а впоследствии к проблемам при заселении гостей.

Описанные выше компьютерные системы бронирования являются основными на сегодняшний день, но ситуация на этом рынке меняется ежедневно. КСБ постоянно усовершенствуются, все делается для того, чтобы облегчить работу с этими системами, а также ускорить работу в них.

В заключении можно сказать, что программные системы бронирования значительно облегчают работу менеджеров, позволяют быстро и точно обрабатывать заявки, создавать отчеты, что в итоге дает возможность быстро и качественно обслужить клиентов гостиницы. Однако, все программные системы требуют определенной доработки и усовершенствования.

2 ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ПРИЕМА И РАЗМЕЩЕНИЯ В ГОСТИНИЦЕ «Кава Ди Пьетра»

2.1 Общие сведения о гостинице «Кава Ди Пьетра»

Гостиница «Кава Ди Пьетра» – это отель бизнес–класса, расположенная по адресу Ростовская область, Административный центр Октябрьского района, поселок Каменоломни, улица Крупской, дом 47, недалеко от авто– и железнодорожного вокзалов .

Контактная информация: 346480, Россия, Ростовская обл., Октябрьский (с) р–н, п. Каменоломни, ул. Крупской 47 тел/факс.: (86360) 2–36–96, 2–39–31; (86362) 6–90–03, 6–90–04; e–mail: admin@cavadipietra.ru.

Отель работает круглосуточно и предоставляет к услугам гостей 17 жилых номеров различной ценовой категории, которые оборудованы всем необходимым, что нужно для комфортного пребывания. В таблице 2.1 приведена характеристика номерного фонда гостиницы и их стоимость на 16.05.2018 г.

Таблица 2.1

Категории номеров в ООО «Кава Ди Пьетро»