Добавлен: 21.05.2023
Просмотров: 215
Скачиваний: 3
- Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях. [13.C.43]
- Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме. [17.C.124]
- Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода. [17.C.127]
- Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета. [17.C.32]
- Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.
Эффективный контроль за денежными потоками, формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов - неотъемлемое условие благополучного существования современного предприятия. «1С:Бухгалтерия 8.0» содержит подсистему учета денежных средств предприятия, которая обеспечивает формирование денежных документов - платежных поручений, платежных ордеров, кассовых ордеров[18.C.34].
АИТ в учете приобретают все большее значение. Они позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской отчетности, данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов. [18.C.76]
АИТ значительно облегчают работу бухгалтера, позволяют избежать многих ошибок при работе с документами, составлении баланса, отчетности, при выполнении различных расчетов. Так запись на счетах бухгалтерского учета, закрытие бухгалтерских счетов, заполнение главной книги, составление баланса и других форм отчетности выполняется программно. [20.C.43]
Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бухгалтерского учета производит компьютер [4, с. 10].
При работе использована программа фирмы «1С: Бухгалтерия». Следует отметить, что начать работать с данной программой можно практически сразу после ее установки, не представляет большой сложности также и освоение ее базовых возможностей (процедур ручного ввода бухгалтерских записей и получения самых необходимых отчетов, оборотно-сальдовой ведомости, главной книги, шахматного оборотного баланса и многих других), а наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко приспосабливать программу к автоматическому выполнению массовых расчетов.
При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные параметры (коды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т.п.), но и позволяет достаточно описать и модифицировать правила выполнения расчетов, что повышает эффективность использования программы на конкретном предприятии [21.C. 31].
Практика использования «1С: Предприятия» реально вышла за рамки чисто учетной системы и на сегодняшний день включает, например, такие задачи, как управление предприятием, маркетинг, бюджетирование и т.д. В новой версии уделено значительное внимание совершенствованию модели прикладных данных, с помощью которой решаются конкретные задачи автоматизации различных предметных областей.
Реализован механизм регистров сведений, который предназначен для эффективного решения широкого круга задач, связанных с хранением и обработкой информации, не относящейся исключительно к учетной функциональности, например, маркетинга цен. Информация в регистрах сведений может быть, как статической, так и изменяющейся с течением времени - в этом случае для нее предусмотрено хранение истории изменений. Функциональность регистров сведений обеспечивает задание произвольной периодичности хранения, возможность получения «срезов» информации на определенный период и т.д. [21.C.43]
Получили дальнейшее развитие механизмы учета наличия и движения средств. Обеспечена большая независимость различных направлений учета, что, например, позволит лучше совмещать в одном прикладном решении задачи оперативного учета, финансового учета, планирования, бюджетирования и т.д. Переработка механизма оперативного учета позволяет обеспечить высокую параллельность работы пользователей при отражении хозяйственных операций в реальном времени [21.C. 15-21].
1.2. Реинжиниринг бухгалтерского учета на базе тиражируемых программ
Низкая эффективность автоматизации учетных работ на базе тиражируемых учетно-финансовых программ частично объясняется попыткой использовать традиционные подходы организации учета программными средствами. Одним из направлений решения отмеченной проблемы может послужить реинжиниринг системы учета. Майк Робсон и Филип Уллах кратко охарактеризовали место реинжиниринга в повышении эффективности бизнеса: «Реинжиниринг бизнес-процессов - это создание совершенно новых и более эффективных бизнес-процессов без учета того, что было раньше»[19.C.8].
Основу любого бизнес- процесса составляет учетный процесс как информационная база бизнеса. Реинжиниринг опирается на концепцию объединения функций бизнес-процессов (бизнес-операций) с целью повышения эффективности бизнеса в целом - процессорный подход. Такое же утверждение будет справедливо и к учетным процессам. Одна из функций реинжиниринга в учете состоит в объединении учетных операций с целью сокращения трудоемкости. Важно и то, что объединение учетных операций базируется на переосмыслении способа реализации принятой формы счетоводства - на новом мировоззрении. В этой связи приведем еще одну цитату М. Робсона и Ф. Уллаха: «Большинство людей приходят к выводу, что существующий порядок нормальный и неизбежный» [19.C.8].
В приложении к учету по аналогии можно сформулировать утверждение, что большинство работников бухгалтерий воспринимают существующую организацию учета по журнально-ордерной форме счетоводства неизбежной. При этом бухгалтерские программы рассматривают только как средство реализации принятой формы учета. Такое мировоззрение в свете концепции реинжиниринга ошибочно. В приложении к финансовой сфере деятельности предприятий дефиниция «мировоззрение» в свете реинжиниринга - это новая система взглядов на реализацию традиционных форм счетоводства посредством IT-технологий. Важность изменения подходов к учету состоит и в том, что простая зеркальная реализация традиционного учетного процесса программно-техническими средствами позволяет только незначительно повысить производительность и качество труда бухгалтеров. [24.C.15]
Исторической датой реинжиниринга в учете можно считать 1995 год. В этом году фирма «1С» разработала первую в России тиражируемую адаптивную бухгалтерскую программу «1С: Бухгалтерский учет 6.0».
Ее создание позволило перейти от единичных случаев к массовой автоматизации учетных работ. В основу системы программ «1 С» заложены передовые подходы к разработке АСУТП: модульность, адаптивность, многофункциональность, иерархичность, программируемость, интегрированность, гибкость и др. [23.C.5] Реализация перечисленных подходов стала возможна только благодаря разработке общей концептуальной модели делопроизводства бухгалтерий. В формализованном виде бухгалтерский учет представлен совокупностью метаданных - структурой метаданных. В результате удалось создать программный продукт для автоматизации типового учета и средство разработки нетиповых решений автоматизации учета. Тиражируемые программы привлекали пользователей простотой, ограниченным понятным функционалом, низкой стоимостью и относительно коротким временем внедрения в делопроизводство бухгалтерии. Основная причина широкого внедрения автоматизации в учет на базе тиражируемых программ была обусловлена низкими издержками и простотой внедрения. [21.C.76]
Такое утверждение справедливо только при условии, что автоматизации подлежат отдельные учетные процессы, а не делопроизводство бухгалтерии как единой учетно-финансовой системы. При большом объеме продаж тиражируемых программ случаи комплексного системного их внедрения единичны. Бухгалтерии стремились реализовать существующую традиционную организацию учета программными средствами. [11.C.15]
В процессе эволюции тиражируемые программы трансформировались из средства автоматизации отдельных хозяйственных операций в корпоративную учетно-финансовую систему. В основу такой системы заложен процессорный подход к учету. В функционал программ добавлены механизмы ускоренного ввода данных, основанные на процессорном подходе (метаданные «бизнес-процессы»). Теоретическую основу механизмов реинжиниринга по процессорному подходу составляет понятие эквивалентности учетной информации. Одним из первых в приложении к бухгалтерскому учету теоретические основы эквивалентности учетных форм изложил О.И. Кольвах. По определению О.И. Кольваха: «Две формы представления информации эквивалентны, если существует алгоритм перехода от формы 1 к форме 2 и, наоборот, от формы 2 к форме 1» [10.C.416].
Под эквивалентностью форм следует понимать равенство всех или части реквизитов документов, принадлежащих одному технологическому учетному процессу. В учетном процессе всегда присутствуют входные и выходные формы документов. Часть или все реквизиты документов, принадлежащих одному учетному процессу, тождественно равны. В связи с этим входная форма документа может послужить основанием для заполнения реквизитов выходной формы - существует алгоритм передачи данных. Средством передачи служат механизмы ускоренного ввода данных. [11.C.9]
Эквивалентность форм представления информации имеет определяющее значение в понимании сущности процессов автоматизированного учета в свете реинжиниринга. Большинство традиционных учетных процессов связано с трудоемким последовательным линейным переносом (переписыванием) данных. В основу алгоритмов тиражируемых бухгалтерских программ для хозрасчетных организаций заложена журнально-ордерная форма счетоводства. Исторически такая форма счетоводства была разработана для коллективной обработки учетной информации без применения вычислительной техники и программ. С определенным допущением журнально-ордерную форму счетоводства можно рассматривать как «ручную» технологию последовательного преобразования учетной информации по схеме: первичные документы ^ журналы (книги) регистрации учетных документов ^ карточки аналитического учета (оборотные аналитические ведомости) ^ журналы - ордера по счетам (ведомости по счетам) главная книга формы годового отчета. Дефиниция «технология» означает - искусство, мастерство, умение. [15.C.9]
Поэтому журнально-ордерная форма счетоводства - это умение последовательного преобразования учетных данных без двойного счета по указанной схеме. На этапе внедрения тиражируемых программ бухгалтерии пытаются зеркально воспроизвести традиционную форму учета программными средствами. Такой подход чаще всего не ведет к сокращению затрат труда и повышению качества учета. [25.C.130]
Проблема низкой эффективности автоматизации учета может быть решена использованием процессорного подхода к организации учета программными средствами. В отличие от традиционного, процессорный подход базируется на распределении функциональных обязанностей бухгалтеров не по участкам учета (по журналам-ордерам), а по функционально законченным технологическим учетным процессам. Под технологическим учетным процессом следует понимать строгую последовательность ввода программных документов (операций) в информационную базу учетной системы исходя из организационно-финансовой сущности функционально законченного учетного процесса в целом. [25.C.130]
Реинжиниринг предусматривает обязательное использование специальных средств обработки информации. Поэтому рационально построенный учетный процесс должен основываться на максимальном использовании механизмов ускоренного ввода. Большинство бухгалтерских программ содержат такие технологические механизмы. Например, программы семейства «1С» содержат механизмы ввода: механизм «Ввод на основании», механизм «Подобрать неоплаченные», механизм «Заполнить по поступлению» и др. Все они основаны на теории эквивалентности учетных данных в смежных по технологии учета документах. Механизмы позволяют сократить затраты труда на обработку учетной информации и сократить технические ошибки. [24.C.15]